التغلب على تحديات إدارة التغيير: استراتيجيات النجاح

تشير إدارة التغيير إلى الأساليب والأدوات والإجراءات التي تستخدمها الشركة لإعداد موظفيها ومساعدتهم وتوجيههم من أجل تحقيق أهداف التغيير التنظيمي المحددة مسبقًا. وهي تسعى إلى جعل التغيير أكثر متعة وحتى مرغوبًا فيه. يُدخل إدخال التعديلات مستويات جديدة من التعقيد في المعادلة. ولكن لا تقلق؛ لا يجب أن تكون إدارة التغيير في عملك تجربة صعبة. فوجود العمليات والأدوات الصحيحة في مكانها الصحيح قد يكون مفيداً. ومع ذلك، هناك بعض تحديات إدارة التغيير التي يجب معالجتها. دعنا نلقي نظرة على بعض تحديات إدارة التغيير الأكثر شيوعًا.
مقاومة الموظفين
قليل من الناس يستمتعون بالتغيير. وعلى الرغم من أن هذا أمر جيد، إلا أنه يجب على الشركة أن تتطور لتبقى ديناميكية وتنافسية. يمثل تنفيذ التغيير في مؤسسة ما تحديات معينة. قد تبدأ مقاومة التغيير في أي مكان في المؤسسة. قد يكون المديرون التنفيذيون غير راغبين في إنفاق المال. قد تفشل الإدارات في تحقيق المطالب التنظيمية الأكبر طالما أن نظامها يعمل بشكل صحيح. ونتيجة لذلك، قد لا يدرك أصحاب المصلحة الرئيسيون وصانعو القرار كيف ستساعد التغييرات الأعمال ككل على الفور.
قد يؤدي التغيير في الروتين إلى مزيد من المقاومة. قد يشعر الموظفون بالقلق بشأن ما يمكن أن يحدث لدورهم وحياتهم المهنية. حتى بعد التغيير، قد يستمر الموظفون في المقاومة إذا كانوا يعتقدون أن العمليات الجديدة تجعل مهامهم أكثر صعوبة. للتغلب على تحديات إدارة التغيير هذه، يجب استخدام استراتيجية متنوعة، أي الشفافية والمشاركة والتدريب.
الدعم التنفيذي والرعاية النشطة غير كافيين
إن التكرار الأحدث لما لا يزال يمثل اتجاهاً مهماً حول تأثير الرعاية على أعمال إدارة التغيير هو ندرة الرعاية التنفيذية الداعمة والفعالة. حيث يتم اكتشاف وجود ثغرات ومشاكل في تحديد الراعي التنفيذي واستغلاله بسبب تغيرات القيادة أو تضاؤل مشاركة الرعاة.
قد تؤدي الرعاية الضعيفة إلى تقييد وتأجيل التطوير، في حين أن الرعاية الممتازة يمكن أن تنشط المؤسسة وتفعّلها. يرى الموظفون أن الراعي المفقود أو غير النشط علامة على أهمية الجهد أو عدم أهميته.
الافتقار إلى دعم إدارة التغيير وتوفير الموارد
التحدي الرئيسي الآخر في عمل إدارة التغيير هو الافتقار إلى الاستثمار والموارد، والذي غالبًا ما يُعزى إلى نقص الوعي بماهية إدارة التغيير. وعندما لا يتم استنفاد الموارد بالكامل، غالبًا ما تكون الموارد المخصصة أول من يتم تخفيضها عند ظهور مشاكل في الميزانية والمبادرات المتنافسة.
إدارة التغيير ليست مهمة يمكن إنجازها في وقت فراغ المرء. في الواقع، ووفقًا لتقرير دراسة أفضل الممارسات في إدارة التغيير، هناك ارتباط كبير بين توفير الموارد الناجحة لأنشطة إدارة التغيير وتحقيق أهداف المشروع. يجب توفير الموارد اللازمة لإدارة التغيير وفقًا لنطاق التغيير وحجمه لتحقيق القبول والاستخدام الفعال وجني مزايا التغيير وتجنب تكلفة عدم التغيير.
