التحكم المتكامل في التغيير: مفتاح إدارة التغيير الناجح

يعد إجراء التحكم في التغيير المتكامل عملية مهمة لإدارة تكامل المشروع. في المشروع، ستكون هناك دائماً طلبات تغيير في المشروع. سيتم تقييم هذه التغييرات من قبل مجلس التحكم في التغيير. بعد ذلك، إذا تمت الموافقة على طلبات التغيير، فسيتم تنفيذها. يتم قبول التغييرات في مشروع ما أو رفضها أو التعامل معها في تنفيذ عملية التحكم في التغيير المتكامل. بدءًا من تقديم طلب التغيير وحتى تنفيذه وإغلاقه، تضمن عملية إجراء عملية التحكم في التغيير المتكاملة إدارة التغيير الناجحة في المشروع.
احضر تدريبنا المجاني المجاني 100٪ عبر الإنترنت وبوتيرة ذاتية لمدة ساعة واحدة في PMP.
في هذه المقالة، سنلقي نظرة مفصلة على عملية إجراء التحكم في التغيير المتكامل. ما الذي يتم القيام به أثناء عملية إجراء التحكم في التغيير المتكامل وما هي النصائح لتنفيذ عملية جيدة للتحكم في التغيير المتكامل؟ إذا كنت ترغب في اختبار نفسك حول عملية إجراء عملية التحكم في التغيير المتكامل في إدارة المشاريع، يمكنك العثور على عينة من أسئلة اختبار PMP لتقييم معرفتك.
مثال
دعنا نرى مثالاً على تنفيذ عملية تنفيذ عملية التحكم في التغيير المتكامل. كما تعلم، يجب تقييم التغيير في أحد قيود المشروع لمعرفة تأثيراته على جميع القيود الأخرى. لنفترض أنك تدير مشروع برمجيات. ولنفترض أن قاعدة بيانات المشروع تخزن الأعضاء كمعرف الحساب والاسم واللقب. إذا كان طلب التغيير يطلب تغيير أوامر الاسم واللقب في قاعدة البيانات، فقد يكون هذا تغييرًا صغيرًا جدًا من منظور عمل قاعدة البيانات. ولكن إذا كان هناك الكثير من الأجزاء الأخرى في البرنامج التي تعتمد على ترتيب الاسم واللقب هذا، فسوف تتأثر، لذا قد تكون هناك حاجة إلى إجراء تغييرات على تلك الأجزاء أيضًا. تهدف عملية تنفيذ عملية التحكم في التغيير المتكاملة إلى تقييم تأثيرات التغيير من البداية إلى النهاية. والآن دعونا نستعرض كيفية تنفيذ عملية تحكم تغيير متكاملة رائعة ومتكاملة.
كيف يتم تنفيذ عملية مراقبة التغيير المتكاملة المتينة؟
من أجل تقييم تأثيرات التغيير، من الضروري أن يكون لديك خطة واقعية لإدارة المشروع ونطاق كامل للمنتج والمشروع. لأن خطة ونطاق إدارة المشروع الكاملة فقط هي التي يمكن أن تشمل الترابط بين أنشطة أو مكونات المشروع. وبمساعدة هذه الخطط والنطاق الكاملين، يمكن تقييم تأثير التغيير بشكل صحيح على الأجزاء الأخرى من المشروع في تنفيذ التحكم المتكامل في التغيير.
بشكل عام، يجب على مدير المشروع منع السبب الجذري للحاجة إلى التغييرات. لأن التغييرات المتكررة تسبب تحديثات ومراجعات متكررة في الخطة وهذا يتطلب إعادة العمل. تتغير أهداف المشروع وتواريخه بشكل عام من خلال تنفيذ طلب التغيير في المشروع. إذا كانت أهداف المشروع والتواريخ المستهدفة تتغير بشكل متكرر، فقد يتسبب ذلك في تثبيط عزيمة فريق المشروع أيضًا.
