أناند نايك مؤلف المدونة
متخصص متعدد المهارات في البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات يتمتع بخبرة 12 عامًا في العمليات والانتقال والتحول وإدارة المشاريع واستشارات العمليات والحلول والتدريب
الصفحة الرئيسيةالمدونةإدارة المشاريعالاجتماعات وأهميتها في فصل الحوكمة عن الإدارة
ما هي الإدارة؟ ما الفرق بين الهيئة الحاكمة والإدارة؟ ما أهمية الاجتماعات في الإدارة؟ هل تحتاج طبقة الإدارة إلى عقد العديد من الاجتماعات؟ يبدو الأمر وكأنه أسئلة بسيطة لست متأكدًا من مدى فهمها وتطبيقها.
أنا متأكد من أن معظمنا حضر أو أجرى اجتماعات كجزء من حوكمة الإدارة. الاجتماعات جزء من حوكمة الإدارة وهي مطلوبة بالتأكيد، لكن مديري اليوم يقضون معظم وقتهم في الاجتماعات، وبالتالي فإن الأنشطة المهمة لطبقة الإدارة أصبحت في مرتبة ثانوية. هناك حاجة ملحة لفصل الحوكمة عن الإدارة. إذا كنت مدير مشروع، فستستفيد من تدريبنا عبر الإنترنت على إدارة المشاريع الاحترافية.
ستدرك أن هناك طبقات في المنظمة تشارك فقط في عقد الاجتماعات دون أي نتيجة وتعتبر ذلك طريقة فعالة للإدارة. من الناحية المثالية، يجب أن تشارك طبقة الإدارة في التخطيط وتنفيذ العمل أو إزالة العوائق، ويجب أن يكون هناك حد أدنى من الوقت المستغرق في الاجتماعات. ولكن في الواقع، تقضي الإدارة معظم الوقت في عقد الاجتماعات أو حضورها. تُترك معظم الأنشطة للطبقة الدنيا من المنظمة للقيام بها بأقل قدر من الدعم من الإدارة أو بدونه.
حتى الإدارة العليا تضع أهمية كبيرة على الاجتماعات. في العديد من الاجتماعات، تتم دعوة المشاركين غير المطلوبين ويُطلب منهم الانضمام.
ينبغي للمنظمات إعادة النظر في الطريقة التي تُعقد بها الاجتماعات. وينبغي لها أن تركز على تقليل عدد الاجتماعات التي تعقدها الإدارة. فإذا قللت الشركات من عدد الاجتماعات غير المرغوب فيها التي تُعقد، فسوف يكون هناك بالتأكيد وفورات ضخمة في التكاليف بالنسبة للمنظمة، كما سيكون لدى الإدارة الوقت الكافي للقيام بالعمل الفعلي.
- الاستثمار في برامج التعاون
- قياس تكلفة الاجتماعات
- اختر يومًا خاليًا من الاجتماعات للفريق
- فرض استخدام جدول أعمال الاجتماع
- توقف عن حضور الاجتماعات التي لا قيمة لها
- خصص وقتًا في تقويمك للمهام المهمة
- قم بدعوة أصحاب المصلحة المطلوبين فقط إلى الاجتماع
تتكون الإدارة من طبقات كثيرة من المديرين، الذين يعقدون الاجتماعات ويكونون أقل مشاركة في الأنشطة الفعلية.
لقد مررنا جميعًا بهذه التجربة، فكلما ظهرت مشكلة ما، يتم إضافة المزيد من المديرين لحل المشكلة، ولكن لسوء الحظ، يركز المدير على عقد المزيد من الاجتماعات. ويصبح التركيز أقل على إضافة أشخاص إلى طبقة التنفيذ الفعلية لحل المشكلة.
من الأفضل أن يقضي المديرون معظم وقتهم في الأنشطة التالية:
إذا كنت مديرًا متوسطًا، فمن المرجح أن تقضي حوالي 35% إلى 40% من وقتك في الاجتماعات، وإذا كنت في الإدارة العليا، فقد تصل النسبة إلى 50% أو أكثر. والأسوأ من ذلك هو مدى عدم إنتاجية هذه الاجتماعات كجزء من الحوكمة عادةً.
إن الفكرة وراء كتابة هذا المقال هي إعادة التركيز على العمل الفعلي للإدارة، وتقليل الاجتماعات غير المرغوب فيها التي تعقدها الإدارة.
ابدأ رحلتك لتصبح خبيرًا في إدارة المشاريع من خلال دورة PRINCE2 Foundation عبر الإنترنت. سجل الآن واعمل على تعزيز مسيرتك المهنية!
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
