الإبحار في النجاح: دور تخطيط الاتصالات في إدارة المشاريع

تخطيط الاتصالات في إدارة المشاريع
تصف خطة اتصالات المشروع كيفية توصيل المعلومات الحيوية إلى أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق خلال عمر المشروع. وعلاوة على ذلك، فهي تصف من سيحصل على تحديثات معينة، ومن يجب إبلاغه بتحديثات محددة، وكيف سيحصل هؤلاء الأفراد على المعلومات، ومتى يمكنهم الحصول عليها. كما أنها تحدد عدد المرات والمدة الزمنية التي يجب أن يتوقع الجميع الحصول على التحديثات.
استراتيجيات التواصل مطلوبة لأن التواصل الفعال أمر حيوي لنجاح أي مسعى. ويتطلب كل إجراء في المشروع تقريبًا التواصل، بما في ذلك الحصول على ملاحظات حول مهمة ما، والاتصال بزميل في الفريق للحصول على المساعدة، وكل واجب آخر تقريبًا.
تحدد خطة التواصل في إدارة المشروع المسؤوليات والتوقعات وتواريخ الاستحقاق والأطراف وكيفية الوصول إليها. ونتيجة لذلك، يجب أن تكون عنصرًا جوهريًا في عملية التخطيط التي يبدأها كل مدير مشروع.
أهمية خطة التواصل في إدارة المشاريع
تعد خطة إدارة الاتصالات في إدارة المشروع ضرورية لأنها تسمح لأصحاب المصلحة والمستقلين والعملاء وأعضاء الفريق بالتعاون. ستفشل تكتيكات التواصل إذا كان هناك تعارض كبير في المشروع أو إذا لم يتم تحديد نطاق كل تفاعل (على سبيل المثال، ملاحظات النسخ الدقيقة مقابل الاقتراحات العامة). يمكن أن يكون لهذه المتغيرات تأثير كبير على الأطر الزمنية والمالية للمشروع.
علاوة على ذلك، تحدد خطة التواصل الخاصة بالمشروع الحدود المهنية. على سبيل المثال، بينما قد يفضل أصحاب المصلحة التواصل عبر البريد الإلكتروني، إذا كانت المشاركة حساسة من حيث الوقت، فقد يفضل العاملون المستقلون التواصل عبر الرسائل النصية القصيرة.
يعد تخطيط الاتصالات في إدارة المشروع أمرًا ضروريًا لأنه يساعد في –
إنشاء تعليمات مكتوبة يمكن لأي عضو في الفريق الرجوع إليها في أي وقت.
الحفاظ على الشفافية الكاملة طوال عمر المشروع
تشجيع تبادل الملاحظات لزيادة الإنتاجية وتجنب الوقوع في نفس الأخطاء
تشجيع الجميع على القيام بالمهام الموكلة إليهم.
تحديد التوقعات لكل مهمة، مهما بدت صغيرة.
مزايا خطة إدارة الاتصالات القوية في إدارة المشاريع
تتمثل إحدى مزايا خطة التواصل الجيدة في إدارة المشروع في أنها تضمن تحقيق أهداف الميزانية والجدول الزمني والنطاق. يمكن منع معظم حالات الفشل الكبيرة في التواصل من خلال الطريقة المناسبة.
يسمح لك وجود خطة اتصال للمشروع في وقت مبكر بالتركيز على العمل الجاري بدلاً من تذكر من قال ماذا خلال الاجتماع الأولي أو غربلة مئات سلاسل البريد الإلكتروني للحصول على آخر تحديث.
علاوة على ذلك، فإن خطة إدارة التواصل الفعالة توفر عليك الوقت والجهد في الرد على رسائل البريد الإلكتروني الفردية “ما هي الحالة”. يمكن لفريق مشروعك الاستجابة للتغيير، وضمان الإدارة الفعالة للعميل، والحفاظ على مستوى عالٍ من التواصل عندما يكون لديك استراتيجية لإبقاء جميع أصحاب المصلحة على اطلاع دائم.
