العناصر الأساسية لميثاق المشروع [مع الأمثلة]

بالنسبة لأي منظمة، فإن البدء في مشروع أو البدء في مشروع ما يتبعه سلسلة من الأعمال التحضيرية للمشروع، والتي تشمل الاستحواذ على المشروع، وأنشطة ما قبل البيع، والإبداع، وتطوير الحالة التجارية، وصياغة خطة إدارة الفوائد. بمجرد الانتهاء من كل هذه، يجب على الراعي أو اللجنة الراعية تعيين مدير مشروع وتفويضه باستخدام موارد المنظمة للتخطيط للمشروع وتنفيذه ومراقبته وإغلاقه. في هذه المرحلة الحرجة، يأتي دور وثيقة ميثاق المشروع. في هذه المقالة اليوم، سأصحبك في رحلة لفهم كيفية ارتباط كل أعمال ما قبل المشروع ببدء المشروع وما هي العناصر الرئيسية لميثاق المشروع التي تدخل في تكوينه. سنفهم أيضًا، في كل خطوة، أهمية هذه العناصر وكيف تؤثر على المراحل اللاحقة من المشروع. لذا، فلنبدأ!

ما هو ميثاق المشروع؟
لفهم العناصر الأساسية لميثاق المشروع، دعونا أولاً نلقي نظرة على ماهية ميثاق المشروع والأغراض التي يخدمها. ميثاق المشروع هو وثيقة مشروع أنشأها مبادر المشروع أو راعي المشروع (أو اللجنة الراعية) والتي تفوض رسميًا انتقال الأنشطة من مرحلة ما قبل المشروع إلى إضفاء الطابع الرسمي على إنشاء المشروع. كما أنها تفوض مدير المشروع باستخدام موارد المنظمة لتحقيق الأهداف المحددة وتتضمن توثيق ما يلي:

• احتياجات العمل التي سيخدمها المشروع،
• الافتراضات والقيود التي يواجهها الفريق/العمل في هذا الوقت،
• الحلول المقترحة لحل التحديات الحالية،
• أهداف قابلة للقياس ومعايير النجاح،
• المعالم والميزانيات المرتبطة بالأنشطة المحددة،
• معلومات أصحاب المصلحة،
• تفاصيل الراعي التجاري ومدير المشروع
  تصبح العناصر الرئيسية لميثاق المشروع المذكورة أعلاه حاسمة في صياغة خطط المشروع التفصيلية، كما تعمل على إنشاء رابط مباشر بين المشروع ورؤية المنظمة.
  من المهم ملاحظة أنه بدون ميثاق المشروع، لا يمكن بدء المشروع، حيث لا يوجد بداية رسمية بسبب عدم وجود وثيقة المشروع. يمكنك فهم هذا والكثير من التفاصيل من خلال شهادات إدارة المشاريع التفاعلية.
  عناصر ميثاق المشروع
  بعد أن فهمنا تعريف وأهمية وثيقة ميثاق المشروع، دعونا الآن نرى العناصر الرئيسية لميثاق المشروع بالتفصيل.
• نظرة عامة على المشروع: أحد العناصر الرئيسية لميثاق المشروع، نظرة عامة على المشروع، تشبه وصف المشروع أو الملخص رفيع المستوى الذي يحدد ما هو مطلوب لتنفيذ المشروع وإنجازه. وهي توفر نظرة عامة موجزة للسياق العام للمشروع والتفاصيل التي سيتم تناولها في الأقسام القليلة التالية.
• أهداف المشروع: أحد المكونات الرئيسية الأخرى لميثاق المشروع، وهو هدف المشروع، يحدد الغرض من تنفيذ المشروع. وهو يوفر معلومات محددة حول ما يتوقع المشروع أن يخدمه، وكيف تؤثر النتائج على الحالة الحالية لتؤدي إلى الحالة المستقبلية، والأهم من ذلك، سبب تنفيذ المشروع.
