التغلب على تحديات إدارة المشاريع: استراتيجيات النجاح

أن تكون مدير مشروع ليس عملاً سهلاً. فهناك العديد من التحديات التي سيواجهها أي شخص يدخل هذا المجال، سواء كان مبتدئاً أو شخصاً ذا خبرة. ستتطلب منك الوظيفة كمدير مشروع أن تبقى على قدميك وتتعلم أساسيات إدارة المشاريع. سيكون الدور الأساسي لمدير المشروع هو التأكد من إدارة قيود المشروع مثل الوقت ونطاق المشروع والميزانية بكفاءة وسير المشروع بسلاسة. تُظهر دراسة نُشرت في مجلة هارفارد بيزنس ريفيو أن مشروعًا واحدًا من بين كل ستة مشاريع يتجاوز مبلغ الميزانية المقدرة بأكثر من 200%. يواجه ما يقرب من 70% من قطاعات تكنولوجيا المعلومات تأخيرات في المشاريع بسبب عدم إدارة المشروع بشكل صحيح.
يمكن للمحترف استخدام العديد من أدوات إدارة المشاريع ومواد التدريب لمعالجة المشاكل التي تنشأ أثناء العملية، ولكن إذا لم يكن مدير المشروع على دراية بها ولم يستخدمها في السياق الصحيح، فإن الشركات تخسر ملايين الدولارات سنويًا. وبالتالي، فإن معالجة مشاكل وتحديات إدارة المشاريع هي مجال التركيز الرئيسي لمدير المشروع. تهدف هذه المقالة إلى تسليط الضوء على المشكلات التي يواجهها فريق العمل أثناء عملية المشروع والإجابة على سؤال حول التغلب على التحديات في إدارة المشاريع.
التحديات في إدارة المشاريع
التحدي رقم 1: زحف النطاق
زحف النطاق هو التغييرات والنمو غير المنضبط أو المستمر خلال نطاق المشروع. ويحدث ذلك عندما لا يعرف أصحاب المصلحة ما يريدونه من المشروع ويميلون إلى الاستمرار في تغيير متطلباته في أي وقت أثناء العملية. إنها ظاهرة متوقعة وطبيعية قد تكون مفيدة ولكنها ضارة للغاية لفريق إدارة المشروع. فالعملاء الذين لا يعرفون ما يريدونه من المشروع ويعطون متطلبات غامضة من أكبر تحديات إدارة المشروع لكل من الفريق والمديرين. ربما تضر عقلية “سأعرف ما أتوقعه عندما أصل إلى هناك” لدى العميل أكثر مما تنفعه. وبالتالي، يتسبب ذلك في زيادة التكاليف وتأخر تسليم المشروع.
كيف يمكن التغلب على ذلك؟
عليك وضع جدول زمني واضح بحيث يتم تحديد كل خطوة من خطوات المشروع. عندما تضع هذا المخطط، عليك التأكد من أن الجميع على نفس الصفحة حول متطلبات المشروع. بصفتك مدير مشروع، يجب عليك تحديد أهداف المشروع بدقة، بما في ذلك الجدول الزمني والجودة والتكاليف. يجب أن يتم ذلك بشكل منهجي باستخدام التخطيط السليم ومراعاة احتياجات العميل. يجب عليك دائماً التحقق من توافر الموارد وعدم المبالغة في تقديرها. يعد تحديد مواعيد نهائية واقعية وتحقيق نتائج عالية الجودة من الأولويات أثناء تطوير المشروع. لا يمكنك تجنب زحف النطاق بشكل كامل، ولكن يمكنك دائمًا توثيق ما يحدث في المشروع وتوصيل التحديات التي تواجه الفريق وأصحاب المصلحة.
