الخطوات المتبعة في تحديد نطاق المشروع

سواء كانت الشركة تقوم ببناء الجسور أو البرامج أو الهواتف المحمولة، فإن العمل المتعلق بهذه المنتجات النهائية تتم إدارته كسلسلة من المشاريع ذات الأهداف والجداول الزمنية والميزانيات المحددة. تعد خطة إدارة المشروع أمرًا بالغ الأهمية لضمان إكمال الفرق لعملها في الوقت المحدد وكما هو متوقع. ولكن قبل أن يتمكن مديرو المشاريع من وضع خطة مفصلة وقبل أن يتمكن فريق المشروع من تنفيذ تلك الخطة، يجب أن يعرف الجميع ما هو العمل الذي يجب القيام به وسبب أهميته.
يتأثر كل جانب من جوانب تنفيذ المشروع بنطاقه. من المهم أن تفهم كيف سيؤثر نطاق المشروع على جدولك الزمني، وفي النهاية على النتيجة، من أجل إنهاء المشروع بكفاءة. سيصبح الشكل الكامل للمهمة واضحًا عندما تبدأ في تحديد نطاق المشروع وتعيين المسؤوليات التي تقع على عاتق كل عضو من أعضاء فريقك. في هذا المنشور، سنشرح لك في هذا المنشور ما يتألف منه تحديد نطاق المشروع، وسنستعرض الأجزاء العديدة المطلوبة، ونرشدك خلال العملية.
هنا يأتي دور بيان نطاق المشروع. يوفر بيان نطاق المشروع وصفًا تفصيليًا للعمل الذي يجب القيام به لتسليم نتائج المشروع في الوقت المحدد وضمن الميزانية المخصصة. تضع الوثيقة أيضًا أهداف المشروع ونتائجه، ويمكن أن يكون ذلك منتجًا تطرحه الشركة في السوق أو تحليلًا تستخدمه القيادة لاتخاذ قرار عمل مستنير، في السياق الأوسع لأهداف وغايات الشركة.
تحديد نطاق المشروع
لا يمكن المبالغة في تحديد نطاق المشروع لأن المشروع لن يحقق النتائج المرجوة منه دون رؤية موثقة ومتفق عليها بشكل جيد. تتطلب عملية تحديد النطاق تنظيماً دقيقاً وسلسلة من الخطوات.
فالوقت الذي سيستغرقه إكمال المشروع، والموارد المطلوبة لإكماله، والمهام الدقيقة التي سيكون كل عضو من أعضاء الفريق مسؤولاً عنها، كلها جزء من نطاق المشروع. يجب أن يتم حساب نطاق المشروع من قبل مدير المشروع، والموافقة عليه من قبل الإدارة العليا، وإبلاغ بقية أعضاء الفريق قبل بدء العمل في المشروع. يجب التحقق من النطاق في كثير من الأحيان خلال المشروع لإبقاء الفريق على المسار الصحيح. سيوجه النطاق أيضًا قرارات مدير المشروع بشأن كيفية التعامل مع أي مشاكل أو اختناقات تنشأ.
مصدر الصورة:- https://cciedump.spoto.net/ar/
الجوانب التي يجب مراعاتها أثناء تحديد نطاق المشروع
يتم تحديد نطاق المشروع من خلال عدد من العوامل. في حين أن الوثائق العامة عادةً ما تتبع نمطًا معينًا، فإن التفاصيل تعتمد على طبيعة المشروع والجدول الزمني وثقافة شركتك. وفيما يلي جوانب تحديد نطاق المشروع:
1. وصف العمل – إن إنشاء بيان العمل هو المرحلة الأولى في تحديد نطاق المشروع. تُعرف الوثيقة الرسمية التي تصف معايير مشروع معين باسم بيان العمل. ويحتوي على وصف واسع للمهمة المطلوبة، بالإضافة إلى الموعد النهائي والجدول الزمني وأي مواهب فريدة مطلوبة وموقع العمل. يوفر بيان العمل للمديرين المعلومات التي يحتاجونها لتقييم النفقات وتقديم اقتراح.
2. بيان نطاق المشروع – يستجيب بيان نطاق المشروع لطلبات بيان العمل ويعطي المعلومات المحددة المطلوبة لإنجاز المشروع. ويحدد البيان عدد الموظفين اللازمين للعمل، والموقع الذي سيتم إنجازه فيه، والوقت الذي سيستغرقه وجودة النتائج النهائية. تحدد بيانات النطاق حدود المشروع وتضمن بقاء جميع أعضاء الفريق على المسار الصحيح طوال فترة المشروع.
3. هيكل تقسيم العمل – هيكل تقسيم العمل هو وثيقة تساعد أعضاء فريق المشروع على مشاركة العمل بفعالية. وطوال مدة المشروع، يضمن هيكل تقسيم العمل أن يفهم كل قسم أو فريق أو فرد ما هو متوقع منهم بالضبط. كما يقوم هيكل تقسيم العمل أيضًا بتعيين قوائم مهام محددة للفرق أو أعضاء الفريق المعنيين، مما يضمن عدم إثقال كاهلهم بالمعلومات.