• نطاق المشروع: مما لا شك فيه أن هناك عنصرًا أو مكونًا رئيسيًا آخر في ميثاق المشروع يشمل بيان نطاق المشروع أو الملخص، والذي يحدد الحدود التي تعمل بها المشاريع ويساعد في إنشاء خطوط الأساس للمشروع. وهو يمنح مدير المشروع إرشادات بالغة الأهمية حول كيفية التخطيط وكيفية إشراك فريق المشروع ونشره وإدارته. ويصبح هذا قسمًا مرجعيًا رئيسيًا لجميع مراحل المشروع لتجنب التوسع في النطاق ودفع إدارة التغيير الفعّالة أثناء تنفيذ المشروع.
• جدول المشروع: يعد جدول المشروع أيضًا من بين العناصر الرئيسية المدرجة في ميثاق المشروع ويساعد في تحديد الجداول الزمنية للمشروع – سواء بشكل عام أو من حيث النشاط لإكمال المشاريع في الوقت المحدد وكما هو مخطط له. قم بمراجعة فصول PMP التابعة لـ SPOTO عبر الإنترنت لفهم دورة حياة المشروع وكيف يشكل ميثاق المشروع ويقود المراحل الأخرى لإدارة المشروع.
• مخاطر المشروع: في حين أن العناصر المذكورة أعلاه في ميثاق المشروع تعرض رؤية حول كيفية حل المشكلات الحالية، فقد تكون هناك شكوك قد يواجهها الفريق، والتي يجب إدراجها في ميثاق المشروع لاتخاذ الإجراءات اللازمة. تساعد هذه الشكوك مدير المشروع على مراقبة المشكلات المحتملة التي قد تنشأ للمشروع وكيفية إعادة تنظيم الاستراتيجية لتحقيق الأهداف المرجوة.
• ميزانية المشروع: تعد ميزانية المشروع أحد العناصر الأساسية لميثاق المشروع في إدارة المشاريع، حيث تساعد مدير المشروع على معرفة التكلفة التقديرية لاستخدام موارد المنظمة والتخطيط لخطوات/أنشطة المشروع وفقًا لذلك. ورغم أن هذا ينبع إلى حد ما من دراسة الجدوى، فإنه يصبح نقطة توجيهية مهمة لمدير المشروع لإدارة المشروع وقياس أداء المشروع وتقدمه وتسليمه.
• أصحاب المصلحة في المشروع: تشكل قائمة أصحاب المصلحة جزءًا لا يتجزأ من ميثاق المشروع، حيث من الأهمية بمكان أن يتعرف مدير المشروع وفريق المشروع على أصحاب المصلحة في المشروع ويفهموا سلطتهم ومصالحهم وتأثيرهم على المشروع لتشغيل عمليات المشروع بفعالية. لذا، يجب أن يحدد ميثاق المشروع مستوى الاهتمام/التأثير الذي قد يحمله أصحاب المصلحة وتوقعاتهم للمشروع. في تجربتي، قمت بصياغة مواثيق المشروع التي تشير إلى سجل أصحاب المصلحة وتصنيفهم حيث تظل سارية طوال المشروع.
• متطلبات الموافقة على المشروع: تنفذ المنظمات أنواعًا مختلفة من المشاريع، بما في ذلك المشاريع الداخلية والخارجية والتنظيمية والصيانة وما إلى ذلك. وقد يشتمل كل نوع من أنواع المشاريع هذه على أصحاب مصلحة آخرين قد يكون لديهم إرشادات مراجعة وموافقة مخصصة. وبالتالي، يجب أن تحتوي ميثاق المشروع على معلومات حول من هو المسؤول عن الموافقة على التغييرات، ومراجعة المعالم، والنجاح، أو أي موافقات أخرى قائمة على الاحتياجات لتشغيل المشروع بشكل فعال. يصبح هذا القسم ضروريًا لتحديد المجالات الحاسمة مثل:
• ما هو تعريف نجاح المشروع؟
• من هو صاحب السلطة في تحديد ما هو نجاح المشروع؟
• من يمكنه الموافقة على التغييرات؟
• من يوقع على المشروع؟
• مدير المشروع المعين وهيكل الفريق: في تجربتي، استخدمت ميثاق المشروع كجسر أمان بين الراعي وبيني، مدير المشروع، حيث يساعدني على أن أكون على نفس الصفحة مع الراعي لفهم فكرة المشروع ومعايير النجاح المقترحة والأنشطة التي يجب القيام بها. وبالتالي، من الأهمية بمكان أن يحمل ميثاق المشروع اسم مدير المشروع المعين وهيكل الفريق لبدء انطلاق المشروع والدخول في مرحلة التنفيذ. يصبح هذا مرجعًا ذا مغزى لمسؤوليات فريق المشروع ومصفوفة المهام.
