التأخيرات في الجدول الزمني للمشروع – الأسباب وكيفية منعها والتخفيف من حدتها

“إذا كنت تعمل في مجال تسليم المشاريع، فإن التأخير في الجدول الزمني للمشروع أمر لا مفر منه.” هل تتفق مع هذه العبارة؟ يعتقد العديد من مديري المشاريع أن إنجاز المشاريع في الوقت المحدد يظهر فقط في الكتب. حسنًا، هذا ليس صحيحًا. من خلال ممارسات مكتب إدارة المشاريع، ومهارات إدارة المشاريع المناسبة، والإدارة الاستباقية للمخاطر، والتخطيط الفعال، يمكن تقليل التأخير في الجدول الزمني للمشروع حتى لو لم يكن بالإمكان خفضه إلى الصفر.
سنتناول في هذا المنشور ما يلي: ما هو تأخير المشروع؟ الأسباب الشائعة لتأخيرات الجدول الزمني في المشاريع كيفية التخفيف من تأخيرات الجدول الزمني للمشروع
دعنا نستعرض كل واحد منها واحدًا تلو الآخر.
ما هو تأخير المشروع؟
قبل الغوص في تفاصيل تأخيرات الجدول الزمني في المشاريع، دعنا نصف ما هو تأخير المشروع. هناك مثلث سحري شائع جدًا في إدارة المشاريع. هناك ثلاثة جوانب أو حدود أساسية لكل مشروع. هذه هي التكلفة والنطاق والجدول الزمني. يحدد النطاق ما سيتم تسليمه خلال المشروع والنتائج النهائية للمشروع. هناك ميزانية محددة لإكمال المشروع يتم التخطيط لإنفاقها خلال المشروع. يمكنك قراءة المزيد حول تجاوزات تكاليف المشروع. يعمل فريق المشروع على نطاق المشروع وينفق ميزانية المشروع لإكمال المشروع في الوقت المحدد. يحدد الجدول الزمني للمشروع التواريخ المخططة لإكمال أنشطة المشروع والمشروع ككل.
إذا تعذّر إكمال أنشطة المشروع المخطط لها في الوقت المحدد، يُطلق على ذلك “تأخير”. لاحظ أن التأخير يمكن أن يكون على مستوى النشاط أو مستوى المرحلة أو المستوى الكلي للمشروع. على سبيل المثال، إذا أكمل أحد أعضاء فريق المشروع نشاطًا في ثمانية أيام بينما كانت المدة المخطط لها خمسة أيام، فهذا تأخير في الجدول الزمني على مستوى النشاط. يمكن أن تكون هناك عدة مراحل للمشروع. إذا تجاوزت أي مرحلة الموعد النهائي المخطط له، فسيتم اعتبار ذلك تأخيرًا على مستوى المرحلة. وأخيرًا، إذا تأخر الموعد النهائي الإجمالي للمشروع، فسيتم اعتبار ذلك تأخيرًا في الجدول الزمني للمشروع. يمكن أن يكون التأخير في الجدول الزمني للمشروع مشروعاً أو غير مشروع.
أسباب التأخير في الجدول الزمني للمشروع
عندما قمنا باستطلاع رأي 425 مشاركًا حضروا برامجنا التدريبية للشركات، أفاد 47.2% من المشاركين بأن التأخير في الجدول الزمني هو أهم مشكلة في إدارة المشاريع في مؤسساتهم.
كما ترى من الرسم البياني الدائري، أفاد غالبية مديري المشاريع أن التأخير في الجدول الزمني هو المشكلة الأولى في مؤسساتهم. يمكن أن يكون هناك عدة أسباب لتأخير المشروع. سنستعرض أهم خمسة أسباب لتأخير الجدول الزمني للمشروع.
أسباب التأخير في الجدول الزمني للمشروع # 1 – الإدارة غير الفعالة لنطاق المشروع
يجب على فريق المشروع جمع متطلبات العملاء التفصيلية وجعل النطاق واضحًا قدر الإمكان. إذا لم يكن النطاق واضحًا، فسيكون هناك سوء تفاهم بين العميل وفريق المشروع. وسيؤدي ذلك إلى إعادة العمل وتأخير الجدول الزمني للمشروع.
