الرؤساء الرهيبون غير الجيدين – التكلفة الحقيقية للقيادة الضعيفة مدونة #5: مساعدتهم على التواصل – مدونة أكاديمية سبوتو

تم إنشاء سلسلة أكاديمية سبوتو المكونة من 8 أجزاء “الرؤساء الرهيبون غير الجيدين – التكلفة الحقيقية للقيادة الضعيفة” لمعالجة الطرق الأكثر شيوعاً التي تؤدي بها القيادة الضعيفة إلى ثبات/انخفاض الإيرادات وزيادة النفقات. سنستكشف في هذه السلسلة موضوعات التواصل، والتواصل، والذكاء العاطفي، والقيادة، والانضباط، والانضباط، والعمل الجماعي، والقدرة على التكيف، وحل النزاعات، والتعاطف، والإيجابية، والحسم، والإقناع.
ناقشنا في الأجزاء الثلاثة السابقة من سلسلتنا المكونة من 8 أجزاء “الرؤساء الرهيبون غير الجيدين – التكلفة الحقيقية للقيادة الضعيفة” عناصر التحفيز الجوهري وكيف يمكن لأصحاب العمل توفيرها. وقد حصرنا تركيزنا في أربعة عناصر: الاستقلالية، والغرض، والنمو، والانتماء. اليوم سنركز اهتمامنا على الانتماء. يمكنك أيضًا قراءة المقال الأول من مدونة الرؤساء الرهيبين، مدونة الرؤساء غير الجيدين.
قصة توبي
غادر توبي للتو اجتماعًا كان أحد فرق مشروعه يتجادل فيه حول كل شيء: الجدول الزمني، والاختبارات، والمراحل القادمة، وما إلى ذلك. بعد 6 أشهر في منصبه الحالي في إدارة المشاريع، يدير توبي ثلاثة مشاريع، ويبدو أن جميعهم يمرون بأزمة ما. كل واحد منهم مليء بالصراعات، ويبدو أن كل واحد منهم يعاني من مشاكل في الجودة والجدول الزمني والميزانية. وهو لا يفهم سبب حدوث ذلك. تستخدم مؤسسته منهجية مشاريع مختلطة تستخدم الكثير من عمليات إدارة المشاريع التنبؤية. وهو على دراية جيدة بكل هذه العمليات وكان يدير كل عملية بالطرق التي تدرب عليها.
في اجتماعهم الأول معًا كفريق مشروع، زوّدهم توبي في أول اجتماع لهم كفريق مشروع بالميثاق، وقائمة كاملة بالمتطلبات، وجدول زمني مفصل للمشروع، وقائمة مهام شاملة تتضمن الأطراف المسؤولة. ويجتمع أسبوعيًا مع الفريق لمناقشة المهام والحالة والمخاطر وما إلى ذلك. وفي كل أسبوع يزداد عدد البنود المتأخرة ويبدو أن النزاعات بين الفريق تزداد أيضاً.
يقوم مقال في موقع TechRepublic بعمل رائع في تعريف ما يحدث في الفرق المختلة وظيفياً والذي يتضمن انخفاضاً في الجهد الفردي، والاقتتال الداخلي، وانخفاض الإنتاجية، وزيادة الأخطاء، وفشل المشروع. ¹ يمكن تعريف فرق توبي بسهولة على أنها مختلة وظيفياً وهي إما تعاني بالفعل، أو معرضة لخطر التعرض لكل من هذه المشكلات المذكورة في المقال.
كيف تساعد فريقك ليصبح فريقاً عالي الأداء؟
مع هذا الكم المحدود من المعلومات، من المستحيل التأكد من جميع المجالات التي يمكن أن يتحسن فيها توبي. ومع ذلك، هناك بعض الأمور الأساسية التي يمكن تحديدها، ويمكن تحديدها من وصف الاجتماع الأول للفريق. يبدو أن توبي قد أضاع فرصًا لمساعدة مجموعته من الخبراء المتخصصين في الموضوع ليصبحوا فريقًا عالي الأداء. لقد فعل ذلك من خلال عدم إتاحة الوقت للفريق لوضع قواعد المشاركة الخاصة بهم، وبلورة قائمة المتطلبات، وتقديم مدخلات في الجدول الزمني، وتقديم الخبرة فيما يتعلق بأفضل مورد لتكليفه بالعمل. كل هذه الأمور كانت ستساعد الفريق على أن يصبح وحدة مترابطة ومتماسكة.