• راعي المشروع: يساعد إدراج راعي المشروع ومسؤولياته مدير المشروع على إنشاء رابط قوي بين الفريق والراعي وأصحاب المصلحة. تساعد هذه المعلومات مدير المشروع على التواصل مع الراعي لحل النزاعات وفهم أنشطة ما قبل المشروع والمساعدة في دفع إدارة التغيير الفعّالة، وجمع جميع الأطراف المعنية على نفس الصفحة. من الضروري أن نتذكر أن راعي المشروع، منشئ ميثاق المشروع، يستخدم هذه الوثيقة لإشراك مدير المشروع، وتفويضه بدفع المشروع إلى الأمام في التنفيذات المتفق عليها.
  دورة تدريبية للحصول على شهادة PRINCE2 من SPOTO تضع الأساس لمسيرتك المهنية في إدارة المشاريع – سجل اليوم وانضم إلى الخبراء لمعرفة المزيد.
  عناصر هامة أخرى في ميثاق المشروع
  بعد فهم المكونات أو العناصر الأساسية لميثاق المشروع، قد يقوم مديرو المشاريع في كثير من الأحيان بتضمين التفاصيل التالية بالإضافة إلى إجراء استباقي لإشراك أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق بشكل فعال:
• أهداف المشروع القابلة للقياس ومعايير النجاح ذات الصلة
• متطلبات عالية المستوى
• الافتراضات والقيود
  من المهم أن نلاحظ أن ميثاق المشروع يتم إنشاؤه مرة واحدة فقط خلال دورة حياة المشروع، وأي تغييرات عليه تشير إلى بدء مشروع جديد. وبالتالي، فمن المهم والمألوف أن يقوم مدير المشروع بتضمين تفاصيل أدق قبل الانتهاء من ميثاق المشروع أو تحديد خط الأساس له.
  يعدك التدريب عبر الإنترنت لإدارة المشاريع من SPOTO لبدء مسيرتك المهنية في أي مجال من مجالات إدارة المشاريع والحصول على الشهادة التي تريدها – سجل اليوم لمعرفة المزيد والانطلاق في رحلة النجاح.
  خاتمة
  ميثاق المشروع هو وثيقة مشروع حيوية يتم إعدادها من مستندات أعمال المشروع (دراسة الجدوى وخطة إدارة الفوائد) وفقًا لأصول العملية التنظيمية وإطار الحوكمة. إنه بمثابة شبكة أمان ويسمح للراعي بتفويض مدير المشروع رسميًا لتولي التخطيط للمشروع وتنفيذه. ليس هذا فحسب، بل تساعد عناصر ميثاق المشروع أيضًا مدير المشروع في إنشاء خطوط الأساس للمشروع وتحديد حدود العمل والمسؤوليات والمنتجات النهائية.
  مع هذا المقال اليوم، أنا متأكد من أنك الآن على دراية كاملة بكيفية استخدام مبتكر ميثاق المشروع، أي الراعي أو لجنة الرعاية أو مكتب رئيس المشروع، لميثاق المشروع لتحديد الانتقال من أنشطة ما قبل المشروع إلى تنفيذ المشروع باستخدام هذه الوثيقة الرسمية وما هي العناصر أو المكونات الأساسية التي يحتاجها ميثاق المشروع ليكون فعالاً في مساعدة مدير المشروع في عدد لا يحصى من الأنشطة حتى إغلاق المشروع.