الخطوات المتبعة في تحديد نطاق المشروع

الخطوات المتبعة في تحديد نطاق المشروع (محدثة لعام 2019)
هل تعلم أن نجاح المشروع مرتبط بنطاق المشروع؟ يعد تطوير نطاق المشروع خطوة مهمة جدًا في إدارة المشروع بغض النظر عن المنهجية المستخدمة (إدارة المشاريع التقليدية، أو Lean Six Sigma). هذه هي الخطوة الأولى التي يتخذها مديرو المشاريع، حيث إنها تحدد بوضوح أهداف المشروع وغاياته والموارد المطلوبة والجداول الزمنية للمشروع.
لماذا من المهم تحديد النطاق؟ من ناحية، إذا كان النطاق غير واضح أو غير مكتمل أو غير مكتمل أو غير مكتمل أو غير مطور بشكل جيد، فقد يؤدي ذلك إلى فشل المشروع. ومن ناحية أخرى، إذا كان النطاق واضحًا وواقعيًا ومنتهيًا ومتفقًا عليه ومحددًا بشكل جيد، فسوف يساهم في نجاح المشروع.
نطاق محدد جيدًا = نجاح المشروع!
ستتعرف في هذه المقالة على الخطوات المتبعة في تحديد النطاق، والعناصر الرئيسية التي يجب مراعاتها في بيان النطاق، وكيفية التغلب على المشكلات التي قد تظهر في عملية تطوير النطاق.
أولاً، لنبدأ ببعض التعريفات الأساسية…
ما هو المشروع؟
المشروع هو مبادرة مؤقتة بطبيعتها لها بداية ونهاية مميزة بهدف إنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة متوقعة. يتم الوصول إلى النهاية عندما يتم تحقيق أهداف المشروع، أو يتم إنهاؤه عندما يتعذر أو يتعذر تحقيق الأهداف. يبدأ المشروع بمرحلة التخطيط، وأحد المكونات الرئيسية هي تطوير نطاق المشروع.
ما هو النطاق؟
النطاق هو ببساطة كل العمل الذي يجب القيام به من أجل تحقيق أهداف المشروع. وبعبارة أخرى، يتضمن النطاق عملية تحديد وتوثيق أهداف المشروع المحددة والنتائج والمعالم والمهام والتكاليف وتواريخ الجدول الزمني المحددة لأهداف المشروع.
ما هو نطاق المشروع الصحيح؟
عندما يكون النطاق كبيرًا جدًا…
يمكن أن يفقد المشروع طاقته وتركيزه إذا اكتمل المشروع، وقد لا تكون النتائج ذات صلة.
عندما يكون النطاق ضيقًا جدًا…
يمكن أن يكون ناجحًا، ولكن التأثير يكون صغيرًا جدًا لدرجة أن رد الفعل قد يكون “وماذا في ذلك؟
عندما يكون النطاق موجهًا نحو الهدف…
قد يستغرق إكماله من 3 إلى 8 أشهر، ويساهم التأثير في تحقيق هدف استراتيجي، وقد ينشئ مشاريع مرحلية إذا لزم الأمر.
كيف يتم تحديد نطاق المشروع؟
لا يمكن المغالاة في تحديد نطاق المشروع لأنه بدون رؤية موثقة بشكل جيد ومتفق عليها، لن يحقق المشروع النتائج المرجوة. تتطلب عملية تطوير النطاق تنظيماً شاملاً وسلسلة من الخطوات:
تخطيط النطاق
تحديد النطاق
توثيق النطاق
إدارة تغيير النطاق
دعونا نلقي نظرة فاحصة على كل خطوة…
1. تخطيط النطاق
تقع مسؤولية تحديد نطاق المشروع الصحيح على عاتق مدير المشروع كجزء من مرحلة التخطيط. بعض الأسئلة الرئيسية للمساعدة في تضييق نطاق المشروع هي:
كيف يبدو نجاح المشروع؟
ما هي العوامل التي ينطوي عليها بدء المشروع؟
ما هي أهداف المشروع وغاياته؟
كيف سيتم قياس الأداء؟
وبمجرد أن يحدد مدير المشروع هذه الأمور، تتضمن الخطوات التالية توضيح جميع جوانب المشروع المشمولة وغير المشمولة (داخل النطاق/خارج النطاق).