المتغيرات التي تؤثر على فعالية خطة التواصل في إدارة المشروع
فيما يلي مكونات خطة التواصل الجيدة في المشروع:
ورقة اتصال تلخص الواجبات ومعلومات الاتصال بالمساهمين في المشروع في كل مرحلة من مراحله.
الاحتفاظ بسجل لجميع المعلومات المتعلقة بالمشروع، مثل تحديثات الاجتماعات وملخصات الموضوعات.
ادمج العناصر الخمسة للتواصل الافتراضي في كل شكل من أشكال التواصل الأساسية (من، وماذا، وأين، ومتى، ومتى، ولماذا).
قم بتسليط الضوء على الجوانب الرئيسية المتعلقة بالشكليات والضمائر الشخصية وتوقعات الشركاء الفريدة.
قم بإعداد تقويم للأحداث لتتبع أي محادثات هاتفية مجدولة واجتماعات الحالة الافتراضية وعمليات تسجيل الوصول الرقمية.
حدد نوع تحديثات الحالة التي سيتم إجراؤها، ومكان إصدارها، ومن سيكون مسؤولاً عنها.
تعيين المراجعين للمبادرات التي تتطلب مشاركتهم.
لكل شكل رئيسي من أشكال التواصل، حدد وسيلة التواصل والتاريخ/الوقت والتكرار.
ما الذي يجب أن تتضمنه خطة إدارة التواصل في إدارة المشاريع؟
على الرغم من أن تفاصيل خطة التواصل في المشروع قد تختلف باختلاف نوع المشروع وحجمه، إلا أن أي استراتيجية تواصل يجب أن تغطي المواضيع التالية
إنشاء قائمة بجميع أصحاب المصلحة المهمين، بما في ذلك نقطة الاتصال الرئيسية مع العملاء. قم بتضمين معلومات الاتصال مثل أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني بحيث يمكن لأي شخص يطلع على خطة التواصل أن يكتشفها بسهولة.
قم بتضمين الأعضاء الأساسيين في فريق مشروعك بالإضافة إلى مناصبهم. هذا مفيد لأي شخص غير ماهر أو غير متمرس في جهاز العرض. بيّن من سيكون مسؤولاً في فريقك عن توصيل المخرجات وتنظيم الاجتماعات الاستراتيجية وحل الخلافات الفنية بين أصحاب المصلحة وفريقك.
صِف طرق وقنوات التواصل الرئيسية مع أصحاب المصلحة، مثل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والاجتماعات الشخصية، واجتماعات الفيديو، و Slack، ووسائل التواصل الاجتماعي. تتبع الطريقة التي تفضلها للتواصل مع أصحاب المصلحة.
حدد أشكال التواصل، وكيف سيتم توفيرها، والمواد التي ستحتويها، ومن سيكون بإمكانه الوصول إليها. على سبيل المثال، يمكنك تزويد عميلك بتحديثات أسبوعية عن التقدم المحرز. فكر في كيفية نشر التقرير، ومن سيحصل عليه، وما هي المعلومات التي يجب أن يتضمنها.
قد ينقسم ذلك إلى فئتين بناءً على أصحاب المصلحة ووسائل الاتصال. هل هناك أصحاب مصلحة معينين يحبون التواصل الرسمي فقط، أم يمكن استخدام لهجة غير رسمية أكثر
وضع جدول زمني مبكر للاجتماع مع أصحاب المصلحة، والذي قد يحتاج إلى تغييره مع تقدم المشروع. اعتمادًا على مدى تعقيد المشروع، قد ترغب أيضًا في ذكر عدد المرات التي ستتواصل فيها مع العميل عبر البريد الإلكتروني. يجب أيضًا تضمين الاجتماعات مع الفرق الداخلية في جدول اجتماعاتك
حدد الرسالة أو المعلومات المهمة التي يجب إيصالها إلى كل صاحب مصلحة خلال المشروع. ويشمل ذلك أي معلومات أو ملاحظات قد يقدمونها لك.
أهداف التواصل: سيساعدك وجود خطة تواصل تتضمن أهداف التواصل على اتخاذ قرارات تتماشى مع أهدافك.
