الدليل الشامل لمنهجيات إدارة المشاريع

بصفتك مدير مشروع، قد تجد نفسك في زمام العديد من المشاريع المختلفة. تتطلب الصناعات المختلفة بروتوكولات مختلفة، وسيكون للعملاء المختلفين متطلبات مختلفة. إذن، كيف تختار أساليب أو أداة إدارة المشروع المناسبة للمهمة؟
لحسن حظك، كان هناك العديد من مديري المشاريع قبلك الذين واجهوا عددًا كبيرًا من متطلبات المشاريع المختلفة والبيئات الصعبة. لقد تم تطوير العديد من الأساليب الفعالة لمساعدتك أنت وفريقك في الوصول إلى خط النهاية مع بقاء الغاز في الخزان!
لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع، وليس نهج واحد هو الأفضل لكل مشروع. عليك اختيار الأداة المناسبة للمهمة. وكونك على دراية جيدة بمجموعة متنوعة من المنهجيات سيجعلك مدير مشروع متعدد الاستخدامات وجاهزًا لأي شيء يأتي في طريقك.
دعنا نتحدث عن بعض المنهجيات الرئيسية التي ستفيدك خلال رحلتك كمدير مشروع.
الشلال
تُعرف منهجية الشلال أيضاً بالمنهجية التقليدية أو التنبؤية. في منهجية الشلال، التسلسل والتخطيط هما كل شيء. والأهم من ذلك، يجب أن يكون لديك متطلبات محددة جيدًا مسبقًا.
غالبًا ما تُستخدم الممارسة الشلالية في الصناعات المادية مثل البناء أو التصنيع لأنها تتطلب نهجًا صارمًا ومتدرجًا مقارنةً بغيرها. هذه المشاريع لديها قيود كبيرة في تكاليف المواد والمعدات. يجب أن يعمل مدير المشروع عن كثب مع الفريق والمقاولين للحصول على المواد المناسبة في المكان المناسب في الوقت المناسب.
اسم آخر للشلال هو الشلال التنبؤي، ويساعد هذا الاسم في وصف طبيعة هذه المشاريع. إذا أكملت شركتك مبنى مكتبيًا من عشرة طوابق في العام الماضي، والآن ستقوم ببناء مبنى آخر بجواره، يمكنك التنبؤ بشيء من الدقة بكيفية تنفيذ هذا العمل.
يتضمن مشروع الشلال في جوهره تسلسلًا من المراحل، وتعتمد الخطوات اللاحقة على مستوى معين من إنجاز المرحلة السابقة. فكر في بناء منزل. يجب اتباع تسلسل محدد ويجب أن تتم الأنشطة اللاحقة بالترتيب.
ارسم المخططات.
وضع الميزانية وجدولة شراء المواد.
قم بإعداد الموقع وصب الأساس.
تأطير وسقف المنزل.
تركيب السباكة والكهرباء.
تركيب الألواح الصخرية والزخارف.
طلاء المنزل من الداخل والخارج.
تركيب المناظر الطبيعية.
تعتمد كل خطوة من هذه الخطوات على ما قبلها – برنامج الجدولة يسمي هذه المهام التابعة بالسوابق والخلفية. لا يمكنك تركيب الألواح أو توصيل الكهرباء إذا لم تكن الجدران مرصعة. ولا يرتفع الإطار إلا بعد صب الأساس الخرساني وإتاحة الوقت الكافي لتجف. ولا يحدث أي شيء إلا بعد وضع المخططات (النطاق)!
منهجية الشلال صارمة وجامدة نسبيًا. وبالنسبة للمشروع الصحيح، فهي منهجية ممتازة.
لمعرفة المزيد عن طريقة الشلال في إدارة المشاريع، راجع دورة مقدمة في إدارة المشاريع عبر الإنترنت. بالإضافة إلى ذلك، تقدم “سبوتو” دورة أساسيات إدارة المشاريع التي يقودها مدرب، والتي توفر أساسًا رائعًا وتعلمك لغة مديري المشاريع. في دورتنا التي يقودها مدرب، نغطي المكونات الرئيسية لطريقة الشلال ونعزز التعلم من خلال التطبيق العملي للمفاهيم باستخدام دراسة حالة.
