التباين عند الإكمال (VAC): الصيغة والمكونات والأمثلة

غالبًا ما تعمل المشاريع في بيئات شديدة التقلب، وحتى مع طرق العمل الرشيقة، غالبًا ما يكون هناك تأثير على خطوط الأساس للمشروع من حيث النطاق والجدول الزمني والتكلفة والجودة بسبب متطلبات السوق وظروفها المتغيرة باستمرار. لا يمكن أن يكون أي مشروعين متشابهين بسبب عامل الوقت. ومع ذلك، غالبًا ما تطبق المنظمات الدروس المستفادة للتعلم من الأخطاء السابقة أو تجنب المزالق التي واجهتها في المشاريع السابقة. إحدى هذه التقنيات المهمة والمفيدة في أيدي إدارة المشاريع هي التباين عند الإنجاز، وهو جزء من مجموعة أدوات وتقنيات إدارة القيمة المكتسبة لإدارة المشاريع بشكل فعال. في هذه المقالة اليوم، أنا هنا لأطلعك على كل شيء عن هذه التقنية الرائعة، وكيف تساعد وظيفة إدارة المشاريع والطرق التي تجد بها استخدامها في الحياة اليومية لمدير المشروع.
ما هو التباين عند الإنجاز (VAC)؟
التباين عند الإنجاز، أو VAC، هو أداة تنبؤ ضمن تحليل التباين تستخدم للتنبؤ بإجمالي ميزانية المشروع المتوقعة عند نقطة اكتمال المشروع. إنه يعطي توقعات حول ما إذا كان المشروع سيتجاوز الميزانية أو يقل عنها مقارنة بميزانية المشروع الأصلية المخطط لها. يقدم VAC ملخصًا ملموسًا للحالة لمديري المشاريع لفهم ما إذا كانت الإجراءات التصحيحية إلزامية وإلى أي مدى. على سبيل المثال، إذا أظهر VAC فائضًا أو عجزًا كبيرًا في الميزانية، فإنه يعطي توقعات واضحة لحقيقة أن مسار المشروع المخطط الحالي سيؤدي إلى أن يكون المشروع أقل من الميزانية أو يتجاوزها حتى يتمكن مدير المشروع من اتخاذ الخطوات اللازمة لمعالجة الفجوات وتحسين نتائج ميزانية المشروع لتلبية العتبات المخطط لها. باختصار، يمثل VAC الإجراء الذي يجب على مديري المشاريع اتخاذه أو حجم الميزانية التي يجب أن يطلبوها اعتمادًا على التباين في الميزانية الملحوظ. خذ تدريب إدارة المشاريع عبر الإنترنت اليوم لفهم كيف يساعد مفهوم إدارة القيمة المكتسبة في إرساء أفضل ممارسات التحكم في تكاليف المشروع.
صيغة التباين عند الإنجاز (VAC)
بعد أن فهمت مفهوم التباين عند الإنجاز في إدارة المشاريع، اسمحوا لي أن أشرح لكم كيفية حساب التباين عند الإنجاز.
صيغة VAC = BAC – EAC
أين،
BAC = الميزانية عند الإنجاز، أي التكلفة الإجمالية المخطط لها للمشروع
EAC = التقدير عند الإنجاز، أي التكلفة الإجمالية المتوقعة للمشروع بناءً على الأداء حتى الآن
تكشف هذه الصيغة عن الفرق بين تكلفة المشروع الأصلية المقررة والتكلفة الحالية المتوقعة لإكمال أنشطة المشروع المخطط لها. وبالتالي، يمكن أيضًا حساب صيغة إدارة المشروع VAC باعتبارها الفرق بين الميزانية القديمة أو الأولية والميزانية الجديدة أو الحالية. تساعدك دورة إعداد PMP من SPOTO على الاستعداد لهذه الصيغة والعديد من صيغ PMP الأخرى بطريقة بسيطة وفعالة؛ سجل اليوم لمعرفة المزيد.
