يعتبر PRINCE2® اختصارًا لـ Projects IN Controlled Environments وهو عبارة عن عملية إدارة مشروعات منظمة بالإضافة إلى برنامج شهادة الممارس. ويؤكد على تقسيم المشاريع إلى مراحل يمكن التحكم فيها وإدارتها. هناك العديد من البلدان في جميع أنحاء العالم التي تتبنى PRINCE2® وتشمل هذه البلدان دول أوروبا الغربية والمملكة المتحدة وأستراليا. يمكن الحصول على تدريب PRINCE2® بالعديد من اللغات وقد تم تطويره في شكل معيار حكومي للمملكة المتحدة مخصص لمشاريع أنظمة المعلومات.
في عام 2013، تم نقل ملكية الحقوق من مكتب مجلس الوزراء إلى شركة AXELOS Ltd. والتي تعتبر مشروعًا مشتركًا بين شركة Capita ومكتب مجلس الوزراء إلى PRINCE2® بحصة 49% و51% على التوالي. دعونا الآن نقرأ عن عمليات PRINCE2 ونتعرف بشكل أعمق على عمليات ونماذج PRINCE2.
منهجيات PRINCE2
تقسم منهجية PRINCE2 المشروعات بأكملها إلى مراحل مختلفة، ويتم إدارة كل مرحلة بطريقة منفصلة. باستخدام منهجية PRINCE2®، يتم تنفيذ 7 عمليات:
- بدء مشروع
تتضمن العملية الأساسية الأنشطة الضرورية للتأكد من أن المشروع يستحق العناء وقابل للتطبيق. الأنشطة التي تتضمنها هذه العملية هي التالية:
- تعيين مدير المشروع والمدير التنفيذي
- تعيين وتصميم فريق إدارة المشروع.
- التقاط الدروس السابقة.
- إعداد مخطط دراسة حالة المشروع.
- اختيار نهج المشروع وتجميع موجز المشروع.
- التخطيط لمرحلة البدء.
- إدارة المشروع
تتضمن هذه العملية مجلس إدارة المشروع. وفي هذه العملية، يتم منح الإذن لإدارة المشروع، والمضي قدمًا بشكل مستمر، وتقديم التوجيهات الخاصة عند الحاجة. تتضمن أنشطة توجيه عملية المشروع ما يلي:
- تفويض البدء.
- الموافقة على المشروع.
- تفويض المرحلة أو خطة التنفيذ.
- توفير التوجيه المخصص.
- الموافقة على إغلاق المشروع.
- بدء المشروع
تستهدف عملية بدء المشروع مدير المشروع، الذي يقوم بأقصى قدر من العمل في هذه العملية. في عمليات PRINCE2، تعد هذه المرحلة بالغة الأهمية لأنها بمثابة الأساس لدورة حياة المشروع بالكامل. في طرق إدارة المشاريع الأخرى، يطلق على هذه العملية اسم التخطيط. إنها جزء يستغرق وقتًا طويلاً من إدارة المشروع وأهم جزء أيضًا. يرتبط فشل ونجاح المشروع بشكل مباشر بمستوى التخطيط الذي تم تنفيذه. تتضمن الأنشطة في هذه الخطوة ما يلي:
- الاتفاق على احتياجات الخياطة.
- إعداد نهج إدارة المخاطر
- إعداد نهج التحكم في التغيير
- إعداد منهج إدارة الجودة
- إعداد منهج إدارة الاتصالات
- تعيين عناصر التحكم في المشروع.
- إنشاء خطة للمشروع.
- صياغة نهج إدارة الفوائد
- تجميع وثيقة بدء المشروع أو PID.
يقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية تجميع وثيقة PID، والتي تتألف من العناصر التالية: - تعريف المشروع
- نهج المشروع
- دراسة حالة
- هيكل الفريق
- وصف الأدوار
- نهج إدارة الجودة
- تغيير نهج التحكم.
- نهج إدارة المخاطر
- نهج إدارة الاتصالات
- خطة المشروع
- ضوابط المشروع
- التحكم في المسرح
تتضمن هذه العملية التأكد من أن مرحلة الإدارة تظل ضمن الحدود المسموح بها. تبدأ هذه العملية عندما يتم تفويض مرحلة ما للمضي قدمًا من قبل مجلس المشروع ويتم تنفيذ أنشطتها من قبل مدير المشروع.
- تفويض حزمة العمل
- مراجعة حالة حزمة العمل
- الحصول على حزم العمل المكتملة.
