التقدير جزء لا يتجزأ ومهم من إدارة المشروع. إذا كان للمشروع أن ينجح، فيجب أن يبدأ بتقدير ناجح. من الضروري جدولة المهام بشكل صحيح من أجل تنفيذ المشروع بشكل صحيح. للقيام بذلك، يجب على مدير المشروع معرفة التكاليف والجداول الزمنية ونطاق المشروع والمخاطر التي ينطوي عليها والموارد المتاحة والجودة المطلوبة. يتم أخذ هذه الأمور في الاعتبار أثناء تقدير المشروع وهي جزء من تقنيات تقدير المشروع. إن إجراء تقديرات المشروع ليس بالمهمة السهلة. هذا لأنك لن تعرف بالضبط مقدار الوقت المطلوب لإكمال المشروع حتى يتم الانتهاء منه. وإلى أن يحين وقت تسليم المشروع، لا تقوم فرق المشروع إلا بتخمينات أو تقديرات محسوبة لوضع توقعات للمستقبل. وكلما كان المشروع أكثر تعقيدًا، أصبح من الصعب إجراء تقديرات دقيقة وأصبح مستقبل المشروع أكثر غموضًا. وقد تؤدي التقديرات الدقيقة إلى تفويت المواعيد النهائية أو إطلاق ميزانية المشروع في وقت لاحق، وهي مؤشرات مؤكدة على فشل وشيك للمشروع.
تساعد تقنيات تقدير المشروع في التحقق من جدوى المشروع. وإذا قررت المنظمة المضي قدمًا في إدارة المشروع، تصبح هذه التقنيات ضرورية للتنبؤ بدقة المشروع. يعد التقدير الماهر والدقيق مهمًا في وضع الميزانيات وتحديد الجداول الزمنية وإدارة الموارد التي من شأنها ضمان ازدهار الأعمال. وفهم كل هذه الأمور ومعرفة كيفية القيام بها أمر بالغ الأهمية لإجراء التقديرات الصحيحة. يتم استخدام العديد من أنواع التقديرات في الوقت الحاضر. ولكننا سنلقي نظرة على بعض الأنواع الأكثر أهمية التي تصلح لجميع أنواع المشاريع تقريبًا. لكن أولاً، دعنا نفهم ما هي تقديرات المشروع.
ما هي تقديرات المشروع؟
تساعد تقديرات المشروع مدير المشروع على التنبؤ ببعض المتغيرات مثل التكلفة والوقت والمخاطر وغيرها من المتغيرات المتعلقة بمشروع معين. تمكّن تقنيات تقدير المشروع فريق المشروع من التنبؤ بدقة بالعناصر المهمة للمشروع مثل التكلفة والجداول الزمنية والجودة والموارد والنطاق والمخاطر. الهدف الرئيسي من تقديرات المشروع هو إعطاء صورة واضحة للعميل لجعله يفهم مقدار الاستثمار المطلوب لإنجاز المشروع المقترح بنجاح ومقدار العائد الذي يمكن أن يتوقع الحصول عليه من هذا الاستثمار. يجب إقناع العميل بالمشروع لجذب الاستثمار. لذا، فإن عرض العوائد هو جزء مهم بنفس القدر. وبمجرد الموافقة على المشروع، فإن تقنيات التقدير هذه مطلوبة لوضع خطة دقيقة لتسليم المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. ولكن كيف تستفيد تقديرات المشروع من المشروع؟ حسنًا، تستفيد العوامل التالية من المشروع من استخدام تقديرات المشروع.