استخدامات التباين عند الإنجاز (VAC)
تمثل حسابات VAC أو صيغة VAC PMP استخدام الميزانية المتوقع في نهاية المشروع. يتم استخدامها للتنبؤ بما إذا كانت ميزانية المشروع ستُستغل بالكامل أو ستُستغل بشكل أقل أو ستُستغل بشكل مفرط في نهاية المشروع. تُستخدم VAC دائمًا مع افتراض أن العوامل التي تسببت في تباين التكلفة اليوم ستستمر في الوجود وتسبب تباينًا مماثلًا في المستقبل أيضًا. بعبارات بسيطة، يكون استخدامها مشابهًا لتباين التكلفة المتوقع لأنه يتبع عناصر وحسابات متطابقة. ومع ذلك، فإن VAC هي أداة قوية جدًا عند تطبيقها بشكل صحيح للحصول على فكرة عن اتجاه المشاريع وكيف يمكن لتدابير التحكم في التكلفة أن تساعد في تحويل المشاريع من الأحمر العميق إلى الأخضر والطبيعي من حيث التقارير. إذا كنت جديدًا في إدارة المشاريع أو تتعلم الأساسيات فاتبع دورة PRINCE2 Foundation and practitioner الشهيرة عبر الإنترنت لفهم كيفية تطبيق VAC والتقنيات الأخرى مع سيناريوهات المشروع العملية.
مكونات التباين عند الإكمال
يعد التباين عند الإنجاز مقياسًا مهمًا للمشروع يستخدم لتقييم الأداء المالي للمشروع. ويستند حسابه إلى عنصرين أساسيين الميزانية عند الإنجاز والتقديرات عند الإنجاز. دعنا نتناول هذين العنصرين بالتفصيل:
الميزانية عند الإنجاز (BAC): هذا هو المكون الأول والأهم لحسابات الميزانية عند الإنجاز، والتي تشير إلى إجمالي التكاليف المخطط لها لإكمال أنشطة المشروع. وهي الميزانية الإجمالية للمشروع المستمدة أثناء تخطيط المشروع وتساعد في إنشاء خط الأساس للتتبع المالي.
تقدير عند الانتهاء (EAC): المكون الثاني في حساب تقدير القيمة عند الانتهاء هو التكلفة الإجمالية لاستكمال أنشطة المشروع من المرحلة الحالية. وهو يأخذ في الاعتبار التكاليف الفعلية للمشروع المتكبدة حتى النقطة الحالية في الوقت والتغييرات أو التعديلات المطلوبة. يتضمن تقدير عند الانتهاء إنشاء تنبؤ بالأداء المستقبلي بناءً على الأداء الحالي. يساعد حساب تقدير عند الانتهاء مديري المشاريع على تحديد المجهول المحتمل، والنظر في تغييرات التكلفة، وضرورة التغييرات المطلوبة للحفاظ على التقدم على المسار الصحيح.
يساعد هذان المكونان، BAC وEAC، في توفير توقعات التباين التي قد تواجهها المشاريع لتصحيح المسار وإعادة الأمور إلى مسارها الصحيح.
متى نستخدم VAC في إدارة المشاريع؟
تُستخدم صيغة إدارة المشروعات الخاصة بـ VAC كمؤشر أداء رئيسي لتحديد الميزانية التقديرية في نهاية المشروع. وبغض النظر عن حجم المشروع أو نوعه، فإن أي مشروع ينحرف عن الخطوط الأساسية أو الأنشطة المخطط لها يشكل دائمًا مصدر قلق للمنظمة. ومن ثم يصبح حساب VAC أمرًا بالغ الأهمية لمتابعته في أي وقت حتى نهاية المشروع.
تساعد هذه التوقعات مدير المشروع ليس فقط على غرس الإجراءات التصحيحية المطلوبة، بل تعمل أيضًا كآلية اتصال لأصحاب المصلحة في المشروع ليكونوا على دراية بالتغييرات وعدم اليقين المحيط بالمشروع للتصرف بسرعة في أعقاب التحديات. تنبع أي إجراءات تتطلب إعادة تقييم النهج من نتيجة تقييم القيمة المضافة لحماية أهداف المشروع وتحقيق النتائج المطلوبة.
تفسير شهادة VAC الخاصة بك
أنا متأكد من أنك الآن تفهم كيفية حساب VAC في المشروع ومتى تستخدم نتائج VAC. دعني الآن أشرح لك كيفية تفسير هذه النتائج في المشروع.