- مراجعة حالة مرحلة الإدارة
- أبرز ما جاء في التقرير
- تقييم وتحديد القضايا والمخاطر.
- تصعيد المخاطر والقضايا.
- اتخاذ الإجراء التصحيحي.
- إدارة تسليم المنتج
يركز هذا المنتج على تقديم الخدمة النهائية أو المنتج النهائي للمشروع. يتم تنفيذه من قبل مدير الفريق في المقام الأول، المدير الفني، الذي ينقل التقارير والمشروع إلى مدير المشروع. هناك ثلاثة أنشطة رئيسية في هذه العملية على النحو التالي:
- قبول حزمة العمل
- تنفيذ حزمة عمل.
-إرسال حزمة العمل.
- إدارة حدود الدولة
مع اقتراب مرحلة الإدارة، يأتي هذا الإجراء. وهو ضروري حتى تتمكن هيئة المشروع من مراجعة نجاح المرحلة الحالية والموافقة على المرحلة التالية. على حدود الولاية، يتم تحديث PID، ويتم تأكيد معظم مستندات المشروع ومراجعتها. تتوافق هذه الخطوات مع عمليات PRINCE2، مما يضمن الحفاظ على حوكمة المشروع طوال دورة الحياة. الأنشطة التي يقوم بها مدير المشروع هي كما يلي:
- التخطيط للمرحلة الإدارية التالية
- تحديث خطة المشروع
- تحديث دراسة الجدوى
- مرحلة إدارة التقارير
- إنشاء خطة استثنائية.
- إغلاق المشروع
المشروع عبارة عن مسعى مؤقت. له بداية ونهاية. إن مهام إغلاق المشروع صغيرة جدًا وواضحة للإدارة العليا؛ وبالتالي، فإن لها دورًا كبيرًا في نجاح المشروع. الأنشطة الخمسة في عملية إغلاق المشروع هي كما يلي:
- إعداد الإغلاق المخطط له.
- إعداد الإغلاق المبكر.
- تسليم المنتجات
- تقييم المشروع.
- التوصية بإغلاق المشروع.
يوصي مدير المشروع بإغلاق المشروع للحصول على موافقة مجلس إدارة المشروع.
تعرف على المزيد حول خصائص إدارة المشاريع.
ارتق بمسيرتك المهنية من خلال الحصول على شهادة PMP المعتمدة وتفوق في إدارة المشاريع. ابدأ رحلتك الآن!
نموذج عملية PRINCE2®
ستجد مقالات عن عمليات PRINCE2® باللغات البرتغالية والإسبانية والروسية والإيطالية والهولندية والفرنسية والبولندية. تُعرف العملية بأنها مجموعة منظمة من الأنشطة ومهمتها إنجاز هدف معين. هناك العديد من أنشطة PRINCE2® المخصصة لبدء مشروع أو تشغيل مشروع. وهي تصنفها إلى عمليات.
في الواقع، يعتبر PRINCE2® نهجًا قائمًا على العمليات وهو مفيد للغاية لإدارة المشاريع، وهناك سبع عمليات أساسية من شأنها أن ترشد الشخص خلال المشروع. يوفر كل مشروع مجموعة من الأنشطة وتساعد هذه الأنشطة في توجيه وإدارة وتسليم المشروع. تضمن عمليات PRINCE2 أن تكون هذه الأنشطة منظمة وفعالة. ستجدها جميعًا في دليل PRINCE2®.
العمليات السبعة لـ PRINCE2® هي: - SU (بدء مشروع)
- IP (بدء مشروع)
- DP (توجيه مشروع)
- CS (التحكم في المرحلة)
- MP (إدارة تسليم المنتج)
- SB (إدارة حدود المرحلة)
- CP (إغلاق المشروع)
ملخص العمليات
هناك 7 عمليات إدارية في PRINCE2® وكل عملية لها مهمة أحد مستويات الإدارة، مثل مدير المشروع، أو مدير الفريق، أو مجلس المشروع. - توجيه عملية المشروع – تقع مسؤولية توجيه عملية المشروع على عاتق مجلس المشروع. يبدأ توجيه عملية المشروع من بداية المشروع ويستمر حتى النهاية. تحدث عملية بدء المشروع قبل بدء المشروع. أثناء إجراء توجيه المشروع، يقوم مجلس المشروع بالموافقة على مراحل المشروع بالإضافة إلى إدارة المشروع العام من خلال استخدام الإدارة بالاستثناء.
- عملية بدء المشروع – تعتبر هذه العملية من مسئولية كل من المدير التنفيذي ومدير المشروع. وتعتبر هذه العملية هي العملية الأولى على الإطلاق ويتم التعرف عليها باعتبارها عملية ما قبل المشروع حيث تحدث قبل بدء المشروع. وذلك لأن المشروع لا يبدأ قبل مرحلة البدء. وفي هذه العملية يتم التعرف على أسباب المشروع، ويتم تعيين فريق إدارة المشروع، ويتم إنشاء خطة المرحلة لتشغيل مرحلة البدء.
- بدء عملية المشروع – هذه العملية هي الإجراء الذي يحدد جودة المنتج، ومنتج المشروع، والجدول الزمني للمشروع، والتكاليف، والالتزام بالموارد، وتحليل المخاطر، وتجميع وثائق بدء المشروع (PID). وهي أيضًا العملية التي يتم فيها إنشاء خطة المشروع، ويتم تحديد الحالة التجارية للمشروع. يتم تجميع كل هذه المعلومات في PID.
- التحكم في عملية مرحلة ما – في عملية التحكم في مرحلة ما، يقوم مدير المشروع بأغلب العمل. فهو يراقب العمل عن كثب، ويتخذ الإجراءات التصحيحية، ويتواصل مع أصحاب المصلحة، ويلاحظ التغييرات. ويمكن لمدير المشروع تكرار كل إجراء عدة مرات حتى تكتمل المرحلة.
- عملية إدارة تسليم المنتج – في عملية إدارة تسليم المنتج، يتم تشكيل المكونات المخطط لها، وتصبح مسؤولية مدير الفريق. هنا، يتم إنشاء المركبات، ويتم تنفيذ حزم العمل، ويتم إنجاز العمل. يتلقى مدير الفريق حزم العمل التي هي عبارة عن قائمة بالمهام من مدير المشروع. بعد ذلك، يقوم بتسليم حزم العمل النهائية والمختبرة إلى مدير المشروع مرة أخرى.
- عملية إدارة حدود المرحلة – تشتمل هذه العملية على وظيفتين أساسيتين. الأولى هي إعداد التقارير عن أداء المرحلة الحالية والثانية هي التخطيط للمرحلة التالية. وبالتالي، فإن مجلس إدارة المشروع حر في التحقق من مدى جودة إنهاء المرحلة لعملها وفقًا لخطة المرحلة. لذا، يمكن القول إن مهمة هذه العملية هي تقييم المرحلة وإعداد الخطة المخصصة للمرحلة التالية.
- عملية إغلاق المشروع – تغطي هذه العملية مهمة إنهاء المشروع. بالإضافة إلى ذلك، تعتبر هذه العملية الجزء الختامي من المرحلة النهائية والأخيرة. توصي PRINCE2® بالعديد من الأنشطة لإعداد المشروع للإنهاء، مثل تقرير الدروس المستفادة، وسجل القبول، وتقرير نهاية المشروع. ستكون إنتاجية هذه العملية أساسية لتأكيد إغلاق مجلس المشروع لأن مجلس المشروع يظل مسؤولاً عن إغلاق المشروع بدلاً من مدير المشروع.
بوابات مسرح PRINCE2
يستخدم PRINCE2® نموذج بوابة المرحلة للتحكم في تقدم المشروع. وهذا يعني أن العمل الذي سيتم تسليمه مقسم إلى أقسام قابلة للإدارة، وكل منها سهل الفهم. يطلق PRINCE2® على هذه الأقسام اسم مراحل الإدارة، والتي تشكل جزءًا أساسيًا من مراحل إدارة مشروع PRINCE2. تتوافق كل مرحلة مع عمليات PRINCE2، مما يضمن بقاء المشروع منظمًا وخاضعًا للرقابة. في نهاية كل مرحلة أو قسم، يتم إجراء ثلاثة فحوصات مهمة دون إخفاق: - النظر إلى الوراء- للتأكد من أن العمل في المرحلة الحالية قد تم، وإلا فلن يتبقى شيء خلفنا.
- انظر إلى الصورة الكبيرة – راجع جدوى المشروع في دراسة حالة، وتحقق من جدول خطة المشروع، وتأكد من توثيق جميع المخاطر بشكل صحيح وأنها تحت السيطرة.
- التطلع إلى الأمام – تقديم خطة مرحلية لتغطية العمل في المرحلة القادمة.
المرحلة هي مرحلة.