خطوات عملية البدء والتوقف التي يستند إليها المشروع.
المجالات والمنتجات والمناطق الجغرافية التي سيركز عليها المشروع أو لن يركز عليها.
العملاء وأصحاب المصلحة الذين من المحتمل أن يؤثر المشروع عليهم. تحديد وظائف الأعمال التي يجب تضمينها في النطاق (مثل الموارد البشرية والمالية والتصنيع وتقنية المعلومات وخدمة العملاء وغيرها).
أنظمة تكنولوجيا المعلومات والبنية التحتية الرأسمالية الحالية التي سيتم استخدامها أو استبعادها.
الأطر الزمنية، بما في ذلك التواريخ المتوقعة لإنجاز المشروع وتواريخ تحقيق التحسينات والتواريخ التي ستبدأ فيها التأثيرات في الظهور.
الافتراض و/أو القيود على مشاركة الموظفين، والنسبة المئوية لوقت العمل مقابل الوقت المخصص للمشروع، ومتطلبات الميزانية.
العمليات التجارية المشمولة في النطاق أو تحديد العمليات التجارية التي لن تكون في النطاق.
علاوة على ذلك…
2. تعريف النطاق
تحديد أصحاب المصلحة
يجب مراعاة أصحاب المصلحة قبل تحديد المتطلبات. فهو لا يساعد فقط في تحديد الأشخاص المناسبين للمشروع، بل يحدد أيضًا أفضل طريقة لإدارة توقعاتهم.
يحتاج مدير المشروع إلى معرفة من سيشارك في المشروع، ومن سيكون قريبًا من العملية، ومن سيكون لديه القدرة على اتخاذ القرارات. ويشمل أصحاب المصلحة هؤلاء بطل المشروع أو راعي المشروع، ومالكي العملية، والخبراء المتخصصين، والمديرين، والعمليات اليومية، والموظفين. يمكن لمدير المشروع استخدام سجل أو مصفوفة أصحاب المصلحة لتحديد أصحاب المصلحة في المشروع الذين يمكنهم تقديم معلومات مفصلة عن متطلبات المشروع.
جمع وتحديد المتطلبات
يتضمن ذلك العمل مع أصحاب المصلحة في المشروع الذين تم تحديدهم والراعي لفهم احتياجاتهم. فمن دون معرفة ما يحتاجه أو يريده العميل والمستخدمون، لا يمكن تحقيق نجاح المشروع.
يمكن لمدير المشروع استخدام أدوات مثل المقابلات ومجموعات التركيز وورش العمل واتخاذ القرارات الجماعية والملاحظات للمساعدة في جمع المتطلبات. كل ذلك يأتي معًا في وثائق المتطلبات كمخرجات.
النظر في محركات المشروع
هناك العديد من المؤثرات الخارجية التي يمكن أن تؤثر على المشروع. فبالإضافة إلى الدوافع الشائعة مثل أنظمة تكنولوجيا المعلومات، يمكن أن تكون الدوافع الأخرى تنظيمية أو قانونية أو معيارية. في عالم الأعمال الحالي، يثير الأمن والسلامة مخاوف متزايدة، لذلك يجب أخذها بعين الاعتبار في تعريف نطاق المشروع. يجب تحديد كل محرك بوضوح لأن الاهتمام بها أمر مهم في أي مشروع.
3. توثيق النطاق
بيان نطاق المشروع
توفر وثيقة بيان نطاق المشروع تبريراً مفصلاً لغرض المشروع. ويصف مخرجات المشروع وأهدافه وما يجب القيام به لإنجاز تلك المخرجات.
كما يعمل نطاق المشروع أيضًا بمثابة “مصدر الحقيقة” لنطاق المشروع لتأسيس فهم مشترك بين أصحاب المصلحة. كما أنه وسيلة للحفاظ على التوقعات لأي بنود مستبعدة أو خارجة عن النطاق. والأهم من ذلك، يتم توثيق سجل المراجعة والموافقة في الوثيقة.
