الأدوار والمسؤوليات والمهارات في إدارة البرامج

الأدوار والمسؤوليات والمهارات في إدارة البرامج
قبل أن تقرأ هذه المدونة، سيكون من المفيد أن تتعرف أولاً على إدارة المشاريع وكل ما تتضمنه.
إدارة البرامج هي شيء مشابه ولكنها تعمل بشكل مختلف.
يذكر معهد إدارة المشاريع في الولايات المتحدة الأمريكية تعريف المشروع، وإدارة المشاريع، والبرنامج، وإدارة البرامج كما هو موضح أدناه في دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع، دليل PMBOK الإصدار السادس – دليل PMBOK
ما هو المشروع؟
المشروع هو مسعى مؤقت يتم القيام به لإنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة من نوعها.
ما هي إدارة المشروع؟
إدارة المشروع، باعتبارها تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات على أنشطة المشروع لتلبية متطلبات المشروع.
ما هو البرنامج؟
البرنامج، كمجموعة من المشاريع والبرامج الفرعية والأنشطة البرنامجية ذات الصلة التي تتم إدارتها بطريقة منسقة للحصول على فوائد غير متوفرة من إدارتها بشكل فردي.
ما هي إدارة البرامج؟
إدارة البرنامج، باعتبارها تطبيق المعرفة والمهارات والمبادئ على برنامج ما لتحقيق أهداف البرنامج والحصول على فوائد وتحكم غير متوفرة من خلال إدارة مكونات البرنامج بشكل فردي.
مثال 1 – لبدء موقع إلكتروني جديد، والذي يمكن النظر إليه كبرنامج. يمكن أن تكون المشاريع ذات الصلة هي تصميم الموقع الإلكتروني، وتطوير الموقع الإلكتروني، وإدارة حملة تسويقية للموقع الإلكتروني.
قد يعجبك أيضاً أدوار ومسؤوليات مدير المشروع وفريق إدارة المشروع
مثال 2 – برنامج نظام أقمار صناعية جديد مع المشاريع ذات الصلة لتصميم القمر الصناعي، وبناء القمر الصناعي، وتصميم المحطات الأرضية، وبناء المحطات الأرضية، وإطلاق القمر الصناعي وتكامل القمر الصناعي
من هو مدير البرنامج؟
أولاً، يمكن اعتبار مدير البرنامج مديراً لمدير المشروع أو مدير المجموعة كما في الأيام السابقة. ومع ذلك، لم تكن أدوار ومسؤوليات مدير المجموعة هي نفسها أدوار ومسؤوليات مدير البرنامج اليوم.
ثانياً، إن دور مدير البرنامج هو دور تشغيلي بشكل أساسي وهو مسؤول عن التخطيط والحوكمة والإشراف على التسليم الناجح لمخرجات البرنامج (المنتج).
ثالثًا، على الرغم من أهمية معرفة مدير البرنامج بالأعمال، إلا أن التركيز ينصب أكثر على مهارات إدارة البرنامج.
مسؤوليات مدير البرنامج هي: قد يعجبك أيضاً مدير البرنامج ومدير المشروع: كيف يختلفان
مطلوب أن يكون لديه رؤية واسعة لأهداف البرنامج
التأكد من أن أهداف البرنامج وغاياته تتماشى مع الأهداف الاستراتيجية العامة للمؤسسة وتظل متوافقة معها
إعداد البرنامج ومن ثم إدارته للتأكد من أنه يعمل وفقًا للخطة
إدارة البرنامج طوال دورة حياة البرنامج من خلال التخطيط للبرنامج بشكل عام ومراقبة التقدم المحرز على أساس يومي
تحديد حوكمة البرنامج (الضوابط) ثم الإدارة والإشراف على تفاعلات البرنامج مع وظيفة حوكمة البرنامج
الإلمام بالثقافات التنظيمية وعملياتها
الإلمام بمنهجية وتقنيات إدارة المشاريع والبرامج
إشراك جميع أصحاب المصلحة
إدارة التواصل بين جميع أصحاب المصلحة
إدارة ميزانية البرنامج
إدارة المخاطر والمشكلات واتخاذ الإجراءات التصحيحية
تنسيق المشاريع وأوجه الترابط فيما بينها
إدارة الموارد واستخدامها عبر المشاريع
مواءمة المخرجات (المخرجات) مع نتائج البرنامج مع مدير تغيير الأعمال و
إدارة جميع وثائق البرنامج
القدرة على إيجاد طرق مبتكرة لحل المشاكل أو القضايا، بشكل منهجي وفعال أثناء سير البرنامج، مثل تحسين الموارد ومشاركتها عبر البرنامج للحصول على الفوائد الإشراف على إدارة المتطلبات والتكوين عبر المكونات
مهارات مدير البرنامج وسماته – مهارات مدير البرنامج وسماته
يجب أن يتمتع مدير البرنامج بخبرة عملية قوية في إدارة المشاريع الكبيرة والمعقدة. يجب أن يتمتع بما يلي يجب أن يمتلك مهارات قيادية وإدارية قوية