الإدارة الرشيقة
إن إدارة المشاريع الرشيقة هي اسم على مسمى، فهي تتمحور حول القدرة على التكيف وخفة الحركة. في الواقع، قد ترى اسم Adaptive مستخدمًا بدلاً من Agile.
تم تطوير منهجية أجايل في أوائل العقد الأول من القرن الحادي والعشرين، وكان الهدف من منهجية أجايل هو مكافحة تأخر إنتاج البرمجيات. في ذلك الوقت، كانت مشاريع البرمجيات تتقدم ببطء شديد. وفي بعض الحالات، وبحلول الوقت الذي كان المشروع قد اكتمل، كانت التكنولوجيا قد انتقلت بالفعل مما جعل نتائج المشروع متقادمة.
في حين أن نهج أجايل هو سلالة خاصة به في إدارة المشاريع، إلا أن هناك العديد من الأساليب الأخرى التي تندرج تحت مظلة أجايل الواسعة. تعتبر دورة أساسيات الأجايل التي نقدمها مقدمة رائعة لفهم جميع هذه المناهج واختلافاتها.
فيما يلي ست خصائص رئيسية للنهج الرشيق في إدارة المشاريع:
1. القيمة
يقع في صميم نهج أجايل الالتزام بتقديم القيمة للعميل في أقرب وقت ممكن وفي كثير من الأحيان. هذا التركيز على القيمة أمر بالغ الأهمية لجميع جوانب أجايل الأخرى.
2. الشفافية
التواصل السليم هو مفتاح أي أسلوب إداري؛ ولكن أجايل تعتمد عليه بشكل مطلق.
مع هذا التركيز القوي على الشفافية، يتم تشجيع أعضاء فريق أجايل على مناقشة ما وصلوا إليه في المشروع بصراحة، مما يسمح للآخرين بالاطلاع على التقدم الذي يحرزه الفريق. في الواقع، تشجع أجايل على نشر مخططات كبيرة في مساحة العمل – عروض مفتوحة لحالة المهام، وبطاقات القصص، ومخططات الإنهاء، وتقدم الميزات … حتى تتبع الأخطاء البرمجية! هذه هي الشفافية بالفعل.
3. التركيز على العملاء
في حين أن هذا يمكن اعتباره “شفافية العميل”، إلا أنه يعني أكثر من ذلك. تقدر Agile الفهم الكامل والمحدث بانتظام لرغبات العملاء واحتياجاتهم. التركيز على العملاء أمر ضروري.
الدور المحوري في المشاريع الرشيقة هو دور مالك المنتج. حيث يعمل مالك المنتج كممثل للعميل أو العميل، ويساعد في تحديد متطلبات المشروع، ويكون مسؤولاً عن ترتيب تلك الميزات أو المتطلبات. من المتوقع أن يعمل مالك المنتج يوميًا مع الفريق – تمامًا مثل أي عضو آخر في الفريق.
إن وجود دورة منتظمة من التعاون والمدخلات من العميل يبقي المشروع متجددًا ونسبيًا، مما يقلل من فترات الركود وعدم العمل وتجنب المشروع المنتهي الذي لم يعد ما يحتاجه العميل.
4. القدرة على التكيف
في المشروع الرشيق، لا ننظر إلى موعد نهائي واحد كبير بل إلى عدة نقاط تجمع على طول الطريق. يُتوقع من فرق العمل تقديم تحديثات منتظمة وخطوات تدريجية يمكن للعميل فحصها والتعاون معها. تشجع أجايل على دورات العمل القصيرة – تسمى دورات العمل التكرارية أو سباقات السرعة في Scrum. عادةً ما تكون دورات العمل هذه من أسبوع إلى 4 أسابيع، ولكل دورة عمل تكرارية مجموعة من الأهداف الخاصة بها – ما يخطط الفريق لإنجازه في فترة العمل القصيرة تلك.
في نهاية كل دورة عمل، يقوم مالك المنتج بإعادة ضبط الأولويات، ويقوم الفريق بالتخطيط وفقًا لذلك. وبهذه الطريقة، يكون للمشروع دورة حياة محدثة بانتظام، وإذا كان من الضروري حدوث تحول في الاتجاه، يتم اكتشافه في وقت مبكر وليس متأخرًا.