كيف يمكن أن يتسبب النطاق غير الواضح في حدوث تأخير؟ دعنا نوضح الأمر أكثر قليلاً. على سبيل المثال، لم ينقل العميل احتياجاته بوضوح إلى فريق المشروع. ستكون نتيجة ذلك تعريفًا غامضًا لبيان النطاق. عندما يبدأ الفريق في تطوير المنتج، قد يتم إنجاز بعض الأعمال بناءً على افتراضات. علاوة على ذلك، قد يشعر الفريق بالحاجة إلى تحسين الميزات، أو حتى إضافة المزيد من الميزات لجعل المنتج يعمل أو يبدو أفضل. وبالتالي، يمكن أن يكون هناك زحف في النطاق و/أو طلاء ذهبي يحدث أيضًا.
من الممكن أن يكون العميل قد أبلغ عن متطلبات واضحة. ومع ذلك، لم يبذل فريق المشروع جهدًا لكتابة المتطلبات بشكل جيد ومفصل. وبالتالي، قد يصف بيان النطاق ميزات المنتج أكثر مما طلبه العميل. هناك أيضًا احتمال أن بعض ميزات المنتج لم تُكتب بوضوح أو بالتفصيل. ما سيحدث بعد ذلك هو أنه عند فحص المنجزات، سيكتشف العميل المشكلات. سيرى عدم تطابق بين ما أراده وما تم تسليمه. لذلك، قد يطلبون إعادة العمل على بعض المخرجات، مما يتسبب في تأخير الجدول الزمني للمشروع.
كما ترى، يمكن أن تصبح الإدارة غير الفعالة للنطاق بسهولة سببًا لتأخير المشروع. وبالتالي، يجب على مديري المشاريع وفريقهم التأكد من جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات من العميل وتوثيقها بشكل جيد. يجب على مدير المشروع بعد ذلك التأكد من تقديم متطلبات العميل كما هو متوقع. يجب أن يفهموا أن النطاق غير الواضح يمكن أن يقلل أو يزيد من حجم العمل الذي يجب القيام به. لذا، يجب ألا يسمحوا بحدوث تأخيرات في الجدول الزمني للمشروع بسبب عدم فعالية إدارة النطاق.
تقدم أكاديمية SPOTO دورات تدريبية افتراضية وشخصية وعبر الإنترنت في دورات تدريبية افتراضية وشخصية وعبر الإنترنت في PMP (محترف إدارة المشاريع) و CAPM (مساعد معتمد في إدارة المشاريع) ودورات تدريبية أساسية في إدارة المشاريع حيث يشرح مدربونا المتمرسون بأمثلة واقعية كيفية جمع المتطلبات ووضع بيان نطاق واضح وإدارة نطاق المشروع والتحكم فيه. من خلال حضور دوراتنا الحائزة على جوائز، سيحصل موظفوك على إرشادات عملية حول كيفية منع زحف النطاق وكيفية تقديم نطاق المشروع ومتطلباته وفقًا لتوقعات العملاء. تدريب شهادة ®PMP – 35 ساعة اتصال عبر الإنترنت تدريب PMP® عبر الإنترنت – تدريب افتراضي عبر الإنترنت – 4 أيام – 35 ساعة اتصال – تدريب إدارة المشاريع الأساسية ™ – تدريب على إدارة المشاريع للأعمال تدريب شهادة ®CAPM – 23 ساعة اتصال عبر الإنترنت تدريب شهادة ®CAPM عبر الإنترنت تدريب CAPM عبر الإنترنت – 3 أيام – 23 ساعة اتصال
أسباب التأخير في الجدول الزمني للمشروع رقم 2 – تقدير النشاط غير الواقعي
بمجرد تحديد نطاق المشروع، يمكنك الآن تحديد وتقدير أنشطة المشروع. نظرًا لأن تقدير كل نشاط على حدة يمكن أن يؤثر على الموعد النهائي للمشروع، يجب عليك التأكد من تقدير الأنشطة بشكل نهائي وواقعي. إذا قمت بإجراء تقديرات غير واقعية للأنشطة، فستشهد بالتأكيد تأخيرات في الجدول الزمني للمشروع.
