العقلية الرشيقة وأهميتها في إدارة مشروع ناجح – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

ما هي العقلية الرشيقة؟
العقلية الرشيقة هي القدرة والرغبة في التحلي بالمرونة والتكيف والانفتاح عندما يتعلق الأمر بإدارة المشروع. تسمح العقلية الرشيقة بالاستجابة السريعة للتغيير وتتبنى الحاجة إلى التغيير لتحقيق هدف المشروع. تذكّر أنه من المهم أن تكون لديك عقلية رشيقة عند بدء أي مشروع، لأنها تسمح بمشروع أكثر نجاحًا.
قيمة العقلية الرشيقة
لقد كانت أجايل موجودة منذ أكثر من 20 عامًا، ومع ذلك يبدو أن هناك الكثير من الالتباس حول ماهية أجايل في الواقع. يفترض الكثير من الناس أن أجايل تعني أجايل سكرم (أو أي نوع آخر من انضباط أجايل). أجايل ليست تخصصًا محددًا ولكنها عقلية تنطبق على تخصصات أجايل المحددة وأي مشروع. لفهم ما يعنيه هذا، نحتاج أولاً إلى فهم العنصر الأساسي لنجاح المشروع، ومن ثم سنلقي نظرة على القيم الأربع المقترنة في بيان أجايل بالترتيب.
أولاً وقبل كل شيء، يجب أن ندرك أن كل مشروع موجود لتقديم قيمة العمل. يجب تحديد هذه القيمة من قبل مجموعة أصحاب المصلحة لدينا… ليس فقط عملائنا (أولئك الذين يتلقون نتيجة مشروعنا مباشرة) ولكن أيضًا أصحاب المصلحة الداخليين (الإدارة التنفيذية والوحدات الوظيفية والتشغيلية وغيرها) وغيرهم الكثير. هذا يعني أنه بغض النظر عن العمل الذي نعمل فيه أو العمل الذي ندعمه، يتم تعريف القيمة (وإعادة تعريفها طوال عمر المشروع) من قبل الأشخاص. أحد أكبر التحديات التي تواجهها العديد من المشاريع هو عدم وجود فهم مشترك للقيمة وما يجب تقديمه عبر جميع مجموعات أصحاب المصلحة لدينا. يجب أن نتواصل بانتظام مع أصحاب المصلحة لدينا لفهم تعريفاتهم الحالية والمتغيرة للقيمة لضمان تحقيق أفضل توازن للقيمة المقدمة ضمن قيودنا الحالية. أهمية البيان الرشيق.
يدرك بيان أجايل هذا الأمر مباشرة في أول قيمة مقترنة به:
1: الأفراد والتفاعلات على العمليات والأدوات
إن التفكير المنظومي في المشروع مهم لأن الاتساق أمر بالغ الأهمية لتوليد نتائج قابلة للتكرار ويمكن التنبؤ بها. وهذا يساعدنا على ضمان قدرتنا على تلبية توقعات أصحاب المصلحة بثقة. عندما تصبح هذه الأنظمة بيروقراطية بشكل مفرط أو تقيد قدرتنا على الاستجابة لاحتياجات أصحاب المصلحة المتطورة، فإنها تصبح ضارة لتحقيق القيمة اللازمة. تبدأ العقلية الرشيقة بإدراك أن الأمر كله يتعلق بالأشخاص!
2: البرمجيات العاملة (المنتج) على التوثيق الشامل
كما أن التفكير في النظم مهم ولكنه ثانوي في القيمة المقترنة، فإن التوثيق الشامل ضروري من حيث أنه يساعدنا ليس فقط على تجنب الأخطاء السابقة والبناء على النجاحات السابقة (على افتراض أننا نستخدم بالفعل الدروس المستفادة/وجهات النظر بشكل صحيح) ولكنه يوفر أيضًا إمكانية دعم طويل الأجل لأي تغيير في البيئة التشغيلية التي أنشأها مشروعنا. وبدون ذلك، فإن استدامة القيمة على المدى الطويل تواجه تحديًا، وقد يفقد مشروعنا إدراك القيمة على المدى الطويل حيث يصبح الحل مرهقًا لدعمه عندما ينتقل فريق المشروع. ومع ذلك، فإن التوثيق يكون أقل قيمة بكثير إذا كان المنتج ببساطة لا يعمل أو لا يقدم القيمة المرجوة منه. كان لدي عميل منذ سنوات كان لديه نظام إنتاج محلي مرهق للغاية. كان فريقي يعمل بجد لتحديث وإنشاء الوثائق المناسبة، ولكن إذا تعطل النظام، كان العميل يخسر مليون دولار في الدقيقة بسبب عدم القدرة على نقل المنتج. كان التوثيق أمرًا بالغ الأهمية، ولكن إذا تعطل النظام، لم يهتم أحد بإنشاء الوثائق أو تحديثها حتى يعود النظام للعمل مرة أخرى.