يجب أن يمتلك مهارات اتصال قوية للتفاعل بفعالية مع مختلف أصحاب المصلحة مثل العملاء والجهات الراعية والإدارة العليا ومديري المشاريع وأعضاء فريق المشروع والبائعين والموردين وأصحاب المصلحة الآخرين في البرنامج
وضع خطة لإدارة اتصالات البرنامج لتلبية احتياجات أصحاب المصلحة وتوقعاتهم وكذلك لتوفير المعلومات الأساسية في الوقت المناسب بالصيغة التي صممها مقدم الطلب
يجب أن يكون لديه خبرة في العمل كمدير مشروع
يجب أن يكون قويًا في إدارة نطاق البرنامج والوقت والتكلفة والجودة والموارد البشرية والاتصالات والمخاطر والمشتريات وجوانب التكامل
يجب أيضًا أن يكون قويًا في إنشاء حوكمة البرنامج والإدارة المالية للبرنامج، أي إدارة الميزانية
القدرة على العمل مع مجموعة واسعة من الأفراد المشاركين في إدارة البرنامج لمساعدتهم على إكمال عملهم بنجاح وكذلك دمج مخرجات المكونات في المنتج النهائي للبرنامج والخدمة والنتائج ذات الفوائد
تحديد أصحاب المصلحة، وفهم احتياجاتهم وتوقعاتهم، ووضع استراتيجية لإشراك أصحاب المصلحة لدعم أصحاب المصلحة هؤلاء بحيث يمكن مواءمة توقعات أصحاب المصلحة مع أهداف البرنامج، وفي نهاية المطاف تحسين القبول العام لأهداف البرنامج
قد يعجبك أيضًا: اتجاهات إدارة المشاريع التي تحتاج إلى البحث عنها في عام 2019
من هو مدير تغيير الأعمال (BCM)؟
أحد الاختلافات الأساسية بين إدارة المشاريع وإدارة البرامج هو إدارة وتحقيق الفوائد. حيث يركز مدير المشروع على المخرجات، أي المنتج أو الخدمة أو النتيجة، بينما يركز مدير البرنامج على النتائج، وهي النتيجة النهائية التي تتحقق من خلال استخدام المخرجات.
وهنا يأتي دور مدير تغيير الأعمال. ويتمثل دوره في تخطيط وإدارة تحقيق الفوائد من خلال دمج وإطلاق القدرة الجديدة ضمن ممارسات الأعمال. يعتبر مدير تغيير الأعمال ممثلًا للأعمال التجارية ويركز بشكل أكبر على معرفته بالعمليات التجارية والأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.
مسؤوليات مدير تغيير الأعمال
تحديد الفوائد التي من شأنها تحقيق الأهداف الاستراتيجية للبرنامج
تطوير خطة تحقيق الفوائد بالتشاور أو مع مدير البرنامج أو معه
التركيز على تحقيق الفوائد
تحديد وتتبع جميع مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة لتحقيق الفوائد
ضمان وإدارة “استمرارية الأعمال” أثناء التغيير
تقديم المشورة إلى مدير البرنامج حول ما إذا كانت المخرجات والنتائج ستؤدي إلى تحقيق الفوائد
الانتقال إلى طريقة العمل الجديدة ومساعدة ومواكبة مجالات العمل المتأثرة من خلال تنفيذ عمليات الأعمال الجديدة
تحسين توقيت إصدار النواتج الجديدة في عمليات الأعمال التجارية
قد يعجبك أيضًا: سكروم ماستر مقابل مدير المشروع: كيف يختلفان؟
مهارات وسمات مدير تغيير الأعمال
ما يجب توافره –
فهم جيد جدًا للهيكل الإداري والسياسات والثقافة الخاصة بالمنظمة
الخلفية القوية والمسؤوليات التشغيلية المستمرة في مجالات العمل ذات الصلة المتأثرة بالبرنامج
امتلاك مهارات جيدة في إدارة التغيير
مع الحفاظ على التركيز على أهداف البرنامج يجب أن يكون قادرًا على إدارة المواقف المعقدة للغاية
المهارات الشخصية – المهارات الشخصية
مهارات التفاوض الجيدة
مهارات التعامل مع الآخرين
مهارات إدارة الفوضى
مهارات تحديد الأولويات
مكتب إدارة البرامج
يُطلق على مكتب إدارة المشاريع أيضاً اسم مكتب إدارة البرامج حيث أن له وظائف مماثلة ومنظور أوسع. يمكن أن يتنوع مكتب إدارة المشروع من شخص واحد يعمل كـ “دعم البرنامج” أو مدير مكتب البرنامج مدعومًا بفريق كبير من الأفراد. قد يكون مكتب إدارة المشاريع لا مركزيًا أو قد يكون مركزيًا إذا كان البرنامج منتشرًا على المستوى الوطني أو العالمي. يتم إعداد مكتب إدارة المشاريع لدعم برنامج رئيسي محدد أو قد يدعم جميع برامج المنظمة، حيث، قد يتم دمجه مع مكتب إدارة المشاريع الدائم في المنظمة.
قد يعجبك أيضًا: رواتب مديري المشاريع العالمية 2019: كم يتقاضون؟
مسؤوليات مكتب إدارة البرامج: إعداد الأدوات والعمليات والإجراءات والمعايير اللازمة لإدارة البرنامج
إدارة الترابط بين المشاريع
تخطيط المخرجات والنتائج وتتبعها وإعداد التقارير عنها
التخطيط المالي والتتبع المالي
تتبع المخاطر والمشكلات
إدارة المعلومات
إدارة الخدمات اللوجستية
وضع معايير مراقبة الجودة وضمان الامتثال
وضع إجراءات مراقبة التغيير وضمان الامتثال
تحليل أصحاب المصلحة
إدارة الاتصالات بين أصحاب المصلحة
أدوار إضافية يمكن أن يضطلع بها مكتب إدارة المشاريع الدائم تقديم التقارير الاستراتيجية عن جميع البرامج إلى الإدارة العليا
تقديم الاستشارات للمشاريع والبرامج
تنظيم التدريب لفريق المشاريع والبرامج
التدقيق المفاجئ على المشاريع والبرامج
التحقق من سلامة المشاريع والبرامج وتقديم التقارير إلى الإدارة العليا
مهارات وسمات مدير مكتب البرامج (POM)
خبرة طويلة في الإدارة الفعالة للبرامج
الكفاءة في منهجيات إدارة البرامج والمشاريع
معرفة وخبرة كافية في استخدام أدوات إدارة البرامج المختلفة
مهارات قوية في التعامل مع الآخرين ومهارات التواصل
نموذج للوصف الوظيفي لمدير البرنامج (المرجع https://resources.workable.com)
مسؤوليات مدير البرنامج
تشمل مهام مدير البرنامج ما يلي:
صياغة المشاريع المترابطة وتنظيمها ومراقبتها.
تحديد الاستراتيجيات والأهداف المناسبة
تنسيق الأنشطة المشتركة بين المشاريع
موجز الوظيفة
نحن نبحث عن مدير برامج متمرس لتنظيم وتنسيق البرامج. ستقدم التوجيه الاستراتيجي للفرق ومديري المشاريع بطرق تعزز ثقافة الشركة. ستشرف أيضًا على سير العمليات.
سيكون المرشح المثالي قائداً ممتازاً ولديه خبرة في إدارة فريق عمل من مختلف التخصصات لتحقيق النتائج في الوقت المناسب. كما سيكون قادرًا على تطوير استراتيجيات وتكتيكات فعالة. الهدف هو ضمان أن تحقق جميع البرامج النتائج المرجوة لمنظمتنا.
المسؤوليات
صياغة المشاريع المترابطة وتنظيمها ومراقبتها
تحديد الاستراتيجيات والأهداف المناسبة
تنسيق الأنشطة المشتركة بين المشاريع
قيادة وتقييم مديري المشاريع والموظفين الآخرين
تطوير ومراقبة المواعيد النهائية والميزانيات والأنشطة ومراقبتها
تطبيق إدارة التغيير والمخاطر والموارد
تحمّل مسؤولية موظفي البرنامج والموردين
تقييم أداء البرنامج والسعي إلى تحقيق أقصى عائد على الاستثمار
حل مشاكل المشاريع ذات النطاق الأعلى
إعداد التقارير لمديري البرامج
المتطلبات
خبرة مثبتة كمدير برنامج أو منصب إداري آخر
فهم شامل لتقنيات وأساليب إدارة المشاريع/البرامج
معرفة ممتازة بمبادئ تقييم الأداء وإدارة التغيير
معرفة ممتازة ببرنامج مايكروسوفت أوفيس؛ معرفة عملية ببرامج إدارة البرامج/المشاريع (Basecamp، MS Project، إلخ) ميزة قوية
مهارات قيادية وتنظيمية متميزة
مهارات تواصل ممتازة
قدرة ممتازة على حل المشكلات
دبلوم بكالوريوس/بكالوريوس إدارة الأعمال في الإدارة أو في مجال ذي صلة؛ ماجستير/ماجستير في الإدارة ميزة إضافية
الخاتمة
تختلف إدارة البرامج قليلاً مقارنة بإدارة المشاريع. في إدارة البرامج، معظم أدوار إدارة المشاريع مدمجة بالفعل في إدارة البرامج، ولكن هناك بعض الأدوار في إدارة البرامج التي تحمل مسؤوليات مختلفة. لذلك، في إدارة البرامج، يجب أن يكون هناك أدوار مختلفة مقارنة بأعضاء فريق إدارة المشاريع.
تتعامل إدارة المشاريع مع المخرجات مثل المنتجات والمخرجات، وتتعامل إدارة البرامج مع النتائج مثل النتيجة النهائية التي تنتج بعد تطبيق هذه المخرجات.