الأشخاص في PRINCE2 People | الأشخاص في PRINCE2

هذا الدليل إلى الناس في PRINCE2 هو واحد من سلسلة من أربعة أدلة دراسية مصممة لإعداد الطلاب لحضور دورة PRINCE2 التأسيسية. أما الأدلة الثلاثة الأخرى – مبادئ PRINCE2 وعمليات PRINCE2 وممارسات PRINCE2 – فهي متاحة للتنزيل ككتب إلكترونية.
تم تحديث جميع هذه المقالات بحيث تستند إلى الإصدار السابع من PRINCE2 الذي صدر في عام 2023. نوصيك بقراءة جميع المقالات الأربعة.
في PRINCE2، الناس في PRINCE2 هم محور كل ما يحدث في عمليات PRINCE2 وممارساتها ومبادئها.
تابع القراءة لتتعرف على كل شيء عن الأشخاص في PRINCE2 وابدأ في إعداد نفسك لامتحان PRINCE2 Foundation.
المشاريع والمنظومات التنظيمية
تقدم المشاريع منتجات يتم استخدامها من قبل الأشخاص وتؤثر عليهم في أنشطتهم المعتادة. وتغير هذه النتائج الطريقة التي يقوم بها هؤلاء الأشخاص بعملهم.
يعتمد مدى جودة تنفيذ التغيير على قدرات فريق المشروع وعلاقاتهم والأشخاص المتأثرين بالتغيير. ولإنجاز مشروع ناجح يجب على المستويات القيادية في تنفيذ المشروع أن تؤسس ثقافة المشروع التي تحفز الناس.
يجب اتخاذ القرارات بالقرب من مكان تواجد المعرفة ذات الصلة. يجب تصعيد القرارات فقط إذا كانت هناك حاجة للنظر في التأثير على المجالات الأخرى. هذه المجالات هي النظام البيئي للمشروع (عناصر العمل المشاركة في المشروع أو المتأثرة به مباشرةً والمستخدمين والموردين المرتبطين به) والنظام البيئي التنظيمي (العناصر الداخلية للمؤسسة مثل الموظفين ومجلس الإدارة والمالكين وعلاقاتها الخارجية مثل العملاء والموردين).
إدارة التغيير
تؤدي المشاريع إلى تغيير في العمل اليومي للموظفين داخل المؤسسة (الحالة الحالية) باستخدام منتجات المشروع للانتقال إلى حالة مستقبلية. القيادة الفعالة مطلوبة لتحقيق هذا التغيير.
إدارة التغيير هي الطريقة التي تنتقل بها المنظمة من الحالة الحالية إلى الحالة المستهدفة. إذا فشلت المنظمة في الانتقال إلى الحالة المستقبلية، فإن الاستثمار (الاستثمارات) التي تم إجراؤها في المشروع ستضيع هباءً ولن يحدث أي تغيير. يتم استخدام نهج إدارة التغيير لتحديد كيفية انتقال المؤسسة من الحالة الحالية إلى الحالة المستهدفة (المستقبلية) المطلوبة للمشروع لتحقيق أهدافه.
أصحاب المصلحة
أصحاب المصلحة هم “أي فرد أو مجموعة أو منظمة يمكن أن تؤثر على المشروع أو تتأثر به (أو ترى أنها تتأثر به)” [1]. يجب على المشروع إشراك أصحاب المصلحة فيه ليكون ناجحًا.
وتتطلب قيادة التغيير الناجح فهم العلاقات بين المشروع والمنظومات التنظيمية، والقدرة على تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين في التفاعل بينهم.
تتطلب مشاركة أصحاب المصلحة بناء علاقات عبر هذه الواجهات. ويمكن القيام بذلك من خلال الاجتماعات المنتظمة ومجموعات العمل التي تبني فهمًا مشتركًا وبيانات المشروع والمعرفة المتفق عليها من قبل أصحاب المصلحة.
الثقافة هي “مجموعة من المواقف والقيم والأهداف وطرق العمل المشتركة التي تميز مجموعة من الأشخاص” [2]. قد تكون هناك ثقافات مختلفة داخل المنظمة الواحدة. قد يحتاج فريق المشروع إلى إنشاء ثقافة مشروع مختلفة عن ثقافة العمل مع الحفاظ على توافقها مع النظام البيئي التنظيمي.
التعاون والإبداع المشترك والقيادة
يحدث التعاون من خلال عمل الأشخاص من النظام البيئي للمشروع معًا لتحقيق أهداف المشروع. أما الإبداع المشترك فهو “شكل محدد من أشكال التعاون الذي يشمل المستخدمين والمؤثرين الرئيسيين في تصميم المنتجات وطرق العمل المتفق عليها لضمان تبنيها من قبل النظام البيئي للمشروع والمنظومة التنظيمية” [3].
تتضمن القيادة تحفيز الناس على تحقيق أهداف المشروع. ويستلزم ذلك التعاون عبر النظام البيئي للمشروع، والإقناع والتأثير والإبداع المشترك، وإدارة العلاقات، والسعي للحصول على تغذية راجعة منتظمة لضمان بقاء أعضاء الفريق متوافقين مع أهداف المشروع والاتفاق على طرق عمل مشتركة.
الإدارة
تتضمن الإدارة توجيه تنفيذ المهام بما يتماشى مع طرق العمل المتفق عليها. كما أن المشاركة في ابتكار طرق عمل مشتركة مع أعضاء فريق المشروع (وأصحاب المصلحة) يحسّن من استعداد الأشخاص للإدارة.
يمكن أن يساء فهم المشاريع حول الغرض منها وتأثيرها. يُستخدم نهج إدارة التواصل “لتحديد ووصف وسائل ووتيرة التواصل مع وتلقي الملاحظات من جميع أنحاء منظومة المشروع وتلقيها، مما يدعم المواءمة وتشكيل المشروع. كما أنه يسهل المشاركة مع أصحاب المصلحة من خلال إنشاء تدفق للمعلومات محكوم وثنائي الاتجاه” [4].
تضم المشاريع أشخاصًا في فريق عمل مؤقت، وغالبًا ما يكون ذلك عبر الحدود التنظيمية، لذا فإن الأشخاص المكلفين بالعمل في المشاريع غالبًا ما يكون لديهم خطوط إبلاغ متعددة. لذا، تتطلب فرق المشاريع أسلوب إدارة وقيادة مختلفًا عن أسلوب الإدارة والقيادة المستخدم في التسلسل الهرمي للإدارة المباشرة، حيث أنه من الصعب على القائد أو المدير المؤقت ممارسة سلطته.
الفرق الفعالة
لبناء فرق عمل فعالة، من المهم فهم كفاءات وقدرات أعضاء الفريق والتأكد من تحديد أي ثغرات ووضع التدابير اللازمة لتخفيفها (مثل التدريب). كمنظمات مؤقتة، قد لا تكون فرق المشروع قد عملت معًا من قبل وقد تحتاج إلى اكتشاف كيفية العمل معًا بفعالية. يجب أن تعكس الأدوار والمسؤوليات قدرة وسلطة وتوافر الفرد الذي يقوم بالعمل.
يمكن أن يحتوي الفريق الفعال على مجموعة متنوعة من الأعضاء الذين يجب أن يشعروا بالقبول والاحترام والقدرة على التعبير عن الآراء المتنوعة دون خوف من العواقب السلبية. ويتحمل جميع الأعضاء مسؤولية خلق هذا الأمان النفسي لبعضهم البعض من خلال تفاعلاتهم اليومية ومن خلال اهتمامهم برفاهية بعضهم البعض. يحتاج الأعضاء أيضاً إلى مساحة للتجربة والفحص والتكيف والتنظيم الذاتي وتعديل طرق العمل.
تدعم PRINCE2 بناء فرق عمل فعالة من خلال:
خطة المشروع – تشرح أهداف الفريق وتساعد على خلق شعور بالهدف.
هيكل فريق إدارة المشروع وتوصيف الأدوار – يشرح هيكل الفريق وأدواره ومسؤولياته وعلاقاته ويحدد أي احتياجات للتدريب أو التدريب.
نهج إدارة التواصل – يشرح كيف سيشارك أعضاء الفريق بنشاط مع بعضهم البعض ويدعمون بعضهم البعض، وكيف سيتم تطوير العلاقات بين المجموعات المختلفة.
وثائق بدء المشروع – تشرح طرق العمل المتفق عليها، وتمكين الفريق من التركيز على تنفيذ المشروع.
التخطيط القائم على المنتج – يؤكد على الحصول على اتفاق حول ما سيلبي احتياجات المستخدم وتوضيح التبعيات وتسلسل المنتجات الرئيسية.