3: التعاون مع العملاء على التفاوض على العقود
أخبر طلابي بهذا الأمر بانتظام… يجب أن تكون القيمة المقدمة في المشروع ذات صلة في وقت التسليم وليس في وقت التفاوض. خاصةً مع سرعة التغيير في تجارب الأعمال في العصر الرقمي، فإن ما تم التفاوض عليه قبل عامين (أو حتى ستة أشهر) من المحتمل ألا يكون ما تم التفاوض عليه قبل عامين (أو حتى ستة أشهر) هو بالضبط ما هو مطلوب في وقت التسليم الفعلي. فالأعمال والتكنولوجيا لا تتغير بسرعة فحسب، بل إن الفهم والقيم المجتمعية والمؤسسية وحتى الموظفين المرتبطين بها يتغيرون باستمرار. أضف إلى ذلك الانقطاع المتكرر بين ما يقوله العميل أنه يريده مقدمًا وبين ما يتوقعه بالفعل عند التسليم (ومن هنا تأتي أهمية محللي الأعمال/ملاك المنتجات في المشروع). لدينا حالة يمكن أن يؤدي فيها الالتزام الصارم بالنتيجة المتفاوض عليها في البداية إلى الامتثال التعاقدي ولكن فشل المشروع عندما لا تتحقق القيمة المطلوبة. يجب أن نستمع باستمرار إلى ما يقوله مختلف أصحاب المصلحة لدينا. ثم نقوم بتكييف التوقعات (وتوصيلها بوضوح) ضمن قيود مشروعنا. إذا لم يكن الأمر كذلك، فقد تنجح في الوفاء بكل الالتزامات التعاقدية فقط لينظر العميل (أو أصحاب المصلحة الداخليين لديك) ويقول: “لم يكن هذا يستحق العناء”. والآن، لم يكن عقدك غير ناجح حقًا فحسب، بل قد يصبح ذلك أيضًا على حساب الفرص المستقبلية حيث سيتحدث العملاء بالتأكيد إلى عملاء محتملين آخرين.
4: الاستجابة للتغيير على اتباع الخطة
نظرًا لأن إدارة المشاريع ليست مجرد كفاءة تكتيكية بل هي أيضًا كفاءة استراتيجية، يبدو من المناسب استخدام اقتباس من قائد عسكري معروف (ورئيس سابق للولايات المتحدة). “عند الاستعداد للمعركة، وجدت دائمًا أن الخطط غير مجدية، لكن التخطيط لا غنى عنه.” (دوايت أيزنهاور)
تُبنى الخطط على هدف. فهي تزودنا بتسلسل منطقي للخطوات لتحقيق هذا الهدف. في بعض الأحيان، تبدو أفضل الخطط وكأنها كتاب قديم بعنوان “اختر مغامرتك الخاصة” حيث يمكنك استقراء نقاط القرار/التغيير المحتملة وبناء سلسلة من “ماذا لو”، مما يسمح لك بالتمحور بسرعة عند تلك النقاط عند توفر المعلومات المناسبة. في الواقع، نظرًا لأن المشاريع يتم تنفيذها من قبل بشر يخلقون قيمة لبشر آخرين في بيئة دائمة التغيّر، لا يمكنك ببساطة التخطيط لكل الاحتمالات الطارئة. فالالتزام التلقائي بخطة وُضعت بمعلومات محدودة، حتى عندما تظهر معلومات جديدة، هو وصفة للألم الناجم إما عن الغطرسة أو الخوف. نبدأ بخطة ولكن علينا أن نتقبل حقيقة أن التخطيط للنجاح يعني تقبل الحاجة إلى التغيير والسماح لخططنا بالتطور وفقًا لأحدث المعلومات وتعريفات القيمة. وهذا يرتبط بمفهوم إدارة المشروع المتمثل في التفصيل التدريجي.
