التخطيط لمشروعك الافتراضي لما بعد الوفاة – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

عندما ينتهي المشروع، من السهل أن تنزلق ببساطة إلى التخطيط للمشروع التالي، سواء كان ذلك بسبب وجود مواعيد نهائية ملحة، أو لأنك تبحث عن التحدي التالي. يدرك مديرو المشاريع المتمرسون خطر تخطي إغلاق المشروع أو ما بعد الوفاة، ويحرصون على أن يخصصوا هم وفرقهم وقتًا دائمًا للتفكير ومشاركة الأفكار وتوثيق الدروس المستفادة. ومع ازدياد عدد فرق العمل عن بُعد، يجب على مديري المشاريع المزج بين أفضل الممارسات لاجتماعات إغلاق المشروع واعتبارات الاجتماعات الافتراضية.
في هذه الصفحة:
تشريح المشروع ما بعد الوفاة مقابل الاستعراض بأثر رجعي
في الأساس، تتمحور عملية ما بعد الوفاة حول النظر إلى الوراء لالتقاط الأفكار لتحسين العمل في المستقبل. وله أوجه تشابه مع مشروع رشيق بأثر رجعي ولكنه خاص بمنهجيات الشلال/المشروعات التقليدية.
خطط لمشروعك الافتراضي لما بعد الوفاة
كما تفعل مع اجتماع العميل أو أصحاب المصلحة، تحتاج إلى التخطيط المسبق لضمان النجاح بشكل أفضل.
تضمين تقرير ما بعد الوفاة منذ البداية: قم بتضمين تقرير ما بعد الوفاة كجزء من التخطيط الأولي للمشروع؛ تضمينه في الخطة يوضح أهميته وتوقع مشاركة الجميع؛ اجعله لمدة ساعة واحدة أو أقل لضمان المزيد من التركيز؛ ضعه في التقويمات منذ بداية المشروع
إنشاء استبيان عبر الإنترنت: اذكر بوضوح ما إذا كان الاستبيان مجهول الهوية أم لا، وكيف سيتم استخدام المعلومات المقدمة في مرحلة ما بعد الوفاة؛ اجعله في 5 أسئلة أو أقل (أنت لا تصوغ اختبارًا نهائيًا بل توفر قناة للتغذية الراجعة)؛ أبلغ الفريق قبل إرسال رابط الاستبيان بالغرض منه والموعد النهائي له؛ اشكر من يقدمون المعلومات عبر الاستبيان دون أي تعليق على المعلومات المقدمة فعليًا بحيث تكون الأداة لجمع البيانات فقط
توصيل التوقعات: بما في ذلك ما إذا كان يجب تشغيل كاميرات الويب، وإذا كانت الإدارة ستحضر، وأن السلوك المحترم مطلوب حتى لو كانت هناك آراء مختلفة؛ تضمين التوقعات في جدول الأعمال وقبل الاجتماع الفعلي
وضع جدول أعمال: تضمين ملخص موجز لأهداف المشروع ومقاييسه ونتائجه؛ البناء على النتائج، تناول المكاسب والنجاحات في كل نقطة؛ تضمين وقت لاختتام الجلسة بما في ذلك كيفية استخدام المعلومات
تحقق من التكنولوجيا الخاصة بك: فكر في الأدوات الموجودة في برنامج الاجتماع الافتراضي الخاص بك وحدد ما إذا كانت الدردشة أو اللوحات البيضاء أو استطلاعات الرأي أو غيرها من الميزات ستعزز جلستك؛ تدرب على استخدام الأدوات حتى لا يعيق اجتماعك محاولة اكتشاف الأدوات
قم بإعداد المساحة الخاصة بك قبل الاجتماع: قلل من عوامل التشتيت وقم بإعداد الفيديو؛ إذا لم يولِ مدير المشروع اهتماماً كاملاً للجلسات فلن يفعل الآخرون ذلك أيضاً
يمكن أن يصبح التواصل حول التوقعات، ومخطط جدول الأعمال، وأداة الاستبيان عبر الإنترنت قوالب تستخدمها عبر المشاريع مع بعض التعديلات
هل تدرس لامتحان PMP؟
تيسير مشروعك الافتراضي لما بعد الوفاة
بصفتك الميسّر لعملية ما بعد الوفاة، كن واعياً جداً بأنك تحدد مسار مشاركة الفريق ومشاركته. كن إيجابيًا، وكن مركزًا، وحافظ على أن تكون الأمور بناءة. تقع على عاتقك مسؤولية ضمان حصول الجميع على فرصة للمساهمة بطريقة محترمة ومنظمة. قم بدمج ملاحظات الاستبيان لإظهار أنك تستمع إلى جميع المدخلات؛ استفد من أداة الدردشة لاستدعاء المدخلات من أولئك الذين لا يشعرون بالراحة في التحدث مع مجموعة كبيرة. إنه ليس اجتماعًا حول المواعيد النهائية وتعيين المهام. فالاجتماع هو مناقشة لتبادل المعرفة.