7 خطوات متضمنة في تحديد نطاق المشروع
الخطوة 1. تحديد احتياجات المشروع:- تحديد احتياجات المشروع
إذا تمكنت من تحديد احتياجات المشروع، فمن المرجح أن تضع معيارًا قويًا منذ البداية. يمكن أن يساعدك فهم “ماذا ولماذا” المشروع على تحديد أهداف محددة. كما أنه يضع الأساس للمهام التي يجب اتباعها وكيفية تنفيذها.
الخطوة 2. تحقق من أهداف المشروع وغاياته:-
يجب أن يتضمن أساس نطاق المشروع أهدافك واتباع دليل SMART. أي أن تكون محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق. كما يجب أن تكون واقعية ومكتملة ضمن إطار زمني محدد. الإطار الزمني – هل يمكن تحقيق أهداف وغايات مشروعك ضمن الإطار الزمني المحدد؟ هل الوفاء بهذه المواعيد النهائية معيار مهم؟ قابل للقياس – هل أهدافك وغاياتك قابلة للقياس – هل أهدافك وغاياتك قادرة على تقديم ملاحظاتك وخاضعة للمساءلة؟ محددة – يتضمن ذلك تحديد ما سينجزه المشروع بالضبط. أي ماذا ولماذا وكيف يتم إنجازه. الوضوح يقلل الوضوح من احتمالية حدوث ارتباك وسوء فهم. قابلة للتحقيق – هل يمكن تحقيق أهداف المشروع بالموارد المتاحة؟ واقعية – هل الأهداف والغايات سهلة التحقيق، خاصة عند مواجهة المشاكل أو التعقيدات؟ هل سيؤثر ذلك على الجودة الإجمالية لمخرجات المشروع ويؤدي إلى تجاوز الميزانية وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية؟
الخطوة 3. وصف نطاق المشروع:-
كمدير، يجب أن تكون واضحًا بشأن الخصائص والوظائف المطلوبة لمنتجك أو خدمتك. على سبيل المثال، أنت تقوم بإنشاء موقع إلكتروني. تحتاج إلى قائمة بالتفاصيل حول بنية موقعك الإلكتروني ومتطلبات العلامة التجارية وما إلى ذلك. بعبارة أخرى، ما هي الصفات التي تجعل مشروعك ناجحاً.
الخطوة 4. القبول والتوقعات:-
تأخذ المشاريع الناجحة بعين الاعتبار رضا المستخدم النهائي. إذا كانت تلبي توقعات المستخدم النهائي وتقبل المنتج أو الخدمة أو العملية. يمكن أن يكون المستخدم النهائي عملاءك أو فريقك الداخلي.
بالنسبة للعملاء، يشمل ذلك الأسعار والقيمة وجودة المنتجات/الخدمات، بالإضافة إلى التوافر والتسليم وإرشادات الإرجاع. بالنسبة للموظفين، يشمل ذلك فعالية وكفاءة عمليات التشغيل الجديدة. في النهاية، يجب أن يكون نطاق مشروعك موجهًا نحو تقديم نتائج أفضل للمستخدمين النهائيين.
الخطوة 5. تحديد العوائق:-
هناك دائمًا عقبات تعترض ما تنوي القيام به. إن إدراكك للقيود المحتملة على طول الطريق يمكن أن يقلل من المشاكل التي قد تؤخر أو تحد من قدرتك على تحقيق نتائج مشروعك.
يمكن أن يكون سببها ظروف بيئية ديناميكية (داخلية وخارجية)، أو اضطرابات تكنولوجية و/أو نقص في الموارد. إن التواصل مع فريقك بشأن هذه المشكلات في وقت مبكر واتخاذ خطوات للتغلب على هذه العقبات يمكن أن يقلل من التأخير في إنجاز المشروع والحفاظ على النفقات في حدود الميزانية. وبغض النظر عما إذا كانت تستند إلى افتراضات أو شكوك، فإن تحليل تأثيرها خلال فترة المشروع يقلل من مخاطر الفشل.
الخطوة 6. التحقق من التغييرات الضرورية:-
من الأفضل دائمًا عدم مراجعة نطاق مشروعك لأن ذلك يعني المزيد من الوقت والمال والموارد. ومع ذلك، في بعض الأحيان تكون هذه التغييرات حتمية وضرورية. حد من التغييرات من خلال أخذ وجهة نظر العملاء وأصحاب المصلحة والمتعاونين في المشروع.
هذا يقلل من الخلافات اللاحقة.
