الدليل السريع لإدارة تكامل المشاريع

إذا كنت قد عملت في مشاريع مختلفة أو إذا كنت قد أدرت العديد منها، فستتفق على شيء واحد مؤكد. لا يوجد مشروعان متماثلان فيما يتعلق بالجدول الزمني والميزانية والمنجزات. ولفهم ذلك، ولضمان تحقيق كل مشروع لأهدافه، تقوم العديد من المؤسسات بشيء واحد مشترك. فهم يستخدمون إدارة تكامل المشروع.
تعريف إدارة تكامل المشروع
قبل المضي قدمًا، يجب أن تعرف ما هي إدارة تكامل المشروع، أليس كذلك؟ إنها ليست سوى ممارسة قياسية. وهي تشمل تنسيق جميع عناصر المشروع. وهي تشمل كل شيء بدءًا من تفويض المهام والتواصل مع أصحاب المصلحة وإدارة الموارد. الشيء الجيد في هذه الممارسة هو أنها تتخذ نهجًا شاملاً لإدارة المشروع. عند الاحتفاظ بالصورة الكبيرة في الاعتبار، فإنه يسمح لك بتنفيذ المشاريع. الغرض الرئيسي من إدارة التكامل هو مساعدة الفرق على تحقيق الأهداف المحددة مسبقًا. وهي تقوم بذلك من خلال ضمان سير العمليات بسلاسة.
يجب أن تعرف عمليات إدارة تكامل المشروع. على وجه الخصوص، يجب عليك استخدامها عندما تكون هناك اتصالات بين الفرق والعمليات المختلفة. دعنا نعتبر أن المشاريع في مؤسستك تواجه تعارضات في الجدولة الزمنية. حتى، في بعض الأحيان، قد تواجه أهدافًا متنافسة. في هذه الحالات، ستساعد إدارة تكامل المشروع في إجراء مقايضات الجدول الزمني أو التكلفة. في المقابل، يمكن لفريقك تلبية توقعات أصحاب المصلحة من خلال إكمال المشروع.
يمكنك فهم هذا المفهوم بشكل أفضل من خلال مثال. لنفترض أن فريق التسويق في مؤسستك يحتاج إلى بيانات من فريق المبيعات. فالأول يحتاجها من الثاني لإنتاج تقرير لأصحاب المصلحة. هنا، ستساعد إدارة تكامل المشروع في ضمان تسليم البيانات من الأخير بشكل صحيح إلى الأول. حتى أنها ستضمن تلبية المخرجات للاحتياجات.
أهمية إدارة تكامل المشروع:
ليست كل المشاريع بسيطة. في الواقع، في معظم الحالات، من الصعب إدارة المشاريع. حتى أن بعض المشاريع بطبيعتها معقدة. بصفتك مدير مشروع، سيتعين عليك إدارة الكثير من الأشياء. ومن الأمثلة على ذلك أصحاب المصلحة والتغييرات والمخاطر والموارد والجودة والنطاق والتكلفة والجدول الزمني.
يمكن أن يكون تتبع كل هذه الأشياء ومعرفة كيف يمكن أن يكون لعامل واحد تأثير على العوامل الأخرى تحديًا كبيرًا. ومع ذلك، إذا لم يتم القيام بذلك بشكل صحيح، يمكن أن يلعب دورًا رئيسيًا في التأثير على سير العملية. على سبيل المثال، كمدير مشروع، لنفترض أنك لا تستطيع فهم كيف يمكن أن يؤثر تغيير النطاق على متطلبات الموارد والتكاليف والجدول الزمني. في هذه الحالة، سيكون من الصعب عليك تنفيذ إدارة التغيير. وفي المقابل، قد لا يكون لديك الأشخاص الذين تحتاجهم. حتى، هناك فرص للتأخير في تسليم مشروعك. خلاف ذلك، يمكنك تجاوز ميزانية المشروع. يمكن أن يحدث واحد من هذه الثلاثة أو حتى الثلاثة معاً.
وبنفس الطريقة، يمكن أن تؤثر القرارات المتعلقة بمشروعك على المشاريع الأخرى وحتى على مجالات أخرى من عملك. على سبيل المثال، بالنسبة لمشروعك، قد تحتاج إلى مهندس برمجيات من فريق آخر لفترة قصيرة. للتعامل مع هذا النوع من المواقف، فإن إدارة تكامل المشروع مهمة. قد يكون مهندس البرمجيات نفسه الذي تحتاجه مشغولاً بمشروع آخر. ولكن، عندما تكون هناك إدارة لتكامل المشروع، يمكنك بسهولة تحديد التعارضات مسبقاً. حتى، يمكنك فهم كيفية حلها. لهذه الأسباب، فإن إدارة تكامل المشروع مهمة لأي منظمة. وهي مفيدة بشكل خاص للمؤسسات التي تتعامل مع العديد من المشاريع.