يمكن إنجاز نشاط ما في 10 أيام، على سبيل المثال. ومع ذلك، إذا قمت بتسليمه في 20 يومًا، فماذا سيكون تأثيره على المشروع؟ حسنًا، سيؤدي ذلك إلى إنهاء المشروع بعد 10 أيام. تخيل إذن إذا لم يتم تقدير العديد من الأنشطة بشكل صحيح، ما مدى تأثير ذلك على الموعد النهائي للمشروع؟
من أجل تقدير مدة النشاط، يجب أن يكون النطاق واضحًا. إذا لم يكن النطاق واضحًا ولكنك خبير في التقدير، فإن تقديراتك لن تساعد كثيرًا. ذلك لأنه عندما يبدأ النشاط، قد تضطر إلى إجراء تعديلات على النطاق. وقد يتسبب ذلك في انحراف بعض الأنشطة عن خطتها. علاوة على ذلك، يجب أن يعرف مدير المشروع مدى كفاءة موارده ومدى إنتاجيتها لإكمال الأنشطة. يجب أن يعرف مدير المشروع أيضًا مدى توفر المواد والمعدات المطلوبة لإكمال النشاط. بناءً على كل هذه المعلومات، يمكنهم بعد ذلك تقدير أنشطة المشروع بشكل صحيح. علاوة على ذلك، يجب على مدير المشروع استخدام حكم الخبراء لتقدير النشاط وليس وضع افتراضات.
غالبًا ما يعتمد أفضل تقدير على الخبرة السابقة في القيام بنشاط مماثل. ومع ذلك، عندما لا تكون قد قمت بنشاط مماثل من قبل، يمكنك تطبيق تقنيات تقدير مختلفة لتقدير النشاط. هناك العديد من تقنيات التقدير التي يمكن استخدامها، وبعضها موضح أيضًا في دليل PMBOK. وتشمل هذه التقنيات التقدير التناظري والتقدير البارامتري والتقدير ثلاثي النقاط. تغنيك تقنيات التقدير هذه عن إجراء تقديرات مبنية على افتراضات وبدلاً من ذلك يمكنك الحصول على تقدير واقعي للنشاط.
من خلال حضور دورة تدريبية في PMP أو CAPM أو Core PMP، سيحصل المشاركون على فهم متعمق لكيفية تقدير مدد الأنشطة باستخدام تقنيات التقدير المختلفة. وعلاوة على ذلك، سيحسن المشاركون مهاراتهم في تخطيط وإدارة ومراقبة الجداول الزمنية للمشروع. سيزودك المدربون بأمثلة عملية حول كيفية التعرف على المحفزات التي قد تتسبب في تأخير الجدول الزمني، وكيفية إدارة المشكلات المتعلقة بالجدول الزمني والتخفيف من حدتها، وتطبيق الأدوات الناجحة لإعادة جداول المشروع إلى مسارها الصحيح.
أسباب التأخير في الجدول الزمني للمشروع رقم 3 – الإدارة غير السليمة للمخاطر
لكل مشروع مستوى معين من المخاطر. في الواقع، قد يكون لكل نشاط مشروع فردي مستوى معين من المخاطر المرتبطة به. إذا حدث خطر ولم تكن هناك خطة جاهزة للتعامل معه، فسوف تواجه تأخيرات في الجدول الزمني للمشروع. واعتمادًا على شدة المخاطر، قد يكون التأخير طفيفًا، ولكنه قد يكون كبيرًا جدًا أيضًا.
