الاحتياطي الطارئ مقابل الاحتياطي الإداري: الاختلافات الرئيسية

قبل حوالي 18-19 عامًا، عندما وضعت أول خطة مشروع كاملة وشاملة بشكل مستقل، كنت واثقًا من أن فريقي يمكنه تنفيذ المشروع بنجاح دون أي تحديات. لا يتطلب الأمر الكثير لمعرفة أنني سرعان ما تعلمت من سذاجتي. لقد فهمت بسرعة سبب قول هيلموت فون مولتكه “لا توجد خطة تنجو من الاحتكاك بالعدو”. لقد أوصلتني جهودي لإيجاد التقنيات اللازمة لإدارة مخاطر المشروع وتحدياته التي قد تؤدي إلى إخراج المشروع بأكمله عن مساره إلى فهم احتياطيات الطوارئ والإدارة. سأشارككم هذه التقنيات في هذه المقالة، التي تصف الاختلافات الرئيسية بين احتياطي الطوارئ مقابل احتياطي الإدارة.
على مستوى عالٍ، لنأخذ مثالاً، لنفترض أن سفينة تبحر في رحلة طويلة. هل ستبحر السفينة بدون سترات النجاة وقوارب النجاة والطعام والماء الإضافيين اللذين يمكن أن يساعدا في حالات الحوادث في منتصف البحر أو التأخير غير المتوقع؟ الاحتياطيات الطارئة واحتياطيات الإدارة هي قوارب النجاة والطعام والماء الإضافيين. بالطبع، هناك اختلافات كبيرة بين الاثنين، وسنرى كل هذه الاختلافات وغيرها من الجوانب بالتفصيل. كما يتم شرح هذه الموضوعات بالتفصيل نظرًا لأهميتها في جميع دورات التدريب على إدارة المشاريع.
ما هو الاحتياطي الطارئ؟
عندما تقوم بإدارة مخاطر المشروع، فإنك تحدد المخاطر المحتملة واحتمالية وتأثير كل من هذه المخاطر. وبناءً على هذا التحليل، يمكنك بناء مخازن لتخفيف مثل هذه المخاطر “المعروفة وغير المعروفة”.
تُسمى المخازن أو الاحتياطيات التي تدرجها في خطط مشروعك “احتياطيات الطوارئ”. وهي بمثابة شبكات الأمان لمشروعك، وهي مصممة لامتصاص تأثير المخاطر التي تم تحديدها وقياسها كجزء من عمليات تحليل المخاطر.
إذا ما قمنا بتوسيع تشبيهنا السابق، فإن الاحتياطيات الطارئة في إدارة المشاريع تشبه سترات النجاة على متن السفينة. حيث يمكنك تخزينها حسب عدد الأشخاص على متن السفينة.
ما هو الاحتياطي الإداري؟
من ناحية أخرى، ستظل هناك دائمًا “مخاطر غير معروفة” أو مخاطر غير محددة لمشروعاتك. هذه هي المخاطر التي يصعب أو يستحيل تحديدها وقياسها مسبقًا. ومع ذلك، فقد تتحقق وتؤثر على نتائج مشروعك. وبالتالي، تخصص الإدارة، عادةً خارج أفق فريق إدارة المشروع، نسبة محددة مسبقًا من الموارد كحاجز لمثل هذه المخاطر غير المتوقعة. تسمى هذه الحواجز الاحتياطيات الإدارية.
وبتوسيع تشبيهنا السابق، فإن احتياطيات الإدارة تشبه الطعام الإضافي على متن السفينة. وسوف يؤثر عدد الأشخاص وطول الرحلة على الاحتياطيات، ولكن لا توجد علاقة مباشرة بينهما.
إن فهم كلا الاحتياطيين أمر بالغ الأهمية إذا كنت تدرس دورة شهادة PMP وتخطط للظهور في الامتحان.
الاحتياطي الطارئ مقابل الاحتياطي الإداري: جدول مقارنة
والآن، دعونا نلقي نظرة عامة على الفرق الجوهري بين الاحتياطي الطارئ والاحتياطي الإداري.
الفرق بين الاحتياطي الطارئ والاحتياطي الإداري
في حين يوفر الجدول أعلاه نظرة عامة عالية المستوى على الاختلافات بين الاحتياطي الطارئ والاحتياطي الإداري، فلنلق نظرة الآن على مزيد من التفاصيل. إن فهم هذه التفاصيل أمر بالغ الأهمية إذا كنت تخطط للحصول على شهادة PRINCE2 Foundation and Practitioner، لأنها ضرورية لضوابط المشروع.