يمكننا استخدام العديد من الكلمات لوصف هذا الهدف القيادي بالتحديد: التماسك، والاعتماد المتبادل، والانتماء، والتواصل، وما إلى ذلك. وبغض النظر عن الكلمة التي نستخدمها، فإن هدفنا واحد: خلق بيئة يمكن لموظفينا من خلالها تكوين الروابط اللازمة ليصبحوا فرقًا عالية الأداء. يساعد برنامجنا PM Core ™ – التدريب على إدارة المشاريع للأعمال المؤسسات على تطوير أعضاء فريقها ليصبحوا ممارسين قادرين على تحقيق عوائد قابلة للقياس
حتى لو كان أداء فرقك مقبولاً، فإن العمل معهم لخلق هذا النوع من البيئة يمكن أن ينقل فريقك من الأداء المتوسط إلى الأداء الاستثنائي. ولكن، دعنا نواجه الأمر، معظم الفرق لا تقدم مخرجات مقبولة ولا استثنائية، وهناك تكاليف حقيقية قابلة للقياس مرتبطة بالفرق ذات الأداء الضعيف. فالأداء الضعيف للمشروع يمكن أن يكلف المؤسسة الكثير من المال. وقد أجرى معهد إدارة المشاريع مقابلات مع 2,500 من قادة المشاريع والمديرين التنفيذيين لتقييم مدى تأثير أداء المشروع على المؤسسة. ومن هذا المنطلق، قدّروا أنه مقابل كل مليار دولار يتم إنفاقه على المشاريع في الولايات المتحدة، تم إهدار حوالي 112 مليون دولار. وهذا يعادل أكثر من 11% من ميزانيات المشاريع! ²
كيف يمكن للقادة خلق مساحة كافية للتحسين لفرقهم؟
هذه أخبار سيئة وأخرى جيدة. الخبر السيئ واضح، ولكن الخبر السار هو أن هناك مجالًا كبيرًا للتحسين يمكن للقادة القيام به مباشرةً. هناك العشرات من الطرق التي يمكنك من خلالها إجراء هذه التحسينات، وإحدى هذه الطرق هي مساعدة فرقك على التواصل. إذاً، كيف نفعل ذلك؟ إدراك أهمية التواصل. الخطوة الأولى كقائد هي إدراك مدى أهمية تواصل الفريق مع بعضهم البعض. بمجرد إدراكك لهذا الأمر، يمكنك البدء في إنشاء أفضل البيئات لفرقك لخلق التماسك. قم بجدولة التجمعات الجماعية. يمكن أن يتم ذلك عبر تطبيق Zoom إذا كان لديك فرق عمل متفرقة جغرافياً أو عن بُعد. خصص وقتاً يجتمع فيه الفريق بأكمله بانتظام. شجع قاعدة “تشغيل الكاميرات” لهذه الاجتماعات. إن ضمان حصول فرقك على فرص وافرة للتواصل يساعد كثيراً في خلق التماسك. لا تفرط في الجدولة. تعمل جميع الفرق على تحقيق أهداف ومواعيد نهائية من شأنها أن تخلق شعوراً بالإلحاح، لذا فإن هذه التوصية ليست توصية خفيفة أو مصممة لإضاعة الوقت. إنها عنصر ضروري لبناء تماسك الفريق. إن إتاحة الوقت للفرق للتعرف على بعضها البعض بطرق لا ترتبط بشكل صارم بالعمل الجاري يوفر عنصرًا أساسيًا أساسيًا للعمل الجماعي. وهذا لا يعني بالضرورة جدولة فعاليات بناء الفريق خارج مكان العمل، على الرغم من أن هذه الفعاليات يمكن أن تكون أدوات مفيدة للاستفادة منها في تشجيع فريقك على أن يصبح وحدة متماسكة. إن السماح للفريق بالحصول على بضع دقائق لتبادل أطراف الحديث في بداية الاجتماعات وتشجيعهم على مشاركة إنجازاتهم الشخصية وإنجازاتهم والاحتفال بها يمكن أن يقطع شوطاً طويلاً نحو ترابط الفريق. كافئ “الفريق” على “الفرد”. هذا لا يعني التوقف عن تقدير الأداء الفردي، ولكن بدلاً من ذلك التركيز أكثر على تقدير ومكافأة الأداء الإيجابي أو الاستثنائي للفريق. عندما يتفوق الفريق، احرص على ملاحظة ذلك والاعتراف به. شجع كل فرد في الفريق، بما في ذلك أنت، على استخدام عبارات “نحن” و”نحن” بدلاً من “أنا” و”أنا”. أنشئ ميثاقًا للفريق. اطلب من الفريق وضع قواعده الخاصة لكيفية تقدم المشروع وكيفية التعامل مع النزاعات والمخاطر والتواصل واتخاذ القرارات، وما إلى ذلك. هذه هي العملية التي سنستعرضها بمزيد من التفصيل في مدونة الرؤساء الرهيبين اللاحقة “قواعد المشاركة”.
لمزيد من المعلومات حول تزويد قادتك ببرنامج القيادة الخاص بأكاديمية سبوتو أكاديمي، حيث سيحصل قادتك على تدريب عملي ومفيد من خلال التمارين التفاعلية ودراسات الحالة والنماذج والتقنيات التي يمكن تخصيصها لتلبية الاحتياجات الخاصة بمؤسستك، انقر هنا.
المراجع: التكاليف الباهظة (وغالباً ما تكون خفية) لخلل فريق المشروع التكلفة الحقيقية لضعف إدارة المشاريع