ومع ذلك، عندما يكون لديك إدارة مناسبة للمخاطر، فإنك ستحلل المخاطر بعمق أكبر. ستنظر في كل مشكلة أو سيناريو محتمل قد يتسبب في تأخير المشروع. سوف تتأكد أيضًا من إجراء التقييم المناسب للمخاطر، وتعيين أصحاب المخاطر، ووجود خطة للتحكم في المخاطر وتنفيذها بشكل جيد.
بمجرد تحديد المخاطر، يجب عليك الآن تقييم احتمالية حدوثها وتأثيرها بشكل صحيح. إذا كنت قد حددت المخاطر ولكنك لم تفهم جيدًا مدى خطورتها وتأثيرها، فلن يكون التخطيط لها مجديًا. لذلك، من المهم أن تعرف مدى تعرض مشروعك وبرمجياتك وأصولك المالية للمخاطر. يجب أن تعرف أيضًا ما هي فرص حدوث المخاطر والتسبب في أي ضرر. علاوة على ذلك، يجب عليك أيضًا تصنيف المخاطر وتحديد أولوياتها لمساعدتك على التركيز عليها وإدارتها بشكل جيد.
استخدم الإدارة الاحتياطية للتعامل مع التأخير في الجدول الزمني للمشروع
إحدى استراتيجيات إدارة المخاطر للتغلب على التأخير في الجدول الزمني للمشروع هي إدارة الاحتياطي. ومع ذلك، غالبًا ما يحدث تأخير في الجدول الزمني للمشروع بسبب غياب إدارة الاحتياطي. إذا كنت تعرف أن المخاطر يمكن أن تحدث وكنت متأكدًا من أنها ستتسبب في تأخير المشروع، فيجب عليك إضافة احتياطي طوارئ في أنشطة المشروع. نظرًا لأن احتياطي الطوارئ هو مبلغ معتمد مسبقًا يمكنك استخدامه لإدارة التأخير في الجدول الزمني، يمكنك استخدامه في أي وقت دون طلب إذن. لن يكون تأخير النشاط، إذا لزم الأمر، ضمن وقت الاحتياطي أمرًا خاطئًا على الإطلاق. إذا كنت ترغب في ذلك، يمكنك أيضًا إضافة الاحتياطي في مراحل المشروع، أو في المشروع بأكمله. لذلك، عند حدوث خطر ما، ستستخدم الاحتياطي المخطط له مسبقًا لإنقاذ المشروع من تجاوز الموعد النهائي.
لذلك، في غياب إدارة المخاطر، ستحدث المخاطر، ولن تكون قادرًا على التعامل معها بشكل جيد. لذلك، فإن الإدارة السليمة والمستمرة للمخاطر مهمة جدًا إذا كنت ترغب في تجنب التأخير في الجدول الزمني للمشروع. وسوف تساعدك ليس فقط في الوفاء بالمواعيد النهائية للمشروع ولكن أيضًا في الوفاء بميزانية المشروع.
تقدم أكاديمية سبوتو دورات تدريبية في إدارة مخاطر المشاريع (PMP) و CAPM و Core PMP حيث يمكن للمشاركين الحصول على فهم قوي لكيفية تحديد وإدارة مخاطر المشروع بشكل صحيح وتعيين احتياطيات طوارئ واقعية. من خلال عدد من الأمثلة الواقعية الواضحة والعملية، سيحرص مدرّبونا على أن تكون واثقاً من تطبيق استراتيجيات إدارة المخاطر على مشاريعك. تدريب شهادة ®PMP – 35 ساعة اتصال عبر الإنترنت تدريب PMP® عبر الإنترنت تدريب افتراضي على شهادة ®PMP – 4 أيام – 35 ساعة اتصال تدريب شهادة CAPM® – 23 ساعة اتصال تدريب CAPM عبر الإنترنت تدريب CAPM® عبر الإنترنت تدريب افتراضي عبر الإنترنت – 3 أيام – 23 ساعة اتصال
أسباب التأخير في الجدول الزمني للمشروع رقم 4 – الموارد
تعيين الموارد المختصة لأنشطة المشروع أمر بالغ الأهمية. إذا قمت بتعيين عضو مبتدئ في الفريق لنشاط يتطلب الأقدمية، ماذا سيحدث؟ من الواضح أن النشاط سيستغرق وقتًا أطول لإكماله. سيؤدي ذلك بعد ذلك إلى تأخير الجدول الزمني للمشروع.