1. الاحتياطي الطارئ مقابل الاحتياطي الإداري: كيف تديره؟
على الرغم من أن احتياطيات الطوارئ يتم حسابها في البداية، إلا أن مديري المشاريع الجيدين يديرونها بشكل استباقي طوال المشروع. فهم يعيدون النظر في احتياطيات الطوارئ ويعيدون تقييمها بانتظام مع تغير ملف المخاطر أثناء المشروع. سيتيح لك هذا النهج التكراري التأكد من أن خطة الطوارئ الخاصة بك تتوافق مع بيئة المشروع الإجمالية. سيساعد التواصل الاستباقي مع الفريق وأصحاب المصلحة في الاستجابة بشكل أكثر تنسيقًا في حالة حدوث المخاطر.
كما أن التواصل الواضح والمستمر أمر بالغ الأهمية لإدارة احتياطيات الإدارة، حيث تتحكم الإدارة العليا في هذه الاحتياطيات. يجب عليك تقديم تحديثات في الوقت المناسب حول تقدم المشروع المتطور والتحديات المحتملة. تتيح الرؤية للإدارة اتخاذ قرارات مستنيرة حول استخدام احتياطيات الإدارة للاستجابة للمخاطر.
2. الاحتياطي الطارئ مقابل الاحتياطي الإداري: الفوائد
الاحتياطي الطارئ:
تعمل الاحتياطيات الطارئة كإجراء استباقي للتخفيف من المخاطر المعروفة، مما يوفر شبكة أمان لفريق المشروع.
إن التوافر الفوري للموارد يسمح لفريق المشروع بالاستجابة السريعة للتحديات الناشئة، والحفاظ على مرونة المشروع.
إن الارتباط الواضح بالمخاطر يمكّن مديري المشاريع من الاستجابة بشكل استباقي للمخاطر مع موازنة توفر الموارد.
الاحتياطي الإداري:
تتيح الاحتياطيات الإدارية للإدارة العليا التعامل مع التغييرات أو التعديلات غير المتوقعة الهامة، مما يساعد على الحفاظ على المرونة الاستراتيجية للاستجابة للتحديات.
تضمن الاحتياطيات الإدارية أن القرارات المهمة تتماشى مع الاستراتيجية التنظيمية الشاملة.
إن الطبيعة غير المعلنة لاحتياطيات الإدارة تسمح باتخاذ القرارات بشكل سري على مستوى الإدارة العليا، مما يساعد على استخدام الموارد بكفاءة.
3. الاحتياطي الطارئ مقابل الاحتياطي الإداري: التحديات
الاحتياطي الطارئ:
هناك خطر المبالغة في تقدير التحديات المحتملة، مما يؤدي إلى تخصيص موارد مفرطة لاحتياطيات الطوارئ.
قد يكون من الصعب تحقيق التوازن بين تخصيص الموارد الكافية للطوارئ دون المساس بميزانية المشروع والجداول الزمنية والقيود الأخرى.
الاحتياطي الإداري:
إن الحاجة إلى الحصول على موافقة الإدارة العليا قد تؤدي إلى تأخير الاستجابة لاحتياجات المشروع العاجلة.
نظرًا لأن احتياطيات الإدارة غير مرئية لفريق المشروع، فقد يؤدي ذلك إلى فجوات في التواصل، حيث قد لا يكون أعضاء الفريق على دراية بالموارد المتاحة. وقد يؤدي هذا الافتقار إلى الرؤية إلى استجابة غير فعّالة أو غير فعّالة للمخاطر.
4. الاحتياطي الطارئ مقابل الاحتياطي الإداري: كيفية الحساب؟
احتياطيات الطوارئ
تتضمن عملية حساب احتياطيات الطوارئ عملية تحليل مخاطر منهجية. ويمكن استخدام تقنيات تحليل المخاطر الكمية لتقدير التأثير المحتمل واحتمالية المخاطر المحددة. ويمكنك حساب الاحتياطيات المطلوبة بناءً على استراتيجية الاستجابة للمخاطر المقبولة. ثم تتم إضافة مبلغ الطوارئ المحسوب إلى خط الأساس للمشروع، مما يضمن تخصيص الموارد لمعالجة التحديات المتوقعة.
هناك بعض الأساليب التي رأيتها تُستخدم لحساب احتياطيات الطوارئ. والطريقة الأساسية هي تقنية القيمة النقدية المتوقعة (EMV). تساعد هذه التقنية الإحصائية في حساب القيمة المتوقعة لخطر معين. وهي تتضمن ضرب احتمالية حدوثه في التأثير. على سبيل المثال:
لنفترض أنك حددت أربعة مخاطر مع الاحتمالات والتأثيرات على النحو التالي:
المخاطرة 1: احتمال 20%، تأثير بقيمة 5000 دولار
المخاطرة 2: احتمال 40%، تأثير -2000 دولار
المخاطرة 3: احتمال 15%، تأثير بقيمة +3000 دولار
المخاطرة 4: احتمال 55%، تأثير -1500 دولار
احسب القيمة السوقية المتوقعة لكل خطر: القيمة السوقية المتوقعة = (الاحتمالية) × (التأثير)
EMV للمخاطرة 1 = 20% × (-5000 دولار) = -1000 دولار
EMV للمخاطرة 2 = 40% × (-2000 دولار) = -800 دولار
EMV للمخاطرة 3 = 15% × 3000 دولار = 450 دولارًا
EMV للمخاطرة 4 = 55% × (-1,500 دولار) = -825 دولارًا
إجمالي القيمة السوقية = -2,175 دولارًا
ستحتاج المنظمة إلى تخصيص مبلغ 2175 دولارًا لتغطية جميع المخاطر التي تم تحديدها.
الطرق الأخرى التي يمكنك استخدامها هي شجرة القرار ومحاكاة مونت كارلو. يغطي أفضل تدريب في إدارة المشاريع من SPOTO هذه المجالات بمزيد من التفصيل.
احتياطيات الإدارة
وفقًا لتقدير الإدارة العليا، قد لا يكون لاحتياطيات الإدارة طريقة حساب دقيقة. وبدلاً من ذلك، تنظر الإدارة العليا في الاستراتيجية التنظيمية الشاملة، والتأثيرات المحتملة على الأعمال، ومستوى عدم اليقين في المشروع. يسمح هذا النهج الذاتي باتخاذ القرارات الاستراتيجية على المستويات العليا للمنظمة. يتم تخصيص الاحتياطيات عادةً كنسبة مئوية من ميزانية المشروع.
على سبيل المثال، تخيل مشروع تطوير برمجيات بميزانية قدرها مليون دولار واحتياطي إداري بنسبة 20%. وهذا يعني احتياطيًا بقيمة 200 ألف دولار للمواقف غير المتوقعة. وإذا نشأ أي موقف من هذا القبيل، فيمكنك استخدام جزء من هذا الاحتياطي لتنفيذ الاستجابة للمخاطر دون تعطيل المشروع.
5. الاحتياطي الطارئ مقابل الاحتياطي الإداري: مثال
لنفترض أن مشروع تطوير SaaS قد حدد فيه فريق المشروع خطر تأثر الجدول الزمني بفقدان الموظفين. يخصص مدير المشروع احتياطيًا طارئًا للتكاليف الإضافية لتعيين عضو فريق مؤقت لاستيعاب التأخيرات المحتملة بسبب رحيل أحد أعضاء الفريق فجأة. يتم توصيل هذا الاحتياطي بشكل شفاف داخل فريق المشروع، مما يسمح باستجابة منسقة إذا حدثت ظروف جوية سيئة.
الآن، تخيل موقفًا يتم فيه إدخال تغييرات غير متوقعة في لوائح الصناعة، مما يتطلب إعادة تصميم المشروع بشكل كبير من منظور الامتثال. في هذا السيناريو، تقوم الإدارة العليا بتنشيط الاحتياطي الإداري لتخصيص أموال وموارد إضافية لإعادة التصميم. يتم استخدام الاحتياطيات الإدارية بشكل سري، مع توصيل المعلومات بشكل انتقائي إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين لمنع المخاوف غير الضرورية داخل فريق المشروع.
6. الاحتياطي الطارئ مقابل الاحتياطي الإداري: المنهجية
تتمحور منهجية الاحتياطيات الطارئة حول تحديد المخاطر وتحليلها والتخفيف من حدتها. ويشمل ذلك:
تحديد المخاطر: تحديد المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على المشروع بشكل منهجي.
