اتصالات أفضل للمشاريع

تميز “المهارات الشخصية” الممتازة مديري المشاريع العظماء. نظرًا لأن 90٪ من وقت مدير المشروع يقضيه مع الآخرين، فليس من المستغرب أن يكون التواصل والذكاء العاطفي من السمات الحيوية. فهم يدركون المواقف ويقيّمون السياق ويتواصلون بشكل أكثر فعالية مع فرقهم وعملائهم وأصحاب المصلحة.
توفر نماذج ونظريات التواصل إطار عمل لفهم السلوكيات الفردية والجماعية. تشرح النماذج الديناميكيات الملحوظة، مما يحسن الفهم. سيكون مدراء المشاريع الذين يطبقون هذه المعرفة أكثر فعالية. سيتعرفون على المشكلات في وقت أسرع، ويستخدمون تقنيات أكثر إنتاجية، ويحققون نتائج أكثر نجاحًا.
أهمية التواصل غير اللفظي
أكثر من 90% من التواصل غير لفظي. تمثل الكلمات التي نستخدمها 7% فقط من الرسالة. وتنقل لغة الجسد (55%) والتنغيم (38%) معلومات أكثر مما ندرك. وبالتالي، فإن التواصل المباشر وجهاً لوجه هو الأكثر فعالية ويوفر أعلى مستوى من الفهم والدقة.
يمكننا ملاحظة – ولكن ليس بالضرورة قياس – هذه الظاهرة. فالبريد الإلكتروني والرسائل النصية وتطبيقات الدردشة هي وسائط للرسائل فقط. يتم نقل التنغيم في المكالمات الجماعية. وتتيح مؤتمرات الفيديو جميع أنماط التعبير الثلاثة، أما لغة الجسد فهي مبتورة. تتيح الاجتماعات الشخصية طيف التواصل الكامل.
كمدرس، من السهل معرفة ما إذا كان الطلاب متفاعلين ومستوعبين عند التدريس الشخصي. توفر الفصول الافتراضية بعض الإشارات البصرية ولكن رؤية الوجوه التي يبلغ طولها بوصة واحدة توفر دقة أقل بكثير. تعتبر الفصول الدراسية التي لا تحتوي على فيديو تجربة جوفاء.
نموذج المرسل والمستقبل
يصف نموذج المرسل والمستقبل عملية مشاركة الأفكار مع الآخرين. يلزم وجود مجموعة معقدة من التفاعلات لإتمام هذه المعاملة الشائعة.
يقوم المرسل بتشفير الفكرة وإرسالها إلى المتلقي. ثم يقوم المتلقي بفك تشفير الرسالة والإقرار باستلامها. ولكن حتى يتم تأكيد الفهم، لسنا متأكدين مما إذا تم استلام الرسالة بشكل صحيح.
هناك ثلاثة دروس أساسية من النموذج:
التواصل يتعلق بالمتلقي. المرسل ملزم بإيصال الرسالة حتى يتمكن المتلقي من فهمها.
التواصل هو عملية ذات حلقة مغلقة. يتم إغلاق العملية عندما يتم استلام تأكيد الفهم. فمجرد الإقرار بالاستلام غير كافٍ.
تؤثر الضوضاء والفلاتر سلباً على جودة التواصل. ويشمل ذلك ضعف التكنولوجيا والمختصرات والاختلافات الثقافية والحواجز اللغوية.
يفسر هذا النموذج فشل العديد من الاتصالات. الأفكار المعقدة أو المجردة لا يتم التعبير عنها أو فهمها بوضوح. الكلمات لها معانٍ مختلفة بناءً على السياق. استخدام أساليب تواصل غير فعالة. لا يتم تأكيد الفهم. والنتيجة هي التفسيرات الخاطئة والافتراضات الضعيفة وخيبة الأمل.
منحنى ألين
يصف منحنى ألين مدى تكرار تواصلنا مع من حولنا. لاحظ البروفيسور توماس ألين من معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا انخفاضاً هائلاً في عدد مرات تواصل المهندسين مع زملائهم. وكانت المسافة الحرجة للاتصالات الأسبوعية المنتظمة 50 متراً.
وصف ألين هذه الظاهرة لأول مرة في السبعينيات. وقام بتحديث بحثه والتحقق من صحته في العصر الرقمي. وعلى الرغم من وفرة الأدوات الإلكترونية المتوفرة لدينا، إلا أننا ما زلنا نتواصل مع أقرب الناس إلينا. وبتعلم هذا الدرس، قامت الشركات الرائدة بتصميم مساحات العمل الخاصة بها لتعزيز اللقاءات الصدفية لزيادة الابتكار والأداء.
مسارات التواصل
مع نمو فرق المشاريع لدينا، تزداد صعوبة الاتصالات بشكل متزايد. تصف مسارات التواصل العدد المحتمل للتفاعلات الفردية داخل المجموعة.
بينما ينمو حجم الفريق بشكل خطي، ينمو عدد مسارات التواصل بشكل كبير.
تعتبر قنوات الاتصال بديلاً عن التعقيد التنظيمي. وبالتالي، تتطلب الفرق الكبيرة خطط اتصالات رسمية وشاملة أكثر من الفرق الصغيرة. فمجموعة من 10 أشخاص يجلسون في نفس مساحة العمل تتطلب هيكلاً أقل من فريق موزع جغرافيًا مكون من مائة شخص (4,950 مسار اتصال).