قد يكون تعيين مورد عديم الخبرة جيدًا من حيث توفير المال. ومع ذلك، قد ينتهي الأمر بتأخير أنشطة مشروعك لمجرد الافتقار إلى المهارات المناسبة المطلوبة من ذلك المورد. . قد يكون المورد الذي يفتقر إلى الخبرة للقيام بعمل معين أبطأ من المتوقع في إكمال النشاط. أو ربما لا يمتلكون المهارات الكافية لإنتاج المخرجات كما هو متوقع، مما يتسبب في إعادة العمل في المشروع.
نحن نعلم أن المشروع غالبًا ما يتكون من مئات أو آلاف الأنشطة. يمكنك أن تتخيل بعد ذلك مقدار التأخير الجماعي الذي يمكن أن يسببه نقص الخبرة أو الموارد التي لا تمتلك المهارات الكافية لهذه الأنشطة. من ناحية أخرى، تتمتع الموارد المختصة بالعديد من المزايا. فهم ليسوا جيدين في إنجاز الأنشطة فحسب، بل يمكنهم أيضًا التركيز على تحقيق أهداف المشروع. كما أنهم يهدفون إلى العمل بشكل أسرع، وتقليل الهدر، ودمج إبداعهم لتحقيق أفضل النتائج.
لذلك، يجب على مدير المشروع أن يقيّم بعناية المتطلبات الفنية وغير الفنية لأنشطة المشروع. تأكد من تعيين الموارد المختصة لإنجاز المهمة. يجب على مسؤول إدارة المشاريع الذي يقود مكتب إدارة المشاريع في المؤسسة تسهيل التعاون ومشاركة المعرفة وبيئة القيادة الخادمة لزيادة كفاءة إدارة المشاريع في المؤسسة. تعرف على المزيد حول برنامج القيادة في أكاديمية سبوتو حيث سيحصل قادتك على تدريب عملي ومفيد من خلال التمارين التفاعلية ودراسات الحالة والنماذج والتقنيات التي يمكن تخصيصها حسب الاحتياجات الخاصة بمؤسستك.
أسباب التأخير في الجدول الزمني للمشروع #5 – الطلاء الذهبي
الطلاء الذهبي هو مصطلح خاص بإدارة المشاريع. ويتم تعريفه على أنه “القيام بعمل أكثر مما هو مطلوب”. في بعض الحالات، تستمر موارد المشروع في إضافة وظائف أو ميزات جديدة، أو يحاولون القيام بالمزيد على الرغم من اكتمال مهمتهم الخاصة. وهذا يتسبب في تأخير الجدول الزمني للمشروع. تتمحور إدارة المشروع حول تقديم نطاق محدد، ضمن ميزانية وجدول زمني محددين. من المهم جدًا أن تتذكر أنه لا ينبغي لفريق المشروع أن يقدم أكثر من النطاق المتفق عليه.
قد يكون الطلاء الذهبي جيدًا للعميل لأنه سيحصل على ميزات إضافية مجانًا. ومع ذلك، قد يكلف المشروع المزيد من المال. في بعض الحالات، لا يحب العميل الحصول على ميزات إضافية. لذلك، قد لا يكون سعيدًا بالجهد الإضافي الذي بذله فريق المشروع.
يقوم فريق المشروع بوضع لوحات ذهبية بنوايا حسنة، والتي من الواضح أنها لإرضاء العميل. في بعض الأحيان، يضيف مدير المشروع ميزات إضافية لكسب الرصيد. أو قد يرغبون في القيام بذلك لصرف انتباه العملاء عن العيوب أو لإثبات قدرة فريقهم. ومع ذلك، قد يأتي ذلك بنتائج عكسية. في كلتا الحالتين، سواء أحب العميل النتائج المطلية بالذهب أم لا، ستواجه تأخيرات في الجدول الزمني للمشروع. ليس هذا فحسب، بل ستتكبد المزيد من التكاليف على المشروع أيضًا.
كيف يمكن التخفيف من التأخير في الجدول الزمني للمشروع؟
هناك 5 طرق أساسية للتخفيف من التأخيرات في الجدول الزمني للمشروع وسنشرحها بالتفصيل أدناه.
1-) اجعل نطاق المشروع واضحًا
إذا لم يكن النطاق واضحًا، فقد يكون هناك عدم تطابق بين ما قمت بتسليمه وما أراده العميل. إذا كان هناك عدم تطابق، فإن أنشطة إعادة العمل ستتسبب في تأخير الجدول الزمني للمشروع. لذلك، لكي يكون النطاق واضحًا، يجب أولاً وقبل كل شيء التأكد من جمع متطلبات العميل بدقة.
عند التفاعل مع العميل، يجب التأكد من طرح أكبر عدد ممكن من الأسئلة. حاول الحصول على أكبر قدر ممكن من المعلومات حتى يؤكد العميل أنك فهمت ما يريده بالضبط. لا تضع أي افتراضات وتعتمد عليها! الخطوة التالية هي تحديد نطاق واضح للمشروع. يتضمن النطاق معايير القبول والقيود والاستثناءات وتفاصيل المخرجات المطلوبة. كما يتضمن أيضًا وصفًا للعمل المطلوب لإنتاج المخرجات المطلوبة. وبالتالي، فإن تحديد نطاق مثالي وواضح ولا لبس فيه وكامل مهم جدًا. فهو لا يساعد فقط على الالتزام بالجدول الزمني المحدد، ولكنه يساعدك أيضًا على إدارة المشروع بسلاسة.
2-) الحصول على الموارد المختصة
ستعمل الموارد المختصة على إجراء تقديرات واقعية وإكمال الأنشطة في الوقت المحدد قدر الإمكان. ستركز الموارد المختصة على أهداف المشروع وتتأكد من أنها تعمل على تحقيق الهدف. سيكونون أكثر إنتاجية وأكثر مرونة في المواقف العصيبة. وسوف يظهرون الإبداع ويحلون المشاكل بسرعة. وعلاوة على ذلك، مع المعرفة الأساسية التي قد يمتلكونها في إدارة المشاريع، سيكون لديهم القدرة على العمل من خلال الخطط.
وبالتالي، فإن وجود موارد كفؤة سيساعد في إكمال عمل المشروع كما هو مخطط له وكذلك منع الصعوبات على طول الطريق. وبالتالي، يجب على مدير المشروع معرفة مستوى الكفاءة المطلوبة في أنشطة المشروع والحصول على الموارد وفقًا لذلك. ستكون الموارد المختصة مفيدة للغاية في الوفاء بالمواعيد النهائية للمشروع ومنع التأخير في الجدول الزمني للمشروع.
3-) إدارة التغيير الفعالة
إدارة التغيير الفعالة ضرورية لضمان بيئة متسقة وقابلة للقياس ومنظمة للتعامل مع طلبات التغيير. يجب أن يكون لدى مؤسستك وثيقة تحدد الإجراءات وسير العمل لإدارة التغيير الفعالة. ويجب أن يضمن مدير المشروع أن كل طلب تغيير يجب أن يمر عبر إدارة التغيير المناسبة.
بعد الانتهاء من وضع اللمسات الأخيرة على النطاق، يجب أن تدير كل متطلب جديد من خلال إدارة التغيير. أثناء تنفيذ المشروع، غالبًا ما تكون هناك حاجة لإجراء تغييرات. قد يطلب أي شخص إجراء تغييرات مثل موارد المشروع أو مدير المشروع أو الراعي أو العميل نفسه. يجب على مدير المشروع، إلى جانب أصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين، تقييم طلبات التغيير. يجب عليهم تقييم تأثير التغييرات وفهم ما هو التأثير إذا لم تحدث هذه التغييرات. يجب عدم التصريح بأي تغيير لا تقوم بتقييمه بشكل صحيح والتغيير غير المفيد وتنفيذه. إذا قمت بالتصريح بمثل هذا التغيير، فإن تنفيذه سيستهلك وقت المشروع دون داعٍ ويتسبب في تأخير الجدول الزمني للمشروع.