الخطوة 7. إشراك أصحاب المصلحة المناسبين:-
يجب أن يكون أصحاب المصلحة المناسبين من الشركة المكلفة بالمشروع على اطلاع جيد في لحظات حاسمة محددة حتى يتم تسليم المشروع بنجاح. إذا لم يتم إشراك أصحاب المصلحة بشكل كافٍ، فقد يؤدي ذلك إلى أهداف وافتراضات غير متوائمة. سوف يسير المشروع بسلاسة أكبر إذا تم إشراك الأشخاص المناسبين وإطلاعهم على آخر المستجدات طوال العملية.
الخاتمة
تتمثل المرحلة الأولى في إنشاء جدول زمني للمشروع وتخصيص موارد المشروع وتحديد أهداف المشروع في تحديد متطلبات المشروع. فقط من خلال اتباع هذه الإجراءات ستتمكن من فهم العمل الذي يجب القيام به، أي يجب تحديد نطاق المشروع. بعد ذلك، يمكن تكليف أعضاء الفريق بالوظائف وإعطائهم التعليمات من أجل إكمال المشروع ضمن قيود الوقت والميزانية.
بعد تحديد هذه الخصائص، يجب توضيح قيود المشروع، وكذلك المكونات التي لن يتم تضمينها في المشروع. سيتمكن أصحاب المصلحة والإدارة العليا وأعضاء الفريق من معرفة ما سيتم تضمينه وما لن يتم تضمينه في المنتج أو الخدمة النهائية إذا تم ذلك. علاوة على ذلك، يجب أن يكون لنطاق المشروع هدف قابل للقياس بالنسبة للجهة التي تقوم بتنفيذه. وهذا أمر بالغ الأهمية بالنسبة لنطاق المشروع لأنه سيؤثر على كيفية استخدام مناهج المشروع في تنفيذه.
قد تتسبب بعض العيوب الشائعة في إدارة نطاق المشروع في حدوث تحديات بمجرد بدء المشروع. وتشمل هذه العيوب ما يلي: يمكن أن يؤدي الغموض في النطاق إلى الكثير من الوقت الضائع والارتباك. لتجنب ذلك، يجب أن يكون النطاق محددًا ومعروفًا جيدًا. تؤدي النطاقات غير المكتملة إلى حدوث تأخيرات في الجدول الزمني، مما يؤدي بدوره إلى تجاوزات في التكلفة. ولتجنب ذلك، يجب أن يكون النطاق شاملاً ودقيقًا. يعد زحف النطاق هو السبب الرئيسي للتأخر في التسليم والمشاريع “التي لا تنتهي أبدًا”، وهو ناتج عن النطاقات العابرة. ولتجنب ذلك، يجب وضع وثيقة النطاق في صيغتها النهائية وتركها دون تغيير طوال فترة المشروع.
ولضمان فهم أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق على حد سواء لنطاق المشروع والاتفاق على كيفية تحقيق أهداف المشروع، فإن الإدارة الفعالة لنطاق المشروع تستلزم التواصل الواضح. تتضمن هذه الخطوات السبع في تحديد نطاق المشروع 7 خطوات تساعد الكثير من الأشخاص في مهنتهم.
تُجري الشركة كلاً من ورش العمل التدريبية في الفصول الدراسية بقيادة مدرس وجلسات التدريب المباشر عبر الإنترنت بقيادة مدرس للمتعلمين من جميع أنحاء الولايات المتحدة وحول العالم.
كما نقدم أيضاً تدريباً للشركات لتطوير القوى العاملة في المؤسسات.
التدريب على الشهادات المهنية:
التدريب على إدارة الجودة: الدورات التدريبية لشهادة الحزام الأصفر سداسية سيجما اللينة (LSSYB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأخضر سداسية سيجما اللينة (LSSGB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأسود سداسية سيجما اللينة (LSSBB)
تدريب سكرم: الدورات التدريبية لشهادة CSM (ScrumMaster المعتمد) دورات تدريبية لشهادة CSM (Scrum Master)
التدريب الرشيق: الدورات التدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع (PMI-ACP) دورات تدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع
تدريب DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps
تدريب تحليل الأعمال من قبل SPOTO: شهادة ECBA (شهادة الدخول في تحليل الأعمال) دورات تدريبية للحصول على الشهادة دورات تدريبية للحصول على شهادة تحليل الأعمال دورات تدريبية للحصول على شهادة تحليل الأعمال المعتمدة دورات تدريبية للحصول على شهادة تحليل الأعمال المعتمدة دورات تدريبية للحصول على شهادة تحليل الأعمال المعتمدة
تواصل معنا اشترك في قناتنا على يوتيوب
تفضل بزيارتنا على https://cciedump.spoto.net/ar/
يُرجى الاتصال بنا للحصول على مزيد من المعلومات حول دوراتنا التدريبية للشهادات الاحترافية لتسريع حياتك المهنية. أخبرنا بأفكارك في قسم “التعليقات” أدناه.