5. الإحساس بالملكية
عادةً ما يكون مدير المشروع هو رأس الحربة الفعلي للمشروع، وهو الشخص الذي يمثل نقطة الارتكاز بين جميع الأجزاء المتحركة. في المشاريع التقليدية أو المشاريع الشلالية، يُنظر إلى مدير المشروع عمومًا على أنه صاحب الملكية الأكبر ولديه المصلحة الأكبر في نجاح المشروع أو فشله.
في حالة المشاريع الرشيقة، يتقاسم أعضاء الفريق المسؤولية والمساءلة. فهم يديرون أنفسهم بأنفسهم. والفكرة هي أن أعضاء الفريق هم الأقرب إلى ما يعملون عليه وبالتالي لديهم رؤية قيمة حول كيفية تشكيل المشروع على أفضل وجه. يتشاركون الملكية.
6. التحسين المستمر
التحديثات والتحسينات المتكررة هي أحد المبادئ الأساسية لمنهجية أجايل. يتعاون أعضاء الفريق مع بعضهم البعض ومع مالك المنتج وأصحاب المصلحة الآخرين للبحث عن طرق أفضل لإنجاز العمل.
يمكن رؤية التزام أجايل بالتحسين المستمر في الاحتفالات الشائعة في منهجية أجايل، مثل الاستعراض بأثر رجعي واجتماع الاستعداد اليومي.
تقدم SPOTO عدة خيارات لمساعدتك في معرفة المزيد عن طريقة أجايل لإدارة المشاريع. سواء كنت تفضل دورة تدريبية حية بقيادة مدرب أو دورة تدريبية ذاتية عبر الإنترنت، لدينا محتوى تم إنشاؤه بواسطة فريق الخبراء لدينا لمساعدتك على اكتساب فهم أعمق لإدارة المشاريع الرشيقة.
سكروم
يُسمى إطار العمل الرشيق الأكثر استخداماً على نطاق واسع “سكروم”. يأتي مصطلح سكروم من مقال نُشر في مجلة هارفارد بزنس ريفيو عام 1986. قام المؤلفان هيروتاكا تاكيوتشي وإيكوجيرو نوناكا بإجراء تشبيه يقارن الفرق عالية الأداء ومتعددة الوظائف بتشكيل سكروم الذي تستخدمه فرق الرغبي.
إذا لم تكن قد لعبت لعبة الرجبي من قبل، فلا يزال بإمكانك معرفة سكروم! يركز سكروم على تقديم القيمة وإنشاء تدفق عمل ثابت ولكن قابل للتكيف مع نهج أجايل. تشير أجايل إلى دورات العمل القصيرة على أنها تكرارات، ويطلق عليها سكروم اسم سبرينت.
السبرينت هي فترة زمنية محددة من قبل الفريق، عادةً ما تكون أسبوعًا أو أسبوعين، يعمل فيها الفريق على خلق قيمة في شكل كود عمل وميزات مكتملة. يقوم أعضاء الفريق بمشاهدة الأعمال المتراكمة للمنتج، وترتيب الميزات من قبل مالك المنتج، ويلتزمون بالميزات (أو قصص المستخدمين) التي يمكنهم إكمالها في سبرينت.
مسؤول Scrum Master (على غرار دور قائد المشروع) هو المسؤول عن إزالة جميع العوائق من الفريق التي قد تمنعهم من إكمال سباقهم. (لدينا دورة تدريبية رائعة في Agile Scrum متاحة على الإنترنت إذا كنت تريد التعمق أكثر).
المرونة
غالبًا ما يتم الجمع بين هذه المنهجية التالية والنهج التكيفي أو التنبؤي في إدارة المشاريع – ويطلق عليها اسم Lean. كما يوحي الاسم، تركز منهجية اللين على تقليل الهدر من المشروع لتحسين كل جانب من جوانبه إلى أقصى حد ممكن.
يعود أصل مفاهيم اللين إلى دراسات نظام تويوتا للإنتاج. وقد حدد كتّاب المقالات والكتب حول اللين خمس خطوات أساسية يجب اتباعها في خطة اللين:
1. تحديد القيمة (من وجهة نظر العميل)
ما هي قيمة المنتج أو المشروع من وجهة نظر العميل؟ حدد المواعيد النهائية المهمة ومتطلبات المنتج وأهداف العميل.