1. الجهد المتردد الإيجابي
إن وجود قيمة موجبة للتكلفة يعني أن تكاليف المشروع قد اكتملت ضمن الميزانيات المخطط لها. وفي حالة المشاريع التي تتمتع بقيمة موجبة للتكلفة، فإن ذلك يشير إلى أن التكاليف المتكبدة حتى الآن في المشروع أقل من تكلفة المشروع المقدرة، أي أن ذلك يشير إلى أن المشاريع تعمل ضمن الميزانية، وهو مؤشر أداء إيجابي لأي مشروع. إن وجود قيمة موجبة للتكلفة في أي مشروع يعني أن التكاليف التي يتم توفيرها يمكن إعادة استثمارها أو التخطيط لها نحو الطوارئ أو الموارد الإضافية أو التقدم التكنولوجي مما يؤدي في النهاية إلى تحسين أداء المشروع وتقديم القيمة لأصحاب المصلحة.
2. صفر فولت تيار متردد
تعني قيمة المعادلة الصفرية أو المحايدة أن تكاليف المشروع تساوي الميزانيات المخطط لها. وهي حالة شبه مثالية حيث لا يوجد أي تباين في التكاليف المتوقعة والميزانيات المخطط لها عند الانتهاء، مما يشير إلى أن تقديرات المشروع دقيقة وأن الأنشطة يتم تنفيذها بدقة كما هو مخطط لها.
3. الجهد السلبي
إن قيمة التكلفة السلبية تعني أن تكاليف المشروع تتجاوز الميزانيات المخطط لها. وبالنسبة للمشاريع التي لديها قيمة تكلفة سلبية، فإن التكاليف المتكبدة أعلى بالفعل من تكاليف المشروع المقدرة، مما يلفت الانتباه (مزيد من الانتقادات، واهتمام أقل) من أصحاب المصلحة فيما يتعلق بأداء المشروع. إن قيمة التكلفة السلبية تثير الشكوك حول إدارة أداء المشروع وتتطلب تحديد الأسباب والتدابير للحد من التباين. وقد تشمل هذه التدابير إعادة تقييم نطاق المشروع، وتخصيص الموارد، و/أو توقيع العقود، والتي يجب إبلاغها وتنفيذها بالتعاون مع أصحاب المصلحة في المشروع.
كيفية حساب التباين عند الانتهاء (VAC)؟ [خطوة بخطوة]
يساعد حساب الفرق بين الميزانية المرصودة عند الانتهاء أو BAC والتقدير عند الانتهاء مديري المشاريع على اتخاذ قرارات مالية سليمة فيما يتعلق بتكاليف وأنشطة المشروع. فيما يلي النهج المكون من ثلاث خطوات الذي يتعين على مديري المشاريع تطبيقه لمعرفة التباين عند الانتهاء لأي مشروع.
الحصول على BAC: الخطوة الأولى نحو حساب VAC هي الحصول على الميزانية عند الإنجاز أو BAC، وهي الميزانية الإجمالية المخطط لها وتتضمن جميع مكونات تكلفة المشروع الفردي.
حساب التكلفة التقديرية للإنجاز: الخطوة التالية هي تحديد المكون الثاني المشارك في حساب التكلفة التقديرية للإنجاز، أي التقدير عند الإنجاز أو EAC، والذي يشير إلى التكلفة الإجمالية لإكمال أنشطة المشروع. وهو يأخذ في الاعتبار التكاليف الحالية، وتكاليف العمل المتبقي، وأي نطاق متوقع أو تغييرات في الميزانية أثناء حساب التكاليف لإعطاء رقم شبه واقعي في الحسابات.
تحديد VAC: بمجرد الحصول على BAC وEAC، فإن الخطوة التالية هي طرح BAC من EAC لتحديد الباقي، والذي يصبح VAC. يمكن أن يكون VAC رقمًا موجبًا يشير إلى انخفاض الميزانية أو رقمًا سالبًا يشير إلى تجاوز المشروع للميزانية.