المقاومة وعدم كفاية الدعم للحل المحدد
من أهم التحديات التي تواجه تنفيذ التغيير في المؤسسة هي المقاومة وعدم كفاية الدعم. ترتبط المقاومة على جميع المستويات ارتباطًا وثيقًا بفشل المجموعات المتأثرة في فهم الأساس المنطقي التجاري للتغيير. كان هذا الشكل من أشكال المعارضة السائدة على جميع مستويات المؤسسة، وكان أكثر شراسة بين أولئك الذين تأثروا مباشرة بالتغيير. وعلاوة على ذلك، فإن المجموعات المتأثرة التي لم تستوعب تحديات إدارة التغيير لم تستوعب دائمًا الأسباب التجارية للتغيير نفسه.
يعد إشراك الناس في التغيير مرحلة حاسمة في كل مسعى ناجح لإدارة التغيير. يبدأ ذلك بتحديد أسباب التغيير، سواء الأسباب التجارية للتغيير أو “ما الذي سأستفيد منه؟ (WIIFM) لكل موظف.
الثقافة المقاومة للتغيير والهيكل التنظيمي
وفقًا للأبحاث، قد تشجع ثقافة المؤسسة على مقاومة التغيير وتؤدي إلى زيادة صعوبات إدارة التغيير بسبب تعقيد التغيير و/أو تاريخ من التغييرات الفاشلة. يمكن أن تؤدي السياسات الداخلية وإدارة السلوك غير الملائمة والطموحات الشخصية إلى ثقافة مقاومة التغيير.
تُعد التحولات الفردية والبيئة التي يتم فيها تنفيذ التغيير أمرًا بالغ الأهمية لنجاح إدارة التغيير. للتعامل مع مثل هذه التحديات، من الأهمية بمكان فحص مؤسستك بشكل شامل وطرح أسئلة صعبة وصادقة حول ما إذا كان هذا الجو سيكون مرحبًا أو معاديًا للتحول.
التشبع بالتغيير وعدم كفاية تحديد الأولويات
إن المؤسسة التي لديها العديد من المشاريع الاستراتيجية التي لا بد من الفوز بها وأنشطة التغيير المكثفة من الطبيعي أن ترهق موظفيها بسبب الحمل الزائد للتغيير. علاوة على ذلك، سيؤدي عدد مبادرات التغيير إلى إضعاف قدرة كبار القادة ومدراء التغيير على تحديد أولويات التغيير. وبسبب عدم تحديد الأولويات والإفراط في التغيير، لم يكن لدى المؤسسات المتأثرة وقت كافٍ للالتزام بجهود التغيير ولم يكن لديها فكرة عن الإجراءات التي يجب معالجتها أولاً.
إن إدراك أن العاملين لديهم حد لعدد التغييرات التي يمكنهم استيعابها بشكل صحيح هو عنصر حاسم في التحديات الرئيسية في إدارة التغيير. حتى عندما لا يمكن تجنب التشبع، فإن إدراك ذلك يمكن أن يساعد الرؤساء التنفيذيين ومديري التغيير على تحديد أولويات التحسينات لمجموعاتهم المتضررة.
إدارة فرق متعددة
تحفز معايير نظام الجودة في السياقات الخاضعة للتنظيم، مثل تلك الموجودة في علوم الحياة، عددًا كبيرًا من نقاط الاتصال لتسجيل التغييرات وعمليات التفتيش والأسباب الجذرية وغيرها. يشير جزء من هذه العمليات إلى مستندات حقيقية – إجراءات التشغيل القياسية (SBOPs) وتعليمات العمل والقواعد وما إلى ذلك – بينما يشير الجزء الآخر إلى التعديلات الفعلية على المنتجات أو العمليات نفسها.
