العناصر الثلاثة التي تحتاجها لاجتياز اختبار شهادة PMP®

كجزء من عملية التحضير لاجتياز امتحان محترفي إدارة المشاريع (PMP®)، من المرجح أنك قرأت عن استخدام مصفوفة إسناد المسؤوليات (RAM)، والأدوار والمسؤوليات، وهيكل توزيع الموارد (RBS). تتم مناقشة كل من هذه الأدوات والتقنيات في دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع (دليل PMBOK®)، وهو المعيار والدليل المعترف به عالميًا لمهنة إدارة المشاريع. في هذه المقالة، لا نلقي نظرة على كل من هذه الأدوات والتقنيات كل على حدة فحسب، بل نتناول أيضًا كيفية تفاعلها مع بعضها البعض.
ما هي مصفوفة إسناد المسؤولية (RAM)؟
هي أداة تُستخدم كجزء من عملية إدارة الموارد البشرية للخطة التي تربط هيكل التقسيم التنظيمي (OBS) بهيكل تقسيم العمل (WBS) وتُستخدم لضمان تخصيص مورد محدد لكل نشاط من أنشطة المشروع. يمكن استخدام ذاكرة الوصول العشوائي على مستوى عالٍ أو مستوى منخفض أو مزيج من الاثنين معًا اعتمادًا على حجم المشروع ومدى تعقيده. قد تُظهر ذاكرة الوصول العشوائي عالية المستوى أنه تم تعيين الشركة (أ) لإكمال الجزء الهندسي من المشروع. قد تُظهر ذاكرة الوصول العشوائي منخفضة المستوى أن جو سميث من الشركة “أ” سوف يكمل الهندسة الكهربائية لجزء التصميم من المشروع.
ما هو مخطط RACI؟
أحد أكثر أنواع ذاكرة الوصول العشوائي شهرة واستخدامًا هو مخطط RACI. يرمز RACI إلى المسؤول، والمسؤول، والمساءلة، والاستشارة، والإبلاغ. مخطط RACI هو ببساطة عبارة عن جدول يحتوي على أنشطة المشروع المدرجة على طول اليسار والأفراد أو المجموعات المحددة في الأعلى. يؤدي ذلك إلى إنشاء شبكة يتقاطع فيها كل نشاط مع كل فرد أو مجموعة. يمكن وضع حرف R أو A أو C أو C أو I في كل مربع من المربعات المتقاطعة ويتم تعيين فرد أو مجموعة واحدة على الأقل مسؤولة عن كل نشاط من أنشطة المشروع. بالنسبة للأنشطة الكبيرة، قد يلزم أن يكون هناك أكثر من فرد واحد مسؤول عن إكمال العمل. يمكن أن يكون هناك العديد من الأفراد أو المجموعات الذين يحتاجون إلى استشارتهم أو إبلاغهم، ولكن احرص على التأكد من تحديد كل فرد أو مجموعة بشكل صحيح حتى لا تتم استشارة الكثير من الأفراد أو المجموعات غير الضرورية في حين أنهم قد يرغبون فقط في أن يتم إبلاغهم.
ما هي الأدوار والمسؤوليات؟
يتم استخدامها لتحديد دور المشروع وسلطته ومسؤولياته والكفاءات المطلوبة للدور. يعد التحديد الواضح للأدوار والمسؤوليات المحددة اللازمة لكل مورد من موارد المشروع وتوثيقها بوضوح من المكونات الأساسية لخطة فعالة لإدارة الموارد البشرية. وتتمثل أفضل طريقة لتحديد المسؤوليات المحددة المطلوبة لكل دور في المشروع في توثيق هذه الأدوار في شكل توصيفات وظيفية محددة يجب أن تتطابق مع أعضاء فريق المشروع المحددين من أجل تنفيذ مسؤوليات الدور بشكل صحيح.