من المتوقع أن تكون الشركات قد وضعت إجراءات راسخة في هذه العملية لإدارة التغييرات والتحكم فيها. تقييم التغيير والتنفيذ في المشروع هو إجراء معقد. يجب توثيق كيفية تقييم التغيير، وكيفية تحليل الآثار، وخطوات الموافقة على التغيير، وكيفية تنفيذ التغيير الذي تمت الموافقة عليه وما إلى ذلك من خلال العمليات والسياسات والإجراءات.
إذا كان هناك الكثير من التغييرات في المشروع، فسيكون من المستحيل تنسيق العمل. تعني كثرة طلبات التغيير إما أن التخطيط لم يتم بشكل صحيح أو أنه لم يتم جمع المتطلبات ومعالجتها بشكل صحيح. لأن طلبات التغيير تأتي من العملاء أو إذا كان هناك تباين في المشروع. إذا كان هناك الكثير من طلبات التغيير في المشروع، فيجب مراجعة تقييم المتطلبات والتخطيط. وإلا، فلن يكون من الممكن تنفيذ عملية جيدة الأداء للتحكم في التغيير المتكامل.
ما هو دور مدير المشروع في هذه العملية؟
يجب أن يتأكد مدير المشروع من: العمل على الحصول على المتطلبات النهائية في أسرع وقت ممكن: هذا عامل حاسم للغاية لنجاح المشروع. لأن المتطلبات هي أساس نطاق المشروع. وبمجرد تحديد نطاق المشروع، تبدأ عملية تخطيط المشروع. ولذلك، فإن جمع المتطلبات غير المكتملة أو غير الصحيحة سيؤدي إلى تخطيط غير مكتمل وضعيف على التوالي. وستكون النتيجة العديد من طلبات التغيير أثناء تنفيذ المشروع. قضاء وقت كافٍ في إدارة المخاطر لتحديد المخاطر: لأن المخاطر هي الأسباب الرئيسية للتغيرات في المشروع. وقد يتم تحديد كل خطر أثناء عملية التخطيط، ويجب معالجة استراتيجية الاستجابة لكل خطر. وبهذه الطريقة، بمجرد حدوث الخطر، ستكون طريقة استيعاب تأثيرات المخاطر جاهزة وهذا سيقلل من مستوى التباينات في المشروع. الخروج باحتياطيات الوقت والتكلفة: بمجرد تخطيطك للمشروع وإكمال خطة الميزانية وخطة الجدول الزمني وما إلى ذلك، يجب أن تضع في اعتبارك أن النتائج الفعلية لن تكون كما خططت لها. خاصة إذا حدثت مخاطر، فإن ذلك سيؤدي إلى تكاليف إضافية وتأخيرات في المشاريع. لذلك، بمجرد اكتمال التخطيط، يجب على مدير المشروع أن يخطط أيضًا لمخازن الوقت والتكاليف لتأثيرات المخاطر. على سبيل المثال، إذا كان المشروع سيكتمل في سنة واحدة بميزانية قدرها مليون دولار، فيمكن أن يكون احتياطي الوقت لذلك شهرين واحتياطي الميزانية مائة ألف دولار. يجب تضمين احتياطي التكلفة والوقت هذا في خطة المشروع النهائية. يجب أن يكون لدى مدير المشروع عملية للتحكم في التغييرات: التغييرات أمر لا مفر منه في المشاريع ويجب توثيق كيفية تقديم التغييرات وكيفية تقييمها وكيفية الموافقة على هذه التغييرات وتنفيذها بوضوح في العمليات.
ما هي العمليات التي يجب اتباعها في إجراء التحكم المتكامل في التغييرات؟
أثناء إدارة التغييرات وتنسيقها وتنفيذها، يجب اتباع هذه العمليات الأربع لإتمام التغيير بنجاح.