تتضمن حلول برمجيات إدارة التغيير المصممة خصيصًا للمؤسسات مثل صانعي الأجهزة الطبية ومنتجي الأدوية والباحثين في مجال البيولوجيا ومطوري المنتجات المركبة منطق أفضل الممارسات لإدارة العديد من الفرق. هل فريق الجودة لديك مسؤول عن ضمان استيفاء المعايير العالمية في جميع أنحاء شركتك؟ هل لديك فرق تنظيمية فردية لكل بلد من البلدان؟ تتضمن النصائح والمساعي الناجحة لتحديات إدارة التغيير المنطق المطلوب لتخصيص الفرق الصحيحة بسرعة لعمليات التغيير المناسبة في الوقت المناسب.
التمييز بين متطلبات المواقع المختلفة
هل شركتك موزعة على مواقع عديدة؟ أو اكتشاف عدم مطابقة أو اختلاف متكرر، بالإضافة إلى ضرورة تعديل إجراءاتك في موقعين من أصل 7 مواقع اعتمادًا على التوريد الذي يحصلون عليه لمنتج معين؟ إذا لم تكن قادرًا على التعامل مع مواقعك بشكل مستقل في بعض الأحيان وبشكل جماعي في أحيان أخرى، فإن هذه الصعوبة يمكن أن تسبب الفوضى. يمكنك ببساطة تحديد المواقع التي تتأثر بالتغييرات ومواءمتها أو فصلها حسب الاحتياجات بالحل المناسب.
المستندات التي تحتاج إلى تحديث لتعكس الاختلافات
المستندات، كما هو مفهوم بشكل عام، مهمة جدًا للعمليات، ويجب تنظيمها عن كثب وفحصها بدقة. علاوة على ذلك، يجب ضمان إمكانية التتبع من خلال تضمين سجلات التدقيق المناسبة. من شأن حلول إدارة التغيير الناجحة أن تضمن التعامل مع جميع صعوبات إدارة التغيير بشكل مناسب. ويمكن ضمان ذلك من خلال ضمان توثيق التغييرات بشكل صحيح ومرئي، خاصةً فيما يتعلق بالأوراق والمحتويات المضمنة فيها.
إدارة العديد من التحولات الرئيسية في وقت واحد
ما الذي يجب أن يفعله المرء إذا تلقى شكاوى تؤدي إلى اكتشاف مشكلة في التوريد؟ تبدأ التعديلات في الظهور كتأثير مضاعف، أي يتم إنشاء الإجراءات التصحيحية والإجراءات الوقائية (CAPA)، مما يتطلب تحديثات في المتطلبات. قد تضطر إلى تغيير المواد المدخلة وكيفية فحصها اليوم. يجب ترقية التخطيطات، ويجب تعزيز الرقابة على الموردين، وكذلك التغليف ووضع الملصقات. لا أحد يستطيع أن يحدد عدد المراجعات المطلوبة والمدة التي ستستغرقها لإكمالها؟
العمليات المنسقة هي أفضل طريقة لحل صعوبة التعامل مع التغييرات المختلفة والمتنوعة. ويتمثل الحل في تتبع جميع التغييرات التي يمكن التحكم فيها، وتحليل آثارها، وتطبيق التعديلات بشكل متسق وناجح. يجب أن تبحث أيضًا عن الأنظمة التي توفر رؤية سهلة وذات صلة بلوحة القيادة فيما يتعلق بالمهام الجارية، بالإضافة إلى رسائل تذكير عبر البريد الإلكتروني لإبقاء الأشخاص على المسار الصحيح لإنهاء الجزء الخاص بهم من العملية. هذه بعض الممارسات الرئيسية التي ستساعدك في التغلب على تحديات إدارة التغيير وصعوبات التحول الأخرى.