استخدم جدول أعمالك لتوجيه الاجتماع. يجب أن يكون معظم الوقت مخصصًا لمناقشة المكاسب/الإخفاقات؛ وهذا أيضًا هو أصعب جزء من تشريح ما بعد الوفاة لأنك تشجع على الصراحة التي يمكن أن تؤدي إلى مشاعر قوية. يمكن للأسئلة التي تستخدمها أن تساعدك في توجيه المناقشة بحيث تكون مثمرة وليست مجرد جلسة شكاوى. خذ بعين الاعتبار هذه الأسئلة من كتاب كارلا كوك “كيف تدير تشريح ما بعد الوفاة لمشروع مثمر بجدية”:
الأسئلة الكمية
هذه هي أسئلتك القياسية بنعم أو لا هل تم الوفاء بالمواعيد النهائية أم لم يتم الوفاء بها؟ هل قدمنا جميع المخرجات المحددة في نطاق المشروع؟ هل تم تحقيق مقاييس النجاح المحددة مسبقاً؟ هل تم اتباع الخطوط العريضة لسير العمل والعمليات؟ هل كان هناك تجاوز في الميزانية؟
الأسئلة النوعية
يجب أن تقيّم هذه الأسئلة المفتوحة المشروع بما يتجاوز البيانات الثابتة والتخطيط. هل قدمنا العمل بالمعايير العالية التي نتوقعها نحن والعميل؟ هل وافق العميل على ذلك؟ هل شعر الأشخاص بأن لديهم الموارد والمعلومات والدعم الذي يحتاجونه لإنجاز مهامهم الخاصة؟
الأسئلة الذاتية
تساعد الأسئلة الذاتية في تقييم شعور أعضاء فريقك، ويمكن أن تساعد القيادة على تحديد العلامات المقلقة للإرهاق والإرهاق في وقت مبكر. تتيح هذه الأسئلة أيضًا للقيادة معرفة العمليات التي نجحت بشكل أفضل مع فريقهم، مما يساعدهم على التخطيط للمشاريع المستقبلية.
من خلال المناقشات، يجب أن تستمع بنشاط للإجراءات التي يجب اتخاذها للقيام بالأمور بشكل مختلف في المستقبل. يجب أن تكون عناصر الإجراءات الخاصة بك محددة، وليس “دعنا نقوم بعمل أفضل في المرة القادمة”.
التطلع إلى نظرة ما بعد الوفاة
إن نظرة ما بعد الوفاة هي أكثر من مجرد علامة فارقة للتوثيق، فهي جزء مهم من بناء الفريق ونمذجة عقلية النمو. يتم تضمين الاجتماع الختامي للمشروع، أو ما بعد الوفاة، في التدريب على أساسيات إدارة المشاريع نظرًا لأهميته في إطار الجهد العام للمشروع. من خلال مراعاة البيئة الافتراضية بشكل هادف، يمكنك إنشاء جلسة مشاركة قوية للفريق تعزز الثقة وتؤهلك للنجاح في المستقبل.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت