اكتشف أفضل أدوات إدارة المشاريع لتحقيق النجاح

لقد ولّت الأيام التي كان المحترفون يستخدمون فيها الألواح البيضاء والملاحظات اللاصقة لإدارة المشاريع منذ زمن بعيد. سيجد الأفراد المهام المختلفة المسندة إليهم على هذه الملاحظات ويواصلون نقلها حتى يتم لصق تلك الملاحظات على قسم “تم”. في ذلك الوقت، كانت هذه واحدة من أفضل أدوات إدارة المشاريع في العالم. كانت هذه العملية تعمل بشكل جيد في الماضي، أما اليوم، فقد أصبحت هذه العملية غير مجدية.
يعود تاريخ إدارة المشاريع إلى الحرب العالمية الثانية؛ حيث كانت هذه العملية تُستخدم لتخطيط الأمور وتعيين المهام والتعاون في تخطيط المشروع. وقد كانت الملاحظات اللاصقة على السبورة البيضاء بمثابة إدارة ممتازة للمشروع. مع تطور مكان العمل وتعقيد المهام ومعالجة المعلومات، تطورت عملية إدارة المشاريع بشكل كبير بسبب الحاجة المتزايدة للعلاقات المعقدة وتعاون الفريق.
من اللوح الأبيض إلى التكنولوجيا المتطورة
تم تطوير أول أداة رقمية لإدارة المشاريع في الخمسينيات عندما بدأ الناس في استخدام أجهزة الكمبيوتر لأغراض العمل. أما بالنسبة لأبحاثنا المكثفة، فقد كانت أولى هذه البرامج تعتمد على النماذج الورقية التقليدية، والتي كانت تُستخدم لتسجيل المعلومات المتعلقة بالوظائف التي يرأسها عدة أشخاص في المؤسسة. وقد أتاح هذا الابتكار التكنولوجي لأصحاب العمل والموظفين في مواقع مختلفة التعاون ومشاركة البيانات دون الحاجة إلى مقابلة بعضهم البعض وجهاً لوجه.
مع تنظيم أول برنامج لإدارة المشاريع، كانت الرؤية تتمثل في أخذ النماذج الورقية، كما ذكرنا سابقًا، ووضعها داخل قاعدة بيانات حاسوبية مخصصة لمشاركة الوثائق. فبدلاً من ملء النماذج يدويًا، يمكن للشخص كتابة جميع المعلومات عبر الإنترنت، مما يجعل المستند المخزن في البرنامج سلسًا. علاوة على ذلك، وبهذه الطريقة، يمكن لفريق المشروع الوصول إلى هذه المعلومات في أي لحظة. الجزء الأفضل؟ لن تتحكم جهة واحدة في المشروع.
أدى ذلك أيضًا إلى البحث عن برنامج لإدارة المشاريع، وهو أمر مطلوب في السوق لتلبية فلسفات وبيئات العمل. دعونا نستكشف أفضل الأدوات لإدارة المشاريع في عصر الحوسبة السحابية، فقد ولّت الأيام التي كانت فيها قوائم المراجعة فقط كافية لإنجاح المشاريع. الآن، يوجد العديد من أفضل أدوات إدارة المشاريع للعديد من المشاريع. من الأهمية بمكان بالنسبة للمؤسسات الكبيرة والصغيرة اختيار الأداة المناسبة لإدارة المشاريع.
الميزات الأساسية لأفضل أدوات برامج إدارة المشاريع
ستساعد أفضل أدوات إدارة المشاريع في إنجاح المشاريع الآن وفي المستقبل. سيكون لديهم ميزات قابلة للتطوير ومتقدمة لتلبية متطلبات السوق الحالية. قبل اختيار أداة إدارة المشاريع، يجب على المؤسسات تحليل إيجابيات وسلبيات الأدوات للعثور على الأداة التي تلبي احتياجاتها. تتضمن بعض الميزات الأساسية لأدوات إدارة المشاريع ما يلي: التخطيط أو الجدولة التي تسمح للمديرين بتخطيط العمل وتفويضه في مكان واحد مع العديد من المهام والمهام الفرعية والقوالب والمجلدات والتقويمات وسير العمل التعاون والتواصل من خلال تعيين المهام وتنظيم لوحات المعلومات وإضافة التعليقات والتدقيق والموافقات التوثيق يساعد على تجنب فقدان الملفات ويساعد أيضًا في تحرير جميع الملفات وإصدارها وتخزينها بترتيب منهجي لاسترجاعها بسرعة تقييم الإنتاجية من خلال تتبع وتقييم النمو من خلال إدارة الموارد وإعداد التقارير
الآن بعد أن فهمت تاريخ وسبب أهمية أدوات إدارة المشاريع في ثقافة ومنهجية العمل الرشيقة، دعنا نلقي نظرة على قائمة أدوات إدارة المشاريع:
أفضل 10 أدوات لإدارة المشاريع
فيما يلي أفضل 10 أدوات لإدارة المشاريع. اختر الأداة المناسبة وفقًا لمتطلباتك، بغض النظر عن نوع مؤسستك أو مجال عملك أو حجم فريقك.
