في حين أن جميع جوانب إدارة المشروع والقيادة مهمة ، فإن أهم المهارات التي يمكن أن يمتلكها مدير المشروع أو القائد هي التواصل. يقال إن مدير المشروع يقضي 90٪ من وقته في التواصل. لقد رأيت أن العامل الوحيد الأكبر الذي يؤثر على نجاح المشروع هو التواصل. في الواقع ، يعتبر الاتصال بالمشروع أمرًا حيويًا للغاية ، فهو يشمل حقًا مجالين معرفيين كاملين في إدارة المشروع ؛ “إدارة اتصالات المشروع” و “إدارة أصحاب المصلحة في المشروع”. وهما يسيران جنبا إلى جنب. يجب عليك التواصل بشكل فعال لدفع مشاركة أصحاب المصلحة ، وهو أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع بشكل عام واعتماده.
صاحب المصلحة هو أي شخص ، داخلي أو خارجي لمشروعك أو مؤسستك ، يتأثر أو يتصور أنه قد تأثر بمشروعك. هذا يشمل نفسك وأعضاء فريقك. نوعان من أصحاب المصلحة يجب مراعاتهما عند تحسين المشاركة هما أصحاب المصلحة الداخليون (الرئيسيون) وأصحاب المصلحة الخارجيون الذين سيقودون نجاح مشروعك. غالبًا ما أفكر في كل مجموعة على حدة للتأكد من أن لدي قائمة شاملة من أصحاب المصلحة.
ثلاثة أنواع من الاتصال
إذا كنت قد التحقت بدورة تدريبية في معسكر إدارة المشاريع ، فستتعلم أن هناك ثلاثة أنواع من التواصل. ادفع واسحب وتفاعل. دفع الاتصال هو إرسال المعلومات إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين. يتم دفع هذه المعلومات عبر الاتصالات المستهدفة باستخدام الهاتف أو استضافة اجتماعات التقدم أو إرسال تحديثات متكررة عبر البريد الإلكتروني. هذا هو نوع اتصال الحالة الذي يرسله لك Amazon Prime عندما تطلب منتجًا. اتصالات السحب مخصصة لأصحاب المصلحة المهتمين بمشروعك ، ولكنها ليست مؤثرة (على الأقل في الوقت الحالي). لا يزال يتعين عليك إبقاءهم على اطلاع ، ولكن ليس على نفس مستويات أصحاب المصلحة الرئيسيين. التواصل التفاعلي هو ما يجب التركيز عليه عند التواصل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين. سنركز على التواصل التفاعلي ، لأن هذه هي الطريقة التي ستتواصل بها مع أصحاب المصلحة الأكثر نفوذاً ؛ ومع ذلك ، فإن الموضوعات التي تمت مناقشتها قابلة للتطبيق لدفع الاتصالات أيضًا.
تواصل بانتظام وكن استباقيًا
لا أحد يلاحظ متى ينطلق المشروع دون مشكلة ، ولكن بمجرد أن يبدأ النطاق والجدول الزمني والتكلفة و / أو الجودة في الانحراف في الاتجاه الخاطئ ، يلاحظ الجميع! لذلك ، الاتصال المنتظم هو المفتاح. ستحتاج إلى تقديم تحديثات الحالة ، وتعيين التوقعات (جيدة أو سيئة) لما ينتظرنا ، ومعالجة المشكلات في وقت مبكر عندما تكون تكلفة التغيير أقل. يتم تحديد نجاح المشروع من خلال مواقف أصحاب المصلحة الرئيسيين حول المشروع. على هذا النحو ، أحاول التواصل بشكل استباقي مع أصحاب المصلحة لدي لضمان المستوى المناسب من المشاركة والموقف الصحيح تجاه المشروع.
ثلاث فئات من الاتصال
تسليم المشروع في الوقت المحدد ، في حدود الميزانية ووفقًا للمتطلبات ليس كافيًا ؛ إذا لم يتم الإعجاب بالمشروع ولم يتم استخدام النواتج ، فإنه لا يزال فاشلاً. من الأهمية بمكان اكتساب مواقف إيجابية لأصحاب المصلحة من خلال المشاركة الفعالة التي تحركها الاتصالات المفيدة. لقد استخدمت ثلاث فئات عامة من الاتصال في إدارة أصحاب المصلحة: إعداد التقارير ، والتسويق ، والتواصل الهادف.
الإبلاغ
يحقق إعداد التقارير غرضين مفيدين: أولاً ، يوضح أنك تدير مشروعك بشكل صحيح. بصفتك مدير مشروع ، يُتوقع منك إنتاج التقارير ، ولديك جداول زمنية ، وما إلى ذلك ، لذا فإن إصدار التقارير يُظهر أنك تتوافق مع التوقعات. ثانيًا ، تقديم التقارير إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين يبقيك على اتصال معهم وهو أمر مهم عند الحاجة إلى اتصالات أكثر أهمية. يتم عادةً دفع المعلومات الواردة في التقارير (يتم إرسالها مباشرةً إلى) إلى المستلمين. بينما يؤدي هذا إلى إنشاء مجموعة متسقة من المعلومات التي يتم مشاركتها عالميًا في سلسلة زمنية ، فإن التقارير لا تعد وسيلة اتصال ، على الرغم من أنه يمكن استخدام المعلومات الواردة في التقرير كجزء من الاتصال الهادف.
تسويق
التسويق هو نشاط تواصل غير مستغل وغير مستغل. يشمل التسويق جميع الاتصالات اللازمة لتقديم معلومات حول مشروعك إلى مجتمع أصحاب المصلحة الأوسع. هذه فرصتك للإعلان عن قيمة المشروع ولمنع تطور المعلومات “الثقوب السوداء” ، التي تولد معلومات مضللة وشائعات. يعد تطوير “حملة تسويقية” فعالة نشاطًا اتصالاتيًا مهمًا مصممًا لبناء الدعم والحماس للمشروع والنواتج. أجد أنه يستحق الجهد المبذول في كل مشروع تقريبًا! من الأسهل بكثير تكوين انطباع أول جيد بدلاً من محاولة تغيير انطباع سيء تم تكوينه بالفعل بين أصحاب المصلحة. لقد وجدت أن هذا مهم بشكل خاص إذا كان مشروعك سيغير طريقة أداء الأشخاص لوظائفهم – سيشهد مشروعك مستويات أقل بكثير من المعارضة وسيشكرك مدير التغيير.
التواصل الهادف
بالنسبة لي ، فإن التواصل الهادف يدور حول البدء بالنهاية ووضع نفسك في مكان صاحب المصلحة. يجب التخطيط للتواصل الهادف ، مما يعني أنك بحاجة إلى معرفة التأثير الذي تبحث عنه بدقة ثم العمل على كيفية تحقيق التأثير. يعني هذا عادةً أنك تريد أن يبدأ صاحب المصلحة في فعل شيء ما ، أو القيام بشيء مختلف أو التوقف عن فعل شيء ما. يجب أن تتناول الاتصالات الهادفة WIIFM (What’s In It For Me) ، وأن يتم توجيهها نحو شبكة من أصحاب المصلحة الرئيسيين ، وأن يتم تقديمها بشكل متزايد ومنتظم.
مراجعة مجتمع أصحاب المصلحة
كما هو الحال مع إدارة المخاطر ، أقوم بانتظام بمراجعة مجتمع أصحاب المصلحة (تغيير مستويات الاهتمام والتأثير ، أصحاب المصلحة الجدد أو الحاليين ، إلخ). والغرض من ذلك هو إعادة تقييم الأولويات النسبية لجميع أصحاب المصلحة ، لفهم ما إذا كانت جهود الاتصال الخاصة بك ناجحة (تغيير التكتيكات إن لم يكن) وللتركيز بشكل أفضل على جهود الاتصال الخاصة بك للمضي قدمًا. عليك أن تتذكر أن مشروعك يتم إنجازه في بيئة ديناميكية ، وعلى هذا النحو ، يجب أن تكون إدارة أصحاب المصلحة والاتصالات عملية مستمرة تتم مراجعتها وتحديثها وتحسينها بانتظام.
يجب تصميم التواصل الفعال ليكون ذا قيمة ضمن ثقافة أصحاب المصلحة. وهذا يعني تعلم كيفية عمل أصحاب المصلحة وما هو طبيعي بالنسبة لهم ؛ تحتاج إلى التواصل ضمن نموذجهم. يتطلب بناء هذا النوع من بيئة الاتصال ، المصممة لدعم نجاح المشروع ، نهجًا استراتيجيًا. التسديد للمال؟ قضاء وقت أقل في مكافحة الحرائق والتعامل مع الاستفسارات المخصصة وزيادة مشاركة مجتمع أصحاب المصلحة لدفع نجاح المشروع واعتماده وتحسينه. أجدها استثمارًا ثمينًا للوقت بشكل مثير للدهشة ، وآمل أن تفعل ذلك أيضًا.
