الإدارة الاستباقية لمخاطر المشروع: الخطوات الأساسية للنجاح

إدارة المشاريع هي واحدة من أكثر الوظائف المهيمنة في صناعة تكنولوجيا المعلومات اليوم. ويمكنك الدخول إلى أي مؤسسة كبيرة ونادراً ما تجدها خالية من مديري المشاريع المحترفين أو تحتاج إليهم. سواء من خلال الوظائف عبر الإنترنت أو من خلال المناهج الجامعية، فقد بدأت الصناعة تعترف بها كوظيفة تتطلب أفرادًا مهرة وذوي خبرة.
ومع مكانة إدارة المشاريع في عالم الشركات، تزداد أيضًا المخاطر والتهديدات التي تواجه هذا المجال المتنامي. وبسبب توسع هذا المجال، تُعد إدارة المشاريع واحدة من أهم المناصب الوظيفية في صناعة تكنولوجيا المعلومات اليوم، وأي مجال بهذه الطبيعة المتطورة يتعرض لتهديدات مستمرة ذات طبيعة متنوعة.
وتؤثر هذه المخاطر على موثوقية إدارة المشاريع، وهذا بالضبط ما نحتاج إليه في إدارة مخاطر المشاريع. مخاطر المشروع متنوعة وثابتة، ويمكن أن تساعدك مهارات إدارة مخاطر المشروع الجيدة على التعامل معها بشكل فوري وفعال دون ذعر وإهدار الوقت أو الموارد. إن إدارة مخاطر المشروع لا تقل أهمية عن أي جزء آخر لأنها تؤثر بشكل مباشر على صورة المؤسسة وتنعكس على ثقافة عملها في الصناعة.
أهمية إدارة المشروع وإدارة المخاطر لنجاح المشروع
في عام 2018، أظهر تقييم أجراه معهد إدارة المشاريع (PMI) أن أكثر من 50% من المشاريع شهدت فشلًا من قبل المؤسسات التي لم تعطِ أهمية كافية لإدارة المشاريع. وقد أدى ذلك إلى خسارة على المستوى المالي وأثر على معنويات الموظفين أيضًا. من ناحية أخرى، شهدت مشاريع المؤسسات التي قدّرت إدارة المشاريع وأعطت أهمية لممارستها زيادة من 34% إلى 89% في نسبة نجاح مشاريعها. لذا، لا يمكن للصناعة أن تنكر الإحصاءات الخاصة بإدارة المشاريع الفعالة. تثبت الإحصاءات مدى أهمية الدور الذي تلعبه إدارة المشاريع في نجاح المشروع، بغض النظر عن حجم المشروع أو اتجاهات السوق.
تعد إدارة مخاطر المشروع أحد هذه الأجزاء المهمة في إدارة المشاريع، والتي بدونها يكاد يكون من المستحيل تقريبًا تقديم منتجات عالية الجودة في الوقت المحدد. وهي مطلوبة في مراحل مختلفة من إدارة المشروع، سواء كان ذلك في التخطيط أو التنفيذ أو التنفيذ أو المراقبة. يمكن أن يتعرض المشروع للمخاطر في أي مرحلة، وبغض النظر عن مدى كفاءة التخطيط أو الإدارة، إذا لم يتم التعامل مع المخاطر بشكل فعال، فقد يؤثر ذلك على عملية ونتائج المشروع بأكمله. لذا فإن إدارة مخاطر المشروع هي عنصر حاسم ضروري لتنفيذ المشروع بنجاح وإرساء مصداقية وموثوقية المؤسسة في السوق.
عملية إدارة مخاطر المشروع
عند مواجهة المخاطر في أي موقف، فإن أول ما يفعله الشخص هو وضع خطة والعمل عليها. هذا هو بالضبط الإطار الأساسي الذي تتبعه إدارة مخاطر المشروع، والذي يتم تخصيصه وفقًا لاحتياجات الموقف والمشروع.
تبدأ إدارة مخاطر المشروع أولاً وقبل كل شيء بوضع خطة لتحديد أي مخاطر يمكن أن يتعرض لها المشروع ومن ثم التخطيط لإجراءات تحكم فعالة للتعامل مع هذه المخاطر. هذه العملية ليست ثابتة لأن كل خطر يحتاج إلى التعامل معه وفقًا لذلك، وهذه المرونة في العملية تسمح للمهني بمعالجة المشاكل والاستجابة لها وفقًا للحاجة. وبالتالي، فإن عملية إدارة مخاطر المشروع تتطور باستمرار ولديها مجال واسع للمهنيين الطموحين الذين يرغبون في العمل في هذا المجال.
