العنصر المفقود في التواصل الممتاز

]من الاجتماعات والعروض التقديمية إلى الرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والمحادثات حول مبرد المياه، يقضي القادة حوالي 80% من وقتهم في التواصل. ونظراً للجزء الضخم من يوم العمل الذي يقضونه في ذلك، قد يفترض المرء أن القادة سيكونون خبراء في التواصل.
ولكن لسوء الحظ، ليس هذا هو الحال دائمًا. فالشركات التي يزيد عدد موظفيها عن 100 موظف تقضي في المتوسط 17 ساعة في الأسبوع في توضيح الاتصالات السابقة، ويكلف ضعف التواصل في المتوسط المؤسسة الكبيرة (أكثر من 100,000 موظف) 62.4 مليون دولار سنوياً في الإنتاجية المفقودة.
كيف يمكنك تجنب تكاليف مماثلة في مؤسستك؟ لتحسين فعاليتك، نوصيك باستخدام المبادئ التوجيهية الخمسة للتواصل كدليل إرشادي: كن واضحًا كن موجزًا كن موجزًا كن متسقًا كن واثقًا كن في السياق
بناءً على خبرتنا، فإن السياق هو أكثر ما يعاني منه الناس عندما يتعلق الأمر بالتواصل الفعال.
السياق هو المعلومات التي تحيط بالتواصل الشفهي أو المكتوب. عندما تتواصل وجهاً لوجه، فإن الشخص أو الأشخاص الذين تتواصل معهم يستفيدون من السياق – نبرة صوتك ولغة جسدك، من بين عوامل أخرى. تساعد هذه الإشارات أقرانك وموظفيك على فهم رسالتك وتفسيرها – هل تبدو متوترًا مما يشير إلى الحاجة الملحة؟ هل تبدو منزعجاً؟
لسوء الحظ، فإن مكان العمل الحديث يبتعد عن التواصل الشخصي كقاعدة عامة. فغالباً ما تكون فرق العمل مشتتة جغرافياً، وقد أظهرت دراسة أُجريت عام 2019 أنه حتى العاملين في المكتب يقضون أكثر من نصف اليوم في التواصل رقمياً بدلاً من التواصل الشخصي.
وكما يمكن أن يشهد أي شخص سبق له أن فكر في رسالة نصية غامضة من شخص آخر مهم له، فإن السياق المحيط بالتواصل المكتوب أكثر صعوبة في التقييم. فالمتلقون يجلبون تصوراتهم وتحيزاتهم الخاصة إلى الطاولة. وبدون سياق كافٍ، يكون سوء الفهم شبه مضمون.
الحل؟ قم بتوضيحه.
اكتب السياق المفقود في الاتصالات المكتوبة. فيما يلي بعض الأمثلة على الردود المختلفة على نفس السؤال. يحتوي العمود الأيسر على إجابة نموذجية، أما العمود الأيمن فهو إجابة مع إضافة السياق. أيهما برأيك أكثر جدوى؟
من الواضح أن إجابات العمود الأيمن تعطي المتلقي المعلومات التي يحتاجها لتجنب الافتراضات والتضارب الذي يمكن أن تخلقه.
في المرة القادمة التي تجلس فيها لكتابة رسالة بريد إلكتروني أو رسالة فورية، تراجع وفكّر فيما إذا كان تواصلك يحتوي على معنى أو سياق كافٍ. إذا قمت بذلك، يجب أن ترى تحسناً في اتصالاتك وعلاقاتك في العمل.