العمق مقابل اتساع نطاق التواصل
هناك العديد من خيارات التواصل. ويعتمد اختيار الوسيلة الأفضل على العديد من العوامل، بما في ذلك عمق الاتصال المقصود مقابل اتساع نطاقه. يصف العمق ثراء أو دقة التفاعل. أما الاتساع فهو حجم المجموعة التي تتلقى الرسالة.
وجهاً لوجه
الاتصالات وجهاً لوجه هي الأكثر عمقاً والأقل اتساعاً. بناء العلاقات، وحل المشاكل، ونقل الرسائل الصعبة تتم جميعها على أفضل وجه وجهاً لوجه. من الناحية الأنثروبولوجية، فإن البشر مجبولون على عقد اجتماعات جماعية صغيرة، كما يتضح من نماذج الاتصالات.
فمن الأسهل توصيل المعلومات المعقدة شخصيًا. نقوم بالإيماءات وقراءة تعابير الوجه ولغة الجسد. وإذا كان لدينا لوحة بيضاء، نرسم الصور. نستخدم صياغة أقل دقة لأننا نستطيع أن نلاحظ على الفور ما إذا كانت رسالتنا مفهومة. وإذا لم يتم فهمها، نقوم بتوضيح أفكارنا وتكرارها.
بناء العلاقات هو مهارة تواصل مهمة للغاية تتم على أفضل وجه شخصياً. فالأعراف والتوقعات الاجتماعية مضمنة في هذه التفاعلات. فالمصافحة بالأيدي، والتواصل بالعينين، والابتسام بأدب، والإيماء برأسه للإشارة إلى الفهم، هي مجرد أمثلة قليلة على كيفية تطوير الثقة والزمالة.
المكالمات الهاتفية ومؤتمرات الفيديو
تُعد مؤتمرات الفيديو والمكالمات الهاتفية أفضل لقاء شخصي بعد ذلك. فالمكالمات الهاتفية تنقل نبرة الصوت ولكنها تفتقر إلى الإشارات غير اللفظية. تضيف مؤتمرات الفيديو تعبيرات الوجه ولكنها تفتقر إلى الدقة الكاملة التي توفرها المكالمات المباشرة وجهاً لوجه.
يمكن أن تكون هذه الوسائط بديلاً مناسباً للاجتماعات الصغيرة أو الاجتماعات الفردية، خاصةً إذا كانت هناك علاقة راسخة. ومع ذلك، كلما زاد عدد المشاركين، تنخفض الإنتاجية بسرعة. يختلف حجم الاجتماع الأمثل بناءً على الهدف ووسيلة التواصل.
البريد الإلكتروني والمراسلة
يتسم البريد الإلكتروني والمراسلة والمحادثات بدقة أقل من جميع الوسائط الأخرى. فهي غير متزامنة وتوفر نطاق إرسال ضيق فقط. وغالبًا ما ينتج عنها سوء فهم أو سوء تفسير للمعنى. وبالتالي، فهي خيارات سيئة لتوصيل المعلومات المعقدة التي تتطلب حل المشكلات أو الحوار. ومع ذلك، فهي جيدة لتبادل المعلومات البسيطة على نطاق واسع.
تُظهر الأبحاث حول تأثير طريقة التواصل على نتائج المفاوضات الاختلافات بين أسلوب التواصل الشخصي والهاتف والبريد الإلكتروني:
كان من المرجح أن تؤدي المفاوضات المباشرة وجهاً لوجه إلى نتيجة مفيدة للطرفين.
أما المحادثات الهاتفية فكانت نسبة نجاحها أقل وأسفرت عن اتفاق من جانب واحد.
مالت المفاوضات عبر البريد الإلكتروني إلى الفشل.
العمال الأصغر سناً أكثر راحة مع تقنيات الاتصال الحديثة. لكن ذلك لا يجعلها أكثر فعالية في التفاعلات المعقدة. منذ وقت ليس ببعيد، عملت مع رئيس أخوية جامعية. حاول التعامل مع النزاعات مع الأعضاء من خلال الرسائل النصية والمحادثات. وكان عليه أن يعود إلى الطريقة القديمة والمحادثات الفردية لحل هذه المشاكل.
التواصل الإلكتروني الواسع
قنوات التوزيع الإلكترونية هي طرق سهلة وفعالة لإيصال المعلومات البسيطة إلى العديد من الأشخاص بسرعة. وتشمل هذه القنوات رسائل البريد الإلكتروني واسعة التوزيع، والرسائل النصية، وتحديثات الموقع الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي.
تستخدم البلديات والمدارس والمؤسسات الكبيرة رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية والمواقع الإلكترونية وتحديثات وسائل التواصل الاجتماعي لإيصال المعلومات بسرعة عن حوادث المرور وإغلاق المباني والمعلومات المماثلة. الرسالة واضحة ومباشرة – تجنب هذا الطريق أو التقاطع، لا تأتي إلى المكتب. عند استخدام هذه الوسيلة، تحقق من الرسالة للتأكد من وضوحها.
يوظف مديرو المشاريع الناجحون الدروس المستفادة من نظرية الاتصالات والبحوث التجريبية ذات الصلة للتواصل مع أصحاب المصلحة وإشراكهم بشكل أكثر فعالية. والنتيجة واضحة – نجاح أكبر للمشروع.
© 2022، آلان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
انظر المقالات ذات الصلة:
التواصل الفعال = فرق المشروع المنتجة
إشراك أصحاب المصلحة
حالة المشروع ذاتية: التحيز اللغوي والمعرفي
لمعرفة المزيد حول خدماتنا التدريبية والاستشارية أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/