عملية إجراء عملية التحكم في التغيير المتكامل رقم 1: يجب أن يكون لدى مدير المشروع عملية وقوالب لإنشاء طلبات التغيير
قد يتطلب تقديم طلب التغيير تقديم مجموعة معينة من المعلومات. على سبيل المثال، البادئ بطلب التغيير، وسبب التغيير، وتأثيرات التغيير، وتاريخ وتدفق الموافقة وما إلى ذلك. يجب أن تساعد هذه المعلومات على أداء عملية مراقبة التغيير المتكاملة بشكل أفضل لأنها ستكون مطلوبة لكل طلب تغيير. لذا فإن وجود قالب سيسهل تقديم التغييرات والتقدم في المشروع.
تنفيذ عملية مراقبة التغيير المتكاملة رقم 2: يجب على مدير المشروع التأكد من وجود أدوار ومسؤوليات واضحة للموافقة على التغييرات
يتم تقييم التغييرات من قبل مجلس التحكم في التغيير ولكن يمكن أن تكون هناك مستويات مختلفة للموافقة. في كل مستوى قد تكون موافقة أصحاب المصلحة المختلفين مطلوبة في عملية تنفيذ عملية التحكم في التغيير المتكاملة. على سبيل المثال، يمكن إعطاء تحليل المستوى الأول والموافقة عليه من قبل المهندسين، ويمكن إعطاء موافقة المستوى الثاني من قبل كبار المديرين، ويمكن أن تكون الموافقة الثالثة والأخيرة مطلوبة من راعي المشروع. يجب توضيح هذه الأمور لإدارة التغييرات بسلاسة في المشروع.
تنفيذ عملية التحكم في التغيير المتكاملة رقم 3: يجب أن يبدأ المشروع في إعادة تقييم حالة العمل إذا أصبح عدد التغييرات مفرطًا.
سيحدث الكثير من طلبات التغيير إذا لم يتم إجراء تحليل المتطلبات وخطة إدارة المتطلبات أو تخطيط المشروع بشكل صحيح. نظرًا لأن حاجة العمل هي البادئ في المشروع ومصدر المتطلبات، في حالة وجود الكثير من طلبات التغيير في المشروع، يجب إعادة تقييم حاجة العمل التي تسببت في بدء المشروع.
بعد تقييم حاجة العمل، يمكنك التفكير في إنهاء المشروع الذي يحتوي على الكثير من التغييرات وبدء مشروع جديد بمجموعة أكثر اكتمالاً من المتطلبات. ستؤدي الكثير من التغييرات في المشروع إلى فقدان مسار المشروع، وتثبيط همة أعضاء الفريق بسبب كثرة تغيير الأهداف ومشاكل في قياس الأداء أيضًا. ولذلك، إذا كان هناك الكثير من طلبات التغيير في مشروع ما، فإن إنهاء المشروع الحالي وإعادة بدء مشروع جديد يحتوي على متطلبات محددة وكاملة سيكون أكثر منطقية وفقًا لمبادئ التحكم المتكامل في التغيير.
تنفيذ عملية التحكم في التغيير المتكامل رقم 4: يجب أن يسمح مدير المشروع بإضافة التغييرات المعتمدة فقط إلى خطوط الأساس للمشروع.
يمكن أن يكون هناك العديد من طلبات التغيير في المشروع ولكن بعد تقييم مجلس مراقبة التغيير، قد يتم رفض العديد منها. يجب تنفيذ التغييرات المعتمدة فقط في المشروع. أيضًا، يجب أن تنعكس التغييرات المعتمدة فقط في خطط المشروع ووثائق المشروع وخطوط أساس المشروع.
لقد رأينا عملية تنفيذ عملية التحكم في التغيير المتكاملة بالتفصيل. باختصار، تهدف عملية تنفيذ عملية التحكم في التغيير المتكامل إلى منع فشل المشروع بسبب طلبات التغيير التي تتم إدارتها بشكل سيء. إذا كان لديك عملية قوية لتنفيذ عملية التحكم في التغيير المتكامل في مشروعك، فلن تتأثر بالفروق أو التغييرات خلال دورة حياة المشروع. لمعرفة المزيد حول إجراء التحكم في التغيير المتكامل، يمكنك التفكير في التسجيل في تدريب CAPM.