تحليل المخاطر: تقييم تأثير واحتمالية المخاطر التي تم تحديدها باستخدام أساليب كمية أو نوعية.
الاستجابة للمخاطر: تطوير استراتيجيات لتحديد الاستجابة للمخاطر، بما في ذلك تخصيص احتياطيات الطوارئ.
المراقبة: مراقبة مشهد المشروع بانتظام للتعرف على المخاطر الناشئة وإعادة تقييم خطة الطوارئ حسب الحاجة.
تعتبر الاحتياطيات الإدارية أكثر استراتيجية، وتتضمن:
التوافق الاستراتيجي: التأكد من أن القرارات المتعلقة باحتياطيات الإدارة تتوافق مع الاستراتيجية التنظيمية الشاملة.
اتخاذ القرار: تتخذ الإدارة العليا قرارات بشأن استخدام الاحتياطيات الإدارية بناءً على تأثير المشروع على الأعمال.
التواصل: إنشاء قنوات اتصال واضحة بين مديري المشاريع والإدارة العليا لتسهيل اتخاذ القرارات في الوقت المناسب.
الرقابة: توفير الرقابة الاستراتيجية لضمان استخدام احتياطيات الإدارة بحكمة وبما يتماشى مع أهداف المنظمة.
7. الاحتياطي الطارئ مقابل الاحتياطي الإداري: الحساب
الاحتياطي الطارئ: يشارك أصحاب المصلحة، بما في ذلك أعضاء فريق المشروع والأطراف الخارجية ذات الصلة، بشكل نشط في تحديد المخاطر وتحليلها. وتساهم رؤاهم في فهم شامل للتحديات المحتملة، كما أن مشاركتهم أمر بالغ الأهمية لتنفيذ استراتيجيات الاستجابة للمخاطر بنجاح.
الاحتياطي الإداري: إن مشاركة أصحاب المصلحة في الاحتياطيات الإدارية محدودة، وتتعلق في المقام الأول بالإدارة العليا وصناع القرار الرئيسيين. وغالبًا ما تتطلب الطبيعة الاستراتيجية للاحتياطيات الإدارية عملية اتخاذ قرار أكثر تحفظًا، مع إبقاء مدخلات أصحاب المصلحة على مستوى الحاجة إلى المعرفة لمنع المخاوف غير الضرورية.
ما هو التشابه بينهما؟
في حين تختلف احتياطيات الإدارة واحتياطيات الطوارئ بشكل كبير في جوانب متعددة، إلا أنها تشترك في قواسم مشتركة في العديد من الجوانب الأخرى:
إدارة المخاطر: تهدف الاحتياطيات إلى إدارة المخاطر وضمان نجاح المشروع. وتستهدف الاحتياطيات الطارئة على وجه التحديد المخاطر المعروفة، في حين تعالج الاحتياطيات الإدارية طيفًا أوسع من المخاطر غير المعروفة، مما يسمح باتباع نهج أكثر شمولاً لإدارة المخاطر.
تخصيص الموارد: يتضمن كلا الاحتياطيين تخصيص موارد إضافية لمواجهة التحديات غير المتوقعة أثناء دورة حياة المشروع. يمكن أن تشمل هذه الموارد وقتًا إضافيًا أو ميزانية أو موظفين، مما يضمن تجهيز فريق المشروع بشكل جيد للتعامل مع المواقف غير المتوقعة والحفاظ على تقدم المشروع.
التأثير الاستراتيجي: تلعب الاحتياطيات دورًا حاسمًا في النجاح الاستراتيجي للمشروع. توفر الاحتياطيات الطارئة لفريق المشروع الدعم اللازم للتغلب على التحديات المتوقعة، والحد من الاضطرابات، وتحقيق أهداف المشروع. من ناحية أخرى، توفر الاحتياطيات الإدارية للإدارة العليا المرونة للاستجابة بشكل استراتيجي للتغيرات الكبيرة، مما يسمح بالتكيف الفعال والتوافق مع الأهداف العامة للمشروع.
قدرة المشروع على التكيف: إن وجود هذه الاحتياطيات يعزز المرونة والقدرة على تعديل المسار بشكل فعال عند الحاجة.
اتخاذ القرارات بناءً على البيانات: يتطلب كلاهما تحليلًا دقيقًا للمخاطر والميزانية وتعقيد المشروع لتحديد المبالغ المناسبة.
وهكذا، في حين أن الاحتياطيات الطارئة والاحتياطيات الإدارية لها أغراض مختلفة، فإنها تساهم في إدارة المخاطر بشكل فعال، وتخصيص الموارد، واتخاذ القرارات الاستراتيجية، مما يؤدي في نهاية المطاف إلى تعزيز النجاح الشامل للمشروع.
ما الذي يجب عليك اختياره بين الاحتياطي الطارئ والاحتياطي الإداري؟
يعتمد اختيار الاحتياطي الطارئ أو الاحتياطي الإداري على عوامل مختلفة وطبيعة المشروع. وفيما يلي بعض النقاط التي أوصي بها لمديري المشاريع الناشئة والمبتدئة الذين يسعون إلى الوضوح:
تعقيد المشروع: بالنسبة للمشاريع التي تتسم بمستوى أعلى من التعقيد وعدم اليقين، قد يكون الجمع بين الاحتياطيات الطارئة والاحتياطيات الإدارية مفيدًا. حيث تعالج الاحتياطيات الطارئة المخاطر المعروفة، في حين توفر الاحتياطيات الإدارية شبكة أمان للمخاطر غير المعروفة.
الثقافة التنظيمية: ضع في اعتبارك الثقافة التنظيمية ومستوى الشفافية المطلوب. إذا كانت الثقافة تقدر التواصل والتعاون المفتوحين، فقد يكون التأكيد على الاحتياطيات الطارئة أكثر ملاءمة. ومع ذلك، في المنظمات حيث يتم حراسة عملية اتخاذ القرار الاستراتيجي عن كثب، قد تتوافق الاحتياطيات الإدارية بشكل أفضل.
الرغبة في المخاطرة: قم بتقييم الرغبة في المخاطرة لدى المنظمة. إذا كانت هناك قدرة أكبر على تحمل المخاطر وتفضيل لاتخاذ القرارات بشكل لامركزي، فقد تكون الاحتياطيات الطارئة هي الخيار المفضل. وعلى العكس من ذلك، إذا كانت المنظمة تفضل نهجًا أكثر مركزية واستراتيجية لإدارة المخاطر، فقد تكون الاحتياطيات الإدارية هي الخيار المفضل.
بدلاً من التعامل مع الاختيار باعتباره تمرينًا إما هذا أو ذاك، فإن المفتاح يكمن في فهم الفروق الدقيقة لكل من احتياطيات الطوارئ والإدارة لإدارة المشاريع والاستفادة منها بشكل استراتيجي بناءً على الاحتياجات الفريدة لمشروعك.
خاتمة
تصبح إدارة المخاطر أمرًا بالغ الأهمية لمديري المشاريع في البيئات شديدة التعقيد وعدم اليقين. يجب علينا فهم الفروق الدقيقة لكل احتياطي للتنقل عبر عدم اليقين في المستقبل حتى نتمكن من اتخاذ القرارات المناسبة فيما يتعلق باحتياطي الطوارئ مقابل احتياطي الإدارة. إن الاستخدام الحكيم لاحتياطيات الطوارئ يمكّن فرق المشروع من مواجهة المخاطر المعروفة بشكل مباشر، مما يعزز ثقافة الشفافية والتعاون.
وفي الوقت نفسه، يسمح النشر الاستراتيجي للاحتياطيات الإدارية للإدارة العليا بتوجيه السفينة عبر مياه مجهولة. وبينما تشرع في رحلة إدارة المشروع، فكر في التوازن الدقيق بين السيطرة والمرونة والشفافية والسرية. ومن خلال فهم التوازنات بين الاحتياطي الطارئ والاحتياطي الإداري، يمكنك رسم مسار مشاريعك، وضمان إبحارها بسلاسة حتى عندما تلوح عواصف عدم اليقين في الأفق.
الكلمة الأساسية الأساسية غريبة بعض الشيء لأغراض المحادثة. لقد أضفتها كما هي هنا للامتثال للإرشادات والمتطلبات. أخبرني إذا كان بإمكاني تغييرها بشكل أكثر ملاءمة، على الرغم من أن ذلك سيتخذ شكلًا مختلفًا عن الكلمة الأساسية الدقيقة.