الفرق بين المشاريع والبرامج

الفرق بين المشاريع والبرامج
عندما تسمع عبارة “مشروع ممول بالكامل” أو “برنامج ممول بالكامل”، هل تشعر ببعض الحماس؟ هل تفكر في كل الاحتمالات المتاحة لمشروعك أو برنامجك؟ بالطبع، سيكون لكل من المشاريع والبرامج متطلبات وتوقعات يجب الالتزام بها لنجاحها. ومع ذلك، يجب أن تكون على دراية ببعض الاختلافات الجوهرية بين الاثنين لاتخاذ قرارات مستنيرة حول كيفية التعامل مع مشروعك أو برنامجك.
المشاريع والبرامج نوعان مختلفان من المهام التي يمكن لمديرك أن يكلفك بها. بالطبع، بناءً على دورك الوظيفي، قد يُطلب منك إكمال مشاريع أو مهام مختلفة في العمل. ومع ذلك، فإن معظمها على الأرجح لا يتطلب الكثير من التخطيط المسبق. ومع ذلك، مع البرامج، سواء كانت للعملاء أو داخلية لشركتك، يجب التخطيط لكل التفاصيل، وعادةً ما يكون هناك مجال أكبر للخطأ عندما يتعلق الأمر بتسليم المشروع.
تعريف البرنامج
البرنامج هو إطار من خطط العمل التي تتضمن مجموعة من المشاريع التكميلية المنظمة بالتسلسل لتحقيق وفورات الحجم.
يتم تجميع البرامج في برنامج واحد عندما تفوق فوائد تجميعها فوائد إدارة المشاريع الفردية. يتم تنفيذ البرامج لتحسين الأداء العام للمؤسسة من خلال إعادة هندسة عمليات الأعمال وتغيير أساليب الإدارة وما إلى ذلك.
يتطلب تنفيذ البرامج وضع السياسات والإجراءات والممارسات بطريقة منسقة.
تعريف المشروع
بشكل أكثر تحديدًا، يمكن تعريف مصطلح المشروع على أنه نشاط يركز على إنشاء شيء جديد بنقطة بداية ونهاية.
وهو عبارة عن وحدة تنظيمية مكرسة لتحقيق هدف ما من خلال إنشاء منتج خلال فترة زمنية معينة، وفي حدود قيود الميزانية، وبمستويات الأداء التي يرغب فيها مدير المشروع أو أعلى منها.
يتضمن المشروع أيضًا إجراءات روتينية وأنشطة مترابطة للوصول إلى حالة الهدف. وبمجرد اكتمال هذه الإجراءات الروتينية، فإنها تنتج منتجًا نهائيًا جاهزًا للتسليم للعملاء.
المشاريع مقابل البرامج
الاختلافات بين المشروع والبرنامج ليست مجرد دلالات. الفرق جوهري، ومن الضروري فهمه، خاصة إذا كنت تخطط لإنشاء مشروع أو برنامج جديد.
إليك ما يقصده معظم الناس بالمصطلحين: المشروع هو جهد مؤقت مصمم لتحقيق هدف محدد في إطار زمني متفق عليه. يجب على الفريق العمل معًا لتحقيق أهدافهم ضمن الإطار الزمني المحدد أو المخاطرة بالفشل وضياع جهودهم. البرنامج عبارة عن مجموعة من الأنشطة المصممة لتحقيق نتيجة محددة بمرور الوقت. قد تكون الحركات متكررة أو متسلسلة، لكنها تتحرك نحو هدف مشترك يمكن تحديده في البداية.
إذا كنت تنشئ برنامجًا جديدًا لمؤسستك، ففكر في استخدام المعايير التالية عند تحديده
سهولة التنفيذ: ما مدى سهولة اتباعه بالنسبة للآخرين؟ هل هناك هيكلية كافية بحيث يمكن للآخرين تنفيذ العمل بسهولة؟ هل هناك مرونة كافية بحيث يمكنك التكيف حسب الحاجة؟
الاستدامة: هل يمكن تكرار هذه العملية دون صعوبة كبيرة؟ هل هي مستدامة بمرور الوقت؟ هل ستستمر في تقديم قيمة بمجرد اكتمالها؟ هل لديها مجال للنمو؟
الفرق الجوهري بين الاثنين المشروع هو فترة يتم فيها تنفيذ مجموعة من الأنشطة. أما البرنامج فهو نشاط مستمر لتحقيق الأهداف والغايات، وغالبًا ما يكون على مدى فترة طويلة. ويكون نطاق البرنامج أكثر أهمية من المشروع الذي يركز على وحدة وظيفية واحدة، أما البرنامج فيتناول العديد من أنواع الوحدات المختلفة. ينتج المشروع مخرجات محددة ضرورية لنمو المنظمة وبقائها. بالإضافة إلى ذلك، فإن البرنامج له نتائج عامة ضرورية للنجاح على المدى الطويل. لقياس فعالية المشروع، يمكنك تقييم جودة المنتج، والتوقيت المناسب، وكفاءة التكلفة، ورضا العملاء. ومع ذلك، تحتاج أولاً إلى قياس فعالية البرنامج من خلال التحقق مما إذا كان يفي بالاحتياجات والفوائد التي تم تنفيذه من أجلها. يكون المشروع محدد المحتوى، مع التركيز على إنجاز المهام الضرورية. ومن ناحية أخرى، يكون البرنامج محدد السياق، ويربط المشاريع المختلفة معًا لتحقيق هدف عام للمنظمة. مديرو المشاريع مسؤولون عن الجوانب الفنية للمشروع؛ فهم مسؤولون عن ضمان إنجاز العمل. ومع ذلك، فإن مدير البرنامج مسؤول عن ضمان تنفيذ البرنامج بنجاح.
الخلاصة
إليك التمييز الذي يساعدني على إبقاء الأمور في نصابها الصحيح: البرامج عبارة عن مساعٍ طويلة الأجل ومتعددة المراحل لها نفس المواصفات والوظائف الأساسية، أو على الأقل تلك المرتبطة ببعضها البعض بحيث تتشارك جميعها في البنية الأساسية. من ناحية أخرى، المشاريع هي مبادرات قصيرة الأجل ومخصصة مصممة لتحقيق أغراض قصيرة الأجل ومؤقتة. أي أن البرامج لها العديد من المراحل، بينما المشاريع لها العديد من الخطوات.
ويتم تنفيذ كلاهما وفق جدول زمني، مع وجود مراحل وخطوات محددة يجب اتباعها. ومع ذلك، فإن أوجه التشابه بينهما تميل إلى أن تكون متشابهة. فالمشاريع والبرامج تخدم غرضًا أساسيًا في العمل، لذا سيكون من المؤسف أن نغفل أيًا منهما. ولكن لنفترض أنه كان عليك أن تختار أحدهما دون الآخر في عملك. في هذه الحالة، نعتقد أن المشاريع أكثر فائدة بشكل عام.