العناصر الأربعة الرئيسية التي يجب معالجتها عند تطوير الأدوار والمسؤوليات هي الدور والسلطة والمسؤولية والكفاءة. الدور هو الوظيفة التي سيضطلع بها الشخص المعين مثل المصمم أو المهندس أو المختبر. وكجزء من الدور، من المهم أيضًا تحديد السلطة والمسؤوليات وحدود الدور. السلطة هي الحق في اتخاذ القرارات، والتوقيع على الموافقات، وتطبيق الموارد، وقبول المخرجات، والتأثير على الآخرين لإكمال أنشطة المشروع. أما المسؤولية فهي المهام الموكلة والعمل المتوقع من الفرد إكماله. عند تطوير الأدوار والمسؤوليات من المهم أن تتطابق السلطة والمسؤولية. على سبيل المثال، إذا كان المهندس مسؤولاً عن اتخاذ القرارات الفنية، فمن المهم أن تكون لديه السلطة لتنفيذ تلك القرارات. الكفاءة هي مجموعة المهارات والخبرة المطلوبة لإكمال أنشطة المشروع المعينة. إذا تم تعيين الكفاءة الخاطئة لدور ما يمكن أن يعيق تقدم المشروع بسبب عدم تنفيذ بعض الأنشطة.
ما هو هيكل توزيع الموارد (RBS)؟
هو تمثيل بياني للهيكل الهرمي للموارد حسب الفئة ونوع المورد حيث يتم تقسيم كل مستوى حتى يصبح صغيراً بما يكفي لاستخدامه مع هيكل تقسيم العمل (WBS). والهدف من ذلك هو ربط جميع الموارد في المشروع، وليس الموارد البشرية فقط، بأنشطة محددة في هيكل تقسيم العمل (WBS) من أجل تخطيط عمل المشروع ومراقبته والتحكم فيه. إن القدرة على ربط الموارد مرة أخرى بنمط WBS أمر ضروري لضمان تنفيذ كل نشاط بنجاح.
من الأمور التي يجب تذكرها عند اجتياز اختبار PMP هو أن الاختصار RBS له معنيان في عالم إدارة المشاريع؛ هيكل توزيع الموارد وهيكل توزيع المخاطر. إذا قرأت الأسئلة بعناية وفهمت سياق سياق السؤال (أي هل يسألونك عن الموارد أم المخاطر؟) فلن تواجه أي مشاكل.
كيف تتفاعل ذاكرة الوصول العشوائي وهيكل توزيع المخاطر وهيكل توزيع المخاطر؟
ستزود قائمة النتائج والموارد مدير المشروع بالمعلومات المتعلقة بالموارد المطلوبة لإكمال عمل المشروع. وبمجرد أن يتم تحليل RBS إلى نفس مستوى WBS، يمكن ربط الموارد المحددة بأنشطة محددة. يمكن بعد ذلك تطوير مخطط RACI استنادًا إلى الموارد المحددة في مخطط توزيع الموارد والأنشطة التي يجب إكمالها في مخطط WBS. تزود الأدوار والمسؤوليات الموثقة مدير المشروع بمعلومات محددة مثل المسؤولية والسلطة ومستوى الكفاءة للدور الذي تم تعيين كل مورد بشري له. يساعد هذا أيضًا مدير المشروع في إكمال مخطط RACI لأنه يوفر له معلومات مهمة مثل جعل شخص ما مسؤولاً أو مسؤولاً عن نشاط ما يتناسب مع الدور الذي يقوم به.
في هذه المقالة تمكنا من إلقاء نظرة موجزة على ثلاثة مواضيع مهمة جدًا في إدارة المشاريع وكيفية تفاعلها مع بعضها البعض من الناحية العملية. يعتبر مخطط RACI المشهور، وهو مخطط RACI، أداة مفيدة للغاية تُستخدم لتحديد من هو المسؤول أو المسؤول عن أو يحتاج إلى استشارته أو إبلاغه فيما يتعلق بأنشطة مشروع معين. يمكن اعتبار الأدوار والمسؤوليات بمثابة توصيف وظيفي يحدد الدور نفسه إلى جانب السلطة اللازمة لأداء الدور ومسؤوليات الدور والكفاءات التي يتطلبها الدور. تعرض قائمة الأدوار والمسؤوليات بشكل بياني الموارد اللازمة لإنجاز المشروع بنجاح، مقسمة حسب كل من فئة الموارد ونوعها. بالنسبة للاختبار، من المهم أن تفهم ليس فقط كيفية وتوقيت استخدام كل من هذه الأدوات والتقنيات، بل أيضاً كيفية تفاعلها مع بعضها البعض.
شاهد هذا الفيديو على يوتيوب “الدليل المختصر لتصبح محترفاً في إدارة المشاريع” لمزيد من النصائح حول كيفية الاستعداد لامتحان PMP®.