تساعد حسابات تكلفة التكلفة مديري المشاريع على استخدام إجراءات حاسمة لتلبية الانحرافات عن الميزانيات المخطط لها وهي جزء لا يتجزأ من مراقبة تكاليف المشروع والتحكم فيها.
أمثلة على VAC مع الحساب
السيناريو 1: مشروع بناء بقيمة VAC إيجابية
يدير آريان مشروع إنشاءات بقيمة BAC تبلغ 150,000 دولار، وحالة المشروع عند اكتمال 50%، والتكاليف الفعلية 40,000 دولار، والقيمة المكتسبة 70,000 دولار. ما هو التباين عند اكتمال المشروع في هذه الحالة؟
الإجابة: هنا، لحساب VAC، دعونا أولاً نحسب EAC
EAC = AC + (BAC EV) = 40000 + (150000-70000) = 120000
VAC = BAC EAC = 150000-120000 = 30000
في السيناريو المذكور أعلاه، يشعر أصحاب المصلحة بالرضا الحقيقي عن شركة آريان حيث أن أداء المشروع أقل من الميزانية بمقدار 30 ألف دولار، وهو مؤشر إيجابي لتكاليف المشروع.
السيناريو 2: مشروع متعدد القطاعات له قيمة سلبية
يتولى لي مسؤولية مشروع متعدد القطاعات. وقد حدد الميزانيات من جميع القطاعات لتكون 350 ألف دولار؛ ومع ذلك، وبسبب بعض التأخيرات والتحديات التكنولوجية، فإن التكلفة المقدرة عند اكتمال المشروع تبلغ 430 ألف دولار. ما هو التباين عند اكتمال المشروع؟
الإجابة: VAC = BAC-EAC = 350000-430000= -80000
لدى لي قيمة سلبية بقيمة -80.000 دولار، مما يشير إلى أن المشروع تجاوز الميزانية ويحتاج إلى تصحيح المسار لتجنب المزيد من النفقات الإضافية بدلاً من الإيرادات من المشروع.
إيجابيات وسلبيات التباين عند الانتهاء
لا توجد تقنية لإدارة المشاريع مثالية وقد تكون كل تقنية مناسبة في بعض المواقف اعتمادًا على الحالة العامة للمشروع وبنيته ومرحلته. دعونا نلقي نظرة على بعض إيجابيات وسلبيات تقنية التنبؤ بالتباين عند اكتمال المشروع:
الايجابيات
سهل الاستخدام والتطبيق لتوقعات أداء تكلفة المشروع
يساعد في اتخاذ القرارات بشأن تمويل المشروع وإدارة التكاليف
يساعد مدير المشروع على البقاء على اطلاع على اتصالات أصحاب المصلحة
يساعد في إحداث تغييرات إيجابية في المشروع لتعزيز تحسينات الأداء
سلبيات
إنه مقياس على مستوى كلي وقد لا يعطي الصورة الدقيقة والكاملة
تميل قيمة VAC السلبية إلى إثارة المزيد من الانتقادات مقارنة بالتحسينات
قد يكون هذا غير دقيق بسبب حسابات نسبة الكحول في الدم
الأدوات والتقنيات اللازمة
يعتمد تحديد التباين عند اكتمال المشروع على الحسابات، حيث إنه جزء من إدارة القيمة المكتسبة في تخطيط المشروع، والتي تتضمن بعض التتبع القائم على الصيغة للمشاريع. لتسهيل اتباع نهج فعال وشفاف لتتبع المشروع باستخدام VAC، قد يطبق مديرو المشاريع أدوات وتقنيات محددة مثل:
منهجية إدارة القيمة المكتسبة: تعتمد منهجيات إدارة القيمة المكتسبة على دمج معايير خط الأساس للمشروع، أي النطاق والجدول الزمني وتكلفة المشروع. تساعد هذه الحسابات المتوازية أو المتزامنة مديري المشاريع على تتبع تأثير التغييرات/التباينات على خطوط الأساس وتقدم المشروع بشكل فعال.
أنظمة إدارة المشاريع: توفر البرامج التي تحتوي على عمليات إدارة المشاريع والإدارة المالية المدمجة الإمكانات اللازمة لأتمتة تتبع وحساب مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع. وهذا يساعد في توفير الوقت ويضمن عدم تشتيت تركيز مدير المشروع بسبب عوامل تافهة تؤثر على الحسابات.
