الإدارة الفعالة للمشاريع: قائمة المراجعة الشاملة الخاصة بك

عادة، قد تحتاج إلى الكثير من أعضاء الفريق لمشروع ما. بالطبع، لا تحتاج جميع المشاريع إلى فريق ضخم. بصرف النظر عن حجم المشروع وطبيعته، سيكون من الأفضل أن يكون لديك قائمة مرجعية لإدارة المشروع. بصفتك مدير مشروع، يمكنك إدارة المشروع بسهولة. ستساعد قائمة المراجعة جميع الأشخاص المشاركين في المشروع على البقاء منظمين. كما أنها قد تساعد في إنجاز المهام في الوقت المحدد. أيضًا، سيكون من الممكن فهم كيفية مساهمة مسؤوليات كل عضو في نجاح المشروع بشكل عام. يمكن لقائمة المراجعة هذه أن تساعد بشكل كبير في مراقبة المشروع إذا كنت قائدًا للمشروع.
قائمة مراجعة إدارة المشروع – فهم المعنى:
قائمة مراجعة إدارة المشروع هي وثيقة تُستخدم لتتبع جميع الأهداف والموارد والمواعيد النهائية والمهام الضرورية لإنجاز المشروع. وكثيرًا ما يستخدم المشرفون وقادة الفرق ومديرو المشاريع هذه القائمة المرجعية لتنظيم ومراقبة التقدم المحرز في عناصر المشروع المختلفة.
أهمية قائمة مراجعة إدارة المشروع:
قد تكون مدير مشروع أو قائد مشروع أو أي شخص رئيسي آخر مشارك في هذا المشروع. يمكنك توقع الفوائد المذكورة أدناه عندما يكون لديك قائمة مراجعة لإدارة المشروع:
إدارة مسؤوليات متعددة بسهولة في نفس الوقت:
في بعض المؤسسات، تكون مسؤوليات قادة المشاريع واسعة النطاق، بما في ذلك إدارة ديناميكيات الفريق، والإشراف على تقدم المشروع، وضمان توافق أهداف المشروع مع الأهداف التنظيمية. وبالمثل، يتحمل المدراء الكثير من المسؤوليات، مثل تخصيص الموارد وإدارة المخاطر والتواصل مع أصحاب المصلحة. ومع وجود قائمة ضخمة من المسؤوليات والمهام التي يتعين عليهم القيام بها، فمن الطبيعي أن يغفلوا عن بعض الأمور. ولكن، سيساعدك وجود قائمة مراجعة لإدارة المشروع على تتبع جميع المهام. حتى أنه يمكنك إدارة جميع الأشخاص المساهمين في المشروع بفعالية عندما تكون قائمة المراجعة هذه في متناول يدك.
احصل على الوضوح من أين تبدأ:
يمكن أن تحتوي المشاريع على العديد من المهام الفرعية التي يجب تنفيذها. لذلك، قد يصبح من الصعب على بعض أعضاء الفريق فهم المهام التي يجب التركيز عليها أولاً. ومع ذلك، باستخدام قائمة مراجعة إدارة المشروع، يمكنك، كقائد مشروع، تقديم المشورة لأعضاء فريقك بشكل أفضل. بمعنى آخر، يمكنك أن تجعل أعضاء فريقك يفهمون المهام التي يجب عليهم إكمالها أولاً. كما يمكنك أيضًا أن تشرح لهم بالترتيب الذي يجب إكمال المهام به. حتى، يمكن شرح الطريقة التي يجب اتباعها لإنجاز المهام لأعضاء الفريق.
تقليل المخاطر المحتملة:
يمكنك تخطيط المهام والمهام مسبقًا عندما يكون لديك قائمة مراجعة لإدارة المشروع. في المقابل، يمكنك تقليل احتمالات المخاطر من خلال الحكم على المشكلات قبل أن تظهر بالفعل. وكما تعلم، الوقاية خير من التصحيح دائمًا. وبهذه الطريقة، يمكن أن تعمل قائمة المراجعة كأداة فعالة بالنسبة لك.
التعامل الفعال مع الموارد:
باستخدام قائمة مراجعة إدارة المشروع، يمكنك التخطيط بفعالية لوقتك للمهام المختلفة. ليس فقط الوقت، ولكن يمكنك أيضًا التخطيط للإدارة الفعالة للموارد الأخرى مثل المال والقوى العاملة لديك مسبقًا. لذلك، يمكن تجنب تحديد نقص الموارد في اللحظة الأخيرة من خلال قائمة المراجعة هذه.