بعد تحديد المخاطر، يتم تقييم المخاطر وتقييمها وتحليلها وإدارتها من قبل المتخصصين الذين يحددون مدى تأثير المخاطر ورصد آثارها. ثم يتم التعامل معها بشكل أكبر، ويتم الحصول على التغذية الراجعة للعملية بأكملها. هذا النظام في التعامل مع المخاطر منظم ومنظم، مما يمنح المحترف الوقت والموارد اللازمة للتعامل مع المشكلات بكفاءة. لقد أثبتت هذه العملية نجاحها في إدارة مخاطر المشروع في صناعة البرمجيات، وكونك محترفًا ماهرًا في هذا المجال يمكن أن يفيدك على المدى الطويل.
راجع أيضًا:عملية خطة إدارة مخاطر المشروع
خطوات إدارة مخاطر المشروع
يمكن تقسيم خطوات إدارة مخاطر المشروع بشكل عام إلى ست خطوات: التخطيط والتحديد والتقييم والتقييم ووضع الاستراتيجيات والاستجابة والتسجيل. كل خطوة فريدة من نوعها وجزء لا يتجزأ من عملية إدارة مخاطر المشروع.
التخطيط:
هذه هي الخطوة الأولى من العملية، وهي تساعد على تحديد المخاطر التي يمكن أن يواجهها المشروع من خلال تقنيات مختلفة. يتم وضع خطة فعالة مع الأخذ في الاعتبار العوامل المختلفة التي يعتمد عليها المشروع، وبالتالي يصبح تحديد المخاطر وتضييق نطاقها أسهل بكثير. كما يساعد المشروع الذي يتم التخطيط له بشكل منهجي على توفير الوقت والموارد في إدارة المخاطر.
التحديد:
تتطلب هذه المرحلة من المحترف تحديد طبيعة المخاطر ووضع الحلول وفقًا لذلك. يمكن أن يواجه المشروع مجموعة متنوعة من المخاطر، وتحديدها بشكل صحيح وفي الوقت المناسب أمر ضروري للعملية بأكملها التي تلي ذلك. يمكن أن تكون المخاطر قانونية أو مالية أو سوقية أو غيرها، ومن المهم معرفة طبيعتها لوضع الاستراتيجيات.
التقييم:
بعد تحديد المخاطر، يحتاج أخصائي إدارة المخاطر إلى تقييمها وتداعياتها. ويتطلب هذا التقييم معرفة حجم الخطر، والمجال الذي يمكن أن يؤثر فيه، والإنتاجية التي يمكن أن تعيقه. يمكن أن يساعد تحديد نطاق الخطر وشدته الفريق على تطوير حلول فعالة مناسبة ومطلوبة في الوقت المناسب. يشكل التحليل المنظم العمود الفقري لإدارة مخاطر المشروع بكفاءة.
وضع الاستراتيجيات
وضع الاستراتيجيات هو أحد أهم جوانب التخطيط للتعامل مع المخاطر. يؤدي وضع الاستراتيجيات إلى تسريع العملية ويخلق نظامًا منظمًا يمكن من خلاله استخدام قدرات الجميع بأقصى طاقاتهم. لإنشاء استراتيجية، تحتاج إلى تحديد أولويات المخاطر ثم تعيين المهنيين القادرين على التعامل معها على أفضل وجه. تشكل الاستراتيجيات أساس عملية الاستجابة وتساعد على إنشاء نظام ينشر الموارد بكفاءة ويضمن نجاح عمليات التسليم.
الاستجابة:
تؤدي الاستجابة الفعالة إلى القضاء على المخاطر، مع مراعاة احتياجات وآراء الأعضاء المعنيين الذين يتعلق بهم المنتج. يؤدي التدريب المناسب على إدارة مخاطر المشروع إلى التعامل مع المخاطر بشكل سليم، ويتم تحديث الحل لتحسين المشروع الأولي.