سواء تم تسليم المشاريع افتراضيًا أو شخصيًا أو من خلال نهج مختلط، يجب الاتفاق على طرق العمل معًا لتحسين وقت الأشخاص وبناء التماسك الاجتماعي. يتم تطوير التماسك الاجتماعي من خلال:
اجتماع الأشخاص بطريقة هادفة على أساس منتظم وبناء الثقة.
النظر في كيفية تطوير العلاقات الرئيسية والحفاظ عليها خلال المشروع.
النظر في فوائد التشارك في موقع الفريق لتسهيل بناء العلاقات العضوية.
وقد تحتاج الفرق الافتراضية أو المختلطة إلى أنشطة إضافية لبناء التماسك الاجتماعي مثل
مزامنة أيام الموقع المشترك للأشخاص والفرق الرئيسية.
إتاحة الوقت لإجراء محادثات أقل تنظيماً عبر الإنترنت.
عقد “أيام خارج المنزل”.
استخدام أدوات التعاون الافتراضي لزيادة الفعالية والكفاءة.
توفير فرص أو حوافز للأشخاص للالتقاء والتواصل الاجتماعي وجهاً لوجه.
تعني الأنشطة الثلاثة التي تركز على الأشخاص: قيادة التغيير الناجح، وقيادة الفرق الناجحة، والتواصل أن الأشخاص هم محور PRINCE2.
عوامل الناس
تتجلى عوامل الناس في مبادئ وممارسات وعمليات PRINCE2.
المبادئ
تتخلل العوامل البشرية مبادئ PRINCE2 السبعة.
ضمان استمرار تبرير الأعمال
تؤثر العلاقات بين أصحاب المصلحة الرئيسيين على كيفية التوصل إلى اتفاق وما إذا كان المشروع لا يزال صالحاً.
التعلم من الخبرة
تشجع البيئة التعاونية على مشاركة المعرفة بحيث يمكن للأشخاص الاستفادة من خبرات بعضهم البعض. من الصعب توثيق العوامل البشرية مثل السلوكيات والثقافة والعلاقات، ومن الأفضل تعلمها من خلال التعلم الاجتماعي.
تحديد الأدوار والمسؤوليات والعلاقات
يضمن معالجة العوامل البشرية باستمرار طوال دورة حياة المشروع.
الإدارة حسب المراحل
غالبًا ما تشهد المراحل تغييرًا في المؤثرين والعلاقات الرئيسية. توفر حدود المراحل طريقة محكومة لمراجعة المهارات اللازمة للعاملين واتخاذ القرارات في المراحل التالية.
الإدارة حسب الاستثناء
يجب اتخاذ القرارات على المستوى المحلي حيث توجد المعرفة اللازمة لاتخاذ تلك القرارات وامتلاكها. يعتمد مدى التفويض على مستوى الثقة والثقة الموجودة في العلاقات الرئيسية. يؤدي تحسين الثقة والثقة إلى تحسين القدرة على الإدارة بالاستثناء.
التركيز على المنتجات
إن المشاركة في إنشاء المنتجات يحسن من تطوير المنتجات واعتمادها في الأعمال التجارية، مما يقلل من مخاطر التسليم ويضمن مراعاة المسائل التشغيلية والصيانة بشكل كامل.
التكييف بما يتناسب مع سياق المشروع
يدعم التكييف تكييف الطريقة مع الأشخاص والمؤسسات المعنية ويعتمد على القدرة ونضج إدارة المشروع، والذي يتطور بمرور الوقت مع اكتساب الأشخاص فهماً أفضل لـ PRINCE2.
الممارسات
ممارسات PRINCE2 السبعة هي جوانب أساسية لإدارة المشروع التي يجب تطبيقها باستمرار خلال المشروع. تشرح ممارسة “التنظيم” كيفية تنظيم الأشخاص داخل مشروع مؤقت، وبالتالي ضمان تمثيل مصالح أصحاب المصلحة الرئيسيين. كما يتم تمثيل عوامل الناس في جميع الممارسات.
العمليات
يتم تنظيم عمليات PRINCE2 السبعة في طبقات الأعمال والتوجيه والإدارة والتسليم، ويتم تضمين عوامل الأشخاص في جميع العمليات.
المراجع
[1] PeopleCert (2023). إدارة المشاريع الناجحة باستخدام PRINCE2. الإصدار السابع. PeopleCert. ISBN: 978-9925-34-450-5.
[2] PeopleCert (2023).
[3] PeopleCert (2023).
[4] PeopleCert (2023).