لهذه الأسباب، ستكون قائمة مراجعة المشروع أفضل من فكرة واضحة عن خطوات عملية إدارة المشروع.
قائمة مرجعية لإدارة المشروع
الآن، أنت تعرف أهمية وجود قائمة مرجعية لإدارة المشروع. ولكن، ما الذي يجب أن يكون جزءًا من قائمة المراجعة الخاصة بك؟
بيان هدف واضح:
يشير بيان الهدف إلى الأهداف قصيرة المدى التي يجب تحقيقها ليس فقط بالنسبة لك ولكن أيضًا لفريقك. يجب أن يكون بيان الهدف بلا شك هو الأساس لكل مرحلة من مراحل المشروع. يجب أن يتم إنشاء بيان الهدف الخاص بك بطريقة تمكنك من إيجاد الإجابة على الأسئلة التالية: كيف ستصل إلى هدفك المنشود على المدى القصير؟ ما هي النتائج التي تتوقعها؟ لماذا تعتبر العملية القياسية ضرورية لتحقيق الهدف؟
لن يكون من المبالغة القول إن القدرة على الإجابة على هذه الأسئلة بإيجاز وسرعة ستكون عاملاً مغيراً لقواعد اللعبة في كل مرحلة من مراحل المشروع.
تحديد وتخطيط الموارد المتاحة:
إن وضع خطة للموارد أمر بالغ الأهمية، حيث أن فرص الحصول على موارد غير محدودة قد تقل مع تقدم المشروع. من الأفضل التأكد من تحديد البرامج والمعدات والأشخاص الضروريين لإنجاز المشروع.
هيكل تقسيم العمل:
يمكن أن يكون لدى إدارتك العليا وعملائك العديد من الأفكار. ومع ذلك، تقع على عاتقك كمدير مشروع مسؤولية تحديد ما إذا كانت هذه الأفكار عملية أم لا. وعلى وجه الخصوص، يجب عليك تحديد ما إذا كانت الأفكار المتعلقة بالأهداف والموارد قابلة للتطبيق. لتوضيح الأمور، من الأفضل إنشاء هيكل تفصيلي للعمل (WBS).
سيساعدك ذلك في تحديد كل نشاط ومهمة يجب إنجازها لإنهاء المشروع. سيساعدك على تحديد جميع متطلباتك. بعد ذلك، يمكنك تقسيمها إلى مهام كاملة. كما ستساعدك أيضًا على فهم تبعيات المهام وأي المهام التي يجب إكمالها أولاً وأيها يجب أن تتبعها.
عندما يكون لديك WBS، سترى بوضوح جميع الموارد المطلوبة لإكمال مهام المشروع المختلفة.
قابل مدراء المشروع الآخرين وأصحاب المصلحة الآخرين:
في قائمة مراجعة إدارة المشروع الخاصة بك، يجب عليك تضمين اجتماعات مع مدراء المشروع الآخرين وأصحاب المصلحة. أصحاب المصلحة هم أولئك الذين استثمروا أو سيستثمرون في المشروع. وهذا يعني أنهم سيكونون محددين بشأن نتائج المشروع. أيضًا، سيكون لديهم توقعات لتخطيط أساليب المشروع. لذلك، كمدير للمشروع، تقع على عاتقك مسؤولية الاجتماع مع أصحاب المصلحة. أيضًا، يجب عليك التخطيط لعقد اجتماع مع مديري المشاريع الآخرين. علاوة على ذلك، من الأفضل التخطيط للأمور مع القادة في الأقسام الأخرى والعملاء والبائعين والمساهمين الأفراد في المشروع والإدارة الداخلية.
إنشاء خطة المشروع:
تتمثل إحدى قوائم المراجعة الحاسمة لإدارة المشروع في التأكد من أن لديك خطة مشروع ذات إطار صحيح. ستعمل خطة المشروع كوثيقة أشمل ستوفر تفاصيل حول مخرجات ونطاق ورؤية وأهداف وغايات وأهداف مشروعك. حتى أنها ستسلط الضوء على جميع المهام وسير العمل والأنشطة. يمكنك استخدام أدوات تخطيط المشروع لإنشاء خطة المشروع. يمكنك استخدام أداة عبر الإنترنت لتوفير جميع التفاصيل حول مشروعك لإنشاء خطة المشروع. ستساعدك خطة المشروع الصحيحة بعدة طرق مثل: تجعل العملية والأنشطة واضحة نحو تحقيق مخرجات ومخرجات المشروع تزودك بالمعلومات التي تمكنك من عمل تقديرات مناسبة وتحديد نطاق المشروع ومخرجاته توفر لك الفرصة لتصور المشروع بأكمله يمكنك الحصول على رؤية الترابط بين المهام المتعلقة بالمشروع تساعدك على إظهار من سيكون مسؤولاً عن أي مهام في فريقك. لذا، يمكنك التنبؤ بمتطلبات الموارد الخاصة بك وفقًا لذلك يوفر لك المعالم الرئيسية لتتبع تقدم المشروع يمكّنك من تتبع تقدم المشروع والعملية يوفر لك الاتفاق على جميع التواريخ المباشرة الحاسمة المتعلقة بالمشروع.