التسجيل:
تتطلب هذه الخطوة الأخيرة من المختصين مراقبة المخاطر حتى بعد إيجاد الحل للاحتفاظ بسجل للرجوع إليه في المستقبل. تتضمن هذه الخطوة أيضًا التغذية الراجعة حول عملية إدارة مخاطر المشروع بأكملها لإثبات كفاءة المهنيين. وهذا يساعد المنظمة في الحفاظ على معاييرها في السوق ومراقبة المخاطر المتغيرة والمتطورة باستمرار لتقديم المشروع بسلاسة.
النطاق في المجال
يتطلب المنصب الوظيفي في إدارة المشاريع مهنيين مهرة على دراية تامة بالجوانب النظرية والعملية لإدارة مخاطر المشاريع. فهي تشكل جزءًا لا يتجزأ من العملية لأنها ضرورية في كل خطوة تنفيذية في أي مشروع. وبصرف النظر عن إدارة المشاريع، فهي مفيدة أيضاً للمناصب الوظيفية الأخرى مثل المطورين والمهندسين لأن المبادئ عالمية في مجال الإدارة.
لذا، يجب أن يكون أي فرد يتطلع إلى العمل في مجال إدارة المشاريع على دراية بالمخاطر التي يمكن أن تواجهه وقادر على التعامل معها. فالشهادة الموثوقة تقطع شوطاً طويلاً، بغض النظر عن المجال الذي تعمل فيه، وبالنظر إلى الطلب على مثل هؤلاء المهنيين في هذا المجال، يمكن أن تكون علامة فارقة في حياتك المهنية.
ما تهدف إلى تحقيقه
وفقًا لمعهد إدارة المشاريع، بحلول نهاية عام 2020، من المقرر أن يتم فتح ما يقرب من 15.7 مليون وظيفة جديدة في مجال إدارة المشاريع. وهذا يدل على أن هذه الصناعة تهدف إلى توسيع أفقها إلى ما هو أبعد من الأدوار التقليدية لتكنولوجيا المعلومات، وفي الوقت نفسه تحسين جودة المنتجات المُقدَّمة. كما يُظهر أيضًا أن هذه الصناعة تخلق سوق عمل ضخمة مليئة بالفرص، وأن المهنيين الراغبين في استثمار مهاراتهم فيها سيحظون بفرص متعددة لبناء حياة مهنية مُرضية.
تهدف صناعة إدارة مخاطر المشاريع إلى إنشاء سير عمل أكثر تنظيماً وتنظيماً لتحسين الإنتاجية ومضاعفة الأرباح. يؤدي استخدام تقنيات إدارة المشاريع المنظمة إلى مشاريع ناجحة للغاية ويقلل من فرص المخاطر مما يعزز مصداقية المؤسسة.
يؤدي الاستخدام المتسق للممارسات التي تم اختبارها وبناؤها من قبل المتخصصين إلى إنشاء إطار عمل يجعل تقييم المخاطر أسهل بكثير، مما يجعل مهمة الجميع أسهل. يؤدي التقييم الفعال لمخاطر المشروع إلى منتجات ذات جودة أفضل وعلاقات أفضل مع العملاء، مما يعزز من قيمة الصناعة.
راجع أيضًا:خطوات إدارة مخاطر المشروع
الخلاصة
في الختام، تعد إدارة مخاطر المشروع ضرورية لنجاح وموثوقية أي مشروع، خاصة في مجال تكنولوجيا المعلومات الديناميكي. يمكن للمؤسسات منع التهديدات المحتملة من عرقلة مشاريعها من خلال تحديد المخاطر وتقييمها والاستجابة لها بشكل منهجي. هذا النهج المنظم يحسن الإنتاجية ويقلل من الخسائر المالية ويعزز سمعة المؤسسة في تقديم منتجات عالية الجودة في الوقت المحدد. ومع استمرار ارتفاع الطلب على مديري المشاريع الماهرين، فإن الكفاءة في إدارة مخاطر المشاريع توفر مزايا مهنية كبيرة، مما يضمن قدرة المهنيين على التعامل مع المخاطر والتخفيف من حدتها بفعالية. تقدم سبوتو دورة تدريبية شاملة في إدارة المشاريع لتزويد الأفراد بالمهارات اللازمة لإدارة مخاطر المشاريع بنجاح.