سمع الكثير منا عن إدارة المشاريع، وخاصة باعتبارها مسارًا مهنيًا مقبلًا. لكن القليل منا فقط يعرفون كيفية إدارة المشاريع. تتضمن إدارة المشاريع عدة مراحل: البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والإغلاق. كل مرحلة هي نشاط في إدارة المشاريع.
سواء كنت مدير مشروع ذو خبرة وتبحث عن تطوير مهاراتك أو مبتدئ فضولي يبحث عن رؤى حول فن المشاريع الناجحة، فإن هذا الدليل الأساسي سيعلمك المعرفة والأدوات للعمل مع أساسيات إدارة المشاريع.
ما هو النشاط في إدارة المشاريع؟
عندما يتعلق الأمر بمعرفة ماهية أنشطة المشروع، يتم تعريف نشاط المشروع وتحديده عادةً أثناء مرحلة تخطيط المشروع ويتم تنظيمه في تسلسل منطقي لضمان التدفق السلس للعمل. يُعرف أيضًا باسم مهمة المشروع. يمكنك أيضًا القول إن النشاط في إدارة المشروع هو جزء منفصل يساهم في إكمال المشروع بالكامل.
يتألف كل نشاط أو مهمة مشروع من مهام فرعية أصغر، وكلها متصلة منطقيًا. إن إكمال مجموعة واحدة من الأنشطة ذات الصلة سيؤدي إلى المرحلة التالية. في النهاية، عندما تكمل كل مهمة ومهمة فرعية في مشروع، فسيتم اعتبار المشروع جاهزًا للإكمال والتسليم.
ما هو دور نشاط المشروع؟
يعد التخطيط والإدارة من العوامل الحاسمة في نجاح المشروع. ومع وجود مستوى عالٍ من الإدارة والتقنيات مثل هيكل تقسيم العمل (WBS)، يمكن توجيه المشروع نحو تحقيق أهدافه.
تمنح أنشطة تخطيط المشروع مدير المشروع سيطرة تفصيلية على كل شيء من خلال تقسيم هدف رفيع المستوى إلى هدف منخفض المستوى. علاوة على ذلك، يتم تقسيم هذا الهدف إلى سلسلة من الأنشطة والمهام الفرعية اللازمة لتحقيقه.
وفيما يلي بعض الأدوار الرئيسية التي تلعبها أنشطة المشروع:
- قياس التقدم
توفر أنشطة المشروع أداة قابلة للقياس والملاحظة لمراقبة التطوير طوال المشروع. يمكن لمديري المشروع تحليل مدى تقدم المشروع بشكل عام وإجراء التعديلات المطلوبة من خلال تتبع كيفية إكمال كل نشاط. - تنسيق المهام
في إطار المشروع، تساعد الأنشطة في تنسيق المهام. فمن خلال تحديد ترتيب العمل وتبعياته، يتم التأكد من إتمام كل مهمة بالترتيب الصحيح وفي الوقت المخصص. - تخصيص الموارد
ربما يكون تخصيص الموارد من أكثر المهام تحديًا، ولكن هنا يأتي دور نشاط المشروع. فهو يجعل تخصيص الموارد الفعّال أمرًا سهلاً. يمكن لمديري المشاريع تخصيص الموارد، مثل أعضاء الفريق والأدوات والميزانية، لكل نشاط بناءً على احتياجاته من خلال تقسيم المشروع إلى أنشطة مختلفة. - إدارة الوقت
إنه أحد أهم العوامل لإتمام المشروع، كما تسهل أنشطة المشروع إدارة الوقت بشكل فعال. يمكن لمديري المشاريع إدارة الجداول الزمنية بكفاءة من خلال تطوير جداول زمنية واقعية عن طريق حساب طول كل مهمة وتحديد الترابطات بينها. - تحديد المخاطر والتخفيف منها
إن أحد الأدوار المهمة التي تلعبها أنشطة المشروع هو تحديد المخاطر والحد منها. إن تحليل كل إجراء يسمح لمديري المشروع برصد المشاكل أو الاختناقات المحتملة وإنشاء خطط احتياطية للتعامل معها. - تقييم الأداء
تمنحنا أنشطة المشروع وسيلة لقياس مدى نجاح الأفراد والفرق في إنجاز المهام. ويمكن لمديري المشروعات تقييم أداء أعضاء الفريق وتحديد فرص التطوير من خلال مراقبة الوقت المناسب ومستوى إنجاز المهام.
من خلال المناقشة السابقة، يتبين أن أنشطة المشروع تلعب دورًا حاسمًا في التخطيط والإشراف وإدارة جميع المهام والموارد التي يتطلبها المشروع. فهي تساعد في نجاح تنفيذ المشروع وتضمن توافقه مع الأهداف والغايات التي تم تحديدها.
ارتق بمسيرتك المهنية في إدارة المشاريع من خلال التدريب عبر الإنترنت على شهادة PMP. سجل الآن لاكتساب المهارات والمعرفة والثقة اللازمة لاجتياز اختبار PMP والارتقاء بمسيرتك المهنية إلى آفاق جديدة.
كيف تختلف الأنشطة عن المعالم؟
في إدارة المشاريع، تعتبر الأنشطة والمعالم مكونين منفصلين، ولكل منهما وظيفة محددة:
أنشطة
الأنشطة هي مهام أو عناصر عمل معينة يجب الانتهاء منها لتحقيق أهداف المشروع. ولها أماكن بداية ونهاية محددة وأطوال وتبعيات. وعادة ما يتم تصوير النشاط في إدارة المشاريع في جداول المشروع ومخططات جانت، ويُستخدم لتتبع التقدم وتخصيص الموارد وإدارة الوقت. كما يساعد في تنفيذ المشروع بشكل عام وإنهائه.
المعالم البارزة
من ناحية أخرى، تُعَد المعالم الرئيسية نقاط تحول أو أحداث مهمة في المشروع تشير إلى نهاية مرحلة أو تسليم حاسم. وكثيراً ما تُستخدم كنقاط تفتيش لقياس التقدم والإشارة إلى الإنجازات المهمة أو نقاط القرار في الجدول الزمني للمشروع. وعلى النقيض من الفترات الزمنية، كثيراً ما تُصوَّر المعالم الرئيسية على أنها تواريخ أو أحداث محددة.
ما هي قائمة أنشطة المشروع في إدارة المشاريع؟
يعد تحديد جميع أنشطة المشروع أحد المهام الحاسمة في تخطيط المشروع. من خلال إنشاء قائمة بالأنشطة في إدارة المشروع، يمكنك إنجاز ذلك.
يتم إدراج أنشطة المشروع في مستند يسمى قائمة الأنشطة. ويجب وصف كل نشاط بالتفصيل في هذه القائمة. وبهذه الطريقة، يجب أن يكون كل عضو في فريق المشروع على دراية كاملة بالخطوات اللازمة لإكمال كل نشاط.
يجب أن تحتوي قائمة المشروع على كافة التفاصيل الضرورية حول نشاط المشروع. يتكون النشاط الحاسم في إدارة المشروع من البيانات التالية:
- تسلسل إنجازها،
- تواريخ البداية والنهاية،
- الجدول الزمني الخاص بهم،
- الموارد المطلوبة وما إلى ذلك.
كيفية إنشاء قائمة أنشطة المشروع؟
يجب تقسيم المشروع إلى مهام أو أنشطة أصغر قبل البدء في العمل عليه. وبهذه الطريقة، سيكون التحكم في التقدم والميزانية أسهل كثيرًا. ستساعدك شهادة PRINCE2 عبر الإنترنت على الاستعداد لمهارات إدارة المشاريع المستقلة عن الصناعة والتعرف على قائمة أنشطة المشروع.
الخطوة 1: إنشاء خطة المشروع
يعد بناء خطة المشروع أحد أنشطة بدء المشروع. من المهم عادةً إعداد خطة المشروع، وهي وثيقة تحدد جميع العناصر ذات الصلة بكيفية تنفيذ المشروع وتقييمه والتحكم فيه وإكماله، قبل محاولة تحديد وتسلسل جميع الإجراءات المطلوبة لمشروعك.
يتم تحديد الأهداف الأساسية للمشروع ونطاقه في خطة المشروع، والتي تعمل كدليل للفريق المسؤول عن إنهاء المشروع وأصحاب المصلحة فيه.
عادة ما تكون خطة المشروع أداة أساسية لضمان أن يكون كل من شارك فيها على دراية بأهداف المشروع، على الرغم من أنها قد تتغير طوال مرحلة التنفيذ بناءً على معلومات جديدة.
الخطوة 2: قم بإدراج جميع الأنشطة المتعلقة بالمشروع
عندما يكون لديك خطة مشروع، يمكنك البدء في عمل قائمة بجميع المهام التي يجب إنجازها ليكون المشروع ناجحًا.
إن العثور على جميع الأنشطة الأساسية للمشروع ثم تقسيم كل منها إلى مهام فردية ومهام فرعية هو عادةً النهج الأكثر كفاءة لإنجاز هذه المهمة.
من خلال جعل كل مهمة قابلة للقياس، يمكنك التأكد من أنه يمكنك تقييم نجاح النشاط أثناء تنفيذ المشروع. يمكنك عادةً تقسيم الإجراءات إلى مهام أصغر، وربما تكون قابلة للقياس إذا بدت صعبة أو مستحيلة.
الخطوة 3: تحديد التبعيات بين كل نشاط
من المهم تحديد اعتماد المشروع على بعضه البعض بعد إدراج جميع المهام اللازمة لإكماله.
لكي يتم جدولة المشروع بنجاح وإكماله وخلوه من التأخيرات غير المتوقعة، فإن تحديد جميع تبعيات المشروع أمر مهم.
قد تعتمد أنشطة المشروع على بعضها البعض بإحدى الطرق الأربع التالية: - من النهاية إلى البداية: يجب إكمال نشاط ما قبل أن يبدأ نشاط آخر.
- من البداية إلى البداية: يجب أن يبدأ نشاط حتى يتمكن نشاط آخر أيضًا من البدء.
- من النهاية إلى النهاية: يجب إكمال نشاط قبل إكمال نشاط آخر.
- من البداية إلى النهاية: يجب أن يبدأ نشاط واحد قبل أن يتم إكمال نشاط آخر.
الخطوة 4: محاذاة جميع الأنشطة
بإمكانك ترتيب جميع المهام والأنشطة في تسلسل منطقي وفعال الآن بعد أن أصبحت على دراية بكيفية ارتباطها ببعضها البعض.
لا يتعين عليك بعد تحديد مواعيد نهائية وتواريخ استحقاق دقيقة للأنشطة الموجودة في قائمتك؛ كل ما عليك فعله هو تحديد ترتيبها.
بإمكانك تصميم تدفق مهام أكثر فعالية من خلال التركيز على التسلسل قبل تحديد مقدار الوقت الذي يجب تخصيصه لكل مهمة.
الخطوة 5: تقييم مدة النشاط والموارد المطلوبة
إن العثور على المشاريع السابقة ذات المسؤوليات المماثلة هي إحدى أفضل الطرق لتحديد المدة التي قد يستغرقها كل نشاط. إذا لم تتوفر معلومات ذات صلة، فيمكنك تقدير شيء ما من خلال حساب متوسط أفضل السيناريوهات وأسوأها وأكثرها احتمالية.
بغض النظر عن مدى قدرتك على توقع وقت إكمال المهمة، ضع في اعتبارك أن ذلك يعتمد أيضًا على كيفية توزيع موارد المشروع.
على سبيل المثال، إذا كان على الموظف إكمال عدة مهام، فإنه غالبًا ما لا يستطيع إكمال سوى مهمة واحدة في كل مرة. وقد يؤثر هذا على جدول المشروع.
الخطوة 6: إنشاء قائمة الأنشطة
يمكنك عمل قائمة الأنشطة بعد تحديد استراتيجية المشروع وإنشاء فهم عام لجميع المهام الهامة اللازمة لتحقيقها.
تحتوي قائمة الأنشطة النموذجية على معلومات حول المشروع، مثل اسمه ومديره وتاريخ البدء وأصحاب المصلحة، بالإضافة إلى قائمة بجميع الأنشطة، إلى جانب الأشخاص المخصصين لهم وملاحظات إضافية لكل منها. يمكن إعطاء قائمة المهام رقمًا اختياريًا لمساعدتك على تذكر ترتيبها.
أكمل مشروعك بثقة من خلال تنفيذ أنشطة إغلاق المشروع الشاملة، بما في ذلك التوثيق والتقييم والتواصل مع أصحاب المصلحة، لضمان نهاية سلسة وناجحة.
