التواصل الفعال للمدراء: استراتيجيات توفير الوقت

أن تكون مديرًا هو منصب متعدد الأوجه. فهو يتطلب إدارة الموظفين والموارد، وحل المشاكل، والتفكير النقدي والإبداعي، وأن تكون قائدًا، وتنسيق العديد من الأجزاء المتحركة في وقت واحد. ومع ذلك، لكي تكون مديرًا ناجحًا، لا يوجد شيء أكثر أهمية من إظهار مهارات تواصل ممتازة. ومع ذلك، فإن تطوير مهارات التواصل الملائمة لدى المدراء لا يحظى في كثير من الأحيان بالأولوية المناسبة.
في عام 2006، نشرت مجلة التواصل بحثاً في عام 2006، يدرس مقدار الوقت الذي يقضيه الأشخاص في مختلف الأدوار في أنشطة يوم العمل. وقد أظهرت البيانات أن 50%-80% من يوم العمل يقضونه في التواصل، مع تخصيص الجزء الأكبر من هذا الوقت للتحدث. أما اليوم، فقد أدى انتشار التكنولوجيا، بما في ذلك البريد الإلكتروني والمراسلة الفورية والرسائل النصية والدردشة المرئية، إلى تنويع طريقة تواصل الزملاء في العمل. بالنسبة للمدراء، لم يكن من المهم أكثر من أي وقت مضى فهم كيفية صقل مهارات التواصل والاستفادة من قنوات وأساليب التواصل المختلفة لإشراك الزملاء وأصحاب المصلحة الخارجيين والداخليين على حد سواء.
تشرح هذه المقالة أهمية التواصل الفعال للمدراء، وأنواع التواصل الأربعة، وتقدم نصائح لكي تكون متواصلًا أفضل.
في هذه الصفحة
أهمية التواصل
4 أنواع من التواصل
ما هو مقدار الوقت الذي يقضيه المدير في التواصل؟
6 نصائح لتوفير الوقت من أجل التواصل الفعال كمدير
أفكار أخيرة التواصل كمدير
أهمية التواصل
تُعد مهارات التواصل من بين المهارات الشخصية الأكثر أهمية التي يمكن أن يتمتع بها أي محترف. تحدث هذه التفاعلات اللفظية وغير اللفظية عبر الاجتماعات الشخصية، أو مكالمات الفيديو، أو رسائل البريد الإلكتروني، أو الرسائل، أو أي منصة لتسهيل تعاون الموظفين.
التواصل الجيد هو مفتاح النجاح، حيث أنك مسؤول عن جمع المعلومات ونشرها باستمرار إلى الأشخاص المناسبين. ويشمل ذلك التحدث والاستماع إلى الزملاء، والعرض على أصحاب المصلحة، ومشاركة المعلومات مع الموظفين المناسبين. كما تحتاج أيضًا إلى قضاء بعض الوقت في تنسيق المشاريع والحفاظ على توافق فريقك بشأن المهام التي يجب إنجازها.
فبدون التواصل الكافي، فإنك تخاطر بعدم إنجاز العمل، وسوء تخصيص الموارد، وتكرار المهام، وفقدان المعالم المهمة. على سبيل المثال، إذا تعاقدت شركتك مع مؤسسة خارجية لإكمال مشروع تديره، فيجب عليك توصيل تقسيم العمل إلى فريقك الداخلي والمقاول. إذا لم يكن الفريق الداخلي على علم بالتفاصيل، فقد يفترضون أن المقاول يقوم بمجموعة من المهام، بينما قد يفترض المقاول أن تلك المهام هي مسؤولية الفريق الداخلي. قد لا يتم إنجاز أي شيء إذا لم يتم توصيل الأدوار والتوقعات بشكل صحيح. وعلى العكس من ذلك، قد يفترض كلا الطرفين أنهما مسؤولان عن المهمة ويقوم كل منهما بإنجازها، مما يؤدي إلى مضاعفة العمل المطلوب.
