الانتقال من إدارة المشاريع إلى إدارة البرامج

من إدارة المشاريع إلى إدارة البرامج : الاختلافات والاعتبارات
إدارة المشاريع هي نهج منظم لإدارة المشاريع ضمن الموارد المخصصة لإنجاز الأهداف المخطط لها. يهدف مديرو المشاريع إلى الارتقاء بمسيرتهم المهنية داخل المؤسسات أو خارجها لإضافة مجموعة من المهارات والحصول على الشهادات والتطلع إلى اتخاذ الخطوة التالية.
ومن أكثر الأساليب إلحاحًا هو السعي للتحول من مدير مشروع إلى مدير برنامج من خلال التفكير في:
ما هي الخطوات التي نحتاجها للتقدم من إدارة المشاريع إلى إدارة البرامج؟
ما الذي تتوقعه إدارة البرنامج منهم؟
ما هي المشاكل/المشاكل التي قد تواجههم في التسلسل الهرمي؟
لماذا وكيف يكون الأمر مختلفاً وصعباً؟
دعونا نلخص المفهوم العام للمشاريع والبرامج، ونلقي بعض الضوء على مدى اختلافهما؟
قد يعجبك أيضًا: لماذا مخطط جانت لإدارة المشاريع؟
التعريفات
دعونا نلقي نظرة على كيفية تعريف كتاب المعرفة لإدارة المشاريع (PMBOK) للمصطلحين.
إدارة المشروع “إدارة المشروع “إدارة المشروع هي تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات على أنشطة المشروع لتلبية متطلبات المشروع.”
إدارة البرامج “تركز إدارة البرامج على أوجه الترابط داخل المشاريع وبين المشاريع ومستوى البرنامج لتحديد النهج الأمثل لإدارتها. وبما أن إدارة البرامج بغض النظر عن مجالها، تحتوي على العديد من المشاريع، فإن وظائف/مناصب إدارة المشاريع، ستكون أيضًا جزءًا من إدارة البرامج.”
ماذا يفعل مدير البرنامج؟
وبالتالي، فإن مدير البرنامج مسؤول عن تقديم مخرجات/منتج نتائج البرنامج، وهو في النهاية إدارة محفظة المشاريع والبرامج.
يجب عليه التنسيق مع الفرق أو مديري المشاريع المتعددة الذين يشاركون في إدارة مشاريعهم. يجب أن يكون مدير البرنامج على دراية بالاستراتيجيات المالية للمنظمات حيث أن الأداء يلعب دورًا حاسمًا في الصحة المالية للمنظمات.
تشمل المسؤوليات الرئيسية لمديري البرامج على سبيل المثال لا الحصر:
الإدارة
تقديم رؤية المنظمة
التكامل
التحسين
التتبع
إعداد الميزانية
قد يعجبك أيضًا: PERT و CPM: كيف يختلفان؟
“إدارة البرامج هي عملية إدارة العديد من المشاريع ذات الصلة، وغالبًا ما تهدف إلى تحسين أداء المنظمة”. ويكيبيديا
بعض الأدوار والمسؤوليات الأخرى لمدير البرنامج على النحو التالي:
إدارة خطة البرنامج خلال دورة حياة البرنامج المعين.
تحديد العمليات، والإجراءات، وهيكل إعداد التقارير، وضوابط البرنامج لإدارة البرنامج وتقديمه.
التخطيط للبرنامج بشكل عام ومراقبة تقدمه في جميع المشاريع والتأكد من أن جميع المشاريع تسير في الوقت المحدد إدارة ميزانية البرنامج، وهي الميزانية الموحدة لجميع المشاريع الموكلة وضمان عدم تجاوز أي من المشاريع للميزانية المخصصة.
تقييم جميع المخاطر المرتبطة بالبرنامج ككل واتخاذ التدابير التصحيحية للتحكم فيها والتخفيف من حدتها.
التنسيق مع أوجه الترابط بين المشاريع والبرامج المختلفة.
إدارة واستخدام الموارد بكفاءة عبر المشاريع/البرامج المختلفة.
مدير المشروع مقابل مدير البرنامج:
إدارة المشاريع مقابل إدارة البرامج:
ما هي التحديات التي تنطوي عليها؟
الانتقال من إدارة المشاريع إلى إدارة البرامج ليست عملية سهلة وتستغرق وقتاً طويلاً. وهذا له العديد من القيود، مثل:
داخل المنظمة نفسها، يجب على مديري المشاريع الحاليين أن يرتقوا إلى هذا الدور الجديد ويجب أن يثبتوا تقديرهم قبل تعيينهم في برنامج ما.
إذا تم تعيينه من خارج المنظمة، فسيكون عامل مخاطرة أكبر، لأن مهاراته الإدارية/القيادية غير مثبتة. ومن المؤكد أن الثقة بالمدير الجديد ستكون مكلفة في حال ثبت فشل البرنامج، لأن ذلك سيؤثر بشكل كبير على أعمال المنظمة.
إن تكييف تقنيات إدارة البرامج وبناء تلك الصورة لدى المنظمة عملية طويلة لأي فرد ما لم يكن سجله/سجلها جيد باستمرار. وهذا من شأنه أن يمهد الطريق لترقيته داخل المنظمة الحالية أو خارجها.
كما أن التأكد من توافق مهارات الفرد وكفاءاته مع استراتيجيات عمل المؤسسة، هو مرة أخرى عملية اختبارية للإدارة وتستغرق وقتًا أطول قبل تكليف أي مرشح ببرنامج ما.
الانتقال من منصب مدير مشروع إلى مدير برنامج:
يجب على مدير المشروع المكلف بتسليم المشروع مقابل مجموعة من الأهداف والجداول الزمنية المحددة مسبقًا، للارتقاء في التسلسل الهرمي أن ينظر إلى ما هو أبعد من معايير إدارة المشروع هذه. يجب إحداث تغيير في طريقة التفكير إلى جانب اتباع نهج استراتيجي ونهج عمل للارتقاء في المؤسسة.
يتبنى مديرو البرامج نهجًا استراتيجيًا بدلاً من النهج التكتيكي. يساعد هذا التغيير في العقلية على الانتقال نحو تبني التقنيات الجديدة، وجمع اتجاهات السوق، وفهم الحاجة إلى تغيير الدور. تتمحور إدارة البرامج حول فهم أهداف أعمال المؤسسة وتنفيذ تلك الأهداف.
يقدم معهد إدارة المشاريع 9 مبادئ توجيهية تساعد في الانتقال من إدارة المشاريع إلى إدارة البرامج. وهي موضحة بإيجاز أدناه:
فكر في العمل بدلاً من التسليم: يقوم مدير البرنامج بتحويل تركيزه من تسليم المشروع إلى تسليم الأعمال لفهم توقعات العميل وتغيرات السوق مع متابعة كيفية تفاعل المؤسسة مع اتجاهات السوق.
التفكير في التبعيات بدلاً من الجدول الزمني: نظرًا لوجود مشاريع متعددة في إطار برنامج واحد، قد يعتمد أداء/تسليم أحد المشاريع على مشاريع أخرى. وبالتالي، يقوم مدير البرنامج بتحويل تركيزه إلى كيفية ترابط المشاريع المختلفة وإدارة التبعيات الخاصة بها بدلاً من كيفية جدولة المشاريع وتسليمها.
فكر في الاستراتيجية بدلاً من النطاق: تتمحور إدارة البرنامج حول التنفيذ الاستراتيجي. يجب أن تكون إحدى الخصائص الرئيسية هي فهم استراتيجية عمل المؤسسة بدلاً من نطاق المشروع.
فكّر في النزاعات بدلاً من الأزمات: النزاعات جزء من أي مشاريع/برامج. وإذا لم تتم إدارتها بشكل بنّاء، فقد يكون لها تأثير كبير على النتيجة.
فكر في الحوكمة بدلاً من الفرق: تختلف سياسة الحوكمة من منظمة إلى أخرى. من الصعب جدًا على مدير البرنامج أن يحافظ على مشاركة أصحاب المصلحة ما لم يكن على دراية بالسياسات الحاكمة للمنظمات.
فكر في الانتقال بدلاً من النقل: تتمثل الوظيفة الأساسية لإدارة البرنامج في تحويل المشروع إلى عمل تجاري. وبالتالي، يجب على مدير البرنامج أن ينظر إلى مبادرات المؤسسات على أنها عمل تجاري بدلاً من مشروع يتم تسليمه ونقله إلى العمليات أو الصيانة.
فكر في التحدي بدلاً من الراتب: على الرغم من أن المزايا المالية (التعويضات) قد لا يمكن مقارنتها بالتحديات، إلا أنه يجب على مدير البرنامج اعتبار كل برنامج مكلف به فرصة لإثبات إمكاناته. يجب أن ينصب التركيز على التغلب على التحديات والتفكير في فوائد العمل كمدير برنامج.
فكّر في الاسترخاء بدلًا من التوتر: السلوك الإيجابي هو مفتاح نجاح مدير البرنامج وبالتالي نجاح البرنامج.
فكّر في قيود البرنامج الثلاثية: يركز المشروع على النطاق والوقت والتكلفة باعتبارها قيودًا ثلاثية ويدير المشروع ضمنها. لكن دور مدير البرنامج هو التفكير في المنفعة والعميل والتكلفة كقيود ثلاثية للبرامج، أما مدير البرنامج فدوره هو التفكير في المنفعة والعميل والتكلفة كقيود ثلاثية للبرامج.
قد يعجبك أيضًا: طرق فعالة للعمل مع فرق المشروع عن بُعد
تخصيص الوقت والجهد
قد يعجبك أيضاً حالة العمل كل ما تحتاج إلى معرفته حول عرض الأفكار
الخلاصة:
إن عالم إدارة المشاريع يتغير الآن. يحتاج الأفراد الذين يطمحون إلى الارتقاء بأنفسهم إلى مديري برامج إلى امتلاك مجموعة واسعة من المهارات. يجب عليهم التخلي عن مفهوم التسليم والبدء في تبني مفاهيم العمل.
يجب على مديري المشاريع إقامة علاقة صحية مع أقرانهم لتوسيع نطاق حياتهم المهنية. يجب أن يبدأوا في فهم تسليم العملاء بدلاً من التركيز على تسليم المشروع وحده. وبدلاً من اتباع نهج تكتيكي، من المهم اعتماد نهج استراتيجي قبل اختيارهم لتولي مسؤولية أعلى. وبالتالي، يجب على المؤسسات أن تقيس إنجازاتها الرئيسية باستمرار لضمان مصداقيتها في مواجهة التحدي الجديد.
كن محترفًا معتمدًا في إدارة المشاريع. اطلع على دوراتنا.