إنقاذ مشروع فاشل مؤشرات ذكية لتحقيق تحول في المشروع المتعثر

إنقاذ مشروع فاشل؟ مؤشرات ذكية لتحقيق تحول في المشروع المتعثر
هل تم استدعاؤك لإخراج مشروع من حالة الأزمة التي يمر بها؟ إن المثابرة والتواصل الذكي مع العميل وشغفك بنسبة 100% ستجعلك تبرز كقائد حقيقي وتعيد المشروع إلى مساره الصحيح.
مع وجود جداول التسليم في حالة ركود والميزانيات المتصاعدة إلى عنان السماء، يكون المشروع على وشك أن يتم إخفاؤه من قبل الإدارة. فمعنويات الفريق في الحضيض مع إقالة مدير المشروع الحالي؛ وأفضل تعريف لقنوات الاتصال هو أنها ضعيفة؛ والإدارة العليا ترى أن الأمور في حالة من الإحباط؛ وأصبحت الرعاية شيئاً من الماضي. وعموماً، يواجه المشروع مشكلة خطيرة مع كل شيء يسير في الاتجاه الخاطئ. هذا هو بالضبط المكان الذي تم فيه تسليمك المشروع الفاشل مع توقع تحويله في أقرب وقت ممكن. ماذا تفعل؟
إليك وجهة نظرنا حول كيفية كبح جماح الإخفاقات التي تجعل المشروع يسير بشكل سيء.
لماذا تواجه المشاريع مشاكل؟
قبل أن تمضي قدمًا، اعرف لماذا غالبًا ما تقع المشاريع في المشاكل. إن وجود مفهوم واضح للأسباب الكامنة وراء فشلها سيمكنك من رسم الطريق الصحيح للمضي قدمًا.
عدم تحديد نطاق المشروع ومتطلباته بوضوح.
فشل رعاة المشروع في الوفاء بالتزاماتهم، أو عدم وجود التزامات كافية.
عدم تمتع أعضاء الفريق بمستويات الخبرة المناسبة للتعامل مع المشاريع.
يشيع التخطيط غير السليم وغير الفعال وزرع عمليات المشروع المرسومة رسميًا.
وجود تعريف ضعيف لأدوار مديري المشاريع وأعضاء الفريق.
قنوات الاتصال غير الفعالة التي تتسبب في سوء الفهم والالتباس وما إلى ذلك تزيد الأمور سوءًا.
خطوات لتولي مشروع فاشل وتحويله إلى مشروع فاشل
هل أنت على دراية بالسبب وراء اختيارك لقيادة المشروع الفاشل؟ في جميع الاحتمالات، لقد قمت بقيادة مثل هذا المشروع من قبل، وبالتالي لديك المعرفة والمهارات اللازمة لإنقاذ المشروع. قبل الشروع في عملية الإنعاش الناجحة، من الضروري أن تضع أهدافًا عملية وقابلة للتحقيق، وتضع التوقعات الصحيحة لأصحاب المصلحة، وتبدأ في التعرف على الفروق الدقيقة والمجالات الحرجة للمشروع.
احصل على جميع وثائق المشروع مثل الخطط والمواثيق والنطاق والمواصفات وما إلى ذلك واطلع عليها بعمق. إلى جانب ذلك، قم بالدعوة إلى عقد اجتماعات/مكالمات جماعية مع أعضاء الفريق الفرديين وأصحاب المصلحة الرئيسيين لفهم العوامل التي تجعل المشروع يخرج عن السيطرة، ومناقشة سبل جعل الأمور تسير في الاتجاه الصحيح، وطلب جميع أنواع المساعدة المتوقعة.
