استكشاف أهم 10 مزايا لمنهجية PRINCE2

إن إدارة المشاريع، في مستواها الأساسي للغاية، هي مزيج من الأدوات والعمليات والتقنيات التي تساعد مدير المشروع في الحصول على أفضل نهج لتنفيذ المشروع. المشروع في حد ذاته هو مشروع مؤقت يتم القيام به لتقديم نوع من القيمة عن طريق بعض العروض الفريدة. نعلم جميعًا أن هناك العديد من طرق تنفيذ المشاريع، وكلها مختلفة. لذا، يمكن تنفيذ المشروع بطريقة أو أكثر. يكمن التحدي الحقيقي في تحديد الطريقة الأفضل التي تناسبك.
اختيار منهجية إدارة المشروع المناسبة لمشروعك
مع تقدم قدرات واحتياجات الشركات والأعمال التجارية في جميع أنحاء العالم، تغيرت أيضًا المعايير المقبولة لأفضل الممارسات”. كما أن التكنولوجيا سريعة التغير، ومتطلبات العملاء سريعة التغير، وسهولة الاتصال في جميع أنحاء العالم قد غيرت أيضًا كيفية إدارة المشاريع. لكن الأساسيات لم تتغير بالنسبة لفرق المشروع وهي – إكمال المشروع في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية، وبالجودة المطلوبة بحيث يرضى جميع أصحاب المصلحة بما في ذلك العميل.
وهنا يأتي دور منهجية إدارة المشاريع في البيئات الخاضعة للرقابة (PRINCE2) في الصورة لتلبية جميع هذه الاحتياجات. PRINCE2 هي منهجية إدارة المشاريع الأكثر شهرة في العالم، وتستخدم على نطاق واسع في جميع أنحاء العالم. ويتسم منهجها في إدارة المشاريع بالبساطة والمرونة وقد تم تجربتها واختبارها في العديد من الصناعات، سواء في القطاع العام أو الخاص. ولكن مع وجود العديد من منهجيات إدارة المشاريع، قد تتساءل بالتأكيد ما هي فوائد منهجية PRINCE2؟ وما الذي يجعلها مختلفة عن غيرها من المنهجيات المتاحة في السوق؟ حسنًا، من المؤكد أنه ليس من دون سبب أن منهجية PRINCE2 هي واحدة من أكثر منهجيات إدارة المشاريع شيوعًا واستخدامًا على نطاق واسع في العالم. هناك فوائد متعددة لاستخدام PRINCE2. وسنقوم بوصف كل تلك المزايا في هذه المقالة.
فوائد منهجية PRINCE2
الفوائد الرئيسية لاستخدام PRINCE2 موضحة أدناه:
1. منهجية إدارة المشاريع المعترف بها على نطاق واسع:
على الرغم من أن منهجية PRINCE تم إنشاؤها في البداية فقط لغرض إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات، إلا أنه تم تطويرها لاحقًا لتكون مفيدة في جميع أنواع الصناعات، واليوم لديها ملايين الممارسين في جميع أنحاء العالم. واليوم، تُعد PRINCE2 منهجية راسخة عالميًا تساعدك ليس فقط على توسيع شبكتك ولكن أيضًا على زيادة الطلب على عروضك. يتم قبول ممارسات منهجية PRINCE2 من قبل غالبية الشركات في جميع أنحاء العالم وتستخدم في مجموعة واسعة من المشاريع. وقد أصبحت اليوم أداة مهمة لإدارة المشاريع. علاوة على ذلك، فهي منهجية بسيطة يمكن حتى للمبتدئين تعلمها واستخدامها.
2. منهجية PRINCE2 مرنة للغاية:
تم إنشاء منهجية PRINCE الأصلية مع وضع مشاريع تكنولوجيا المعلومات فقط في الاعتبار، لكن منهجية PRINCE2 يمكن تطبيقها على أي نوع من الصناعات والمشاريع وهذه هي أكبر ميزة لها، وهي أنها مرنة للغاية. وبما أنها منهجية عامة، فيمكن استخدامها لأي نوع من المشاريع بغض النظر عن حجمها أو حجمها أو صناعتها أو موقعها أو قطاعها، ولا حاجة إلى برنامج معين لتشغيل PRINCE2. تسمح لك مرونتها بدمجها مع أطر عمل أخرى. لا توجد قواعد صارمة لاستخدام PRINCE2 ويمكن استخدامها كإطار عمل يمكنك تعديله وفقاً لمتطلبات مشروعك. تتسم منهجية PRINCE2 بالمرونة الكافية للتكيف مع احتياجات أي مشروع. ومع استمرارك في التعلم باستخدام PRINCE2 وتكييفها مع متطلبات مشروعك، يمكنك تطوير منهجية أكثر أهمية وملاءمة لإدارة المشاريع في مؤسستك.
