اجتماع الوقوف اليومي: أفضل الممارسات

استفادت المؤسسات المرنة والرشيقة من قوة الاجتماع التصاعدي كأداة عملية قيّمة. فالاجتماع التصاعدي هو وسيلة فعالة وكفؤة للتواصل. فهو يعزز الشفافية في تقدم العمل ويسلط الضوء على المشكلات. يعزز الاجتماع بيئة عمل تعاونية ويخلق المساءلة.
في هذه المقالة، أشارككم أفضل الممارسات و”ماذا” و”من” و”متى” و”أين” و”كيف” لعقد اجتماع متابعة ناجح. يمكن استخدام الاجتماع لإدارة المشاريع أو العمليات من المالية إلى الموارد البشرية إلى تكنولوجيا المعلومات. وغالباً ما تكون الاجتماعات يومية، ولكن يمكن أن تكون دورية أو أسبوعية أو شهرية. ستشهد الفرق التي تتبع هذه الممارسات تحسينات ملحوظة في الإنتاجية والروح المعنوية.
ما هي
الخطوة الأولى هي تحديد الغرض من الاجتماع وأهدافه. إذا كنت تعمل في فريق لين/مرن/مرن، فإن الوقوف على المنصة هو بالفعل عنصر أساسي في العملية. على سبيل المثال، يتم إدراج اجتماع سكروم اليومي كأحد الأحداث الأساسية في دليل سكروم. إذا كنت تقدم هذا الاجتماع بشكل مستقل عن منهجية قائمة، فقم بتعيين إطار العمل والتوقعات.
يمكن للاجتماعات الاحتياطية تمكين فرق الإدارة الذاتية. وبالتالي، يجب أن يساعد الفريق في تحديد الأهداف والمعايير. اجمع الفريق معاً، وأجرِ مناقشة مفتوحة:
لماذا نعقد هذا الاجتماع؟ ما هي النتائج المتوقعة؟
من هم أصحاب المصلحة في الاجتماع؟ ما هي احتياجاتهم؟
من الذين سيخدمهم الاجتماع؟ من يجب أن يشارك؟
ما الذي يجب قياسه؟ كيف سيتم قياسه؟
إن فهم أصحاب المصلحة واحتياجاتهم أمر بالغ الأهمية. نريد أن تقدم هذه الاجتماعات قيمة. من خلال تقييم أصحاب المصلحة، قد نجد أن هناك حاجة إلى عقد اجتماعات متعددة لكل منها دوائره وتركيزه الخاص. على سبيل المثال، في برنامج كبير قد تكون هناك دوائر متحدة المركز من الاجتماعات:
قد يجتمع كل فريق تطوير يوميًا لمراجعة ما تم إنجازه والعمل القادم والمشكلات;
قد تجتمع الفرق التي تعمل على مكون مشترك كل يومين لتنسيق عمليات التسليم ومناقشة المشاكل المشتركة;
قد يعقد مالكو المنتجات اجتماعات شهرية لمراجعة الأولويات مع العملاء لضمان التوافق مع رؤية المنتج؛ و
قد تعقد تحديثات حالة الإدارة كل أسبوعين لمراجعة المعالم الرئيسية والمشاكل والمخاطر على مستوى البرنامج.
يجب تقييم الاجتماعات بشكل دوري للتأكد من أنها لا تزال تقدم قيمة. إذا لم تعد هناك حاجة للاجتماعات، قم بإلغائها. إذا كان الغرض منها صالحًا ولكن الفريق قد انحرف، فقم بمراجعتها وتحديثها وتغييرها.
من
سيساعد تقييم أصحاب المصلحة في تحديد من يجب أن يحضر الاجتماعات التحضيرية. الحضور المطلوب هم عمومًا أولئك الذين لهم دور مباشر أو مصلحة مباشرة في العملية أو المشروع. على سبيل المثال، إذا كنا نقوم بمراجعة العمليات اليومية، فيجب أن يكون جميع أعضاء الفريق المشاركين في العملية من الحضور المطلوبين.
اعتمادًا على نوع الاجتماع وثقافة المنظمة، يمكن أن يكون الحضور شاملًا. وبعبارة أخرى، يمكن لأولئك الذين ليس لهم دور مباشر المشاركة كمراقبين. يتواجد المراقبون هناك لجمع المعلومات، ولكن ليس لهم دور التحدث بشكل عام. إذا كانت لديهم أسئلة، فيجب عليهم الامتناع عن المقاطعة. يمكن تخصيص وقت في النهاية لطرح الأسئلة من الحضور.
يوفر السماح للمراقبين العديد من الفوائد المحتملة. فهو يضفي الطابع الديمقراطي على تدفق المعلومات. يعزز بيئة عمل منفتحة وشفافة. يخلق ثقافة منفتحة. يمكن الحد من العديد من السلوكيات التنظيمية السيئة من خلال الانفتاح والشفافية.
الزمان والمكان
يجب تحديد موعد الاجتماع في وقت مبكر من اليوم وفي وقت مناسب للمشاركين. نريد أن يحضر الأعضاء دون خلق ضغط على التوازن بين العمل والحياة الشخصية. غالبًا ما يكون وقت البدء في الساعة 9:30 أو 10:00 مناسبًا. يجب أن تحاول الاجتماعات مع المشاركين الدوليين استيعاب جميع الأطراف.
أفضل مكان للجلسة هو غرفة مخصصة للفريق حيث تكون الجدران مغطاة بمشعات المعلومات. يجب أن يكون هناك لوحة كانبان أو لوحة مهام، ومقاييس، وقوائم بالمشكلات والمخاطر، وما إلى ذلك. يمكن استخدام الملصقات الملونة لتعيين المهام، أو البنود ذات الأولوية القصوى أو البنود المتأخرة. عرض هذه المعلومات بشكل علني يخلق معرفة مشتركة.
يفضل عقد الاجتماعات الشخصية. أكثر أشكال التواصل فعالية هو التواصل المباشر وجهاً لوجه – 93% من التواصل غير لفظي. تتدهور جودة وعمق التواصل بشكل عام عندما نجتمع عبر مكالمة جماعية أو مؤتمر فيديو. يميل الناس إلى تعدد المهام وفك الارتباط عندما لا يكونون حاضرين فعلياً. العلامة الدالة على تشتت انتباه الناس هي “هل يمكنك تكرار ذلك مرة أخرى؟
يزداد شيوع العمل عن بُعد والفرق الموزعة بشكل متزايد. وبالتالي، نحن بحاجة إلى تطوير استراتيجيات لتبني وتعديل كيفية إدارة اجتماعاتنا الاحتياطية. استخدم التكنولوجيا ومعايير الفريق لسد الفجوة بين الاجتماعات الافتراضية والاجتماعات المباشرة.
كيف
للحفاظ على تفاعل الأشخاص، يجب أن يكون الاجتماع التحضيري منظمًا وميسّرًا ومنضبطًا. من السهل جداً أن يصبح الاجتماع اليومي مهملاً أو روتينياً أو يفقد قيمته أو يتحول إلى تجمع اجتماعي. يمكن للممارسات والأدوات التالية أن توفر الهيكلية اللازمة لبدء الاجتماع والحفاظ على سلامته:
القواعد الأساسية
يؤسس ميثاق الفريق والقواعد الأساسية سلوك المجموعة المعياري ويساعد على تسريع عملية تشكيل الفريق. بالنسبة للاجتماع، يجب وضع قواعد تشجع المشاركة البناءة من جميع أعضاء الفريق. قد تتضمن القواعد الشائعة ما يلي:
تبدأ الاجتماعات وتنتهي في الوقت المحدد. لا تتأخر وإلا ستدفع في جرة الجزاء.
لا إلهاءات إلكترونية. عندما ينظر أعضاء الفريق إلى هواتفهم الذكية أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم، فإنهم لا يشاركون.
شخص واحد يتحدث في كل مرة. تستخدم بعض الفرق “عصا التحدث” لفرض هذه القاعدة.
احتفظ بالأسئلة والتعليقات حتى نهاية الاجتماع.
حل المشاكل خارج الاجتماع. حجز وقت بعد الاجتماع مباشرة لمناقشة المشاكل.
كل من التحديثات الفردية والاجتماع محاصر بالوقت. إنه لأمر مدهش كم يمكن التواصل عندما يكون المؤقت قيد التشغيل.
كن مستعدًا. اجعل تحديثاتك جاهزة.
يجب أن تكون القواعد الأساسية سلوكيات واضحة يمكن ملاحظتها. “المشاركة” قاعدة أساسية رائعة، ولكن كيف تشرح ما يعنيه ذلك. “عدم التشتت الإلكتروني” الذي يؤدي إلى فك الارتباط أوضح.
اكتب القواعد الأساسية على ورقة رسم بياني وانشرها على الحائط. فكر في جعل الفريق يوقع على الورقة للإشارة إلى موافقته وقبوله. راجع القواعد بشكل دوري وقم بتحديثها حسب الحاجة.
صندوق الوقت
ملاكمة الوقت هي عملية استخدام مؤقت لتحديد مدة الاجتماع أو تحديث كل شخص.
يجب تحديد وقت الاجتماع التحضيري بـ 15 دقيقة أو أقل. فهي تحافظ على تركيز الأشخاص وتفاعلهم. الالتزام الصارم بالمربع الزمني يجنب الاجتماع الشعور بالضيق.
يجب أيضًا أن تكون التحديثات الفردية محاطة بوقت محدد. يمكن للميسر استخدام مؤقت بيضة أو هاتفه الذكي. عندما ينتهي الوقت المحدد (غالبًا ما يكون دقيقة أو دقيقتين)، يحين وقت حديث الشخص التالي. يعمل تحديد الوقت على تعزيز التحديثات الواضحة والمركزة.
التيسير
يمكن أن يكون الميسّر الجيد هو الفرق بين الاجتماع الرائع والفاشل. فالميسّر الجيد يبقي الاجتماع على المسار الصحيح ويذكّر المشاركين بلطف بالقواعد الأساسية. ويمكنه أيضًا قراءة الغرفة والتكهن عندما تكون هناك عناصر تحتاج إلى طرحها ومعالجتها.
ما لم يكن الفريق منضبطًا وناضجًا للغاية، لا أوصي بتناوب دور الميسر. فالاجتماع التأسيسي أساسي لتنسيق وإدارة تقدم الفريق. يمكن أن يؤدي التيسير السيئ إلى مزالق الاجتماع.
لوحة المهام
يجب أن تكون لوحة المهام أو لوحة كانبان هي الأداة الأساسية لإدارة الاجتماع. تحتوي لوحة المهام الأساسية على ثلاثة أعمدة:
الأعمال المتراكمة أو الأعمال التي تنتظر التنفيذ;
قيد التنفيذ العناصر أو المهام التي يتم تنفيذها حاليًا، و
منجزة العناصر التي تم الانتهاء منها والتحقق منها.
قد تقوم اللوحات الأكثر تعقيدًا بتحليل العمل إلى خطوات دقيقة، وإظهار ممرات السباحة التي تصور الملكية أو الأولوية. يمكن استخدام سلسلة ملونة لإظهار العلاقة بين المهام. يمكننا استخدام ألوان البطاقات أو العلامات أو النقاط لتعكس المشكلات أو الملكية أو غيرها من المعلومات القيمة.
نظرًا لأن لوحة المهام تصور حالة كل مهمة بشكل مرئي، يمكن أن تركز التحديثات الشفهية على العناصر الهامة أو عمليات التسليم أو العوائق. لا يجب معالجة كل بطاقة.
سيساعدك اتباع هذه الإرشادات على تطوير وإنضاج اجتماعك في وضع الاستعداد. بصفتي مديرًا، قمت بتغيير شكل الاجتماع الأسبوعي للتقارير المباشرة الخاصة بي لدمج هذه الممارسات. ونتيجة لذلك، انخفض الوقت المستغرق في التحديثات من نصف ساعة إلى أقل من 10 دقائق. لقد كان تحولاً مذهلاً!
© 2018، آلان زوكر؛ شركة Project Management Essentials, LLC
لمعرفة المزيد عن خدماتنا التدريبية والاستشارية، أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/.
مقالات ذات صلة بـ Project Management Essentials
تشكيل فريق؟ خطط للنجاح
كانبان 101: تحسين كيفية عملنا