الدعوة إلى عقد اجتماعات رسمية مع الفريق الأساسي المرتبط بالمشروع. حاول أن تحصل على المزيد من المعلومات حول دور وأداء كل عضو من أعضاء الفريق، وقدم نفسك وأفكارك دون أن تفرط في الكلام، واستعرض نطاق المشروع بالتفصيل. من المهم هنا مقارنة نطاق العمل الأولي والحالي وسبب التغييرات التي طرأت على الأمور في منتصف الطريق. قد ترغب في مناقشة مشاكل الجدول الزمني، وتجاوزات الميزانية، والحالة الحالية للإنجازات، والتقديرات الجديدة للحصول على رؤية أعمق في الإجراءات.
يجب استخدام الاجتماعات المذكورة أعلاه كمنصة لتحديد الأسباب الجذرية والتحديات التي خلقت مشاكل للمشروع. إنشاء تقرير تقييم الأضرار بعد اكتساب معرفة كافية حول النقاط المذكورة أعلاه.
تقييم سيناريو المشروع والدعوة إلى عقد اجتماع لتقييم الأضرار لإبلاغ الإدارة العليا وأصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين بهذه النتائج.
بعد ذلك، ضع الخطوط العريضة لخطط جديدة للمشروع بنطاق محدد جيدًا وأهداف واقعية وأهداف طويلة الأجل. ستساعد الاستراتيجيات السليمة المتعلقة بعمليات التخطيط في تحديد المشكلات الواضحة ورسم مسار مراحل المشروع المختلفة. من الضروري إنشاء وثيقة تخطيط جديدة بالكامل مع التضمينات الضرورية مثل الملخص التنفيذي، والأهداف، وميثاق المشروع، ومخاطر المشروع والافتراضات، ومخاطر المشروع والافتراضات، والمخرجات، ونطاق المشروع، وهيكل تقسيم العمل، وتنظيم المشروع، ومخططات الشبكة، والموارد، ودليل المشروع، وما إلى ذلك بما يتماشى مع تعقيد وحجم مشروعك.
يعد إنشاء وثيقة تخطيط جديدة عملية مرهقة وتستغرق وقتًا طويلاً ومرهقة، خاصة إذا كنت تتعامل مع مشروع معقد كبير الحجم. لذا عليك أن تتعامل مع مرحلة استعادة المشروع بعناية وبوقت كافٍ.
بمجرد الانتهاء من وضع خطط المشروع الجديدة، عليك أن تحصل على مصادقة جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين عليها قبل أن تبدأ في إدارة الأمور بطريقتك الخاصة. دمج أساليب أكثر صرامة في المراقبة والإبلاغ لتحديد وتصحيح جميع الأخطاء في مراحلها الأولية.
قم بإجراء اجتماعات منتظمة لإبقاء جميع أعضاء الفريق على اطلاع دائم بتقدم المشروع. حاول تطوير علاقة مع كل عضو على حدة من خلال مشاركة تقدم المشروع بشكل واضح وشفاف. ناقش جميع المخاطر والتحديات الناشئة عند ظهورها وحاول الاستفادة من وجهات نظر أعضاء الفريق لفرزها واحدة تلو الأخرى. لا بد من وجود قنوات تواصل إيجابية وواضحة في جميع مراحل المشروع.
المثابرة تؤتي ثمارها عندما تحاول تغيير مسار مشروع فاشل. على سبيل المثال، قد ترغب في الحصول على تحديثات منتظمة للمشروع عبر اجتماعات الحالة الأسبوعية. سيساعدك هذا الفعل على تحقيق مساءلة العميل وفريق العمل على حد سواء. كما أن التذكيرات المرسلة عبر رسائل البريد الإلكتروني والهاتف وغيرها من الوسائل ستشجع على التسليم في الوقت المناسب وتحث جميع الأعضاء على تقديم أفضل ما لديهم.
وأخيرًا، حافظ على إظهار الشغف والقيادة بالقدوة. من خلال القيادة من الأمام، ستكون دائمًا مسيطرًا على الموقف ولن تجد صعوبة في التعامل مع المشاكل اليومية التي تطفو على السطح باستمرار. وسرعان ما سترى جميع الآخرين يحذون حذوك ويعملون بجد لإنجاز المشروع بشكل مثمر.