يجب تقسيم المشاريع إلى مراحل لتسهيل إدارتها. في الواقع، إنه مبدأ بسيط للغاية ومعروف في أي إدارة مشروع. مراحل الإدارة في PRINCE2® هي أقسام منفصلة ومتسلسلة من المشروع. المراحل زمنية وفي معظم الحالات مترابطة. تحدث مرحلة واحدة فقط بعد اكتمال المرحلة السابقة.
قد تتضمن المراحل نفس العمل أو أعمالاً مختلفة. ولا توجد قاعدة تحدد متى تنتهي المرحلة ومتى تبدأ المرحلة التالية؛ ومع ذلك، يجب أن تكون المراحل صغيرة بما يكفي بحيث يمكن إدارتها وكبيرة بما يكفي بحيث يصبح من السهل إدارة الموارد المستثمرة والأشخاص المشاركين.
اختيار المراحل
يتم تحديد حدود المراحل بناءً على مراحل المشروع إذا كانت موجودة. يمكن أن يؤدي إكمال مخرجات المشروع وأحداث دورة حياة المشروع إلى تحديد حدود جيدة للمراحل. يعد تعقيد وحجم المشروع عاملاً مهمًا في العديد من المراحل. هناك مشاريع معقدة وكبيرة بها المزيد من المراحل، ولديها سيطرة أكبر على عمل المشروع.
تتكون كافة المشاريع بشكل أساسي من مرحلتين: مرحلة البدء ومرحلة التنفيذ. في المرحلة الأولى، يتم تنفيذ أنشطة تخطيط المشروع، أي وضع المخطط التفصيلي، وفي المرحلة الثانية، يتم تنفيذ المشروع.
لون نموذج العملية
يلعب اللون دورًا حيويًا في نموذج عملية PRINCE2®. هناك العديد من العمليات المضمنة في النموذج ويتم تطبيق بعض العمليات أكثر من عملية أخرى. لفهم أفضل للعلاقات بين العمليات المختلفة، يتم استخدام الألوان في نموذج عملية PRINCE2®. توجد العناصر الأربعة التالية للألوان في نموذج العملية بالكامل: - العناصر الزرقاء: تشير العناصر ذات الظلال الزرقاء إلى أن هذه العناصر يتم استخدامها أو تنفيذها مرة واحدة في المشروع بأكمله.
- العناصر الخضراء: يتم استخدام العناصر ذات الظلال الخضراء مرة واحدة في كل مرحلة.
- العناصر البرتقالية: يمكن تنفيذ العناصر ذات الظلال البرتقالية عدة مرات في مرحلة واحدة.
- العناصر ذات اللون الأحمر الداكن: تشير العناصر ذات الظلال الحمراء الداكنة إلى أنه يمكن تنفيذها عدة مرات في مرحلة واحدة.
خاتمة
يوفر PRINCE2® إطارًا قويًا لإدارة المشاريع، حيث يقسم المشاريع إلى مراحل منظمة وقابلة للإدارة. تركز هذه المنهجية على الأدوار الواضحة والمسؤوليات والنهج القائم على العملية الذي يعزز التحكم والكفاءة في تنفيذ المشروع. تتمثل إحدى نقاط القوة الرئيسية في PRINCE2® في التركيز على عمليات PRINCE2، والتي تضمن التخطيط لكل مرحلة من مراحل المشروع وتنفيذها بعناية.
سواء كنت تدير مشروعات معقدة أو كبيرة الحجم أو مبادرات أصغر حجمًا، فإن PRINCE2® يوفر طريقة متسقة وقابلة للتطوير. إن اعتماده على مستوى العالم ومرونته عبر الصناعات وتوافقه مع لغات مختلفة يجعله أداة أساسية لمديري المشاريع الذين يتطلعون إلى تحقيق النجاح من خلال التخطيط الدقيق والتحكم والتسليم.
الأسئلة الشائعة
- ما هي عملية الجودة PRINCE2؟
تضمن عملية الجودة PRINCE2® أن المنتجات النهائية للمشروع تلبي معايير الجودة المحددة من خلال تحديد تدابير وأدوار واضحة لمراقبة الجودة. - ما هو تدفق العملية PRINCE2؟
يقسم تدفق عملية PRINCE2® المشاريع إلى مراحل، حيث تمر كل مرحلة بأنشطة مثل التخطيط والتنفيذ والمراجعة قبل التقدم. - ما هي الركائز الأربع لـPRINCE2؟
تتكون ركائز PRINCE2® الأربعة من تبرير الأعمال، والأدوار والمسؤوليات المحددة، والإدارة على مراحل، والإدارة بالاستثناءات.