جداول بيانات Excel: نظام قديم من جداول البيانات/ملفات Excel لإجراء وتتبع التكاليف يساعد على تصور الأنماط والاتجاهات وتتبع المقاييس بشكل فعال.
إن ملاءمة أداة أو تقنية معينة تعتمد على احتياجات المشروع/المنظمة ونضج الحوكمة المعمول به. وفي حين أن الأنظمة الآلية مفضلة دائمًا، فإن الطرق التقليدية تساعد مديري المشاريع على التركيز على التفاصيل الدقيقة ومراقبة الصورة الأكبر.
دور التباين عند الإنجاز في التنبؤ
يساعد حساب مقياس التباين عند الإنجاز مديري المشاريع بعدة طرق. فهو مؤشر استراتيجي لتقدم المشروع. ويساعد مديري المشاريع على إعادة تنظيم الخطط في حالة حدوث أي انحرافات عن الميزانيات المخطط لها أو أي فروق كبيرة تؤثر على المشروع. تلعب هذه التقنية دورًا فعالاً في التنبؤ بالمشروع من خلال:
تمكين القدرة على التنبؤ بأداء المشروع يساعد تقييم التكلفة التاريخية للمشروع في أخذ أداء التكلفة التاريخية للمشروع في الاعتبار للوصول إلى قرارات مؤكدة وأكثر استنارة بشأن أداء المشروع في المستقبل. كما يضع في الحسبان التحديات التي واجهتها الشركة في الماضي للاستعداد للمخاطر المحتملة التي قد تطغى على أهداف المشروع والتخطيط للتعديلات المطلوبة في تخصيص الموارد والنطاق والجدول الزمني والميزانيات.
تقليل احتمالية وتأثير المخاطر يساعد مراقبة الميزانيات وحساب VAC مديري المشاريع على معالجة المخاطر بشكل فعال من خلال مراعاة أي تغييرات قد تؤثر على خطوط الأساس للمشروع واستخدام استراتيجيات الاستجابة للمخاطر المقابلة وإزالة العوائق المحتملة وتقليل التكاليف والتأخيرات. يساعد هذا في النهاية حوكمة المشروع على أن تصبح استباقية بدلاً من أن تكون تفاعلية للقضايا. يعدك تدريب إدارة المشاريع عبر الإنترنت من SPOTO لاستخدام VAC والعديد من التقنيات الأخرى في المشاريع، جنبًا إلى جنب مع تقنيات التدريس المتقدمة من الخبراء.
التباين في التكلفة مقابل التباين عند الإنجاز (VAC)
يعد كل من تباين التكلفة والتباين عند الإنجاز من مقاييس إدارة القيمة المكتسبة التي تساعد في قياس جوانب مختلفة من ميزانية المشروع وأدائه. دعنا نتعرف على بعض الاختلافات لتجنب الخلط بين الاثنين:
خاتمة
يعد التباين عند الإنجاز أحد مقاييس إدارة القيمة المكتسبة العديدة التي تعد مهمة ليس فقط لامتحان PMP ولكن أيضًا لإدارة المشروع بشكل عام. إنها طريقة لحساب الفرق بين الميزانية المخططة والمقدرة في نهاية المشروع. يعد هذا المقياس بالغ الأهمية ويجب تتبعه ليس فقط لتشغيل المشاريع بشكل فعال ولكن أيضًا لمديري المشاريع لمراجعة الميزانيات وإدراج أي طلبات تغيير أو طلبات تحسين الميزانية حسب الحاجة في وقت مبكر من المشروع. تعني قيمة التباين الإيجابية أن المشروع أقل من الميزانية؛ ويعني الحساب السلبي أن المشروع تجاوز الميزانية، بينما يعني التباين الصفري عند الإنجاز أن المشروع يسير على المسار الصحيح تمامًا من حيث الميزانية. باستخدام قيمة التباين، يتتبع مديرو المشاريع ويقيمون أداء المشروع لإعادته إلى المسار الصحيح عندما يبدأ في إظهار علامات الخروج عن المسار أو التسبب في تأثيرات على خطوط الأساس للمشروع.