التكلفة:
التكلفة هي أحد العناصر الرئيسية لتقدير التكلفة في إدارة المشروع. إنه أحد القيود الرئيسية في أي مشروع. عند مناقشة التقديرات، فإن التكلفة هي أول ما يتبادر إلى ذهن معظم أصحاب المصلحة. وهذا أمر طبيعي لأن معظم المشاريع يتم الحديث عنها من حيث المال. ما يهم هو العائد على الاستثمار، وإذا لم تحصل على عوائد، فإن المشروع لا يعتبر ناجحًا. ومن ناحية أخرى، إذا لم يكن لديك المال الكافي للمشروع، فلن تتمكن من إكماله. لذا، فإن عدم امتلاك المال الكافي للمشروع أو إنفاق الكثير عليه يمكن أن يؤدي إلى فشل المشروع. ولذلك، فإن تقدير تكلفة المشروع في المراحل الأولية يساعد في تحديد توقعات العميل وفي نفس الوقت يضمن لك الحصول على المال الكافي لإكمال المشروع. سيساعد التنبؤ الدقيق لتكلفة المشروع أصحاب المصلحة على اتخاذ قرار بشأن المضي قدمًا في المشروع أم لا. لذا، فإن معرفة مقدار المال الذي ستحتاجه لإكمال المشروع ومتى ستحتاج إليه يقطع شوطاً طويلاً في ضمان نجاح المشروع.
النطاق:
هذا هو أحد القيود الرئيسية الثلاثة الأخرى للمشروع. يمكن تعريف النطاق في إدارة المشروع بأنه كل ما يجب القيام به في المشروع لإنجازه بنجاح. سيضمن لك تقدير حجم العمل الذي يجب القيام به في المشروع والمهام الفعلية التي ستحتاج إلى إكمالها لنجاح المشروع توفر المواد والمهارات المناسبة لإكمال المشروع. ولذلك، فإن وجود رؤية واضحة عن جميع الأعمال التي ينطوي عليها إنجاز المشروع ومعرفة أن جميع المواد والخبرات المطلوبة متوفرة سيضمن تقدم المشروع دون عوائق وانتهاءه في الوقت المحدد.
الوقت
بالحديث عن الوقت، هذا هو آخر القيود الثلاثية التي يواجهها المشروع. وهو يعني إجمالي الوقت الذي ستحتاجه لإكمال المشروع والمهام التي ينطوي عليها. عندما تعرف ما هي المهام المطلوب إنجازها ومقدار الوقت الذي سيستغرقه فريقك لإنهائها، يمكنك الحصول على تقدير عادل للوقت الإجمالي المطلوب لإكمال الوقت في إدارة المشروع. هذا أمر حيوي لوضع خطة دقيقة للمشروع. بصفتك مدير مشروع، ستكون مهتمًا بالتأكيد بمعرفة مقدار الوقت الذي سيستغرقه المشروع، كما يرغب أصحاب المصلحة أيضًا في معرفة المواعيد النهائية. يعد إنشاء الجداول الزمنية مهمًا أيضًا لأنه يمكّنك من ترتيب الموارد وفقًا لذلك. كما يساعد التقدير الدقيق للوقت أيضًا العملاء على فهم متى سيحصلون على المخرجات الرئيسية.
المخاطر
لا يقل تقدير مخاطر المشروع في الإدارة أهمية عن القيود الرئيسية الثلاثة. الخطر هو حدث يقع بشكل غير متوقع ويؤثر على المشروع. وقد يكون التأثير إيجابياً أو سلبياً. ومع ذلك، يتم الحديث عن المخاطر في الغالب بعبارات سلبية. ولكن أيًا كانت الطريقة، إذا كنت ترغب في تقليل المخاطر أو الاستفادة منها، فيجب أن تكون مستعدًا بشكل أفضل. ولهذا الغرض بالذات، يجب أن يتضمن تقدير المشروع تقديرًا لمخاطر المشروع. يتضمن تقدير المخاطر التنبؤ أو تحديد ما قد يطرأ خلال دورة حياة المشروع وإعداد الاستجابات لها. قد لا تكون قادرًا على تغطية كل ما قد يحدث ولكنك على الأقل تكون مستعدًا بشكل أفضل. وبهذه الطريقة تكون قادراً على إعداد خطة إدارة المخاطر.