راجع أيضًا:كيفية إنشاء جدول زمني للمشروع
اتبع مصفوفة RACI:
نجاح المشروع هو نتيجة تضافر الجهود المشتركة. نعم، ستوافق على أنه لا يمكنك المضي قدمًا عندما لا يعمل فريقك وفقًا لخطتك. لإنشاء قائمة مرجعية مثالية لإدارة المشروع، من الأفضل اتباع مصفوفة RACI Matrix:
يشير R هنا إلى من المسؤول عن أي المهام
أ تشير إلى المساءلة عن المهام
C تدل على من تتم استشارته. وتعني من يجب استشارته بشأن أي المهام
I تدل على تم إبلاغه، وهو ما يعني من يجب إبلاغه بالتقدم المحرز في كل مهمة.
عندما تتبع هذه المصفوفة في خطوات عملية إدارة المشروع، يمكنك الحصول على وضوح أفضل. كما أنها ستساعدك على تفويض المهام بفعالية. كما يمكنك الحصول على وضوح تام بشأن تقدم المشروع حتى اكتماله.
إنشاء رؤية:
بالطبع، لقد بدأت قائمة مراجعة إدارة المشروع ببيان هدف واضح. عندما يكون هذا الهدف قصير المدى، يجب عليك أيضًا التأكد من أن مشروعك لديه رؤية لتحقيقه. من الصعب اكتساب الزخم المطلوب لبدء المشروع دون رؤية مناسبة. وعلى غرار الأهداف قصيرة المدى، يجب أن تساعدك رؤيتك على إيجاد إجابات للأسئلة التالية كيف سيفيد المشروع أصحاب المصلحة؟ ماذا ستكون النتيجة الإجمالية للمشروع؟ أين يتناسب المشروع مع استراتيجية العمل الشاملة؟
خطة التواصل المناسبة:
قائمة مراجعة أساسية لإدارة المشروع تتحقق مما إذا كان لديك خطة تواصل مناسبة. ستعطي وضوحًا لجميع الأشخاص المشاركين في المشروع لمعرفة كيفية التواصل طوال فترة المشروع. من المهم التواصل بين أعضاء الفريق والمديرين والقادة وغيرهم من الأشخاص الرئيسيين. تتضمن خطة التواصل ما يلي بناءً على مدة المشروع ونوع المشروع: الطرق التي يجب اتباعها لتوثيق جميع الاتصالات فترات التواصل مع أصحاب المصلحة لإعطائهم تحديثات المشروع متى سيكون الاجتماع الأول لجميع العاملين في المشروع قبل بدء المشروع؟ تواتر الاجتماعات بين أعضاء الفريق وقادة الفريق.
الخلاصة
أنت تعرف أهمية القائمة المرجعية الصحيحة لإدارة المشروع. نعم، أنت على حق. يمكن أن توفر الأساس الصحيح لنجاح المشروع بشكل عام. لذلك، مع هذه النصائح، قم بإنشاء أفضل قائمة مراجعة لإدارة المشروع. سترى مدى فائدتها مع تقدم المشروع إلى الأمام.
علاوة على ذلك، تقدم سبوتو دورة شاملة في إدارة المشاريع مصممة خصيصًا لتزويد المهنيين بالمهارات والخبرات اللازمة للتميز في أدوار إدارة المشاريع. من خلال التسجيل في البرنامج التدريبي الذي تقدمه سبوتو بقيادة الخبراء، ستكتسب رؤى رائدة في هذا المجال، ومعرفة عملية، وموارد قيّمة ستمكنك من إدارة المشاريع من البداية وحتى الإغلاق بفعالية. لا تُفوّت هذه الفرصة لتعزيز مهاراتك في إدارة المشاريع وتسريع نموك الوظيفي مع سبوتو.
ابدأ رحلتك نحو أن تصبح مدير مشروع بارع اليوم مع دورة إدارة المشاريع من سبوتو. افتح فرصاً جديدة وحقق نجاحاً أكبر في مساعيك في إدارة المشاريع.