الدور الحيوي لعملية التخطيط في إدارة المشاريع

تلعب الخطط دورًا مهمًا في حياتنا اليومية، دون أن ندرك أننا نضع الخطط دائمًا من أجل تحقيق النتيجة المرجوة. “سأقوم بطهي شريحة لحم على العشاء”، “أريد أن أنهي قراءة هذا الكتاب”، “سأقابل والديّ في نهاية هذا الأسبوع”، وما إلى ذلك، هذه كلها خطط صغيرة في حياتنا اليومية. وبطبيعة الحال، فإن مسعىً معقدًا ومتعدد المنظورات مثل المشروع يتطلب أيضًا عملية تخطيط. بدون عملية تخطيط مناسبة، لا يمكنك إدارة المشروع. في منشور المدونة هذا، سنستعرض الأسباب والنتائج وأنواع عملية تخطيط المشروع.
احضر تدريب PMP المجاني عبر الإنترنت 100% عبر الإنترنت وبوتيرة ذاتية لمدة ساعة واحدة.
في تدريب PMP عبر الإنترنت، ستجد المزيد من التفاصيل. يمكنك أيضًا الاطلاع على حزمة PMP Bundle للتسجيل في جميع الدورات التدريبية المتعلقة ببرنامج إدارة المشاريع.
دور عملية التخطيط في دورة حياة المشروع
في دورة حياة المشروع، تأتي هذه العملية بعد بدء المشروع. وهي تضمن التخطيط السليم للمشروع لضمان تحقيق أهداف المشروع بنجاح. تمكّن عملية التخطيط من السير في المشروع وتنظيمه قبل تنفيذه فعليًا. لذلك خلال هذه العملية، يتم تحليل تقدير التكلفة وتقدير التكلفة وتقدير الجدول الزمني والترابط مع المهام الأخرى وما إلى ذلك أثناء تنفيذ المشروع، ويتم إنتاج خطة شاملة. وهذا يعطي مؤشرًا لما ستكون عليه الميزانية الإجمالية للمشروع ومدة المشروع وما إلى ذلك. وبهذه الطريقة، يتم ضمان ما يتعلق بالمخصصات داخل الشركة.
ما الذي يتم عمله؟
يمكن توفير الموارد والوقت والمال أثناء “عملية التخطيط” وأثناء إنجاز العمل بمساعدة التخطيط. لأن عملية التخطيط تضمن ما ستحتاج إليه في الوقت المناسب. على سبيل المثال، بمساعدة التخطيط، سيكون لديك نظرة عامة عن موعد بدء الاختبار ويمكنك التفاوض مع مدير قسم الاختبار وفقًا لذلك لتخصيص مهندسي الاختبار عندما يحين وقت الاختبار في المشروع.
ما هي النتيجة؟
نتيجة مجموعة عملية تخطيط المشروع هي خطة إدارة المشروع ووثائق المشروع. لاحظ أن خطة إدارة المشروع تتضمن العديد من الخطط الأخرى مثل خطة إدارة التكاليف وخطة إدارة الجدول الزمني وخطة إدارة الجودة وما إلى ذلك. وتتضمن هذه الخطط إرشادات مفصلة حول كيفية إدارة الجوانب المختلفة للمشاريع.
عملية التخطيط هي عملية تكرارية، وبالتالي، قد تؤثر نتيجة كل خطوة على الخطوات السابقة أو تتسبب في إحداث تغييرات في الخطوات السابقة. لنفترض أن لديك نشاطين في مشروعك. النشاط الأول 5 أيام، والنشاط الثاني 7 أيام. والنشاط الثاني يعتمد على النشاط الأول، فلا يمكن أن يبدأ قبل انتهاء النشاط الأول. ولنفترض أن النشاط الأول قد اكتمل بتأخير 8 أيام. سيؤثر ذلك على تاريخ بدء النشاط الثاني ومراجعة الخطة وتكرارها على التوالي.
ما أهمية تحليل المخاطر وإدارة المخاطر في عملية تخطيط المشروع؟
تبدأ التكرارات بعد تحليل المخاطر حيث يمكن تحديد التكلفة النهائية والجدول الزمني بعد تحليل المخاطر. لأن كل خطر له تكلفة مرتبطة به للتغلب على آثار المخاطر بمجرد حدوثها. ويتم التخطيط لهذه التكاليف واستيعابها أثناء عملية التخطيط، في ميزانية المشروع.
يمكن أن تؤدي إدارة المخاطر إلى تغيير الموارد، ومتى يتم استخدامها، وفي أي تسلسل يتم تنفيذ الأنشطة، وجميع أجزاء “عملية التخطيط” تقريبًا. لأنه، بناءً على مخاطر المشروع، يجب إنشاء حلول بديلة ومثلى لتقليل احتمالية حدوث المخاطر إلى الحد الأدنى. وهذا يسبب تغييرات في التخطيط على التوالي.
نوعان لعملية التخطيط
أثناء عملية التخطيط، يتطلب المستوى العالي من الثقة في الجدول الزمني مزيدًا من التخطيط، بينما يتطلب المستوى المنخفض من الثقة في الجدول الزمني تخطيطًا أقل. وهذا يعني، إذا كنت ترغب في إعداد خطة أكثر دقة ودقة بحيث لا يكون هناك سوى القليل من التباينات، فإن هذا سيؤدي إلى مستوى أعلى وأكثر تفصيلاً من التخطيط. لأنه لا يمكن إجراء تقديرات دقيقة إلا من خلال قضاء المزيد من الوقت في التخطيط.
على سبيل المثال، فإن الجهد الذي تحتاج إلى إنفاقه في التخطيط عند إعداد جدول زمني بدقة +/- 20٪ أقل من دقة +/- 5٪. لذلك، اعتمادًا على مستوى الدقة الذي تحتاجه، يجب تنظيم وقت مناسب للتخطيط.
ما هو تعريف التخطيط الموجي المتداول؟
يتم تطبيق التخطيط الموجي المتداول في عملية تخطيط إدارة المشروع. قد لا تتمكن من التخطيط لمرحلة من مراحل مشروعك، على سبيل المثال، مرحلة الاختبار، ومرحلة التثبيت وما إلى ذلك بالتفصيل حتى تنتهي المرحلة. وإلى أن تنتهي من جميع أنشطة المشروع، بناءً على النتائج الفعلية للمشروع، تحتاج إلى مراجعة الأنشطة المستقبلية للمشروع وفقًا لذلك. وهذا ما يسمى التخطيط الموجي المتداول.
من يشارك في عملية التخطيط؟
الجميع أثناء عملية التخطيط للمشروع، قد يقدم كل صاحب مصلحة مدخلات أثناء عملية التخطيط للمشروع. ويجب تقييم هذه المدخلات من قبل فريق المشروع لوضع خطة شاملة للمشروع. في حين أن المدخلات أثناء عملية التخطيط تأتي من أصحاب المصلحة، يتم تجميع خطة إدارة المشروع ووثائق المشروع من قبل مدير المشروع. لذا، فإن دور مدير المشروع هو أن يكون مسؤولاً عن تطوير خطة إدارة المشروع.
ما هي أسباب بدء عملية التخطيط؟
هناك سببان رئيسيان لبدء عمليات التخطيط في المشروع: السبب الأول يمكن أن يكون السبب الأول هو اكتمال أنشطة بدء المشروع ويمكن أن تبدأ عملية التخطيط للمشروع. يمكن أن يكون السبب الثاني هو أن التغييرات والإجراءات التصحيحية والوقائية قد تتطلب إعادة التخطيط. على سبيل المثال، إذا كان هناك تغيير تمت الموافقة عليه، فإن تأثير هذا التغيير على المشروع ينعكس على خطة إدارة التكاليف وخطة إدارة الجدول الزمني وما إلى ذلك. لأنه مع التغيير الجديد، من المحتمل جدًا أن تزداد الميزانية الإجمالية للمشروع وتزداد مدة المشروع.
قد تتطلب الإجراءات التصحيحية والوقائية عملية تخطيط أخرى، أي إعادة التخطيط أيضًا. يتم اتخاذ إجراءات تصحيحية لتصحيح انحراف أو مشكلة حدثت في المشروع. يتم اتخاذ الإجراءات الوقائية للقضاء على أي مخاطر يمكن أن تؤثر على المشروع بطريقة سلبية. لذا فإن الفرق الرئيسي بين الإجراءات التصحيحية والوقائية هو أن الإجراءات التصحيحية يتم اتخاذها لإصلاح مشكلة حدثت بينما يتم اتخاذ الإجراءات الوقائية لتقليل احتمالية حدوث مخاطر سلبية. وقد يتم إعادة التخطيط لكل من الإجراءات التصحيحية والوقائية في المشروع.
عند اكتمال عملية التخطيط، تبدأ مجموعة العمليات التنفيذية في دورة حياة المشروع.