العوامل البيئية للمؤسسة وأصول العمليات التنظيمية

العوامل البيئية للمؤسسة وأصول العمليات المؤسسية
جدول المحتويات
ما هي العوامل البيئية المؤسسية؟
ما هي أصول العمليات المؤسسية؟
الثقافة والسياسات والإجراءات التنظيمية
البنية التحتية المؤسسية
ظروف السوق
قاعدة المعرفة المؤسسية
الدروس المؤسسية المستفادة من قواعد البيانات
الخاتمة
ما هي العوامل البيئية المؤسسية؟
العوامل البيئية المؤسسية هي الظروف الخارجية التي تؤثر على المؤسسة. وتشمل هذه العوامل:
العوامل الاقتصادية: تشمل العوامل الاقتصادية توافر رأس المال، والتقلبات في دورة الأعمال، والتغيرات في السياسة الحكومية.
العوامل التكنولوجية: تشمل العوامل التكنولوجية التقدم التكنولوجي والمنتجات والخدمات الجديدة واستخدام المنافسين للتكنولوجيا لخلق أسواق جديدة.
العوامل الاجتماعية: العوامل الاجتماعية: تشمل العوامل الاجتماعية التغيرات في التركيبة السكانية (التغيرات في الفئات العمرية للسكان)، والتأثيرات الثقافية على السلوك الفردي، واللوائح الحكومية على الممارسات التجارية.
العوامل السياسية: تشمل العوامل السياسية التغيرات في القوانين واللوائح التي تؤثر على عمليات المؤسسة أو ربحيتها.
ما هي أصول العمليات التنظيمية؟
أصول العمليات التنظيمية هي المعرفة والمعلومات والخبرة الخاصة بالمؤسسة. وهي تشمل العمليات والإجراءات والسياسات وتعليمات العمل والمعايير والمبادئ التوجيهية وغيرها من الوثائق المماثلة.
وتوجد هذه الأصول على جميع المستويات داخل المؤسسة – من التخطيط الاستراتيجي إلى العمليات اليومية – وتشكل نسبة كبيرة من القيمة الإجمالية لأي شركة.
توفر أصول العمليات التنظيمية ميزة تنافسية لأي شركة لأنها تمكّن الشركات من أداء عملها بكفاءة وفعالية أكبر من منافسيها.
الثقافة والسياسات والإجراءات التنظيمية
تنتج الثقافة والسياسات والإجراءات التنظيمية عن بيئة الشركة. فهي موجودة لأن البيئة تحتاج إلى دعمها. تهدف المنظمة إلى خلق بيئة يستطيع فيها الموظفون أداء وظائفهم بفعالية.
ولكي تحقق المنظمة أهدافها، يجب أن تدعم الأشخاص الذين يعملون فيها. وهي تقوم بذلك بعدة طرق: من خلال تهيئة مكان عمل آمن ومأمون. من خلال توفير الأدوات والموارد التي تساعد الموظفين على إنجاز أعمالهم. من خلال توفير التدريب حتى يتمكن الموظفون من تعلم مهارات جديدة وما إلى ذلك.
البنية التحتية التنظيمية
البنية التحتية التنظيمية هي أساس المؤسسة. وهي تشمل الموارد البشرية والمادية والتكنولوجية المستخدمة لدعم أنشطة المنظمة. يمكن تقسيم البنية التحتية المؤسسية إلى مكونين رئيسيين:
تشير أصول العمليات إلى المعرفة والخبرة التي تستخدمها المؤسسة في عملياتها اليومية. وتشمل أصول العمليات أدلة التدريب أو الإجراءات أو قوائم المراجعة المطلوبة لأداء مهام محددة. قد تتضمن أصول العمليات أيضًا برامج الكمبيوتر التي تسمح للموظفين بأداء وظائفهم بشكل أكثر فعالية أو كفاءة.
على سبيل المثال، قد يكون لدى الشركة دليل للعمليات يصف كيفية تشغيل سجلات النقد بشكل صحيح أو برنامج يسمح للعاملين بإدخال البيانات في أنظمة الكمبيوتر بشكل أسرع من استخدام السجلات الورقية.
تشير الأصول المادية إلى المعدات والمباني والأثاث وغيرها من العناصر الملموسة التي تستخدمها المؤسسة في عملياتها اليومية.
ومن الأمثلة على الدعم المادي وجود صنبور مياه داخل مبنى المكاتب حيث يمكن للموظفين ملء زجاجات المياه في أيام الصيف الحارة قبل العودة إلى العمل.
قاعدة المعرفة المؤسسية
قاعدة المعرفة التنظيمية هي مجموعة المعلومات المتراكمة التي تصف الخطوات والإجراءات المستخدمة لأداء المهام. ويشمل ذلك الخبرة والمعرفة المؤسسية وأفضل الممارسات.
يمكن أن تكون قاعدة المعرفة المؤسسية داخلية (مملوكة للشركة) أو خارجية (المجال العام).
إدارة المعرفة هي مجال من مجالات البحث والممارسة المكرسة لزيادة قيمة الأصول الفكرية للمؤسسة.
وقد تمت دراسة هذا المجال لأكثر من عقدين من الزمن. ومع ذلك، لم تدرك المنظمات قيمة أصولها الفكرية (رأس المال الفكري) إلا في تسعينيات القرن الماضي.
ويمكن تعريف إدارة المعرفة بأنها “تحديد المعرفة وإنشائها وتراكمها ونشرها لتوليد الثروة من خلال الابتكار والعمل.
الدروس المستفادة للشركات من قواعد البيانات
أصبح استخدام قواعد البيانات جزءاً أساسياً من بيئة العمل في العديد من المؤسسات. هناك العديد من خصائص قواعد البيانات التي يمكن أن توفر للشركات ميزة تنافسية. وتشمل هذه الخصائص ما يلي:
الموثوقية: الموثوقية هي قدرة قاعدة البيانات على أن تكون محدثة ودقيقة ومتسقة في جميع الأوقات. عندما تعتمد شركة ما على قاعدة البيانات الخاصة بها للحصول على معلومات مهمة، يجب أن تكون قادرة على الوثوق بدقتها في جميع الأوقات.
إمكانية الوصول: يجب أن تكون قاعدة البيانات قابلة للوصول إليها من قبل المستخدمين المصرح لهم في أي مكان وفي أي وقت. وهذا يسمح للموظفين باتخاذ القرارات بناءً على أحدث المعلومات المتاحة في النظام.
الكفاءة: ستسهل قاعدة البيانات الجيدة على الموظفين تخزين المعلومات واسترجاعها وإدارتها. وكلما زادت كفاءة الموظفين في استخدام النظام، قل الوقت الذي يقضونه في مهام لا تساهم بشكل مباشر في وظائفهم، وارتفعت معدلات الإنتاجية لكل موظف.
الخلاصة
كما ترى، فإن أطر عمل EEFs و OPAFs ليست سوى جانبين فقط من الجوانب المختلفة التي يجب أخذها في الاعتبار لإنشاء خريطة عملية عملية عملية. إن إنشاء خريطة عملية ذات مغزى ليس ببساطة مجرد رسم بعض المربعات وربطها بأسهم واعتبار أن عملك قد تم إنجازه. ولكي تكون خريطة العملية فعالة حقًا، يجب تطوير خريطة العملية مع الأخذ في الاعتبار العوامل المختلفة التي تؤثر على نجاح العمليات التي يتم رسمها – الداخلية والخارجية.