كيف يتم تخطيط التواصل في إدارة المشاريع؟
قد تكون استراتيجية التواصل في المشروع بسيطة مثل نظرة عامة عالية المستوى أو شاملة مثل خطة مفصلة. بالنسبة للإجراءات البسيطة والسهلة، عادة ما يكون الملخص كافياً. أما بالنسبة للمشاريع الأكثر تعقيدًا، فقد يكون من الضروري الحصول على مزيد من المعلومات.
فيما يلي الخطوات الرئيسية التي يجب مراعاتها أثناء وضع خطة اتصال المشروع:
1. تحديد احتياجات التواصل الخاصة بالفريق.
هناك حاجة إلى طرق تواصل مختلفة لمختلف المهام. خذ بعين الاعتبار ما يلي: ما هي المتطلبات التي يجب تلبيتها لنجاح هذا المشروع؟
على سبيل المثال، قد يستلزم مشروع في سوق منظم للغاية التواصل المتكرر مع السلطة التنظيمية. من ناحية أخرى، قد يتضمن الحفاظ على المحتوى على الموقع الإلكتروني للشركة، من ناحية أخرى، الحفاظ على المحتوى على الموقع الإلكتروني للشركة على حد سواء، مدخلات المستخدم والمواد من المتعاقدين مثل المصورين ومصممي الجرافيك.
فيما يلي بعض الإرشادات لتحديد متطلبات التواصل:
تعرّف على الطرق التي سيتم اتباعها خلال عمر المشروع: ضع في اعتبارك جميع المهام والأنشطة والموارد التي ستكون مطلوبة من البداية إلى النهاية. يمكنك بعد ذلك تحديد أصحاب المصلحة في المشروع الذين يجب التواصل معهم.
قم بجمع المدخلات من مختلف مجموعات أصحاب المصلحة حول طرق التواصل المفضلة لديهم، والتواتر الذي يتوقعون الحصول على المعلومات من خلاله، وما إلى ذلك.
2. تحديد الهدف من التواصل.
يجب أن يكون لكل حدث تواصل هدف واضح. إذا قمت بالدعوة إلى اجتماع متسرع بدون سبب، فأنت على الأرجح تعيق قدرة الأشخاص على القيام بواجباتهم.
اقتراحات لتحديد هدف التواصل الخاص بك:
تحديد الهدف: قد يكون هذا الهدف أي شيء، ولكن بشكل عام، يجب أن يكون كل عنصر من عناصر التواصل تثقيف أو تنوير أصحاب المصلحة – وفي حالات معينة، طلب التغذية الراجعة. يمكن عقد مؤتمر افتراضي قبل بدء المشروع “لتحديد المبادرة، والإجابة عن أي أسئلة، وإنشاء اتصالات مع أصحاب المصلحة، والحصول على دعمهم للمسعى”.
يجب إنشاء جداول أعمال للاجتماعات أو التقارير على النحو التالي: يمكن أن تساعد الاستراتيجية الأساسية في إبقاء الجلسات على المسار الصحيح ومثمرة.
3. تحديد طريقة التواصل.
علاوة على ذلك، تحدد استراتيجية التواصل أساليب أو أساليب التواصل التي سيتم استخدامها في بعض عناصر التواصل.
فيما يلي بعض الاقتراحات لاختيار شكل من أشكال التواصل:
حافظ على انتباه أعضاء الفريق دون فقدان الإنتاجية: على سبيل المثال، أنت لا ترغب في جدولة اجتماع يومي أو عرض تقديمي لتقديم المعلومات التي يمكن إرسالها عبر البريد الإلكتروني أو لوحة المناقشة الافتراضية للفريق.
اختر الأسلوب الأكثر ملاءمة لنوع الجمهور: قد يفضل بعض أصحاب المصلحة، مثل راعي المشروع، المكالمات الهاتفية أو مكالمات الفيديو الجماعية على البريد الإلكتروني أو أشكال الاتصال الأخرى.
