استكشف أفضل 7 تقنيات لجدولة المشاريع لتحقيق النجاح

تتسم إدارة المشاريع بالديناميكية لأنها تضمن إدارة الأعمال بفعالية وكفاءة. يحصل الأفراد على شهادات عندما يتعلمون كيفية القيام بذلك بشكل صحيح. تمكّن إدارة المشاريع الأفراد من الوصول إلى أدوار قيادية حيث يقومون بتخطيط وإدارة المشاريع المختلفة. ويضمن فهم هذا الدور الالتزام بجميع أهداف المشروع إلى جانب ما يمكن إنجازه في الوقت المناسب وفي حدود الميزانية. يعمل مديرو المشاريع على تعزيز التعاون والتواصل بين فرق العمل المختلفة. بالإضافة إلى ذلك، ستساعد أفضل تقنيات جدولة المشاريع في توفير رؤى مستندة إلى البيانات لاتخاذ قرارات أفضل فيما يتعلق بالأعمال.
سنناقش في هذه المدونة أنواعًا مختلفة من جدولة إدارة المشاريع. تتضمن تقنيات الجدولة هذه جميع الإجراءات المرتبطة بتنفيذ المشروع وتطبيقه خلال الفترة الزمنية المحددة.
لماذا تعتبر تقنيات الجدولة مهمة؟
كما يبدو، تساعد تقنيات الجدولة في المؤسسة على مواءمة النطاق والموارد المتاحة والجدول الزمني للمشروع. جدولة المشروع وإدارة الجدول الزمني للمشروع هما وجهان مختلفان لعملة واحدة. لا يزال تسليم المشروع أو الإطار الزمني المتوقع له يمثل الدوافع الأساسية التي يتألق فيها كلا التخصصين.
في إدارة المشاريع وجدولة المشاريع، هناك العديد من المتغيرات والشكوك والاحتمالات المتعلقة بتوافر الموارد ونطاقها ؛ وبالتالي، فإن إنشاء جدول زمني للمشروع أمر صعب ولكنه ممكن. فيما يلي بعض أنواع تقنيات الجدولة الأكثر جاذبية والمناسبة تمامًا لعالم تكنولوجيا المعلومات لمساعدتك في إعداد جدول زمني كامل.
راجع:تحديات إدارة المشاريع
أنواع الجدولة في إدارة المشاريع
في هذه المدونة، سنناقش في هذه المدونة أنواعًا مختلفة من تقنيات جدولة المشاريع التي تنطوي على استراتيجيات مختلفة. بدون مزيد من اللغط، لنبدأ!
التحليل الرياضي
المنهجيتان الأكثر استخدامًا على نطاق واسع من قبل مديري المشاريع هما منهجية المسار الحرج (CPM) وتقنية تقييم ومراجعة البرنامج (PERT). يتم استخدام هاتين المنهجيتين لتقييم الإطار الزمني للمشروع بناءً على خط الأساس لنطاق المشروع. طريقة المسار الحرج (CPM): يمكن رؤية المسار الحرج في مخطط الشجرة البيانية لأي مشروع. تحسب طريقة المسار الحرج الوقت الأقصى والأقل اللازم لإنهاء المشروع. باستخدام هذه الاستراتيجية، ستتعامل مع المهام الأساسية لمشروعك ونطاقه. باستخدام طريقة المسار الحرج، يجب عليك توقع جميع مدد تنفيذ المهام وتحديد جميع المتغيرات المتوقعة التي قد تؤثر على تطوير مشروعك. سوف تقوم بإدراج معالم رئيسية في أحد هذه الأنواع من تقنيات الجدولة التي يجب الوصول إليها في نقاط محددة في طريقة المسار الحرج لضمان بقاء جميع مشاريعك في الموعد المحدد. تساعد طريقة المسار الحرج أيضًا في تحديد الأنشطة الرئيسية التي يجب تضمينها في المشروع. لا تؤثر التعديلات في أوقات التسليم على الجدول الزمني. تتطلب طريقة المسار الحرج تحديد نطاق المشروع ومجموعة من الإجراءات المطلوبة لإكمال المشروع. بعد ذلك، يتم حساب الوقت المستغرق في كل إجراء. ثم يتم تحديد المتغيرات التابعة. وهذا يساعد في تحديد وفصل المتغيرات المستقلة. وأخيراً، يتضمن معالم المشروع. تقنية تقييم ومراجعة البرنامج أو تقنية بيرت (PERT): هذه التقنية هي طريقة لتخطيط تدفق الأنشطة في المشروع وتقدير الوقت الإجمالي اللازم لإنهائه. يوضح هذا الأسلوب كيف يعتمد كل نشاط على الأنشطة الأخرى. لجدولة مشروع ما باستخدام تقنية تقييم ومراجعة البرامج، من الضروري تحديد الأنشطة وتنظيمها بشكل منطقي وتعيين المعالم الرئيسية. يمكنك حساب المواعيد النهائية للمشروع بناءً على درجة ثقتك. تحسب تقنية تقييم البرامج والمراجعة كطريقة جدولة قياسية الأطر الزمنية المتعددة باستخدام متوسط المدة المرجحة بدلاً من التخمينات.
ضغط المدة
إذا لزم الأمر، يمكن استخدام ضغط المدة لتقصير الجدول الزمني. إذا كان المشروع يتأخر، يمكن تعديل الجدول الزمني المعلن من خلال إجراء تعديلات دون تغيير النطاق. يوجد خياران يمكن استخدامهما هنا وهما التتبع السريع والضغط السريع. التتبع السريع: تطبيق آخر للتتبع السريع هو التتبع السريع. يبحث التتبع السريع عن طرق لتسريع معدل إنجاز المشروع، إما عن طريق تنفيذ العديد من الأنشطة بشكل متزامن أو تداخل العديد من المهام مع بعضها البعض. يساعدنا التتبع السريع في تحديد الإجراءات التي يمكن استخدامها لتسريع سرعة المشروع. وعلى الرغم من أنها استراتيجية مغرية، إلا أنها تنطوي على مخاطر. نظرًا لأنه سيتم تنفيذ العديد من الإجراءات في وقت واحد، فقد يتم ارتكاب الأخطاء، ومن ثم ستتعرض جودة العمل للخطر. التعطل: التعطل هو توظيف موارد إضافية لإكمال المشروع في الموعد المحدد. يجب أن يكون لديك موارد إضافية متوفرة لديك حتى يتسنى لك ذلك. علاوة على ذلك، ستكون هناك حاجة إلى المزيد من الموارد لإنجاز جميع الأنشطة. وتؤدي الحاجة إلى إضافة أعضاء آخرين من الفريق إلى المشروع وتقييد تقسيم العمل إلى زيادة التواصل وهو السبب الرئيسي لذلك. يمكن أيضًا استخدام نهج التعطل عن طريق زيادة الوقت، وهو العمل الإضافي المدفوع الأجر. ومع ذلك، يجب أن يبقى ضمن الموعد النهائي المتفق عليه. وللأسف، يؤدي ذلك إلى زيادة تكلفة المشروع مما يشير إلى وجود جانب عكسي لأنواع مختلفة من تقنيات الجدولة.
المحاكاة
يتم حساب الوقت المتوقع للمشروع من خلال محاكاة المهام المختلفة. يتم بناء الجدول الزمني على تقديرات تقريبية. وبالتالي، يمكن استخدامه حتى لو تغير النطاق أو كانت الأنشطة بحاجة إلى تحديد أفضل للأنشطة. إذا كان مشروعك يحتوي على الكثير من العوامل الغامضة والنتائج غير المؤكدة، فقد تساعدك المحاكاة في تحسين الجدول الزمني لمشروعك. سوف تقوم بإنشاء جدول زمني بناءً على افتراضات، والتي ستكون مفيدة إذا كنت لا تزال بحاجة إلى أن تكون على دراية كاملة بجميع المهام المرتبطة بالمشروع أو إذا تغيرت أي تفاصيل في نطاقك. على الرغم من أنك قد لا تكون على دراية بجميع المتغيرات التي ينطوي عليها المشروع، إلا أنك سترغب في حساب أي غموض محتمل وتغييرات محتملة في النطاق لجعل جدولك الزمني معقولاً وممكناً.
قائمة المهام
قائمة المهام هي أكثر طرق الجدولة القياسية الأساسية والمستخدمة على نطاق واسع مما يجعلها سهلة المنال للغاية. يتم تسجيل فهرس جميع المهام التي يمكن تصورها والمرتبطة بالمشروع في ورقة Excel أو معالج النصوص. هذا هو النهج الأكثر وضوحًا والأكثر استخدامًا. وهو مفيد أثناء العمل على المهام الصغيرة. ومع ذلك، فإن قائمة المهام ليست أسلوبًا قابلاً للتطبيق في المشاريع الضخمة مع وجود عوامل مختلفة يجب أخذها في الاعتبار.
الاستدلال على تسوية الموارد
يشير مصطلح “الاستدلال على تسوية الموارد” إلى تقليل وقت التسليم أو منع الاستهلاك الناقص أو الزائد للموارد من خلال تعديل الجدول الزمني والموارد. يتم تقسيم الأدوار وفقًا للموارد المتاحة بحيث يتم استخدام كل مورد واستخدامه بشكل مناسب.
من خلال طرق الجدولة القياسية، هناك إمكانية لإعادة ترتيب الجدول الزمني أو كيفية الاعتماد على موارد محددة. ركز على المهام في جدول المشروع وحسّن استخدام مواردك بحيث لا يتم استغلالها بشكل غير كافٍ أو مفرط في مشروعك. يمكنك تنظيم مهامك جميعًا حول الموارد المتاحة، مثل أعضاء فريقك، بحيث يساهمون بتوازن متساوٍ في العمل في مشروعك. عيب هذه الاستراتيجية هو أنها قد تؤدي إلى إطالة الأطر الزمنية للمشروع ونفقاته.
مخطط جانت
مخطط جانت هو أداة تصورية تستخدم في إدارة المشاريع لمراقبة التقدم المحرز ومراجعة الأهداف. ويستخدمه مديرو المشاريع في معظم الوقت لتقدير متوسط الوقت اللازم لإكمال المشروع. يعمل مخطط جانت في الجدول الزمني للمشروع كمخطط شريطي يصور الأنشطة الأساسية بترتيب زمني حسب الوقت. يتم عرض كل مهمة بخط يوضح تاريخ بدء النشاط وتاريخ انتهائه ووقت تشغيله.
التعطل
يسمح التجزئة لمديري المشاريع في جميع أنحاء العالم بالحصول على المزيد من الموارد التي ستساعدك أنت وفريقك بأكمله على إكمال المشروع في وقت محدد. وباعتباره أحد أكثر طرق الجدولة القياسية في جميع أنحاء العالم، فإن التعطل يشمل تعيين أعضاء فريق إضافيين فيما يتعلق بالمشروع. علاوة على ذلك، يقلل هذا أيضًا من عبء العمل الكلي، مما يجعل الأمور أسهل. كما يتيح التعطل أيضاً لمديري المشاريع أن يكون لدى بعض الموظفين وفريق العمل وقتاً أطول قليلاً من خلال العمل لوقت إضافي والوفاء بالمواعيد النهائية بسرعة.
الخاتمة
في الختام، فإن أنواع تقنيات الجدولة هي الجواهر الخفية المتعلقة بمشهد إدارة المشروع بأكمله. تمثل هذه التقنيات البوصلة التي تضمن وصول المشاريع إلى الوجهة المحددة من خلال البقاء على المسار الصحيح. إن وجود خطة دقيقة ومراقبة التقدم المحرز وتخصيص الموارد يمكّن مديري المشاريع من أن يصبحوا فعالين للغاية في وظائفهم.
ومع زيادة تعقيدات المشاريع، فإن كل هذه التقنيات ليست مفيدة فحسب، بل إنها ضرورية أيضًا. وعلاوة على ذلك، فإنها تغرس أيضًا الانضباط فيما يتعلق بتنفيذ المشروع. بالإضافة إلى ذلك، توفر إدارة المشروع أيضًا إطارًا قويًا بحيث يصبح التخفيف من المخاطر عملية سلسة وتزيد من جودة المخرجات. مع هذه الأساليب، توفر طرق الجدولة القياسية قيمة كبيرة للمستخدمين النهائيين وأصحاب المصلحة.