التنبؤ – ما إذا كنت تحصل على قيمة أموالك أم لا

أحب أن أحصل على قيمة أموالي. ماذا عنك؟ إذا طلبت فكة لورقة من فئة العشرين دولارًا، فهل أنت موافق إذا حصلت على 3 ورقات من فئة الخمسة دولارات فقط في المقابل؟ ليس أنا! وعلى الرغم من أن الحصول على 5 ورقات من فئة الخمسة دولارات في المقابل يبدو لطيفًا – إلا أنني وأنت على الأرجح سنرد الخمسة دولارات الإضافية ونقول: “عفوًا! من المفترض أن أحصل على 4 منها فقط!”
يمكننا أن نفكر في الحصول على قيمة أموالنا عندما يتعلق الأمر بالإنفاق على المشاريع أيضاً. إذا كنت تضع ميزانية لشراء مواد المشروع بقيمة 1000 دولار، فإنك تتوقع الحصول على الكمية المناسبة من المواد، وليس أقل من ذلك. كما أنك لا تتوقع أن تتلقى أكثر مما طلبته وتصدر لك فاتورة بالمبلغ الإضافي، أليس كذلك؟ بالضبط. أنت تتوقع أن تتلقى فقط ما طلبته وأن يتم إصدار فاتورة بالتكلفة المدرجة في الميزانية. ومع ذلك، لا يمكن معرفة جميع نفقات المشروع مسبقًا، لذلك يتعين علينا تقدير هذه التكاليف عندما نخطط لأنشطة المشروع والميزانية المترتبة على ذلك.
إذا قمت بتقدير وميزانية إنفاق 1000 دولار على المواد، وانتهى الأمر بتكلفة 1000 دولار بالضبط، فهذا تقدير فعال للغاية! في مصطلحات إدارة القيمة المكتسبة، نسمي نتيجة الكفاءة هذه “كفاءة الإنفاق”. مقابل كل دولار ينفقه فريق المشروع، ما مقدار القيمة المستلمة؟ إذا أنفقت دولاراً وحصلت على قيمة دولار واحد، فإن كفاءة إنفاقك تكون 100%. أما إذا أنفقت دولاراً وحصلت على 95 سنتاً فقط كقيمة، فإن كفاءة إنفاقك تكون 95%.
تسمى كفاءة الإنفاق أيضاً مؤشر أداء التكلفة. وهو ليس مؤشراً على مدى جودة تنفيذك لخطة الإنفاق الخاصة بك، كما أنه ليس مؤشراً على مدى جودة وضعك لخطة الإنفاق الخاصة بك. إنه مقياس لمدى جودة قيامك بكلا الأمرين – معًا – وهو مقياس لمدى كفاءة إنفاقك معًا.
على سبيل المثال، لنفترض أن مشروعك كان مدرجًا في الميزانية لإنفاق 1000 دولار في الشهر الأول. بعد ذلك الشهر، قمت بإنجاز أعمال المشروع التي كانت مقررة في الميزانية، ولكن انتهى بك الأمر إلى إنفاق 900 دولار فقط بدلاً من 1000 دولار المدرجة في الميزانية. لذا، فإننا نعتبر أن القيمة التي تم تحقيقها هي 1000 دولار (BCWP – التكلفة المدرجة في الميزانية للعمل المنجز، أو القيمة المكتسبة). لكنك حققت هذه القيمة بتكلفة فعلية قدرها 900 دولار. لذلك، يتم حساب كفاءة الإنفاق أو مؤشر أداء التكلفة (CPI) على النحو التالي
CPI = EV ÷ AC = 1000 دولار ÷ 900 دولار = 1.111، أو 111%
“عظيم يا لويس! أحب أن أكون فعالاً في إنفاق الدولار، ولكن ما علاقة ذلك بالتنبؤ؟”
تذكّر منشوري السابق (http://wwwqa.gvs-online.website/2011/03/forecasting-when-the-train-is-right-on-track/) حول التنبؤ عندما يكون الإنفاق المتبقي متوقعًا أن يكون على المسار الصحيح مع الخطة. في هذا السيناريو، حيث تكون التكلفة الفعلية هي نفس التكلفة المدرجة في الميزانية، تكون كفاءة الإنفاق 100%.
لننظر الآن إلى السيناريو الذي لا يكون فيه الإنفاق الفعلي على المسار الصحيح مع الميزانية. بدلاً من إعادة تقدير العمل المتبقي، دعنا نلقي نظرة على كفاءة الإنفاق. قم بإنشاء التوقعات على أساس الاستمرار بنفس الكفاءة خلال الفترة المتبقية من المشروع.
باستخدام هذا النهج، يمكنك حساب التقدير عند الاكتمال باستخدام المعادلة التالية:
EAC = BAC ÷ CPCI
تعني هذه العلاقة ببساطة أنه لتحقيق قيمة المشروع عند الاكتمال BAC، سوف تنفق EAC بسبب كفاءة الإنفاق CPI. إذا كانت قيمة BAC 1000 دولار وكان مؤشر أسعار المستهلكين لكفاءة الإنفاق أقل من 1، فإن EAC ستكون أكبر من BAC، أو أكبر من 1000 دولار.
على سبيل المثال، تبلغ ميزانية المشروع XYZ مليون دولار. خلال عمر المشروع، تجد أنك تجاوزت الميزانية، حيث تنفق أكثر مما هو مخطط له لإنجاز المشروع. إذا قمت بحساب مؤشر أسعار المستهلكين ليكون 95%، أو 0.95، فما الذي يجب أن تتوقعه للتقدير عند الاكتمال؟
eAC = BAC ÷ cpi = 1,000,000,000 دولار ÷ .95 = 1,052,632 دولار
ستكون توقعاتك 52,632 دولارًا أمريكيًا فوق الميزانية في نهاية المشروع. وهذا منطقي بالنسبة لكفاءة إنفاق أقل من 100%.
بالنسبة للمرشحين لامتحان PMP®، اعتبر هذا النهج هو النهج الافتراضي. إذا لم يتم تزويدك بمعلومات كافية في بيان السؤال لإرشادك إلى سيناريو ونهج آخر، فاستخدم هذا النهج.
في مشاركتي التالية والأخيرة في هذه السلسلة، سأقدم ما أحب أن أسميه “الضربة المزدوجة”. كيفية التنبؤ عندما لا يسير أي شيء كما هو مخطط له!