احتضان التدفق: المبادئ الرئيسية لمنهجية كانبان

يُستخدم كانبان منذ عقود حتى الآن. ولكن مع مرور بعض الوقت، حدثت العديد من التغييرات. مقارنةً بما كانت عليه عندما تم تقديمها في البداية في الأربعينيات من القرن الماضي، تغيرت مبادئ وقيم كانبان كثيرًا لتتناسب مع العصر الرقمي الحالي. لقد غيرت التطورات التكنولوجية التي حدثت على مر السنين وجه الصناعة، وبناءً على ذلك، تطورت كانبان أيضًا. وهذا يعني أن منهجيته السابقة لأنظمة السحب في الوقت المحدد قد تجاوزت التصنيع وشملت الصناعة ككل. لقد تغيرت الأسواق السابقة وتطورت أسواق جديدة في هذه الحقبة التي تعمل في المقام الأول مع البرمجيات.
وتركز المؤسسات الآن على تمكين مواردها البشرية من خلال تزويدها بالأدوات وظروف العمل لتعزيز إنتاجيتها. ولذلك، تغيّر كانبان أيضًا ليشمل طيفًا أوسع من الصناعات والمؤسسات والتقنيات. وقد أُعيد تشكيل المبادئ الأساسية لطريقة كانبان لتتناسب مع البيئة الحالية. وتغطي مبادئ طريقة كانبان الآن سلسلة كاملة من الصناعات والوظائف بصرف النظر عن التصنيع. وتؤثر مبادئ كانبان الآن على صناعات الخدمات إلى جانب وظائف مثل المبيعات والتسويق وخدمة العملاء وما إلى ذلك. سنناقش مبادئ وقيم كانبان في هذه المقالة. ولكن قبل ذلك، دعونا نفهم بإيجاز ما هو كانبان.
ما هو كانبان؟
كلمة كانبان هي كلمة يابانية تعني “بطاقة مرئية”. لذا، كانبان هي طريقة مرئية لإدارة عملك. يقوم كانبان بتصوير عملك ويمنحك فهمًا عامًا لما تقوم به. إن القواعد التي تتبعها للقيام بهذا العمل، ومقدار ما تنجزه في إطار زمني محدد، وتقييم نتائجك كلها جزء من هذا الفهم. يطبق كانبان منهجية اللوحات، مما يعني أن الفرق تعرض بطاقات على لوحة تسهل عليهم تصور تدفق العمل وإظهاره لجميع المعنيين في الفريق. وبهذه الطريقة، يمكن للفرق أن ترى بسهولة الانقطاعات في تدفق العمل ويمكنها أن تجتمع معًا للعمل على حل قبل أن يخرج الوضع عن السيطرة. هذه هي الفائدة الرئيسية لنظام كانبان.
بعد فهم كانبان، دعونا ننتقل الآن إلى مبادئ وقيم كانبان.
مبادئ كانبان
هناك أربعة مبادئ لإدارة التغيير وثلاثة مبادئ لتقديم الخدمات في كانبان. سنلقي نظرة على كل واحد منهم.
مبادئ إدارة التغيير الأربعة هي
1. الفهم:
قبل تطبيق كانبان على العمليات الحالية، يجب أن تفهم بدقة كيفية عمل العمليات الحالية. وهذا ما يسمى “البدء بالعملية الحالية” أو “البدء بما تقوم به الآن”. من المفترض أن يعمل كانبان على تحسين العملية وليس استبدالها. يتضمن الفهم أيضًا فهم السلوك التنظيمي العام وكيف سيستجيب الأشخاص في المنظمة للتغيير. يتم النظر في جميع جوانب المنظمة، مثل أدوار ومسؤوليات الأشخاص ومواقعهم، وسير العمل، والتواصل المتبادل، وما إلى ذلك. كلما زاد فهمك لهذه الجوانب، كان من الأسهل عليك تنفيذ التغيير وتبرير تكلفة التنفيذ. بالإضافة إلى ذلك، عندما يتم تقديم هذه الحقائق، فإن الأشخاص المعنيين يكونون أقل مقاومة للتغيير.
2. الاتفاق على متابعة التحسين من خلال التغييرات التحويلية:
هذا مبدأ حاسم من مبادئ كانبان في أجايل وسكروم أيضًا. والفكرة في كل هذه هي تقديم التطوير المستمر من خلال تغييرات صغيرة وتدريجية. ويدرك كانبان أنه من الصعب إحداث تغييرات كبيرة دون إشراك جميع أصحاب المصلحة في اتفاق مشترك. سيكون لدى الأشخاص الذين سيتأثرون بالتغيير المقترح أسبابهم للمقاومة. قد يشعر البعض أنه قد يبطئ تقدمهم، وقد يكون لدى الإدارة مخاوف بشأن فعالية التغيير من حيث التكلفة. لذلك، يجب أن يكون جميع أصحاب المصلحة على نفس الصفحة لتنفيذ التغيير بفعالية. يحدث أحيانًا أن يتفق الأشخاص في المنظمة على وجود مشكلة في سير العمل ولكنهم لا يتفقون على الحل لإزالة العائق في العملية. لذلك، يمكننا أن نرى أهمية تنفيذ التغييرات من خلال الاتفاق.
3. احترام العمليات الحالية والأشخاص الحاليين:
يؤكد هذا المبدأ على أن كانبان لا يقاطع العمليات والعمليات الحالية. يجب احترام العمليات الحالية والأشخاص العاملين في المنظمة لما قاموا به على مدار الوقت. قد يكون لديهم بعض المشاكل، ولكن تم تأسيسهم بمرور الوقت وساهموا في كل ما حققته المنظمة. عندما تحترم الأشخاص في منظمتك، فإنك تكسب استعدادهم للتكيف مع التغيير المقترح، وبالتالي ستواجه مقاومة أقل. والغرض من ذلك هو الحصول على قبول كانبان. وهذا أمر بالغ الأهمية بشكل خاص بالنسبة للمؤسسات الكبيرة لأن تنفيذ التغيير في المؤسسات الكبيرة دائمًا ما يكون صعبًا وبطيئًا في التنفيذ.
4. تشجيع القيادة على جميع المستويات:
بينما تدرك كانبان أن التعاون هو أداة فعالة لحل المشكلات، إلا أنها في الوقت نفسه تشجع في الوقت نفسه أي شخص يرغب في تولي ملكية المشكلة والعمل على حلها. من الواضح أن كانبان يطور ويشجع ويدعم القيادة على جميع المستويات التنظيمية. كما أنه يدعو إلى دعم المبادرات على جميع المستويات. وهذا يشجع الفرق وكذلك الأفراد على التنظيم الذاتي. ومن النصائح الجيدة للقادة الجيدين هي التحدي والاستعداد للتحدي. في ظل هذه الظروف، سيكون تنفيذ التغيير أسهل وأكثر نجاحًا.
الانتقال من مبادئ إدارة التغيير إلى مبادئ تقديم الخدمة في كانبان
1. يجب أن يكون التركيز على احتياجات وتوقعات العميل.
من الضروري فهم ما يحتاجه العملاء منك. ما الذي يتوقعون تسليمه لهم؟ لذا، يجب أن يكون تركيزك على هذه الأمور. إن مسؤوليتك الأساسية هي تقديم القيمة لعملائك. كل شيء يدور حول هذا الأمر. إذا كان عملاؤك غير راضين، دع عدم رضاهم يعمل كمحفز لك لإعادة النظر في العمليات المرتبطة بالمنتج أو الخدمة التي قدمتها والعمل على تحسينها. يجب أن تتفاعل باستمرار مع عملائك لفهم معاييرهم للحكم على مدى القيمة التي قدمتها، بغض النظر عما إذا كانوا سعداء أو غير راضين عنك. يجب أن يتضمن نظام كانبان الخاص بك هذه المعايير لتلبية توقعات عملائك.
2. إدارة العمل
جزء أساسي من إدارة العمل هو السماح للأشخاص بالتنظيم الذاتي. ولهذا، يجب عليك تمكين الأشخاص. الخدمات غير ملموسة، أي أنها في شكل غير مادي. وتكون بشكل عام في شكل إمداد بالمعلومات أو الدعم أو كليهما. في وقت سابق، كانت الخدمات تدار في المقام الأول من قبل العاملين في وقت العمل. ولم يكن ذلك قابلاً للقياس. ومثل المنتجات المادية، لم يتم النظر في العمل الجاري (WIP) مثل المنتجات المادية. وتكمن المشكلة في عدم القدرة على تحديد الوقت الدقيق لتسليم بعض المعلومات. هنا، يمكن تقليل المشكلة عندما تصبح العملية مرئية باستخدام لوحة كانبان. يمكنك بسهولة تصور العملية وتحديد أهداف موظفيك ومراقبة تقدمهم. وينتج عن ذلك إدارة أفضل للعمل. لذلك، يجب على كل موظف خدمة أن يشرح بوضوح احتياجات العملاء وتوقعاتهم لتقديم خدمات عالية الجودة بكفاءة.
3. وضع سياسات للحصول على نتائج أفضل للعملاء والأعمال التجارية
ضع سياسات وقواعد توفر نتائج أفضل للعملاء والأعمال. صمم المبادئ التوجيهية وقدمها لموظفيك من أجل فهم أفضل لما يتوقع منهم القيام به. يجب أن تكون هذه الإرشادات سهلة الفهم. سيعرفون ما يجب عليهم تغييره. سيؤدي ذلك إلى الحفاظ على سلاسة سير العمل وتقليل العقبات.
علاوة على ذلك، سيكون هناك احتمال أكبر للتوصل إلى اتفاق مشترك في حالات النزاع. قم بتقييم نهجك وقواعدك باستمرار وقم بشطب أو تغيير القواعد التي لم تعد ذات صلة. اجعل الثقافة في مؤسستك تركز على العملاء.
هذه هي مبادئ كانبان. لقد ناقشنا مبادئ وقيم كانبان بالتفصيل، ونحن على يقين من أنك ستستفيد منها. كانبان هو أداة فعالة وكفؤة للغاية لإدارة عملك، والحصول على رؤية واضحة لما يحدث، والحفاظ على الحد الأدنى من التعطيلات لتحقيق سير عمل سلس.
راجع أيضًا: أداة كانبان
الخاتمة:
في الختام، يعد فهم مبادئ كانبان وتطبيقها أمرًا ضروريًا للشركات الحديثة للتكيف مع المشهد الصناعي المتطور باستمرار. نظرًا لتطور كانبان من أصوله التصنيعية ليشمل مختلف القطاعات، بما في ذلك صناعات الخدمات، فقد أصبح إتقان مبادئه أمرًا بالغ الأهمية. ومن خلال احترام العمليات الحالية، وتعزيز القيادة على جميع المستويات، والانتقال إلى مبادئ تقديم الخدمات، يمكن للمؤسسات تحقيق تدفقات عمل أكثر سلاسة وتقديم قيمة أكبر لعملائها.
تقدم “سبوتو” برامج تدريبية شاملة، بما في ذلك التدريب على تصميم نظام كانبان (KMP I)، لتزويد المهنيين بالمعرفة والمهارات اللازمة لتنفيذ كانبان بفعالية. وبفضل “سبوتو”، يمكن للمؤسسات تمكين فرقها من تحسين سير العمل وتقليل التعطيلات وتحقيق التحسين المستمر من خلال مبادئ كانبان.