التحدي رقم 2: أهداف وغايات غير محددة بشكل جيد
عندما لا يكون لمشروعك هدف محدد، لن يفهم أحد ما يجب عليه تحقيقه مما يؤدي إلى سوء التواصل وفشل المشروع. يصبح تحديد أهداف وغايات المشروع أحد أهم تحديات إدارة المشروع. قد لا يعمل أعضاء الفريق والمدير من أجل نفس الهدف. وقد تختلف توقعاتهم للمشروع عندما يكون الهدف غير واضح. مثل هذا المشروع محكوم عليه بالفشل لأنه لا أحد يعرف ماهية المشروع وأسبابه وموعده. سيكون هناك الكثير من الارتباك والفوضى أثناء عملية تطوير المشروع.
كيف يمكن التغلب على ذلك؟
ابدأ الاجتماع دائمًا بجعل هدف المشروع وأهدافه واضحة جدًا. يجب أن يفهم الجميع في الغرفة ما الذي سيعملون من أجله وما هو الفرق الذي سيحدثونه في عملية المشروع. عندما تقترح، يجب أن يكون هناك هدف للمشروع فيما يتعلق بما يخطط المشروع لتحقيقه. عندما تكون الأهداف واضحة، سيفهم الفريق أيضًا ما هي الأسباب والحيثيات والكيفية التي يتم بها تخطيط المشروع. استخدم برنامج تخطيط المشروع لتحديد أهداف واضحة واحصل دائمًا على تعليقات أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق حول ما إذا كانوا يفهمون الغرض من تطوير المشروع.
التحدي رقم 3: مهارات الفريق غير كافية
إذا كان يجب أن يكون المشروع ناجحًا، فيجب أن يقوم بجميع المهام التي ينطوي عليها المشروع أعضاء الفريق الماهرون في تلك المهمة المحددة. تساهم مهارات أعضاء الفريق الفردية في فعالية المشروع وقيمته. وبصفتك مديراً للمشروع، يمكنك أن تخلق بيئة للفريق حيث يمكنهم تعلم المزيد من المهارات وإتقانها. ومع ذلك، فإن قول ذلك أسهل من فعله لأن بعض المهارات تتطلب سنوات من التدريب والخبرة. إذا كان لديك فريق لا يتمتع بالمهارة الكافية لأداء المهام القليلة للمشروع، فإن تطوير المشروع سيكون على المحك. يجب أن يكون كل فرد في الفريق على نفس القدر من المهارة ويجب أن تتكامل المهارات بحيث يمكن إسناد المهام على أساس التوافر وليس على أساس الخبرة.
كيف يمكن التغلب على ذلك؟
عندما تتولى مشروعًا ما، يجب أن تبدأ بتقييم المهام التي ينطوي عليها المشروع. ستكون هناك دائمًا مجموعة أساسية من المهارات الضرورية لازدهار المشروع، مثل الترميز، أو معرفة لغات برمجة معينة، أو التسويق، أو أي مهارة تعتمد على المشروع. بعد إدراج المهارات المطلوبة للمشروع، يتعين على الإدارة تقييم قائمة المهارات ونقاط القوة والضعف في القوى العاملة الحالية. ومن خلال المقارنة بين الاثنين، يمكنهم تحليل ما إذا كانوا بحاجة إلى عضو جديد في الفريق يمكنه تلبية متطلبات المشروع من خلال امتلاك المهارات المطلوبة. ويمكنهم أيضًا عقد بعض ورش العمل والحلقات الدراسية لأعضاء الفريق الحاليين لتعلم مهارات جديدة والتغلب على نقاط ضعفهم، وبالتالي جعل الفريق أقوى للتعامل مع المشاكل المعقدة.
التحدي رقم 4: التواصل غير الفعال
إن التعامل مع مشروع ما ليس عملاً فردياً، بل يتطلب تعاوناً وتنسيقاً هائلاً من جميع الأعضاء المعنيين. ولكي ينجح أي مشروع، يجب الحفاظ على التواصل الفعال أثناء عملية تطوير المشروع. يعد نقص التواصل أحد أكبر التحديات في عملية التخطيط للمشروع، ويجب حل هذه المشكلة حتى ينجح المشروع. يجب أن يكون لدى مدير المشروع طرق تواصل شفافة وفي الوقت المناسب حتى يفهم جميع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق كيفية تقدم المشروع. قد يؤدي سوء التواصل أيضًا إلى نقص في الإنتاجية حيث قد يعمل أعضاء الفريق على مهام غير ضرورية، مما يؤدي إلى إهدار المزيد من الوقت الذي يمكن استخدامه للعمل على المهام الضرورية. من التحديات الأخرى التي تواجهنا أثناء تنفيذ المشروع هو أن سوء التواصل يؤدي إلى حدوث نزاعات بين أعضاء الفريق مما قد يؤدي إلى تأخير في تسليم المشروع ويقلل أيضًا من جودة العمل.