التواصل السليم لا يتعلق فقط بالإنتاجية أيضًا. كمدير، من الأهمية بمكان أن تفهم احتياجات موظفيك حتى تتمكن من مساعدتهم على النجاح والازدهار في دورهم. إن مشاركة الملاحظات وتشجيعهم على توصيل أفكارهم وأفكارهم سيساعدهم على أن يكونوا أكثر كفاءة، وتحسين التعاون ومساعدتك على النجاح في دورك.
4 أنواع من التواصل
أنواع التواصل الأربعة الأساسية هي التواصل اللفظي وغير اللفظي والمرئي والمكتوب. في حين أن الكلام هو عادةً أكثر طرق التواصل شيوعًا، إلا أن المشرفين بحاجة إلى أن يكونوا كتابًا ومقدمين أقوياء وأن يفهموا كيفية التحكم في لغة الجسد.
فيما يلي وصف لأشكال التواصل الأربعة، بالإضافة إلى أمثلة ونصائح لتحسين مهاراتك في كل منها.
التواصل اللفظي
أكثر أنواع التواصل اللفظي شيوعاً هي التحدث أو لغة الإشارة. يستخدم المدراء هذا الشكل من التواصل في العمل أكثر من أي شكل آخر. عادةً ما يحدث التواصل اللفظي أثناء العروض التقديمية، والمؤتمرات عن بُعد، والمكالمات الهاتفية، والاجتماعات، والمحادثات الفردية. التواصل اللفظي ضروري لأنه فعال.
يمكنك أن تكون متواصلًا لفظيًا أكثر إقناعًا وجاذبية من خلال استخدام صوت قوي في التحدث، ونطق كلماتك، وتجنب كلمات الحشو مثل “أم” أو “مثل” أو “هكذا” أو “نعم”.
التواصل غير اللفظي
التواصل غير اللفظي هو استخدام لغة الجسد والإيماءات وتعبيرات الوجه لنقل المعلومات إلى الآخرين. هذا النوع من التواصل مفيد لمحاولة مشاركة وقراءة أفكار ومشاعر الآخرين. وفي المقابل، فإن الوعي بلغة الجسد أمر بالغ الأهمية لأنه من السهل إرسال رسالة خاطئة عن طريق الخطأ.
يجب أن تكون على دراية بتواصلك غير اللفظي، خاصة أثناء التفاعل مع المرؤوسين. إن التواصل بالعينين والابتسام والإيماء برأسك هي طرق جيدة لتظهر لموظفيك أنك تستمع إليهم بنشاط، وهو أمر ضروري لبناء الثقة وجعلهم يشعرون بالتقدير في العمل.
التواصل المرئي
التواصل المرئي هو استخدام الصور، والصور الفوتوغرافية، والرسومات، والرسومات، والرسوم التخطيطية، والمخططات، والرسوم البيانية لنقل المعلومات. الشكل الأكثر شيوعًا للتواصل المرئي في بيئة مهنية هو إنشاء شرائح لعرض تقديمي. تساعد الوسائل البصرية المساعدة مثل الرسم البياني الشريطي أو جدول البيانات في توفير سياق إضافي لجمهورك.
التواصل الكتابي
التواصل الكتابي هو مشاركة المعلومات من خلال الكتابة أو الكتابة أو الطباعة. مع ظهور التكنولوجيا مثل وسائل التواصل الاجتماعي والمراسلة الفورية والبريد الإلكتروني، أصبحت الكتابة هي أكثر أشكال التواصل شيوعًا بعد التحدث. يجد العديد من المهنيين أن الكتابة هي الطريقة الأكثر فعالية ومباشرة للتواصل لأنها توفر سجلاً للمعلومات يسهل الرجوع إليها. إنها طريقة رائعة لتقديم تعليمات واضحة وملاحظات حول مشروع ما.
تُستخدم الكتابة بشكل شائع لمشاركة المعلومات من خلال الكتب والنشرات والمدونات والرسائل والمذكرات وغيرها. رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية هي أكثر أشكال التواصل الكتابي شيوعًا في مكان العمل.