بمجرد أن يقوم مدير المشروع بتقييم طلب التغيير، يجب عليه إبلاغ الراعي والعميل. يجب أن يبلغهم كيف سيؤثر التغيير على ميزانية المشروع والجدول الزمني. كما يجب عليهم أخذ موافقة الراعي والعميل قبل السماح لفريقهم بالعمل على التغيير. إذا لم تكن إدارة التغيير الفعالة في مكانها الصحيح، فقد يواجه المشروع العديد من المشاكل في إنجازه. وقد يكون هناك العديد من التأخيرات في الجدول الزمني.
4-) استيعاب تأثير الجدول الزمني للمخاطر
عندما تحدث مخاطرة في مشروع ما، يمكننا أن نلاحظ على الفور تأثيرين على المشروع. سيتطلب المشروع ميزانية ووقتًا إضافيًا للتغلب على تأثير تلك المخاطر. لذلك، يجب أن تضمن إدارة المخاطر وجود مخازن مؤقتة للجدول الزمني للمخاطر المحتملة التي يمكن أن تؤثر على الجدول الزمني للمشروع.
خلال مرحلة تخطيط المشروع، يجب على مدير المشروع تحديد المقدار المناسب من المخازن المؤقتة لتضمينها في الجدول الزمني للمشروع. يجب أن تستند المخازن المؤقتة المطلوبة على تقييم شامل للمخاطر وليس على افتراضات. وخلال مرحلة التنفيذ، إذا حدثت مخاطرة وتسببت في تأخير النشاط، يجب استخدام المخزون الاحتياطي فقط. سيؤدي الوقت المستغرق خارج المخزن المؤقت إلى تأخير المشروع، وبالتالي يجب تجنب القيام بذلك.
5-) اتخاذ خطوط الأساس للجدول الزمني وإجراء تقييمات دورية لخط الأساس
بمجرد وضع خطوط الأساس للجدول الزمني للمشروع، ستساعدك هذه الخطوط في مقارنة التقدم الفعلي مع الجدول الزمني المخطط له. لمعرفة ما إذا كنت تتقدم أو تتأخر عن الجدول الزمني، انظر إلى خط الأساس للجدول الزمني. انظر أيضًا إلى معلومات التقدم الفعلي.
عند مقارنة خط الأساس للجدول الزمني مع التقدم الفعلي للمشروع، إذا وجدت تأخيرًا ما، يجب عليك اتخاذ إجراء. وإذا كان المشروع قد استهلك بالفعل مخزونات مؤقتة، فيجب عليك التصرف على الفور. يجب عليك القيام بشيء ما لعدم السماح للمشروع بالتأخير أكثر من ذلك وإعادة المشروع إلى المسار الصحيح. لذلك، من المهم أن يكون مدير المشروع على دراية بمختلف تقنيات إدارة المشروع لإصلاح التأخير في المشروع.
على سبيل المثال، عندما يكون هناك تأخير، يمكن لمدير المشروع إضافة المزيد من الموارد لإكمال العمل المتبقي. أو جعل الموارد الموجودة تعمل لوقت إضافي لإنهاء المهمة في وقت مبكر. أو قد يقلل من أي تأخير بين الأنشطة أو يجعلهم يبدأون في القيام بأنشطة العمل بالتوازي. ويمكنهم حتى العمل خلال عطلات نهاية الأسبوع لإضافة أيام إضافية للمشروع. ومن خلال تقليل مدة بعض الأنشطة، يمكنهم أيضًا ضغط الجدول الزمني. ماذا لو كنت قد بحثت في كل هذه الخيارات ولم تتمكن من ضغط الجدول الزمني بما فيه الكفاية؟ في هذه الحالة، قد تحتاج إلى إزالة بعض الأنشطة من المشروع. قد تحدد بعض الأنشطة التي يمكن إزالتها بأمان، ويظل المشروع يعمل بشكل جيد بدونها.