3. لغة مشتركة:
هذه واحدة من أكبر فوائد إدارة المشاريع PRINCE2. أحد أهم الأسباب التي تجعل المشاريع تخرج عن مسارها عندما يبدو أن كل شيء يسير بسلاسة هو عدم التواصل أو تمرير المعلومات الخاطئة، أو فهم المعلومات بشكل خاطئ. فالمعلومات غير الدقيقة تطفو على السطح ويختلط الأمر على الناس. ولكن تم استخدام PRINCE2 منذ عدة سنوات حتى الآن مع انتشار استخدامه على نطاق واسع. كما أن هناك عمليات قياسية في PRINCE2 يجب أن يتبعها مديرو المشاريع. لذا، فإن المجتمع العالمي الآن على دراية جيدة بمصطلحاته ويفهم الناس اللغة المشتركة المستخدمة في الإطار. هناك لغة مشتركة بالإضافة إلى عملية التوثيق التي تجعل العمل أسهل على العاملين في المشروع. على الرغم من أنه مرن بما فيه الكفاية ليتم تكييفه مع أي نوع من المشاريع والصناعات، إلا أن مبادئه الأساسية وموضوعاته وعملياته وبيئة المشروع تحتفظ بما يكفي من الاتساق بحيث يمكن لمستخدميه التواصل مع بعضهم البعض حتى من مشاريع أو مواقع أو منظمات أو صناعات مختلفة. ويتمتع ممارسو PRINCE2 بميزة حيث يمكنهم اكتساب الخبرة في نوع واحد من المشاريع وتطبيقه على نوع آخر من المشاريع.
4. الوضوح الأمثل:
يتم تحديد الأدوار والمسؤوليات وخطوط الاتصال بشكل واضح في بيئة مشروع PRICE2. سيعرف كل عضو في فريق المشروع بوضوح ما الذي يفترض أن يفعله هو وزملاؤه في الفريق. هناك وضوح مطلق حول مسؤوليات وصلاحيات الجميع منذ البداية. يتم تحديد مساءلة كل عضو من أعضاء الفريق بوضوح. هذا النوع من الوضوح ضروري جدًا لتبسيط إدارة المشروع. لا يوجد تعدي على أراضي الآخرين ولا يوجد ارتباك عندما يكون هناك وضوح مطلق حول الأدوار والمسؤوليات. ولا يوجد تقاذف للأدوار وتوجيه أصابع الاتهام للآخرين. وينتج عن ذلك انسجام في الفريق. وعلاوة على ذلك، في حالة ظهور أي مشاكل أثناء المشروع، يعرف الجميع من الذي يجب أن يتوجهوا إليه بشأن مشكلة معينة أو من المسؤول عن ذلك. يجد الممارسون لمنهجية PRINCE2 أنه من الأسهل مشاركة المعرفة مع الفرق والأقسام الأخرى في المشاريع التي تعمل بمنهجية PRINCE2. وبهذه الطريقة، يتم توفير الكثير من الوقت والجهد في المشروع مما يعني إمكانية إنجاز المشروع في وقت أسرع دون إهدار الموارد والمساومة على الجودة.
5. يتعلق الأمر بالجودة وأفضل الممارسات:
منهجية PRINCE2 ليست مجرد نظرية. فقد تطورت من الخبرة والعمل العملي لمستخدميها من العديد من أنواع الصناعات والمشاريع. وقد أثبتت نجاحها من خلال العديد من دراسات الحالة المتوفرة لدعم فعالية أفضل ممارساتها. في إدارة المشاريع، أيًا كانت المنهجية التي تتبعها، من الضروري أن يتفق جميع أصحاب المصلحة بشكل متبادل على النتائج المتوقعة للمشروع. تضمن PRINCE2 ذلك بالضبط. لذلك، على الرغم من أنه يمكن اعتبار المشروع مكتملًا وفقًا لمراحل مشروع PRINCE2، إلا أنه لا يعتبر مكتملًا حتى يحقق النتائج المتوقعة. ولا يعتبر المشروع ناجحاً إلا إذا حقق الجودة التي كانت متوقعة في مرحلة تصوره. لذا، فإن أي مشروع يتم تنفيذه وفقًا لإرشادات PRINCE2 سيتبع ضوابط صارمة لإدارة الجودة وأفضل الممارسات. وهذا هو أحد العوامل الرئيسية التي جعلت برنامج PRINCE2 شائعًا ومستخدمًا على نطاق واسع كما هو الحال اليوم. يمكننا أن نقول بأمان أنه إذا كنت تبحث عن طريقة عملية ومثبتة لإدارة المشاريع تتسم بالمرونة أيضاً، فإن منهجية PRINCE2 مناسبة لك.