ولكي تكون كاتباً جيداً، يجب أن تحافظ على بساطة لغتك وإيجازها ووضوحها. تجنب استخدام السخرية أو علامات الترقيم، فقد يسيء جمهورك تفسير ما تحاول قوله. كما يجب عليك دائماً مراجعة مراسلاتك المكتوبة قبل إرسالها أو تقديمها. فالكتابة التي تتضمن أخطاءً مطبعية ونحوية قد تبدو غير مهنية وأقل موثوقية.
ما هو مقدار الوقت الذي يقضيه المدير في التواصل؟
بالنظر إلى أشكال التواصل الأربعة المفصلة أعلاه، ليس من المستغرب أن يقضي المديرون معظم وقتهم في التواصل. في الواقع، تُظهر البيانات أن المدير يمكن أن يقضي بسهولة 90٪ من وقته في التواصل في يوم عادي. يتراكم هذا الوقت بسرعة بين جميع الاجتماعات، ورسائل البريد الإلكتروني، والتقارير، والعروض التقديمية، والرسائل الفورية التي يتم إنجازها في يوم متوسط.
6 نصائح لتوفير الوقت من أجل التواصل الفعّال كمدير
مع تخصيص مثل هذه النسبة الكبيرة من اليوم للتواصل، من الضروري معرفة كيفية الحفاظ على الوقت مع ضمان تحقيق أكبر قدر من التأثير. فيما يلي ست نصائح مفيدة لتكون أفضل في التواصل مع توفير الوقت في العمل:
كن دائمًا واضحًا وموجزًا في تواصلك. تجنب استخدام المصطلحات الاصطلاحية أو المصطلحات التقنية التي قد تكون غير مألوفة للمتلقي.
قدم السياق والمعلومات الأساسية لمساعدة المتلقي على فهم الرسالة بشكل أفضل.
انتبه إلى لغة الجسد ونبرة الصوت، فغالباً ما يمكن أن يوصل ذلك أكثر من الكلمات وحدها.
اطرح أسئلة للتأكد من وجود فهم مشترك مع المتلقي.
حافظ على تحديث كل شيء بانتظام. إذا تم تحديث ملفات مشروعك، يمكنك التواصل بشكل أسرع بكثير. استخدم الطريقة التي تناسب الجميع.
احصل على مساعدة فريقك وحافظ على مشاركتهم.
أفكار أخيرة: التواصل كمدير
يعتقد 71% من الموظفين أن مديريهم بحاجة إلى قضاء المزيد من الوقت في شرح الأهداف والخطط. تشير هذه الإحصائية إلى أنه على الرغم من الوقت الكبير الذي يقضيه الموظفون في التواصل، إلا أن هناك دائمًا مجال للتحسين. يتطلع الموظفون إلى مشرفيهم للحصول على الشفافية والتوجيه. فهم يريدون مدراء يساعدونهم في إشراكهم ويهيئونهم للنجاح، وقادة ملتزمين ببناء الثقة والتعاون. ويتطلب تحقيق ذلك توجيهات وملاحظات منفتحة وصادقة وشفافة.
يمكنك أن تصبح متواصلًا أفضل من خلال التركيز على بعض المهارات المهمة، بما في ذلك:
الاستيعاب: لكل موظف احتياجات فريدة من نوعها، سواء كان ذلك إدراك حساسياتهم الثقافية، أو التكيف مع العاملين عن بُعد والهجين، أو المتطلبات الطبية
الاستماع الفعال: الاهتمام بما يقوله الموظفون لديك يضمن شعورهم بالتقدير والاستماع إليهم ويساعد على تسهيل الثقة.
الشفافية: لا تخفف من الرسائل أو التوجيهات لفريقك. كن مباشرًا بشأن أفكارك وخططك وأهدافك عند إعطاء التعليمات.
التعاون: أظهر لموظفيك أنك جزء من الفريق. انخرط في العمل وأبق نفسك متاحًا وتواصل معهم بشكل استباقي على مدار اليوم لإبقاء خطوط التواصل مفتوحة.
أن تكون متواصلًا جيدًا هو سر كونك مديرًا رائعًا. فهو يجعلك قائدًا أفضل من خلال الحفاظ على توافق أعضاء الفريق وبالتالي يساعد المشاريع على التقدم في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. إنه الوقت المناسب دائمًا للعمل على مهارات التواصل لديك.