الموارد:
كما نعلم، الموارد هي جميع الأشياء التي قد تحتاجها لإنجاز المشروع بنجاح، بما في ذلك الرجال والمواد والآلات. قبل البدء في مشروع ما، يجب أن تعرف ما هو عدد الموارد التي ستحتاجها للعمل على المشروع وإكماله. لا يمكنك البدء في مشروع ما دون معرفة عدد الأشخاص أو البرامج أو أي معدات أخرى ستحتاجها لتنفيذ المهام التي تنطوي عليها الموارد في إدارة المشروع. سيضمن تقدير الموارد المطلوبة تقدم المشروع دون أي عقبات أو عدم اضطرار الفريق إلى الانتظار للحصول على المعدات المطلوبة أثناء العمل على المهام. تضمن إدارة الموارد وجود الموارد بالكمية المطلوبة واستخدامها بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. ولكن من دون تقدير ماهية الموارد التي تحتاجها وعددها ومتى ستحتاج إليها، سيكون من الصعب إدارتها. إذا لم يتم تقدير الموارد، فقد يؤدي ذلك إلى توقف الناس عن العمل دون الحصول على المواد المطلوبة والتي بدورها قد تستغرق وقتًا للوصول إليها. سيؤدي هذا بالتأكيد إلى تأخير في المشروع وقد يكون له تأثير متتالي على المشروع بأكمله.
الجودة:
لا يُعتبر المشروع ناجحًا إلا إذا استوفى المعايير الثلاثية المتمثلة في التسليم في الوقت المناسب، وفي حدود الميزانية، وتلبية توقعات الجودة. قد تفي بالمعيارين الأولين ولكن إذا لم يتم تسليم المشروع بالجودة المطلوبة ولم يستوفِ المطالب المتعلقة بالجودة في إدارة المشروع من أصحاب المصلحة والعملاء، فإن المشروع سيُسمى فاشلاً. تشير الجودة إلى مدى جودة إنجاز مخرجات المشروع. قد تتضمن قواعد ولوائح معينة يجب الوفاء بها أو قد تكون هناك معايير معينة يجب الوفاء بها. قد تؤدي قيود الجودة إلى الحاجة إلى مزيد من المال أو الوقت. قد يحدث تصاعد في تكلفة المشروع إذا لم يتم إجراء تقدير مناسب للجودة مسبقًا. لذا، فإن تقدير مستوى الجودة المطلوبة أو المتوقعة من قبل أصحاب المصلحة والعملاء من شأنه أن يساعد في التخطيط بشكل أفضل للقيود الخمسة الأخرى الموضحة أعلاه.
إذا نظرنا بعناية، نجد أن جميع هذه العوامل مترابطة ومتشابكة. لذا، يمكن أن يؤثر تقدير أحدها على العوامل الأخرى. ولذلك، فإن استخدام نفس أنواع تقنيات التقدير من شأنه أن يحقق الاتساق ويحسن دقة التقديرات.
دعونا الآن نلقي نظرة على أنواع التقديرات المختلفة في إدارة المشاريع.
أنواع التقديرات في إدارة المشاريع
بعد أن تعرفنا على ماهية التقديرات وسبب أهميتها، دعونا الآن نناقش أنواع تقديرات المشروع أو تقنيات تقدير المشروع الأكثر شيوعًا والأكثر استخدامًا. يمكنك استخدام أي من هذه التقنيات أثناء إجراء تقديرات للمشروع. يتم استخدام ستة أنواع من تقديرات المشروع على نطاق واسع.
التقدير من أعلى إلى أسفل:
تبدأ تقنية التقدير هذه بالوقت الإجمالي للمشروع وتقسيمه إلى مراحل مختلفة ثم إلى المهام. في البداية، يتم التقدير على مستوى المشروع الذي يعتبر الأعلى ثم يتم تقسيمه إلى المهام التي تعتبر الجزء السفلي من التقنية. يمكن القيام بذلك مع جزء من المشروع أيضًا. ستعرف تكلفة هذا الجزء المحدد من المشروع ومقدار الوقت الذي سيستغرقه حتى تتمكن من تقسيم ذلك إلى مهام أصغر. وهو أسلوب تقدير نموذجي يعتمد على هيكل تقسيم العمل في مشروعك (WBS). عادةً ما يتم إجراء التقدير من أعلى إلى أسفل عندما يصر العميل على إكمال المشروع في إطار زمني معين. وهو يعمل بشكل جيد في هذا السيناريو حيث يكون لديك الإطار الزمني ويمكنك تقسيمه إلى أنشطة أو مهام أصغر للوفاء بالمواعيد النهائية.
