افتراضات المشروع ومخاطره

الافتراضات والمخاطر جزء لا يتجزأ من حياتنا اليومية. فنحن نتوقع أن يسير يومنا كما هو مخطط له، وأن المخاطر لن تتحقق. ومعظم هذه الافتراضات حميدة، مثل الاعتقاد بأن تقرير الطقس سيكون دقيقًا؛ أو أنه لن تحدث كوارث كبرى.
فالمشاريع مبنية على افتراضات. وبدونها، سيكون من المستحيل المضي قدمًا. لكن بعضها قد يؤدي إلى عواقب غير متوقعة أو حتى مأساوية. غالبًا ما يتم إرجاع السبب الجذري للفشل الكارثي إلى افتراضات خاطئة أو سوء إدارة المخاطر.
أثار الفنيون تساؤلات حول تصميم تلسكوب الفضاء هابل، لكنهم افترضوا أن المواصفات كانت صحيحة. تم تجاهل نتائج الاختبارات الفاشلة لأنه كان يُعتقد أن معدات الاختبار كانت معيبة. قرر مديرو برنامج ناسا إطلاق المكوك الفضائي تشالنجر على الرغم من التحذيرات (المخاطر) من أن الأختام الدائرية O-الحلقة قد تفشل في الطقس البارد.
المخاطر والافتراضات
الافتراض هو فكرة يتم قبولها لتكون صحيحة دون يقين. وإلى أن نتحقق من صحة الافتراضات، فإنها تمثل أيضاً مخاطرة.
المخاطر هي أحداث مستقبلية لها احتمال وقوعها وتأثير متوقع. يمكن أن تكون المخاطر فرصاً (إيجابية) أو تهديدات (سلبية). وكثيرًا ما نركز على السلبية ونفشل في النظر في الجانب الإيجابي.
يمكن وصف المخاطر من الناحية الكمية أو النوعية. يمكن التعبير عن الاحتمالية كاحتمال أو بمعدلات وصفية. على سبيل المثال، “احتمال هطول الأمطار بنسبة 75%” أو “من المحتمل أن تمطر اليوم”. يمكن قياس التأثيرات عدديًا بالأيام أو بالدولارات، أو نوعيًا (على سبيل المثال، التأخر، تجاوز الميزانية).
لدى إدارة المشروع أطر عمل لإدارة الافتراضات والمخاطر. حيث يتم توثيق الافتراضات في سجل الافتراضات وتتبعها والتحقق من صحتها وإبلاغ النتائج. يتم تسجيل المخاطر في سجل المخاطر وتقييمها ومعالجتها ومراقبتها والاستجابة لها. سيضمن الالتزام بهذه الممارسات تحقيق نتائج أفضل للمشروع.
المعلوم والمجهول
يجد معظم الناس صعوبة في تعريف الافتراضات دون استخدام كلمة “افتراض”. تقدم حلقة من البرنامج التلفزيوني Odd Couple تعريفًا طريفًا لكلمة “افتراض”. ويعد المؤتمر الصحفي لوزير الدفاع الأمريكي دونالد رامسفيلد حول ما نعرفه وما لا نعرفه مثالاً آخر.
توفر مصفوفة ما نعرفه وما لا نعرفه نظرة ثاقبة للافتراضات والمخاطر:
المعروف والمجهول هي الأشياء التي نعرفها على وجه اليقين. ويمكننا الاعتماد على حدوثها. فهي ليست مخاطر ولا افتراضات.
أما الأشياء المعروفة والمجهولة فيمكن أن تكون إما افتراضات أو مخاطر.
أما الأشياء غير المعروفة هي الأشياء التي لا ندرك أننا نعرفها. هذه هي النقاط العمياء.
المجهول-المعروف هي خارج نطاق معرفتنا وتمثل مخاطر محضة.
الافتراضات التي لم يتم التحقق من صحتها هي افتراضات معروفة-مجهولة وينبغي توثيقها في كل من سجل الافتراضات وسجل المخاطر. يمكن أيضًا تضمين هذه المخاطر في احتياطيات المخاطر الطارئة. يمكن استخدام القيمة النقدية المتوقعة أو تقنيات التقييم المماثلة لتقدير تأثير الوقت أو التكلفة لهذه المخاطر.
يتم دمج تأثير المجهول-المجهول في احتياطيات الإدارة أو المخزون الاحتياطي. وعادةً ما تكون الاحتياطيات الاحتياطية عبارة عن نسب مئوية يتم تطبيقها على التكلفة أو الوقت المقدر. على سبيل المثال، قد تتجاوز تكلفة مشروع تجديد منزل ما الميزانية الأصلية بنسبة 10-20%؛ أو قد يستغرق إكماله من 4-6 أسابيع إضافية.
الافتراضات والتحيزات المعرفية
التحيزات المعرفية هي اختصارات يقوم بها الدماغ لحل المشاكل بسرعة. ومن الناحية الشكلية، يتم تعريفها على أنها انحرافات منهجية عن الواقع الموضوعي بناءً على تصوراتنا. بعبارة أخرى، نحن نخلق تصوراتنا الخاصة عن الواقع. على سبيل المثال، ننظر إلى الخارج ونرى يومًا مشمسًا ومشرقًا ونفترض أنه دافئ.
التحيز المعرفي يخلق المخاطر. إنها نقاط عمياء وافتراضات غير مدركة. وبما أننا لا ندرك تحيزاتنا، فإننا نفشل في توثيقها ومعالجتها بشكل منهجي.
إن التحيز المرساة هو وضع وزن لا مبرر له على أول معلومة يتم تلقيها. وغالبًا ما تتم مقارنة تكاليف المشروع ومدته بالتقديرات الأولية غير الدقيقة عالية المستوى. غالبًا ما تركز جلسات حل المشكلات على الأفكار الأولى المقدمة وتفشل في النظر في جميع الأسباب المحتملة.
التحيز التأكيدي هو تفضيل المعلومات التي تتوافق مع معتقداتنا الحالية. فبدلًا من تقييم البيانات الجديدة وإعادة تقييم توقعاتنا، نقوم لا شعوريًا بتصفية التنافر بدلاً من تقييم البيانات الجديدة وإعادة تقييم توقعاتنا. تبدو الأزمات غير متوقعة بسبب تجاهل العلامات المنبهة. على سبيل المثال، يتأخر تشييد المبنى عن الجدول الزمني المحدد، ويكون الطقس أسوأ من المتوقع، ومع ذلك نتفاجأ عندما لا نحقق الأهداف الرئيسية.
غالبًا ما تصيب مغالطة التكلفة الغارقة المشاريع المتعثرة. وهي الاعتقاد بأن استثمار موارد إضافية في مشروع فاشل سيؤدي إلى تغيير مسار المشروع. ويُعرف هذا الأمر بالعامية باسم “مضاعفة الرهان السيئ” أو “إهدار المال الجيد بعد السيئ”. في بعض الأحيان تحتاج المشاريع في بعض الأحيان إلى التخلص من بؤسها.
قد يكون للتحيز المعرفي تأثير محدود على المشاريع الصغيرة والبسيطة لأن الأحداث مفهومة جيدًا. ومع ذلك، في المشاريع المعقدة والمعقدة، يمكن أن تكون هذه النقاط العمياء مصدرًا كبيرًا للمخاطر. وذلك لأن أنماط الوقائع جديدة، ومن الصعب التنبؤ بديناميكيات الأحداث المستقبلية.
إدارة الافتراضات والمخاطر
يمكن استخدام ممارسات إدارة المشاريع القياسية للتعامل مع الافتراضات والمخاطر. سيؤثر حجم المشروع ونطاقه وحجمه وتعقيده ومخاطره على تصميم هذه الممارسات. من الواضح أن المشروع الذي له آثار على الحياة والموت، مثل تطوير دواء جديد، سيتطلب نظامًا أكثر صرامة من إنشاء لعبة كمبيوتر.
تتضمن أفضل الممارسات ما يلي:
إنشاء سجل افتراضات وسجل مخاطر يمكن الوصول إليه بسهولة وشفافية لفريق المشروع وأصحاب المصلحة المتأثرين.
التعرف بشكل استباقي على الافتراضات والمخاطر. سيتم الكشف عن العناصر الجديدة في الاجتماعات والمحادثات غير الرسمية ورسائل البريد الإلكتروني ووثائق المشروع. تأكد من إضافتها إلى سجل الافتراضات وسجل المخاطر.
صنف الافتراضات والمخاطر وحدد أولوياتها. بالنسبة لكل من الافتراضات والمخاطر، يجب أن تستند الأولوية إلى التأثير والحاجة الملحة (على سبيل المثال، مدى الحاجة إلى معالجتها في أقرب وقت)؛ كما يجب تحديد أولويات المخاطر بناءً على احتمال حدوثها.
تعيين المالكين وتواريخ الاستحقاق لكل عنصر. يكون المالكون مسؤولين عن معالجة البنود، وتؤدي تواريخ الاستحقاق إلى حلها في الوقت المناسب. قد تتطلب المخاطر عدة مالكين وتواريخ استحقاق.
الإدارة الفعالة لسجل الافتراضات وسجل المخاطر. مراجعة البنود المفتوحة بانتظام ومتابعة الإجراءات المعلقة. إغلاق البنود التي لم تعد ذات صلة.
إبلاغ النتائج إلى أصحاب المصلحة المناسبين لضمان حصول الأشخاص المناسبين على المعلومات الصحيحة لاتخاذ قرارات فعالة.
مراجعة الافتراضات والمخاطر بشكل دوري. قد تؤدي التغييرات في المشروع أو بيئة العمل إلى تغيير مدى إلحاحها أو أولويتها أو تأثيرها. مراجعة الافتراضات المغلقة للتأكد من صحتها. مراجعة المخاطر لضمان انطباقها وفعالية استراتيجية الاستجابة لها.
الإدارة الفعالة لافتراضات المشروع ومخاطره هي دفاع ضد المجهول. توثيق هذه العناصر وتقييمها ومعالجتها يخلق الوعي والانضباط. قد تستمر الأحداث غير المتوقعة في الظهور، وستكون مستعدًا بشكل أفضل للاستجابة لها.
© 2021، آلان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
انظر المقالات ذات الصلة:
النظر في طريقة تفكيرنا
التحديق في الكرة البلورية: 7 نصائح لإدارة مخاطر المشروع بنجاح
حالة المشروع ذاتية: التحيز اللغوي والمعرفي
المشاريع والاحتمالات – مزيج خطير
المطر وتأخير الرحلات الجوية وإدارة المخاطر
لمعرفة المزيد عن خدماتنا التدريبية والاستشارية، أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/.