أمثلة لقائمة أنشطة المشروع
قبل اكتشاف أمثلة لقوائم أنشطة المشروع، دعنا نلقي نظرة على قالب قائمة أنشطة المشروع. في القالب، يتضمن القسم التمهيدي لقائمة الأنشطة معلومات تتعلق بالمشروع، مثل: - اسم المشروع
- رقم المشروع
- مدير المشروع
- تاريخ البدء
- تاريخ الانتهاء المتوقع
- اسم العميل
بعد الجزء التمهيدي يأتي الجزء الرئيسي – وصف كل نشاط. يتضمن هذا القسم معلومات مثل: - رقم النشاط
- اسم النشاط
- وصف النشاط
- تم تعيينه إلى
- تعليقات إضافية
دعونا نأخذ نموذجًا آخر، على سبيل المثال:
يحتوي الجزء التمهيدي في القالب أعلاه لقائمة الأنشطة على رقم المشروع والتاريخ والاسم الكامل للمشروع ومدير المشروع.
الجزء التالي، أي نص قائمة الأنشطة، والمعروف أيضًا باسم الوصف، يحتوي على معلومات متعلقة بالمشروع، مثل معرف النشاط وعنوان النشاط ووصف النشاط ونطاق العمل.
خاتمة
إن النشاط في إدارة المشاريع هو الأساس لأي مشروع. ولإنتاج النتائج المرجوة، يجب عليك أولاً التأكد من أن لديك كل المعلومات والموارد اللازمة. اقضِ الوقت والطاقة في تحديد المهام بالتفصيل حتى يمكن أن تكون بمثابة نموذج للمشاريع الجديدة.
نظرًا لهدفهم المشترك المتمثل في تحقيق نفس هدف المشروع، فإن أنشطة المشروع مترابطة وتعتمد على بعضها البعض. ولديها تواريخ بداية ونهاية، مما يجعلها حيوية بشكل كبير في تتبع تقدم المشروع. ومع ذلك، فهي لا تكون فعالة إلا بقدر الشخص الذي يديرها – مدير المشروع.
يقوم مدير المشروع بإعداد قائمة بالأنشطة للحصول على منظور شامل لجميع أنشطة المشروع. هذه وثيقة تسرد كل خطوة من خطوات مشروع معين.
إن قائمة الأنشطة المنظمة للمشروع توضح سيطرتك الكاملة على المشروع وفهمك للأهداف. كما أنها تمكنك من تقييم نجاح مشروعك وتتبع تقدمه.
قم بتطوير مهاراتك في إدارة المشاريع من خلال دورات SPOTO القصيرة في إدارة المشاريع المصممة لتزويدك بأدوات وتقنيات عملية للتفوق في مشاريعك. سجل اليوم واكتشف فرص عمل جديدة في مجال إدارة المشاريع الديناميكي.
الأسئلة الشائعة
- لماذا تعتبر أنشطة المشروع مهمة؟
تعتبر أنشطة المشروع مهمة لإتمام المشروع بنجاح. ويتمثل الدور الرئيسي لنشاط المشروع في إدارة المشروع في تقسيم الأجزاء المختلفة إلى أجزاء أصغر حتى تتمكن الموارد المخصصة من العمل على إكمال مهام محددة. وهذا يساعد في سير العمل بسلاسة. - ما هي أمثلة أنشطة المشروع؟
بناءً على طبيعة المشروع، قد تختلف أنشطة المشروع بشكل كبير. ومع ذلك، تتضمن بعض الأمثلة الشائعة لأنشطة المشروع إجراء أبحاث المستخدمين وإنشاء الإطارات السلكية والنماذج الأولية وتطوير البرامج واختبارها. - كيف تقوم بتطوير أنشطة المشروع؟
لتطوير أو إنشاء نشاط مشروع، يجب عليك أولاً تحديد أهداف المشروع، ثم تقسيم المنتجات النهائية، وتسلسل الأنشطة، وتقدير مدة الأنشطة، وتعيين الموارد، وإنشاء المعالم، وتحديد تبعيات الأنشطة، وتوثيق الأنشطة، وإنشاء جدول زمني للمشروع، ومراجعة الأنشطة المطورة وتحسينها.