التقدير من الأسفل إلى الأعلى:
عكس التقدير من أعلى إلى أسفل هو التقدير من أسفل إلى أعلى. هنا، بدلًا من تقسيم الإطار الزمني إلى مهام، يتم تقدير كل مهمة ثم دمجها للحصول على تقدير للمشروع بأكمله. ويثبت هذا النوع من التقديرات أنه أكثر دقة من التقدير المذكور أعلاه لأنه يتم تقدير كل مهمة على حدة ثم يتم دمجها لإنشاء جدول زمني أكبر لإعطائك تقديرًا أفضل للمشروع. ومع ذلك، يستغرق التقدير من أسفل إلى أعلى وقتًا أطول من التقدير من أعلى إلى أسفل. يتمتع هذا النوع من التقدير بميزة واحدة وهي أنك تفكر أولاً فيما هو مطلوب إنجازه ثم تحصل على الصورة الأكبر التي من شأنها أن تعطيك فكرة عما إذا كان من المنطقي العمل في المشروع.
التقدير التناظري:
ويسمى أيضًا التقدير المقارن. في هذه التقنية، يتم أخذ البيانات من المشاريع السابقة المماثلة ودراسة متغيراتها جنبًا إلى جنب مع النهج التنازلي لتقدير الوقت والتكلفة للمشروع قيد التنفيذ. يمكن العثور على مشاريع سابقة مماثلة سواء داخل المنظمة أو خارجها. تعمل المقارنة في هذا الأسلوب بشكل أفضل إذا كان هناك المزيد من البيانات لأن ذلك من شأنه أن يوفر تقديراً أكثر دقة. على سبيل المثال، إذا كانت المشاريع المماثلة السابقة قد اكتملت في وقت متوسطه ستة أشهر، فيمكن أيضًا تقدير أن مشروعك الحالي سيكتمل في هذا القدر من الوقت. ثم يمكن تقسيم هذه الفترة الزمنية إلى مهام وأنشطة لتقدير العمل على المستوى الأدنى. يمكن أيضًا تقدير تكلفة المشروع بهذه الطريقة من خلال مقارنتها بالتكاليف المتكبدة في مشاريع مماثلة سابقة. ويمكن قياس التكلفة إذا كان هناك أي اختلافات في المشاريع السابقة والحالية.
حكم الخبراء:
الأشخاص الذين أداروا وخبروا مشاريع مماثلة لمشاريعك هم بطبيعة الحال خبراء في مثل هذه المشاريع. وطلب المساعدة منهم في عمل تقديرات لمشروعك هو أسلوب التقدير الأكثر استخدامًا. وهي أسرع وأسهل من التقنيات الأخرى حيث لا يتعين عليك إجراء العديد من الحسابات. وعلاوة على ذلك، فإن الميل البشري يميل إلى تصديق أولئك الذين سبق لهم أن سلكوا الطريق الذي يخططون للسير فيه. لذلك، في تقنية حكم الخبراء، تعتمد على خبرة الخبراء وحكمهم. الخبير المتخصص هو أفضل شخص للحصول على بيانات تقدير المشروع. يمكنه أن يرشدك إلى النطاق الذي يجب أن يكون التقدير في حدوده وأن يتم تقدير كل جزء من المشروع بدقة. ولكن الشيء الأكثر أهمية هنا هو أن يكون الجميع على نفس الصفحة عندما يتعلق الأمر بفهم ما يجب تسليمه. تتسم تقنية تقدير الخبراء بالمرونة لأنه يمكنك استخدامها بطريقتين من أعلى إلى أسفل ومن أسفل إلى أعلى.