كيف يمكن التغلب على ذلك؟
يُنصح مدراء المشاريع باستخدام العديد من برامج إدارة المشاريع التعاونية لضمان أن يكون الجميع على نفس الصفحة بسهولة. يمكن استخدام هذه البرمجيات لجعل مهام أعضاء الفريق شفافة وتساعدهم على إدارة واجبات الجميع بجهد أقل. سيساعد استخدام البرنامج في تقليل مشكلة المساءلة من خلال تحديد المهام والشخص المرتبط بها بوضوح. وبالتالي، لا يمكن للشخص المسؤول عن مهمة معينة أن يلعب لعبة اللوم ويجب أن يتحمل مسؤولية عمله. وهذا يعزز المساءلة ويمكن أيضًا حل مشكلات سوء التواصل بسهولة. كما أن عقد اجتماعات منتظمة لمتابعة العمل من شأنه أن يجعل مهام الجميع واضحة ويمنع سوء التواصل.
التحدي رقم 5: المواعيد النهائية غير الواقعية
إن فرض مواعيد نهائية واقعية لا يقل أهمية عن تخصيص العمل المناسب للأشخاص المناسبين. عندما تتوقع الكثير من العمل في فترة قصيرة، فإن أعضاء الفريق لا يبذلون الكثير من الجهد لأنهم يعلمون أنه من غير الممكن تحقيق الهدف في الفترة الزمنية المحددة. قد يتوقع العملاء منك تحقيق المعجزات ويضعون توقعات غير واقعية من الفريق. ولكن يتعين على مدير المشروع التفاوض بشأن التوقعات مع أصحاب المصلحة والعملاء. مع تزايد المنافسة في المجالات المعنية، يتعرض أعضاء الفريق دائمًا لتوقعات غير واقعية وغالبًا ما يضطرون إلى تحقيق أهداف لا يمكن تحقيقها.
كيف يمكن التغلب على ذلك؟
عليك إشراك آراء أعضاء الفريق كلما حددت مواعيد نهائية. تحدث أولاً مع العملاء أو المدير حول العوامل التي تؤثر على الموعد النهائي مثل إطلاق السوق، وما إلى ذلك. ضع قائمة بجميع العوامل التي تؤثر على الموعد النهائي وتفاوض على الموعد النهائي المناسب الذي سيكون مناسبًا لكل من العملاء وأعضاء الفريق. التواصل السليم، والتحليل البديل، والمواعيد النهائية للمشروع هي العوامل الرئيسية التي تؤثر على عملية إدارة المشروع بشكل سليم. قم دائمًا بتخطيط وإدارة جدولك الزمني للأحداث التي ستحدث وتتبع التواريخ المهمة بمساعدة تقويم المشروع.
التحدي رقم 6: إدارة الميزانيات
تعد المسائل المالية من أكبر التحديات التي يواجهها مديرو المشاريع في إدارة المشاريع بفعالية. عندما لا يتم اقتراح نطاق مناسب للميزانية من خلال النظر في جميع العوامل التي يمكن أن تؤثر على التكلفة، فقد يحدث تجاوز في الميزانية. يجب على مدير المشروع أن يأخذ في الاعتبار عدة عوامل مثل المخاطر والتضخم وما إلى ذلك، ويجب أن يعطي نطاقًا لتكاليف التصنيع والعمالة والنقل والمصروفات الإدارية والمبيعات والمصروفات القانونية وما إلى ذلك. إن الإدارة الفعالة للتكاليف من شأنها أن تساعد المؤسسة على تجنب العديد من التعقيدات الشائعة التي يواجهها المشروع، مما يساعدها على تحقيق نتائج أفضل وأسرع.