عدم وجود صورة واضحة لمبادرات التغيير الخاصة بك
يمكن أن تساعدك أنواع معينة من الإشعارات مثل تنبيهات البريد الإلكتروني في الحفاظ على مزامنة عملياتك واتساقها، كما أنها مفيدة لك لتجنب فقدانك لمستوى التقدم المحرز. قد يستغرق الأمر بعض الوقت حتى ينتشر التحول في جميع أنحاء الشركة إذا تم تنفيذه بعد التخطيط السليم، خاصةً في البيئات العالمية. هذا هو السبب في أنك تريد طريقة مركزية للنظر في فرص العمل ومرحلة التعديل. هل من الممكن ألا يكون قسم ضمان الجودة قد أذن بالتعديل ولكن القسم المالك قد أذن به؟ من خلال هذه الرؤية، إذا كنت تريد التأكد من أنك تتخذ قرارات مدفوعة بالامتثال، فيجب أن تهدف إلى تقليل المخاطر في شركتك من خلال المتابعة بشكل أسرع. يمكن أن يساعد ذلك في الحد من تحديات إدارة التغيير المرتبطة بها.
تصحيح التطور غير الفعال أو غير المرغوب فيه
لا يؤدي التخطيط في مجمله وإعداده وتقييم أثره إلى نتيجة ناجحة دائماً. تساعد الاستراتيجية الاحتياطية على الاستعداد للمواقف غير المتوقعة. قد يحدث هذا عند اعتماد أنظمة أحدث، أو إدخال برامج أحدث، أو محاولة إجراء أي تغييرات على عملياتك. إلى جانب إدارة التعديلات، تمكّنك الحلول التي تتضمن إمكانات الاسترجاع من إنشاء وتحليل، وفي كل الأحوال، وضع مخطط لاستعادة ثقافة التحسين المستمر أو الجو العام إلى حالته السابقة بنجاح.
الحصول على التصاريح المطلوبة على الفور
ليس هناك ما هو أكثر إحباطًا من إكمال مهمة ما ثم انتظار الحصول على التصاريح اللازمة لإكمال عملك. وهذا صحيح عندما يتعلق الأمر بإجراء التعديلات. قد يحتاج عملك إلى الحصول على تصاريح حسب الشخص المسؤول عن العملية وكذلك ضمان الجودة. من خلال القواعد والإجراءات الخاصة بالمهام المتأخرة وعمليات التصعيد، ستعمل العملية المؤتمتة على توجيه الطلب المناسب على الفور للوظائف للحصول على الموافقات المطلوبة. كما أنه يساعد في إبقاء الجميع على نفس الصفحة.
التغيير صعب، لكنه أمر لا مفر منه. ويمكن أن يكون أيضًا محركًا حاسمًا للنمو والقدرة التنافسية. وبالتالي، كما تمت مناقشته في هذه المدونة، يجب معالجة التحديات المتعلقة بإدارة التغيير.
راجع أيضًا:
الخلاصة:
تعد إدارة التغيير ضرورية لتوجيه المؤسسات خلال التحولات الضرورية بسلاسة، ولكنها تأتي مع تحديات كبيرة. تشكل مقاومة الموظفين عقبة كبيرة، وغالبًا ما تنبع من الخوف وعدم اليقين بشأن العمليات والأدوار الجديدة. ويمكن أن يؤدي عدم كفاية الدعم التنفيذي إلى إعاقة التقدم، في حين أن نقص الاستثمار والموارد يمكن أن يعيق التنفيذ الناجح. وتزيد المقاومة على جميع المستويات والثقافة المقاومة للتغيير من تعقيد الجهود المبذولة. بالإضافة إلى ذلك، فإن إدارة فرق العمل والمواقع المتعددة، وتحديث الوثائق، والتعامل مع العديد من التغييرات المتزامنة تضيف طبقات من التعقيد. تتطلب إدارة التغيير الفعالة التواصل الواضح، وتوفير الموارد الكافية، وتحديد الأولويات الاستراتيجية للتغلب على هذه العقبات ودفع عجلة التحول التنظيمي الناجح. تقدم سبوتو تدريباً على إدارة التغيير لمساعدتك في التغلب على هذه التحديات بفعالية.