ومن المزايا الأخرى لبيان النطاق أنه يمكّن فريق المشروع من البقاء على المسار الصحيح في التخطيط، ويوجه خلال مرحلة التنفيذ، ويضع قاعدة أساسية لأي تغييرات أو أعمال إضافية يمكن إدراجها (ضمن النطاق) أو استبعادها (خارج النطاق).
كتابة بيان نطاق المشروع
يجب أن تتضمن وثيقة نطاق المشروع جميع المعلومات المهمة حول ما تم تضمينه واستبعاده في المشروع. يمكن استخدام قالب بيان نطاق المشروع لمساعدة مدير المشروع على تسجيل تفاصيل النطاق.
يجب أن تتضمن العناصر الرئيسية على سبيل المثال لا الحصر:
الأهداف
المنجزات
المعالم الرئيسية
المتطلبات
الافتراضات
المخاطر
المراجعة والموافقة
نصائح حول كتابة أفضل بيان لنطاق المشروع
النصيحة رقم 1: كن محددًا للغاية. كلما كان لديك المزيد من التفاصيل، كلما كان هناك فهم أفضل بين القراء. بالإضافة إلى ذلك، لن تتلقى الكثير من الأسئلة إذا كان بيانك واضحًا.
النصيحة رقم 2: يجب أن يكون طول المستند جيداً، ليس طويلاً جداً ولكن ليس قصيراً جداً. القاعدة الأساسية هي: تضمين جميع المعلومات ذات الصلة التي يجب نقلها عن المشروع. لا تقم بتضمين معلومات لا تتعلق بالمشروع.
النصيحة رقم 3: حدد جميع المخاطر أو أوجه عدم اليقين التي تساعد على الاستعداد لأي موقف.
النصيحة رقم 4: أخيرًا، بمجرد أن تجمع كل المعلومات، ابدأ الكتابة بإنشاء مسودة. تمهّل، ولا تتعجل لأنك قد تفوتك تفاصيل مهمة.
واعتمادًا على مدى جودة تحديد بيان نطاق المشروع وكتابته، سيحدد ذلك مدى تحكم فريق إدارة المشروع في المشروع بشكل عام.
إذا سار كل شيء على ما يرام…
أو، إذا لم تكن الأمور على ما يرام…
4. إدارة تغيير النطاق
سيتفق مديرو المشاريع على أن التغييرات التي تطرأ على المشروع تحدث دائمًا مهما كانت صغيرة أو كبيرة، فهي أمر لا مفر منه تقريبًا. يعد إعداد عملية فعالة للتحكم في إدارة النطاق أمرًا مهمًا للغاية خاصة عندما يتعلق الأمر بالمشكلات المتعلقة بنطاق المشروع. يجب إعدادها في أقرب وقت ممكن في مرحلة تخطيط النطاق.
مشاكل نطاق المشروع
من الأخطاء التي يرتكبها مديرو المشاريع سوء التخطيط في تحديد نطاق المشروع. ستكون إدارة النطاق طوال دورة حياة المشروع صعبة للغاية في هذه الحالة.
ونتيجة لذلك، يمكن أن ينتهي بك الأمر إلى ارتفاع تكاليف المشروع وزيادة وقت المشروع وانخفاض الإنتاجية. تشمل الأسباب الشائعة عدم وجود بطل للمشروع أو دعم أو موافقة الراعي أو عدم وجود دعم أو موافقة من فريق المشروع، وعدم مساءلة فريق المشروع، و…
لا… إنه زحف النطاق!
ما هو زحف النطاق؟
يحدث زحف النطاق في إدارة المشروع عندما تتم إضافة ميزات أو وظائف أو متطلبات أو عمل إضافي خارج النطاق المتفق عليه دون مراعاة التأثيرات على الوقت والتكلفة والموارد أو موافقة أصحاب المصلحة/العملاء. ويُعرف أيضًا باسم زحف الميزات أو زحف التركيز أو زحف المتطلبات أو متلازمة حوض المطبخ – التي يمكن أن تتسلل وتدمر المشروع.