كيف يمكن التغلب عليها؟
يجب أن يكون إجراء وضع الميزانية المناسبة أحد أهم العوامل التي يجب أن يتّبعها أي مدير مشروع قبل بدء المشروع. عندما يتم وضع تقدير واقعي للتكاليف أثناء تخطيط المشروع، فإن ذلك يجنبك الكثير من التجاوزات في التكاليف ويمكن تقدير نطاق المشروع في الإدارة بشكل فعال. كلما تم اتخاذ أي قرار يتعلق بالمشروع، يجب دائمًا وضع الميزانية في الاعتبار. تعد الميزانيات المحدودة ذات التكاليف العالية لإنجاز المشروع أحد الأسباب الرئيسية لفشل المشروع. يعد توثيق الميزانيات في إدارة المشروع عملية أساسية لنجاح المشروع.
التحدي رقم 7: الافتقار إلى إدارة المخاطر
لكل مشروع فوائده ومخاطره. في حين أن الجميع يرغب في التركيز أكثر على فوائد المشروع التي قد تكون من حيث الإيرادات، يجب على مدير المشروع أن يأخذ بعين الاعتبار المخاطر التي ينطوي عليها المشروع والتي قد تؤدي إلى فشل المشروع. يجب أن يكون لدى مدير المشروع نظرة استشرافية لما قد يحدث للمشروعات عند ظهور ظروف معينة. يجب أن يكون مستعدًا لمثل هذه السيناريوهات وأن تكون لديه خطة طوارئ جاهزة للتعامل معها. قد يكون ذلك مشاكل في الميزانية، أو تعارضات في أعضاء الفريق، أو تقلبات السوق، أو توقعات العميل، وما إلى ذلك. لن يسير كل مشروع بالضبط كما هو مخطط له لأن هناك العديد من المتغيرات على طول طريق التطوير.
كيف يمكن التغلب عليها؟
ضع دائمًا خططًا بديلة يقوم الفريق بتكييفها عندما لا تسير الأمور بالطريقة التي تم التخطيط للمشروع. يوصى بنظام إدارة مخاطر المشروع لجميع أعضاء الفريق لأنه يساعد في التعرف على المخاطر وحلها. يجب أن تكون هناك خطة طوارئ دائمًا في مكانها الصحيح عندما تسوء الأمور. ستحدد هذه الخطة جميع المخاطر إلى جانب مسار العمل الذي سيتم اتخاذه عندما تتحول المخاطر إلى مشاكل.
الخاتمة
لكل مشروع تحديات وتناقضات. بشكل عام، التحديات الأكثر شيوعًا هي تلك المذكورة أعلاه. لا يمكنك أن تتوقع أن يسير كل شيء في المشروع وفقًا لخطتك. ستكون هناك دائمًا بعض المشكلات أو العوائق التي قد تقف في طريق مشروعك. ومع ذلك، كمدير مشروع فعال، يجب عليك تحليل وفهم التحديات والتغلب عليها بشكل مناسب. قبل أن تتولى أي مشروع، قم دائمًا بتحليل التحديات التي ستواجهها من المشروع ويكون لديك خطة احتياطية جاهزة لمواجهة تلك التحديات. عندما تقوم بحل جميع المشاكل الحالية لإدارة المشروع والتغلب على جميع التحديات التي تواجهك، سينجح فريقك بالتأكيد في مشروعه.
بالإضافة إلى ذلك، تقدم سبوتو دورات في إدارة المشاريع لتزويدك بالمهارات والمعرفة اللازمة للتغلب على تحديات إدارة المشاريع بفعالية. توفر هذه الدورات تدريباً شاملاً على مبادئ إدارة المشاريع، واستراتيجيات حل المشكلات، وتقنيات القيادة الفعالة. بالتسجيل في دورة إدارة المشاريع التي تقدمها سبوتو، يمكنك تعزيز قدراتك كمدير مشروع وزيادة فرص نجاحك في إدارة المشاريع المعقدة.