هذا المفهوم بالغ الأهمية للعقلية الرشيقة، لأنه يسمح بالاستجابة السريعة للتغيير، ويتبنى الحاجة إلى التغيير لتحقيق هدف المشروع، والانفتاح على الأفكار والتوجهات الجديدة. تساعد هذه المرونة على ضمان أن تقدم مشاريع أجايل قيمة أكبر لأصحاب المصلحة لأن فريق أجايل ليس مرتبطاً بخطة واحدة، بل يركز على تقديم العناصر الأكثر قيمة أولاً.
العقلية الرشيقة ضرورية أيضًا لفرق الأجايل لكي تكون قادرة على التكيف بسرعة مع التغيرات في بيئتها (التغيرات في التكنولوجيا، ومتطلبات أصحاب المصلحة، وما إلى ذلك). لا يمكن لفريق أجايل أن يقضي وقتاً في التخطيط ثم التنفيذ وفقاً لخطة قد لا تكون صالحة. وبدلاً من ذلك، يجب أن يكونوا قادرين على تحديد التغييرات بسرعة وتكييف خطتهم (وإجراءاتهم) وفقًا لذلك.
التطبيق الواسع للعقلية الرشيقة
أثناء تأملك للمعلومات الواردة أعلاه، أود منك أن تفكر في كيفية تطبيق ذلك على منهجية أجايل الراسخة ومدى صحة كل منها حتى في نهج إدارة المشاريع الانحدارية. في نهاية المطاف، يتعلق الأمر كله بتوفير القيمة ذات الصلة لأصحاب المصلحة. يؤدي الفشل في إدراك أصحاب المصلحة، والطبيعة المتغيرة للمشاريع وتعريف القيمة، والحاجة إلى السماح بتطور خططك، والحقيقة البسيطة المتمثلة في أن المشاريع تحدث في بيئة متغيرة باستمرار إلى ألم لا داعي له، وفي كثير من الأحيان، إلى الفشل النهائي للكثير من المشاريع.
يمكن أيضًا استخدام عقلية أجايل للتعامل مع الفشل الأكثر شيوعًا في أجايل… زحف النطاق. يحدث زحف النطاق عندما تتوسع الأهداف الأصلية للمشروع خارج الحدود المتفق عليها. يمكن أن يكون هذا بسبب التغييرات في متطلبات العملاء، أو التغييرات في بيئة العمل، أو ببساطة تغيير في فهم فريق أجايل لما يجب القيام به. يجب أن يكون فريق العمل الرشيق قادراً على تحديد متى يحدث زحف النطاق بسرعة واتخاذ الإجراءات المناسبة لإعادة المشروع إلى حدوده الأصلية. وقد يشمل ذلك إعادة التفاوض مع أصحاب المصلحة، أو تغيير منهجية المشروع الرشيق، أو حتى إلغاء المشروع.
هناك قدر كبير من القيمة في الحفاظ على عقلية رشيقة لأي مشروع، وليس فقط المشاريع الرشيقة. إن تطبيق عقلية أجايل على أي مشروع يمكن أن يقلل بشكل كبير من هذا الألم ويزيد من نجاحك بشكل عام.
تعلّم المزيد
هل تريد معرفة المزيد عن قيم الأجايل لدعم استخدامك لمنصة Jira Cloud Software؟ أكاديمية إدارة المشاريع هي الاسم الأكثر موثوقية في التدريب على إدارة المشاريع والرائدة في تسريع فعالية التنفيذ والتحول الرقمي. اطّلع على دورتنا التدريبية “أساسيات الأجايل” لترسيخ فهمك لهذه المبادئ وكيفية وضعها موضع التنفيذ.