خطوات إدارة تكامل المشروع:
أنت تعرف أهمية إدارة تكامل المشروع. ولكن، لتنفيذها في مؤسستك، يجب أن تكون على دراية بالإجراءات التي يجب اتباعها. فيما يلي تفاصيل سبع خطوات يجب اتباعها في تنفيذ إدارة تكامل المشاريع:
1. إنشاء ميثاق المشروع
بشكل عام، في أي مشروع، فإن إنشاء ميثاق المشروع هو الخطوة الأولى. والسبب هو أن هذه الوثيقة ستوفر تفاصيل حول أصحاب المصلحة الرئيسيين المشاركين في المشروع. توفر هذه الوثيقة الرسمية تفاصيل حول مدير المشروع وتقرأ مخرجاته. التفاصيل الأخرى التي يمكنك العثور عليها من هذه الوثيقة هي تقدير التكلفة والإطار الزمني وأهداف المشروع وقائمة أصحاب المصلحة. باستخدام هذه الوثيقة، سيكون من السهل على مديري المشاريع مثلك قيادة المشروع بأكمله. لإنشاء ميثاق المشروع، ستحتاج مؤسستك إلى تحديد أهداف العمل بما يتماشى مع أهداف المشروع. حتى، يجب على المنظمة تحديد النطاق والمخاطر التي ينطوي عليها المشروع. من المهم وضع توقعات لنسبة التكلفة/الربح.
2. وضع خطة إدارة المشروع
إن إنشاء خطة إدارة تكامل المشروع هي الخطوة الثانية في هذه العملية. من هذه الخطة، يجب أن تكون قادرًا على فهم كيفية عمل العمليات المختلفة معًا. ونتيجة لذلك، يجب أن تضمن إنتاجية وكفاءة أفضل. يجب أن تحدد خطة المشروع تعريف المشروع والموارد والجدول الزمني والميزانية والأهداف. والأهم من ذلك، يجب أن تشرح النهج الذي ستتبعه لإنجاز المشروع. كما يجب أن تقيّم المخاطر التي ينطوي عليها المشروع. بكلمات بسيطة، إنها وثيقة رسمية يجب أن تساعدك على تنفيذ المشروع والتحكم فيه وتوجيهه نحو النجاح.
بصفتك مديراً للمشروع، ستكون مسؤولاً عن وضع هذه الخطة. ستحتوي هذه الوثيقة على مجموعة من الخطط الأخرى مثل خطة إدارة المشتريات، وإدارة الاتصالات، وإدارة الموارد البشرية، وتحسين العمليات، وإدارة الجودة، وخطة إدارة التكلفة والنطاق. وسوف تشمل خطوط الأساس للمشروع. ومن الأمثلة على ذلك خط الأساس للنطاق، وخط الأساس للأداء والجدول الزمني. لن يكون من الممكن تغيير خط الأساس إلا إذا تم ذلك من خلال طلب تغيير رسمي. في هذه الخطوة الثانية في عمليات إدارة تكامل المشروع، يجب عقد اجتماعات الانطلاق. بالطبع، يجب عقد الاجتماعات بمجرد انتهاء مرحلة التخطيط والدخول في تنفيذ المشروع. لم يتم التنفيذ بعد. وسوف تتيح لأصحاب المصلحة الرئيسيين معرفة مسؤولياتهم في المشروع.
3. توجيه وإدارة عمل المشروع:
هذه هي مرحلة تنفيذ المشروع، حيث ستقوم بصفتك مدير المشروع بدعم وقيادة الفريق لتنفيذ المشروع. وبتوجيهاتك، سيبدأ الفريق في تنفيذ المهام في مرحلة إدارة تكامل المشروع هذه. وهي المرحلة التي يبدأ فيها المشروع ببطء ولكن بثبات.
4. إدارة معرفة المشروع
في هذه الخطوة من إدارة تكامل المشروع، يستخدم مديرو المشروع المعلومات المتاحة. حتى أنهم يحصلون على معلومات إضافية أو جديدة لتحقيق أهداف المشروع. تتأكد هذه الخطوة من أن كل عضو في الفريق يعرف ما يجب أن يعرفه ومتى يحتاج إليه. ستعمل المعرفة المكتسبة أثناء تنفيذ المشروع على توسيع الثروة الفكرية. وسوف تزيد من قيمة تبادل المعرفة وتحفز الابتكار داخل المنظمة.
5. تتبع ومراقبة عمل المشروع
تحاول إدارة تكامل المشروع التأكد من وجود توازن في جميع مجالات المشروع. ومن أمثلة هذه المجالات أصحاب المصلحة والمشتريات والمخاطر والموظفين والجودة والميزانية والنطاق والوقت والتواصل. للتأكد من الامتثال لخطة إدارة المشروع، من المهم مراقبة عمل المشروع. بصفتك مدير مشروع، سيتعين عليك إجراء تحليل القيمة المكتسبة بانتظام لتحديد الجدول الزمني للمشروع وميزانيته. سيظل المشروع يعمل عندما تتم مراقبة هذه الأمور. والأهم من ذلك، يجب مراقبتها من أجل الامتثال لميثاق المشروع.
6. التحكم المتكامل في التغيير
يمكن أن يمتد عمر المشروع مع التحكم في التغيير. في هذه العملية التكرارية، يعتبر النطاق والأهداف وخطة المشروع أصولاً متكاملة. لا تعرض هدف المشروع الأساسي للمخاطرة من خلال المراجعات التي يتم إجراؤها أثناء العملية. بل يجب اتخاذ إجراءات تصحيحية عند حدوث أي تغيير يبعدك عن هدف المشروع. لتقليل فرص زحف النطاق، من الأفضل طلب وتوثيق أي تغييرات عبر عملية رسمية. بصفتك مدير مشروع، من الأفضل تعيين أعضاء مجلس مراقبة. سيساعدونك في تقييم طلبات التغيير. وفي المقابل، يمكن تأطير الخطوات التالية وفقًا لذلك.
7. إغلاق المشروع
أنت الآن على وشك الوصول إلى نهاية عمليات إدارة تكامل المشروع. بحلول هذا الوقت، يجب أن تكون قد حققت مخرجات المنتج وأهدافه. هل هذا يعني أنك قد انتهيت من أنشطة إدارة المشروع؟ لسوء الحظ، لم تنتهِ بعد. في هذه المرحلة، سيتعين عليك إجراء مراجعة ما بعد المشروع. في المقابل، يمكنك الحصول على فرصة للتفكير في الأشياء التي لم يتم إنجازها والأشياء التي تم تحقيقها من المشروع. حتى، من هذا التقييم، يمكنك من خلال هذا التقييم كيفية جعل التكامل أفضل في المرة القادمة.
أيضًا، في هذه المرحلة، يجب عليك إنهاء أي مهام متعلقة بالتكامل. ومن الأمثلة على ذلك أرشفة مستندات التغيير وإلغاء الاجتماعات المتكررة.
سبوتو هي إحدى الشركات الرائدة في مجال التدريب على الشهادات الاحترافية في العالم التي تقدم العديد من الدورات التدريبية المتعلقة بمشروع Project. نحن نقدم العديد من الدورات التدريبية المتعلقة بالمشاريع مثل التدريب على شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP)®، والتدريب على تقنيات إدارة المشاريع، والتدريب على شهادة PRINCE2® التأسيسية وشهادة الممارس، والتدريب على شهادة PRINCE2® التأسيسية، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2®، والتدريب على شهادة مشارك معتمد في إدارة المشاريع (CAPM®)، والتدريب على شهادة مؤسسة PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة Primavera P6 v 20.12، والتدريب على شهادة PRINCE2 Agile Foundation وشهادة الممارس، والتدريب على شهادة PRINCE2 Agile®، والتدريب على أساسيات إدارة المشاريع وغير ذلك الكثير. تقدم SPOTO التدريب لكل من الأفراد ومجموعات الشركات من خلال الفصول الدراسية التي يقودها المدرب والجلسات الافتراضية عبر الإنترنت.
الخلاصة:
كل خطوة في إدارة تكامل المشروع لها مخرجات وأغراض محددة. دعنا نعتبر أنك تسير في إدارة تكامل مشروعك من خلال هذه الخطوات. عند القيام بذلك، يمكنك اكتساب رؤية أعمق حول أفضل مسار للعمل. يمكنك اكتساب نظرة ثاقبة في كل مرحلة من مراحل المشروع. دعنا نعتبر أنك تضمن التوثيق الواضح خلال هذه العمليات. في المقابل، يمكنك توصيل الأسباب الكامنة وراء الخطط بوضوح. باختصار، ستكون إدارة تكامل المشروع مفيدة لجميع المشاركين في المشروع. قد يكونون أصحاب المصلحة أو مدير المشروع أو أعضاء الفريق.