الإيجاز – جوهرة التواصل

يمكننا أن نتفق جميعًا على أن القدرة على التواصل الفعال هي مفتاح نجاح إدارة المشاريع. ونعلم أن 90% من وظيفة مدير المشروع تتضمن التواصل.
واليوم، مهمتي هي أن أذكركم أنه عندما يتعلق الأمر بالتواصل، فإن الإيجاز جيد. الإيجاز جيد جدًا.
أحد الاقتباسات المفضلة لآندي كرو حول هذا الموضوع: “الأقل هو الأفضل”. اجعل كلماتك مهمة. استخدمها باعتدال.
نحن نتعاون مع نيل ويتن في العديد من المشاريع في InSite، وفي إحدى الدورات التدريبية، أشار نيل إلى نقطة ذات صلة. سأعيد الصياغة: عندما تفكر في هؤلاء المدراء الذين هم أعلى في الهيكل التنظيمي، تذكر أن لديهم مسؤوليات أكثر ووقت أقل. لذلك، يجب على مدراء المشاريع أن يصمموا تقاريرهم بحيث تكون مختصرة وموجزة وقيّمة.
فالكلمات الحشو التي لا معنى لها هي أعداء التواصل الموجز. دعني أعطي مثالين.
المثال الأول: “إذن…”
سأختار نفسي أولاً. أثناء تسجيل الصوت لدورة تدريبية قادمة في InSite، انتبهت إلى عادة مزعجة. لقد أفرطت في استخدام كلمة “إذن” في عبارة انتقالية أو ككلمة انتقالية. “إذن، لنتحدث عن هذا…” “إذن، ما هو الإجراء الذي يجب أن نتخذه…” كان عليّ التخلص من هذه العادة… بسرعة!
المثال الثاني: “انطلق”
واجهت زوجتي مشكلة في هاتفها المحمول واتصلت بالدعم الفني. كان المندوب مهذبًا ومهنيًا، لكنها استمرت في استخدام عبارة “امض قدمًا” إلى حد التشتت! “دعنا نمضي قدمًا ونفتح تذكرة خدمة…” “الآن، سوف نمضي قدمًا ونعيد ضبط هاتفك…” “أريدك أن تمضي قدمًا وتضغط على الزر…”
كمتواصلين، يتمثل التحدي الذي نواجهه في مراجعة رسالتنا وصقلها بلا رحمة. حذف كلمات الحشو. تخلص من العادات السيئة. ارتقِ بخطابك وكتابتك إلى المستوى التالي. وكما أشار جيم كولينز في كتابه “من الجيد إلى العظيم”، فقد حان الوقت “لشطف الجبن” (ص 127) وتخليص تواصلنا من أي دهون غير مرغوب فيها.
إذا مارست فن الإيجاز في التواصل في العمل، فسوف ترتفع أسهمك.