عندما يتأخر الجدول الزمني للمشروع، يجب على مدير المشروع تحديد الخيار الأفضل للتخفيف من تأثير التأخير. من الممكن أثناء تقييم خط الأساس أن تحدد أنه لا يوجد حاليًا خيار مناسب لإزالة التأخير في المشروع. في هذه الحالة، يمكنك أن تطلب من الإدارة السماح باستخدام احتياطي الإدارة. ولكن يجب أن يكون هذا هو ملاذك الأخير لإصلاح التأخير في الجدول الزمني للمشروع.
ملخص: تأخيرات الجدول الزمني للمشروع
التأخير في الجدول الزمني للمشروع له تأثير سلبي للغاية على العملاء والاستشاريين والمقاولين. فهم يفقدون ثقتهم بك. ولا ينظرون إليك بثقة فيما يتعلق بالعلاقات المستقبلية ونمو الأعمال. ليس هذا فقط، فحتى موارد المشروع قد تفقد معنوياتها. فعندما يرون أن المشروع في مأزق، فإنهم يعتقدون أن بذل الجهد الكامل فيه لن يكون مجديًا. وبما أن المشروع سيفشل من حيث الجدول الزمني على أي حال، فإنهم لا يولون اهتمامًا كبيرًا به.
أجرى معهد PMI Pulse of the Profession دراسة استقصائية في عام 2018. ووفقاً للاستطلاع، فإن 52% فقط من المشاريع في جميع أنحاء العالم يمكن أن تكتمل في الوقت المحدد. وهذا رقم صادم بالفعل. ولكن الحقيقة المرّة هي أن معظم المشاريع تواجه تأخيرات في إنجازها. وسواء كان مشروعاً لتكنولوجيا المعلومات أو مشروعاً مدنياً أو ميكانيكياً أو ميكانيكياً أو أي مشروع آخر، فإن التأخير في الجدول الزمني سيكون موجوداً.
قد يكون التأخير في مشروع واحد مقبولاً ولكن عندما تبدأ عدة مشاريع في التأخير، ستكون هناك عواقب غير مقبولة أو لا يمكن تداركها. لذلك، تقع على عاتق مدير المشروع في النهاية مسؤولية محاولة تجنب التأخير في الجدول الزمني للمشروع. أو إذا لم يكن من الممكن تجنبها، فيجب على الأقل التخفيف من آثارها. ولكي يتمكن مدير المشروع من القيام بذلك، يجب أن يكون لديه إدارة احتياطية فعالة. علاوة على ذلك، يجب أن يكون لديهم موارد كفؤة للمشروع. ويجب أن يكون تقدير نشاطهم صحيحًا ويجب أن تكون هناك أيضًا إدارة فعالة للمخاطر.
في أكاديمية سبوتو، يمكننا مساعدة مؤسستك وموظفيك في إدارة المشاريع الناجحة. مفتاح المنظمات الناجحة هو الموظفون المدربون تدريباً جيداً والمهرة.
دعنا ندرب موظفيك ونجعلهم يتعلمون من مدربينا ذوي الخبرة حول كيفية تطبيق أفضل ممارسات إدارة المشاريع. يمكن لمؤسستك وموظفيك الاختيار من بين العديد من الدورات التدريبية المعتمدة مثل CAPM (مساعد معتمد في إدارة المشاريع) وPMP (محترف إدارة المشاريع) ودورات إدارة المشاريع الأساسية.
أطلق العنان لكفاءة تنفيذ المشاريع غير المكتشفة في مؤسستك.
لقد ساعدنا أكثر من 200,000 محترف مسجل من أكثر من 100 مؤسسة بما في ذلك هذه المؤسسات المرموقة.
يمكننا تعزيز كفاءة مؤسستك أيضاً! اطّلع على خدماتنا وتدريباتنا المؤسسية.