6. إدارة المخاطر:
تتميز مشاريع PRINCE2 بميزة مهمة تتمثل في أنها يجب أن تكون عملية منذ البداية. ليس فقط في مرحلة التخطيط، يقوم مدير المشروع وأصحاب المصلحة بإنشاء متطلبات المشروع ومخاطره وفوائده وتقييمها في مرحلة التخطيط، بل يستمرون في القيام بذلك طوال فترة المشروع. يجب أن تكون دراسة الجدوى للمشروع عملية وقابلة للتنفيذ حتى يتمكن الفريق من الرجوع إليها عند الحاجة أثناء سير المشروع. لدى PRINCE2 منهجية واضحة جدًا لتقييم المخاطر تساعد الفرق على التنبؤ بالمخاطر والاستعداد لها بحيث يمكن منع الانتكاسات والفشل. تضمن منهجية تقييم المخاطر في PRINCE2 أن تكون الفرق مجهزة جيدًا للأوقات الصعبة أو غير المؤكدة. إذا كانت هناك بعض الأزمات في المشروع، فإن تركيز منهجية PRINCE2 على الدروس المستفادة والتسامح والتخطيط يساعد الفريق على التعامل معها بفعالية. أيضًا، نظرًا لأنها مرنة للغاية، يمكن للفرق التكيف بسهولة إذا ظهرت بعض التحديات غير المتوقعة أثناء تنفيذ المشروع.
7. يمنح الاستقلالية:
تتمثل إحدى المزايا الرئيسية لإدارة مشروع PRINCE2 في أنها توفر الاستقلالية لطبقات مختلفة من الأشخاص في المشروع. والسبب المهم وراء ذلك هو أن مشاريع PRINCE2 مبسطة للغاية بسبب تركيزها على أحد مبادئها الأساسية “الإدارة بالاستثناء”. تنظر بيئة مشروع PRINCE2 إلى إدارة المشروع على أنها سلسلة من الطبقات. تشرف كل طبقة على الطبقة التي تحتها. لكن أولئك الذين يديرون الطبقات الفردية يظلون مستقلين. فهم يعملون بشكل مستقل حتى تظهر بعض المشاكل التي تتجاوز قدراتهم العادية ويتعين عليهم طلب المساعدة من الأشخاص الذين هم أعلى منهم لحل المشكلة. ويضمن هذا النوع من إدارة المشروع عدم حدوث أي تأخير بسبب أن جميع القرارات تقع على عاتق الإدارة العليا.
8. توفير الوقت والمال:
نظرًا لأن جميع مشاريع PRINCE2 مقسمة إلى مراحل وتتبع بروتوكولات محددة، يتم توفير الكثير من الوقت في إكمال المشروع. وبالمثل، إذا حدث بعض الأحداث غير المتوقعة خلال إحدى المراحل، فقد تتمكن من حلها هناك أيضًا قبل الانتقال إلى المرحلة التالية وبالتالي تجنب التأخيرات المكلفة. علاوة على ذلك، نظرًا لتوحيدها، يمكن توفير الكثير من الوقت والمال في تدريب الأعضاء الذين هم بالفعل على دراية بمنهجية PRINCE2 لكل مشروع. وعلاوة على ذلك، مع تحديد المخاطر في بداية المشروع، يمكن توفير الكثير من الوقت في ذلك. كما أن منهجية PRINCE2 لا تشجع على عقد اجتماعات كبيرة تستغرق وقتاً طويلاً. بل إنها تشجع على عقد أقل عدد ممكن من الاجتماعات، وينبغي أن تكون هذه الاجتماعات دقيقة ومحددة في المراحل المهمة من المشروع.
بصرف النظر عن تلك المزايا الرئيسية لمنهجية PRINCE2 الموضحة أعلاه، هناك العديد من الطرق الأخرى التي تفيد المنظمات. لقد رأينا أن منهجية PRINCE2 يمكن تطبيقها وتكييفها وفقًا لأي صناعة تعمل فيها أو أي نوع من أنواع تخطيط المشاريع. بسبب الفوائد المذكورة أعلاه، فقد أصبحت منهجية إدارة المشاريع الأكثر شعبية اليوم. تتبنى المزيد والمزيد من الصناعات والمؤسسات منهجية PRINCE2 لإدارة مشاريعها وتستمتع بثمار نجاحها المثبت.
راجع أيضًا: مستويات شهادة PRINCE2
الخاتمة
في الختام، تبرز منهجية PRINCE2 كمنهجية متعددة الاستخدامات ومعترف بها على نطاق واسع لإدارة المشاريع، حيث تقدم العديد من الفوائد للمؤسسات في مختلف الصناعات. تسمح مرونتها بالتكيف مع أنواع وأحجام المشاريع المختلفة، في حين أن لغتها المشتركة وعملياتها الموحدة تعزز الوضوح والتواصل الفعال بين فرق المشروع. من خلال التركيز على الجودة وأفضل الممارسات وإدارة المخاطر، يضمن برنامج PRINCE2 تسليم المشاريع بنجاح، وتلبية توقعات أصحاب المصلحة. وبالإضافة إلى ذلك، يساعد تركيزها على الاستقلالية وتبسيط عملية اتخاذ القرار على توفير الوقت والمال خلال تنفيذ المشروع. وبشكل عام، لا تزال منهجية PRINCE2 خياراً مفضلاً للمؤسسات التي تبحث عن حلول فعالة وكفؤة لإدارة المشاريع
استكشف دورات شهادة PRINCE2 الخاصة بنا: