الدليل النهائي للتواصل التفاعلي مقابل. التواصل بالدفع مقابل التواصل بالسحب في إدارة المشاريع

الدليل النهائي للتواصل التفاعلي مقابل. التواصل بالدفع مقابل التواصل بالسحب في إدارة المشاريع
تم استخدام مصطلحات التواصل التفاعلي والدفع والسحب في إدارة المشاريع لسنوات عديدة. لسوء الحظ، غالبًا ما يتم استخدامها بالتبادل، مما يجعل الأمر مربكًا بالنسبة لنا لاستخدام الطريقة الصحيحة في عملنا اليومي. نحن بحاجة إلى فهمها جيدًا لأنها يمكن أن تساعدنا في تحسين استراتيجية الاتصال الشاملة لدينا، ويمكن أن تساعدنا في تعظيم إمكانات مشاريعنا. دعونا نفهم هذه الاتصالات الثلاثة:
التواصل التفاعلي
التواصل التفاعلي هو أكثر أنواع التواصل شيوعاً. وهو يتضمن طرفين يتبادلان المعلومات ذهابًا وإيابًا، مثل البريد الإلكتروني أو مكالمة هاتفية. يُستخدم هذا النوع من التواصل بشكل أساسي في إدارة المشاريع لطلب التحديثات من أعضاء الفريق وتقديم الملاحظات وتلقي التحديثات.
متى تستخدم التواصل التفاعلي؟
يكون الاتصال التفاعلي هو الأنسب عندما تريد تبادل المعلومات أو الأفكار بين الأشخاص الذين يعملون معًا بالفعل في مشروع أو مهمة.
يمكنك استخدامه لتبادل الأفكار وحل المشاكل واتخاذ القرارات وتقديم الملاحظات وتشجيع الإبداع.
ومع ذلك، لنفترض أنك بحاجة إلى مشاركة المعلومات بين الفرق التي لا تثق ببعضها البعض (أو لا تعرف بعضها البعض جيدًا). في هذه الحالة، قد لا تكون الأساليب التفاعلية مثالية لأنها قد تسبب الارتباك أو سوء الفهم.
التواصل بالدفع
التواصل الفوري هو نوع محدد من التواصل التفاعلي حيث يرسل المرسل المعلومات إلى جميع أعضاء الفريق في وقت واحد. يمكن القيام بذلك من خلال إرسال بريد إلكتروني أو إعلان في غرفة دردشة جماعية.
الغرض من هذا النوع من الاتصالات هو توفير معلومات مهمة يحتاج الجميع إلى معرفتها الآن. يتم إرسال الاتصالات الفورية بشكل عام في نهاية كل يوم أو عندما يحدث شيء مهم خلال اليوم (مثل تغيير كبير في الجدول الزمني).
يتم استخدامها أيضًا عندما تكون هناك حاجة إلى الاستعجال أو الفورية، مثل عندما تكون هناك حالة طارئة أو مشكلة حرجة تحتاج إلى اهتمام فوري من جميع أعضاء الفريق.
متى تستخدم الاتصالات الفورية؟
الاتصال الفوري هو الأنسب لإرسال المعلومات العاجلة أو الأساسية إلى الجميع في وقت واحد. هذا هو الخيار الأفضل عندما تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني أو إجراء مكالمة هاتفية. على سبيل المثال، إذا كنت تريد أن يعلم جميع أعضاء فريقك بتغيير في الجدول الزمني، فيمكنك استخدام الاتصال الفوري.
أمثلة على الاتصالات الفورية:
رسائل سلاك: يتم إرسال رسائل سلاك بشكل افتراضي إلى جميع أعضاء القناة التي يتم إرسالها فيها. إذا كنت تريد إرسالها بشكل خاص، فأرسلها مع الأخبار المباشرة بدلاً من ذلك.
البريد الإلكتروني: يمكن تمييز رسائل البريد الإلكتروني على أنها ذات أولوية عالية (مما سيجعلها تمر عبر مرشحات الرسائل غير المرغوب فيها) أو عاجلة (مما سيؤدي إلى قراءتها على الفور).
المكالمات الهاتفية: يمكن وضع المكالمات الهاتفية في وضع الانتظار وتحويلها على الفور حتى يتمكن عدة أشخاص من سماعها في وقت واحد.
اتصالات السحب
تتضمن اتصالات السحب إرسال شخص واحد دعوة أو إعلاناً، مثل عندما يحتاج إلى مساعدة في إكمال المهام أو يريد الحصول على تعليقات على شيء قام به. يستخدم المديرون ذلك عادةً للحصول على مدخلات الموظفين حول مقترحات المشاريع أو العروض التقديمية قبل الانتهاء منها.
متى تستخدم اتصالات السحب؟
تعمل اتصالات السحب بشكل أفضل عندما تدير العديد من الأشخاص أو المشاريع. إنها طريقة فعالة لضمان سير الجميع على المسار الصحيح دون إضاعة وقتهم بأسئلة غير ضرورية.
قد ترغب في استخدام اتصالات السحب: عندما يكون لديك الكثير من الأشخاص الذين يعملون في مشروع لا يقدمون تقاريرهم إليك مباشرةً. عندما تحتاج إلى تحديثات منتظمة من فريقك. عندما يتم تكليف شخص ما بمهمة تتطلب منه العمل بشكل مستقل.
نقطة الوجبات الجاهزة
التواصل التفاعلي هو أكثر أشكال التواصل فعالية.
التواصل جزء أساسي من إدارة المشروع. من الصعب النجاح بدونه.
ويستخدم مديرو المشاريع العديد من أنواع التواصل المختلفة، مثل رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والاجتماعات وجهاً لوجه. ولكن أي نوع من التواصل هو الأكثر كفاءة؟
التواصل التفاعلي هو أكثر أشكال التواصل كفاءة في إدارة المشاريع. فهو يسمح لك بالتفاعل مع جمهورك مباشرةً من خلال التعليقات والأسئلة الفورية.
فالأمر لا يتعلق فقط بما تقوله؛ بل بكيفية قولك له. أفضل طريقة للتفاعل مع جمهورك هي من خلال أداة مثل Slack أو Skype التي تسمح بالتعاون في الوقت الفعلي والردود السريعة من أعضاء الفريق الآخرين.
مزايا التواصل التفاعلي لا حصر لها: يمكنك التفاعل مع جمهورك في أي وقت أو مكان لا تحتاج إلى الانتظار حتى يتوفر شخص ما للإجابة على سؤالك – سيكون بإمكانه الرد على الفور من خلال الأداة نفسها (أو عن طريق البريد الإلكتروني إذا لزم الأمر). وهذا يعني أنك ستحصل على إجابة فورية بدلاً من الاضطرار إلى الانتظار طوال اليوم حتى يرد عليك شخص ما. ويمكنك مشاركة المستندات بسهولة باستخدام أدوات مثل Google Drive وDropbox، مما يجعل العمل معاً أكثر سهولة من إرسال المرفقات ذهاباً وإياباً عبر البريد الإلكتروني.
خاتمة
نأمل أن نكون قد تمكنا من توضيح بعض الأمور لك فيما يتعلق بالتواصل بالدفع والسحب والتواصل التفاعلي. ولكن هناك شيء واحد يبقى ثابتاً: بغض النظر عن نوع التواصل الذي يستخدمه فريقك، طالما بقي أعضاء فريقك على نفس الصفحة وتابعوا مسؤولياتهم المتفق عليها، ستتمكن من إدارة مشروع ناجح. أهم شيء؟ تأكد من التزام جميع أعضاء فريقك بنجاح المشروع! حظاً موفقاً! وشكراً على القراءة.