بعض أساليب التواصل مطلوبة في مواقف معينة: النهج الأكثر فعالية في تقديم الملاحظات حول أداء العمل هو الاجتماع الشخصي الفردي. يعد الاجتماع الجماعي ضروريًا لإنجاز المعالم الرئيسية وإجراء عمليات ما بعد الوفاة للمشروع. إذا كانت شركتك منتشرة جغرافياً أو كان موظفوك في حالة تنقّل دائم، فستحتاج إلى حل اتصال قائم على السحابة يعمل على أي جهاز.
4. تحديد وتيرة التواصل.
قد يؤدي التواصل غير الكافي أو المفرط إلى الإضرار بالمشروع. على سبيل المثال، إذا قمت بإرسال الكثير من رسائل البريد الإلكتروني، فقد يفوت المستلمون معلومات مهمة بسبب انسداد صندوق البريد الوارد أو سيل من الاتصالات غير ذات الصلة.
اقتراحات لتحديد وتيرة التواصل:
الهدف هو إبقاء الجميع على اطلاع على آخر المستجدات، وبالتالي فإن التقارير الأسبوعية عن التقدم المحرز عبر مكالمة فيديو جماعية ورسائل البريد الإلكتروني يوم الاثنين التي تلخص ما تم إنجازه حتى الآن مناسبة. الفكرة هي أن هناك العديد من الاستراتيجيات لإنشاء حلقة تغذية راجعة وجمع الجميع معًا؛ وبالتالي، جرب لتجد الخطة الأفضل لفريقك.
ضع في اعتبارك تفضيلات أصحاب المصلحة: قد يحب راعي المشروع التحديثات اليومية، بينما قد يفضل العميل التقارير الأسبوعية.
5. تعيين مسؤوليات التواصل لأصحاب المصلحة والمالكين.
عادةً ما يكون مدير المشروع مسؤولاً عن توزيع المعلومات – سواء إلى أعضاء الفريق أو إلى المديرين التنفيذيين والإدارة العليا، بالإضافة إلى أصحاب المصلحة الآخرين في المشروع. من ناحية أخرى، قد تستلزم بعض أنواع التواصل تفويض بعض أنواع التواصل.
فيما يلي بعض الأفكار حول تعيينات مالك الاتصالات:
تحديد من سيكون مسؤولاً عن كل حدث تواصل: وهذا يغرس المساءلة ويسمح للمالكين بالتخطيط المسبق.
تحديد الجمهور المستهدف لكل طريقة من طرق التواصل: إرسال الرسالة الأكثر صلة فقط إلى الجمهور الأكثر صلة. يتم ذلك لمنع إغراق الناس بمعلومات غير مفيدة وغير ضرورية.
SPOTO هي إحدى الشركات الرائدة في مجال التدريب على الشهادات الاحترافية في العالم التي تقدم دورات متعددة متعلقة بالمشروع. نحن نقدم العديد من الدورات التدريبية المتعلقة بالمشاريع مثل التدريب على شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP)®، والتدريب على تقنيات إدارة المشاريع، والتدريب على شهادة PRINCE2® التأسيسية وشهادة الممارس، والتدريب على شهادة PRINCE2® التأسيسية، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2®، والتدريب على شهادة مشارك معتمد في إدارة المشاريع (CAPM®)، والتدريب على شهادة مؤسسة PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة Primavera P6 v 20.12، والتدريب على شهادة PRINCE2 Agile Foundation وشهادة الممارس، والتدريب على شهادة PRINCE2 Agile®، والتدريب على أساسيات إدارة المشاريع وغير ذلك الكثير. تقدم SPOTO التدريب لكل من الأفراد ومجموعات الشركات من خلال الفصول الدراسية التي يقودها المدرب والجلسات الافتراضية عبر الإنترنت.
الخلاصة
إن خطة التواصل الفعال في إدارة المشاريع هي فن وعلم في آنٍ واحد، حيث يقوم الأخير على مبادئ ومعايير وأساليب، بينما يتم تعزيز الأول بالممارسة والخبرة. من أجل التواصل بين الناس وتجنب الفوضى! من الضروري وجود خطة تواصل قوية في إدارة المشاريع.