تقدير النماذج البارامترية:
تستخدم تقنية التقدير هذه أيضًا البيانات من المشاريع السابقة ولكن هنا يتم تعديل البيانات بحيث تنعكس الاختلافات بين كل مشروع وآخر. يتم أخذ البيانات من المشروع السابق وتقديرها بشكل تناسبي لعمل تقديرات للمشروع الحالي. أما في تقدير النموذج البارامترى فيبدأ التقدير بتكلفة الوحدة، ثم يتم تحجيمها إلى عدد الوحدات المطلوبة. وتعتبر هذه تقنية أكثر علمية. هذه تقنية أسرع ولكن يجب أن تكون البيانات المتاحة قوية لإجراء حسابات سلسة. ومع ذلك، نظرًا لأن هذه التقنية تتعلق في الغالب بالرياضيات، يصبح من الصعب تعديل الاختلافات الثقافية والبيئية والسياسية بين المشاريع.
تقدير ثلاثي النقاط:
هذا هو آخر أنواع تقديرات المشاريع. غالبًا ما يستخدم هذا النوع من تقديرات المشروع عند إنشاء تقدير تصاعدي. فبدلاً من النظر في فترة زمنية واحدة لمهمة ما، يتم النظر في ثلاث مدد – النشطة، والسلبية، والأكثر احتمالاً. تُستخدم هذه القيم لتحريف التقديرات في حالة وجود مخاطر تصاعدية أو هبوطية. يتم الجمع بين تقديرات هذه المدد الثلاث ويتم أخذ متوسطها لتحديد التقدير الفعلي. والطريقة التي تستخدم هذا التقدير الثلاثي هي تقنية تقييم البرامج ومراجعتها أو PERT، وهي تأخذ المتوسط المرجح للقيم الثلاث مع حصول “الأكثر احتمالاً” على الوزن الأعلى. وتقدر هذه الطريقة بدقة أكبر باستخدام تقنية المتوسط المرجح هذه.
تعتبر أنواع تقديرات المشروع التي ناقشناها أعلاه مهمة حقًا لنجاح أي مشروع. لقد رأينا كيف تؤثر هذه التقديرات على المجالات المختلفة للمشروع وكيف أن نجاح أو فشل المشروع يعتمد إلى حد كبير على دقة التقديرات. المشروع، بحكم تعريفه نفسه، هو حدث مؤقت. لذا، يجب أن تكون تقديراتك دقيقة قدر الإمكان لأنك ستعمل على المشروع لفترة قصيرة وقد لا تتاح لك الفرصة لتصحيح أي أخطاء في التقدير لاحقًا وبالتالي قد يعاني مشروعك. من الأفضل دائمًا استخدام واحدة أو أكثر من تقنيات تقدير المشروع المذكورة أعلاه للتأكد من أنك تقدم مشروعًا ناجحًا وأن عملاءك وأصحاب المصلحة لديك سعداء وراضون جميعًا.
الخلاصة:
التقدير الدقيق للمشروع هو حجر الزاوية في الإدارة الناجحة للمشروع. من خلال التنبؤ الفعال بالتكاليف والجداول الزمنية والمخاطر والموارد والجودة، يمكن لمديري المشاريع ضمان التنفيذ والتسليم السلس للمشاريع. باستخدام هذه الأساليب، يمكن لمديري المشاريع وضع خطط واقعية تتماشى مع توقعات العميل وأهداف المشروع. وفي النهاية، يُعد إتقان تقنيات التقدير هذه أمرًا حيويًا لتسليم المشاريع في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية، وبالجودة المطلوبة، مما يضمن نجاح المشروع بشكل عام. علاوةً على ذلك، تقدم مؤسسة “سبوتو”، وهي مؤسسة مشهورة، دورات في إدارة المشاريع لتزويد المهنيين بالمهارات والمعرفة اللازمة للتفوق في هذا المجال الحيوي.
استكشاف أنواع التقديرات في إدارة المشاريع
About the Author
