إنشاء قاموس WBS والحفاظ عليه

إنشاء وصيانة قاموس مخطط تقسيم العمل (WBS)
في المجال المعرفي لإدارة نطاق المشروع، يقال إن خط الأساس للنطاق هو اتحاد هيكل تقسيم العمل (WBS) وقاموس WBS وإدارة نطاق المشروع.
إلى جانب بيان نطاق المشروع و WBS، هناك بعض الأسئلة حول قاموس WBS في اختبار اعتماد PMP. لا تساعدك المعرفة السليمة بالقاموس في اختبار الاعتماد فحسب، بل تساعدك أيضاً على إدارة المشاريع بسهولة.
سنناقش في مدونة اليوم المواضيع التالية للحصول على فهم متعمق لقاموس WBS.
ما هو قاموس WBS؟
هو مستند يقدم بيانات مفصلة عن كل عنصر من عناصر WBS، بما في ذلك حزم العمل وحسابات التحكم. بالإضافة إلى ذلك، لكل عنصر من عناصر WBS، قد يتضمن قاموس WBS تعريفاً كتابياً لنطاق العمل والنواتج المحددة وقائمة بالإنجازات والمهام المرتبطة بها.
ويتضمن قاموس WBS Dictionary التنظيم المسؤول، وتواريخ البدء والانتهاء، وتقدير التكلفة، ورقم التكلفة، ومعايير الجودة، والموارد اللازمة، ومعلومات عن العقد، ومراجع فنية لتسهيل إجراءات العمل. يعد قاموس WBS أيضًا جزءًا حيويًا من خط الأساس للنطاق.
الحاجة إلى قاموس WBS
نظرًا لكون WBS رسم بياني، فهناك قيود عملية على مقدار البيانات التفصيلية التي يجب تضمينها في كل عنصر. ومع ذلك، يمكننا حل هذه المشكلة من خلال الاستفادة من عنوان قصير ونظام ترقيم على الرسم البياني وتقديم المزيد من التفاصيل حول هذه العناصر في قاموس WBS.
عندما يقرأ أصحاب المصلحة هذه التفسيرات التفصيلية في قاموس WBS، سيحصلون على فهم أفضل بكثير لنطاق العمل بسبب سياقها ضمن التسلسل الهرمي لعناصر WBS.
سيكون لدى الموارد فهم سليم لعملهم إذا رجعوا إلى القاموس. وأخيرًا، فإن ربط أمثلة المستندات والنماذج من المشاريع الفعلية سيعزز بشكل كبير الامتثال لمعايير الشركة ويحسن الجودة.
وتتمثل ميزة قاموس WBS في ضمان إنجاز العمل بشكل صحيح من المرة الأولى من خلال تزويد الفريق بالمعلومات التي يحتاجها لتقديم مخرجات عالية الجودة، بما يلبي معايير المشروع ومعايير الشركة.
مبادئ في إنشاء قاموس WBS والحفاظ عليه
يقترح الخبراء بشدة أن نعتمد هيكلاً نموذجياً لإعطاء بيانات وصفية لكل عنصر من عناصر WBS في قاموس WBS لضمان الاتساق. كما سيكون بمثابة قالب للقارئ والمؤلف.
يجب أن تكون التفاصيل في الحد الأدنى لعناصر WBS الأعلى في التسلسل الهرمي والحد الأقصى للعناصر ذات المستوى الأدنى.
يعد تضمين WBS وقاموسها في نفس المستند أسلوبًا ممتازًا. بهذه الطريقة، لن يضطر فريق المشروع والمساهمون إلى البحث عن أي معلومات. إذا كانوا يبحثون في WBS، فإن جميع المعلومات التي تحتويها WBS ستكون متاحة لهم في القاموس، داخل نفس المستند.
وبسبب الأوضاع المتغيرة، يخضع قاموس WBD للمراجعة المستمرة. وبالتالي، يجب علينا في كثير من الأحيان مراجعة محتويات قاموس WBS لضمان الإدارة السليمة للمشروع.
الأدوات اللازمة لإنشاء قاموس WBS
تستفيد معظم الشركات من مايكروسوفت وورد لإنشاء قاموس WBS والحفاظ عليه، ولكن يمكنك أيضًا الاستفادة من مشروعها Project. إنها واحدة من أفضل الطرق الفعالة لأنها توفر معلومات ذات صلة بالسياق، مما يضمن المزامنة مع WBS المشروع.
دعنا نرى نموذج قاموس WBS:
كما ترى، يقدم قاموس WBS معلومات مفصلة عن كل عنصر من عناصر WBS. فهو يزود الفريق بالبيانات المطلوبة لإنشاء مخرجات عالية الجودة تفي بمعايير المشروع ومعايير الشركة.