احذر من زحف النطاق، حتى لو كان نطاق المشروع محددًا بوضوح!
لماذا يحدث زحف النطاق؟
يمكن أن يحدث زحف النطاق بعدة طرق مختلفة. غالبًا ما يتخذ فريق المشروع في كثير من الأحيان قرارات لدمج تغييرات تبدو صغيرة دون علم أصحاب المصلحة أو عدم اتباع عملية إدارة التغيير المناسبة. كما يمكن أن يؤدي أي انهيار في خطوات تخطيط النطاق إلى حدوث زحف في النطاق.
فيما يلي أهم 5 أسباب قد تؤدي إلى حدوث زحف النطاق:
تعريف النطاق (غير واضح أو غامض أو غير منقح، إلخ)
سوء إدارة النطاق والمتطلبات (عدم اتباع إدارة التغيير)
جمع غير متسق لمتطلبات المشروع (حدود عملية غير واضحة)
مشاركة أصحاب المصلحة أو الجهات الراعية (عدم وجود رعاية أو مشاركة أصحاب المصلحة)
طول المشروع (كلما زاد طول المشروع، زادت فرصة زحف النطاق)
هل يمكنك التغلب على زحف النطاق؟
يمكن أن يتحول التحكم في زحف النطاق إلى نشاط مرهق، ومع ذلك، يمكن تحقيقه. كما أشرنا سابقًا، التغيير أمر لا مفر منه تقريبًا، لكن زحف النطاق ليس كذلك. والخبر السار هو أن هناك طرقًا لمنع زحف النطاق.
5 نصائح للتحكم في زحف النطاق:
فهم المشروع بنطاقه ومتطلباته المحددة بوضوح
وضع أهداف واضحة وقابلة للقياس
إنشاء عملية فعالة لإدارة التغيير واتباعها بشكل صحيح
تقديم تحديثات المشروع باستمرار، والتركيز على المنجزات وإشراك الراعي وأصحاب المصلحة
تقسيم المشاريع إلى مشاريع فرعية أصغر
إن مفتاح الإدارة الفعالة لتغيير نطاق المشروع هو إبلاغ أصحاب المصلحة بالتغييرات التي لها تأثير على التكلفة والجدول الزمني والجودة في الوقت المناسب.
دعونا نلخص…
الخلاصة
لا يمكن المبالغة في أهمية تعريف نطاق المشروع لأنه يرتبط بنجاح المشروع. يمكن أن يؤدي التعريف السيئ للنطاق إلى فشل المشروع، بينما يؤدي تحديد النطاق بشكل جيد إلى نجاح المشروع.
يجب أن يتم تحديد نطاق المشروع في وقت مبكر كجزء من مرحلة التخطيط من قبل مدير المشروع. وتشمل الخطوات التي ينطوي عليها تحديد نطاق المشروع تخطيط النطاق وتعريف النطاق وتوثيق النطاق وإدارة تغيير النطاق.
في تخطيط النطاق، يساعد تحديد ما هو داخل النطاق مقابل ما هو خارج النطاق على تضييق نطاق العمل الصحيح الذي يجب القيام به. وعلاوة على ذلك، فإن جمع وتحديد المتطلبات وتحديد جميع أصحاب المصلحة الذين يجب إشراكهم هي الخطوات التالية في تحديد النطاق.
يصبح توثيق بيان نطاق المشروع أداة مهمة في إدارة نطاق المشروع. فهو يوفر مبررات المشروع، ويصف الأهداف وكيفية تحقيقها، وينقل المعلومات إلى أصحاب المصلحة لفهمها ويعمل بمثابة سجل للمراجعة والموافقة. وأخيراً، سيساعد إنشاء إدارة فعالة لتغيير النطاق في التغلب على مشاكل نطاق المشروع مثل زحف النطاق.
لذا، تذكر…
نطاق محدد جيدًا = نجاح المشروع!