كل هذا سيساعدك أنت، مدير المشروع، على تحديد التركيز وتبسيط بقية المشروع.
2. رسم خريطة للقيمة داخل فريقك وعملية العمل
خريطة تدفق القيمة هي أداة مرئية تعرض الخطوات المهمة في العملية وتحدد الوقت والحجم المستغرق في كل مرحلة. يعمل مدير المشروع مع الفريق لرسم خريطة لسير العمل الحالي وتحديد سير العمل المثالي – الحالة المستقبلية.
يساعد هذا الجهد في الكشف عن الأخطاء داخل النظام المحدد. وهذا يرتبط مباشرة بالخطوة التالية.
3. تحديد وإزالة الهدر داخل العملية والتخلص منه
القضاء على الهدر هو مفتاح منهجية اللين. أين يخلق فريقك وعمليتك الهدر؟ ما هو الهدر؟
يعرّف بروتوكول اللين الهدر على أنه أي شيء ينتقص من القيمة المحددة – المخزون غير المستخدم، أو الوقت الضائع، أو الجهود المهدرة التي تتجاوز متطلبات العميل.
بالنظر إلى تحليلك للحالة الحالية لعمليتك، فإن الهدف هو إنشاء النظام الأكثر سلاسة. أنت لا تحتاج إلى تجاوز أهدافك أو مخزونك (لأن هذا هدر)، وبالتأكيد لا تريد أن تنتظر حدوث شيء ما (لأن هذا أيضًا هدر).
4. إنشاء نظام سحب
يعني نظام السحب أن فريقك يعمل عندما يكون هناك طلب. أنت لا تعمل باستمرار على شيء ما في المستقبل إذا لم تكن قد تلقيت الطلب بالفعل – يتم العمل عند الحاجة إليه.
قد يبدو هذا غير بديهي بالنسبة لبعض الصناعات، وبالتأكيد لا يناسب كل مشروع. ومع ذلك، فإن الحفاظ على بروتوكول صارم لانتظار الطلب يقلل من الهدر عندما يتعلق الأمر بالمخزون والوقت.
5. التحسين المستمر وإزالة الهدر من العملية وإزالته من العملية
منهجية اللين ليست منهجية قائمة على الضبط والنسيان. وبدلاً من ذلك، فهي تتطلب الاهتمام والتحسين المستمر. (يبدو الأمر شبيهاً إلى حدٍ ما بمنهجية المرونة في هذا الصدد!)
نظرًا لأن النظام مرن عندما يتعلق الأمر بالحد من الهدر، يجب عليك التحقق بانتظام من وجود أدلة على وجود ممارسات مهدرة وتكرار غير ضروري. كما يجب على الفريق أن يكون حريصاً على عدم التعمق في الاقتطاع وتقويض نجاح المشروع.
تعتبر اللين عقلية ممتازة يمكن استخدامها جنبًا إلى جنب مع النهج التنبؤية والتكيفية، حيث أنها تشجع الفريق على تحدي العمليات والخطوات. اسأل: هل هذا مطلوب؟ هل يمكننا تحسينه؟
في الختام
اختر منهجية إدارة المشروع الأنسب لمشروعك. ما هي الصناعة؟ ما الذي يتوقعه عميلك منك؟ ما هو حجم الفريق؟ ماذا عن طبيعة مخرجات المشروع أو ما هو الناتج أو المخرجات؟
بغض النظر عما يتطلبه المشروع، سيكون مدير المشروع الجيد على دراية جيدة بالعديد من المنهجيات المختلفة. وإذا كنت مهتمًا بمعرفة المزيد عن أي من هذه المنهجيات أو غيرها، يمكنك الاطلاع على موقع SPOTO.com، حيث تتوفر لدينا ثروة من المواد.
نحن متحمسون لمشاركة معرفتنا وخبراتنا معك. وسواء كان ذلك من خلال دوراتنا التي يقودها مدرب، أو الدورات التدريبية عبر الإنترنت، أو موارد الدراسة الذاتية، أو من خلال البودكاست الخاص بنا Manage This، فنحن نعلم أنك ستستمتع بتعلم كيفية الارتقاء بمهاراتك في إدارة المشاريع معنا.