1. زوهو بروجكتس
زوهو بروجكتس هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة تستخدمه العديد من المؤسسات لتخطيط المشاريع وتتبعها والتعاون لإكمال المهام عبر الإنترنت بنجاح. وهو الآن امتداد لمتصفح Google Chrome والخيار المفضل لأكثر من ثلاثة ملايين مستخدم حول العالم.
الإيجابيات: تتيح مخططات جانت ساعات العمل المدفوعة على مشاريع متعددة في وقت واحد من السهل الوصول إلى جميع وحدات المشروع الأساسية من المتصفح، مثل إدارة المهام والجداول الزمنية وموجز التحديثات والأخبار ومتعقب الأخطاء، لاتخاذ الإجراءات بسرعة
السلبيات: يرغب بعض المستخدمين في أن تكون مخططات جانت أقل تعقيدًا لاستخدام أفضل قد يحتاج بعض المستخدمين إلى أكثر من تقسيم التقارير للفرق الكبيرة
2. أداة كانبان تعد أداة كانبان واحدة من أفضل أدوات إدارة المشاريع. وهي تستخدم طريقة الإدارة الرشيقة للمساعدة في تصور تقدم العمل والحد من تقدم العمل. إنها نقطة البداية للتطوير الرشيق، مما يضمن سير العمل بسلاسة في أي مؤسسة.
الإيجابيات: تساعد أداة كانبان على تحليل العمليات وتحسينها باستمرار لزيادة كفاءة العمل. تُمكِّن العملاء وأعضاء الفريق من التعاون بكفاءة في الوقت الفعلي من خلال مشاركة المعلومات والتعليقات والمهام
السلبيات: ليست مناسبة للعاملين المستقلين ولكنها تقدم خططًا مجانية لمستخدمين اثنين فقط لدعم لوحتي مشروع.
3. Trello Trello هو برنامج خفيف الوزن لإدارة المهام سهل الاستخدام. وهو تطبيق لصنع القوائم على غرار كانبان، وهو تطبيق تابع لشركة Atlassian يساعد على التنظيم الممتاز للفرق.
الإيجابيات: يحتوي على الكثير من التعاون المدمج مثل اللوحات والقوائم والبطاقات للعمل بكفاءة كفريق. يمكن للمستخدمين مشاركة الملفات، والتعاون داخل البطاقات، وترك التعليقات للعمل بشكل تعاوني أكثر وإنجاز الكثير من العمل كفريق. وهو مجاني للاستخدام، ويمكنه الانضمام إلى أكثر من 1,000,000 فريق في جميع أنحاء العالم باستخدام Trello.
السلبيات: لا يحتوي على وظيفة إعداد التقارير وميزات تتبع الوقت.
4. كيس فلو بروجكت
يعد Kissflow Project تطبيقًا قويًا متعدد الإمكانات ومثاليًا للمبتدئين في إدارة المشاريع. يحتوي على العديد من الميزات الممتازة، مثل واجهة المستخدم الرسومية سهلة الاستخدام، مما يجعله حلاً شاملاً لجميع المؤسسات.
الإيجابيات يحتوي على “طريقة عرض خط السباحة للمستخدم” لإعطاء نظرة شاملة للمشروع بأكمله والمشاركين فيه. النماذج المخصصة، واللوحات المخصصة، وحدود WIP المستندة إلى القواعد، والتي تلبي المتطلبات الفريدة لأي مشروع صناعي.
السلبيات: هناك صعوبة في تصدير التقارير إلى البريد الإلكتروني الشخصي وأيضًا بطء في الرد على المشكلات الفنية.
5. Airtable
Airtable هو أفضل أداة لإدارة علاقات العملاء لإدارة المشاريع وتعاون الفريق. إنه قابل للتخصيص وسهل الاستخدام في المؤسسات من جميع الأحجام.
الإيجابيات: يجمع بين أفضل ميزات جداول البيانات وقواعد البيانات لتخزين واستخدام معلومات إدارة المهام وتخطيط المشاريع. يوفر تكاملاً رائعاً مع Slack لتحسين التواصل
السلبيات: مثل العديد من الأدوات الأخرى، يحتاج أيضًا إلى ميزات إعداد التقارير، وهو ما يشكل مصدر قلق لبعض المستخدمين.
6. كلاريزن
Clarizen هو برنامج لإدارة المشاريع قابل للتطوير يبسط العمل ويصل إلى الأهداف بسرعة. يزيد من الفعالية ويوفر الاستقلالية والتمكين من خلال دعم أنماط العمل المختلفة والأساليب المختلطة عبر المؤسسات.
الإيجابيات: يقلل من وقت التدقيق والامتثال للمؤسسات بنسبة 75% تقريبًا ويوفر آلاف الساعات سنويًا يدفع التركيز من خلال إنشاء خط رؤية عبر المؤسسة لمشاركة الأهداف وزيادة المساءلة.
السلبيات: نظرًا لأنه متاح على الويب فقط، يجب أن يقتصر استخدامه على بعض الفرق.
7. Asana Asana هو برنامج قائم على السحابة حيث يمكن لجميع المستخدمين العمل في مكان عمل افتراضي. ويركز أكثر أدوات الإدارة مرونة على التعاون والإنتاجية.
الإيجابيات: تجلب جميع أهداف الفرق ومهامها وخططها وملفاتها إلى مكان واحد مشترك لعرضها جميعًا والعمل على أي حال لتحقيق الأهداف إنها ليست أداة أخرى ولكنها بديهية، مع عروض مهام مختلفة لدعم الحقول المخصصة ودعوة عدد غير محدود من المستخدمين الضيوف.
السلبيات: ليست مثالية للعاملين المستقلين، ويجد العديد من المستخدمين أن إدارة المشروع الأساسية التي يتم التعامل معها من خلال عمليات التكامل غير مناسبة.
8. بروفهاب
ProofHub هو برنامج شامل لإدارة المشاريع مع مساحة عمل مركزية. يوفر تحكمًا مطلقًا في جميع الفرق بأدوات مثل مخططات جانت، وسير العمل، وقوائم المهام، وما إلى ذلك.
الإيجابيات: يساعد على تنظيم وتتبع جميع مهام الفريق مع العديد من الأدوات تحت سقف واحد إنه سهل الفهم ويوفر التسليم في الوقت المحدد ومساءلة الفريق في الوقت المحدد.
السلبيات: مع القليل من التكامل، فإنه يوفر إدارة مهام محدودة فقط.
9. Monday.com
Monday.com هو نظام تشغيل العمل الذي يمكّن الفرق من إدارة المشاريع وسير العمل بالطريقة التي يريدونها بثقة. فهو يجمع بين واجهة جذابة بصريًا وأدوات مفيدة لتصور المشروع لتقديم طريقة شفافة لتنظيم العمل.
الإيجابيات: يتيح شكل سير العمل، ويتكيف مع الاحتياجات المتغيرة، ويوفر الشفافية، ويوقف العمل اليدوي، ويوضح الموقف. قابل للتخصيص لبناء لوحاتك مع الكثير من خيارات العرض مثل التقويم وعرض الخريطة.
السلبيات: يشتكي بعض العملاء من أنه يفتقر إلى المهام المتكررة وأن تطبيق الهاتف المحمول ثقيل الاستخدام
10. Wrike
Wrike هو تطبيق لإدارة المشاريع قائم على السحابة يتتبع عمل الفرق، ويراقب المواعيد النهائية، ويبسط تخطيط المشاريع. وهو يدعم المؤسسات الحديثة والمرنة من خلال التعاون بكفاءة مع جميع أصحاب المصلحة.
الإيجابيات: يتيح تحديد أولويات المهام ودفع المهام الحاسمة إلى الأمام للوفاء بالمواعيد النهائية. يحتوي على ميزات متقدمة مثل مخططات جانت، وإدارة المهام، وموجز الأخبار في الوقت الفعلي.
السلبيات: الميزات العديدة أكثر من اللازم بالنسبة للكثير من المستخدمين، ويجب تبسيط الواجهة البديهية. بعد دراسة متأنية، فإن أفضل 10 أدوات لإدارة المشاريع المدرجة تتماشى مع متطلبات المؤسسات من جميع الأنواع والأحجام لتحقيق نجاح المشروع بفعالية.
نأمل أن تساعدك قائمة أدوات إدارة المشاريع هذه في العثور على واحدة من أفضل 10 أدوات لإدارة المشاريع في مؤسستك. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن شهادات إدارة المشاريع لتحقيق أهدافك المهنية كمدير مشروع، قم بزيارة موقعنا الإلكتروني: www.SPOTO.com.
ستساعدك شهادة إدارة المشاريع المعترف بها عالمياً على فهم تعقيدات المشاريع. بدءاً من التتبع والتخطيط وإعداد التقارير والتنفيذ، ستساعدك شهادتنا على فهم دور مدير المشروع وكيف سترتقي هذه الشهادات بدورك.
الخاتمة
في الختام، أدى تطور أدوات إدارة المشاريع من الأساليب التقليدية مثل اللوحات البيضاء إلى التكنولوجيا المتطورة إلى إحداث ثورة في كيفية تعاون الفرق وإدارة المشاريع. وتوفر أفضل برامج إدارة المشاريع ميزات أساسية مثل التخطيط والتعاون والتوثيق وتقييم الإنتاجية، مما يمكّن المؤسسات من النجاح في ثقافة العمل الرشيق. مع وجود عدد كبير من الخيارات المتاحة، فإن اختيار الأداة المناسبة أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. تقدم “سبوتو” شهادات إدارة المشاريع المعترف بها عالمياً لتزويد المهنيين بالمهارات والمعرفة اللازمة للتفوق في أدوار إدارة المشاريع. استكشف موقعنا الإلكتروني للارتقاء بحياتك المهنية وتحقيق النجاح في المشروع من خلال برامج الشهادات الشاملة التي نقدمها