إشراك أصحاب المصلحة

غالباً ما يقال للمديرين ومديري المشاريع أن “إشراك أصحاب المصلحة” أمر بالغ الأهمية للنجاح. ومع ذلك، نادرًا ما يتلقون إرشادات حول معنى ذلك أو كيفية “إشراك أصحاب المصلحة”. يشبه الأمر عندما بدأتُ ممارسة اليوغا، أخبرنا المعلم أن “نحرر العجز”. لم يكن لدي أي فكرة عن وجود العجز لدي، ناهيك عن كيفية “تحرير” هذا العجز.
في هذا المقال، أصف ممارسات ملموسة للعمل مع أصحاب المصلحة في المشروع والتشغيل. وعلى الرغم من أن المقال مكتوب من منظور المشروع، إلا أن الدروس المستفادة قابلة للتطبيق على نطاق واسع.
تصف مقالتي السابقة “اعرف أصحاب المصلحة” كيفية تحديدهم وفهمهم. إشراك أصحاب المصلحة هو الخطوة التالية في عملية إدارة أصحاب المصلحة.
كيف؟
يُعرّف الإشراك على أنه “إشراك اهتمام أو انتباه شخص ما”. لإشراك أصحاب المصلحة، يجب علينا فهم اهتماماتهم والتواصل معهم لتلبية احتياجاتهم. ومن النتائج الثانوية القيّمة لهذه العملية بناء علاقات مثمرة عبر مجتمع المشروع.
فالتواصل الفعال هو حجر الزاوية في إشراك أصحاب المصلحة. يوفر نموذج المرسل والمستقبل رؤى مهمة في عملية التواصل ويسلط الضوء على الدور الحاسم لمرسل الرسالة (مثل مدير المشروع):
المرسل مسؤول عن ضمان فعالية الاتصالات;
يجب معايرة الرسالة والوسيلة واختيارها لتحسين فعاليتها;
لا تكتمل العملية حتى يتلقى المرسل تأكيدًا بأن الرسالة قد تم فهمها.
قد تؤدي الاتصالات غير الفعالة إلى نتائج مأساوية. وجدت مراجعات انفجار المكوك الفضائي تشالنجر أن سوء الاتصالات لعب دورًا هامًا. فقد عرف مهندسو شركة مورتون ثيوكول التي صنعت محركات الصاروخ أن الجو كان بارداً جداً لإطلاق المكوك؛ لكنهم فشلوا في نقل هذه المعلومات بوضوح إلى مديري برنامج ناسا.
يتطلب اختيار أفضل طريقة فهم العمق المقصود مقابل اتساع نطاق التواصل وثراء قناة الاتصال:
تكون الاتصالات الإلكترونية (مثل البريد الإلكتروني، وتحديثات الموقع الإلكتروني، وما إلى ذلك) هي الأفضل عندما تكون هناك حاجة إلى توصيل المعلومات البسيطة على نطاق واسع، مثل الإعلان عن موعد اجتماع ما. ومع ذلك، فإن البريد الإلكتروني غير فعال للاتصالات المعقدة مثل حل المشاكل;
يُفضل التواصل المباشر وجهاً لوجه والهاتف ومؤتمرات الفيديو للتواصل المعقد وحل المشاكل، ولكنها ليست فعالة لنقل المعلومات على نطاق واسع.
ويؤكد بحث نُشر في مجلة هارفارد بزنس ريفيو أن التواصل وجهاً لوجه هو الأفضل للتفاوض أو حل المشاكل.
ماذا؟ من؟ متى؟
إن تحديد ما يجب إيصاله ولمن ومتى هو جانب أساسي من جوانب إدارة أصحاب المصلحة والاتصالات. الاتصالات عبارة عن سلسلة من الدوائر متحدة المركز من فريق المشروع إلى القيادة التنفيذية وما بعدها. يتشابه المحتوى، ولكن يتغير التكرار ومستوى التفاصيل. المشاركة الأفضل هي نتيجة لتكييف الاتصالات مع احتياجات أصحاب المصلحة.
فريق المشروع
يشمل فريق المشروع أولئك الذين يعملون مباشرة في المشروع. يجب أن يعقدوا اجتماعًا يوميًا للتحقق من التقدم وتنسيق الأنشطة وتحديد المشكلات. ويُعد الاجتماع اليومي للاستعداد وسيلة فعالة وكفؤة لتحقيق هذه الأهداف.
قيادة المشروع
تشمل القيادة المدراء الذين تعمل فرقهم في المشروع. يجب أن تعقد هذه المجموعة اجتماعًا أسبوعيًا منتظمًا. والهدف من ذلك هو خلق الشفافية والمساءلة وتنسيق حل المشكلات التي تتطلب اهتمامهم.
يجب أن تكون مدة هذا الاجتماع من 30 إلى 60 دقيقة. يجب أن يتناول مدير المشروع الجوانب الحرجة للمشروع:
هل يسير المشروع على المسار الصحيح؟
هل هناك أي مشاكل حرجة؟ إذا كان الأمر كذلك، ما الذي يتم عمله لحلها؟
هل هناك أي مخاطر كبيرة؟ إذا كان الأمر كذلك، فما هي استراتيجية الاستجابة؟
ما المطلوب من القيادة؟ إذا كانت الإجراءات مطلوبة، يجب على مدير المشروع تقديم الطلب.
المدراء التنفيذيون
يهتم المديرون التنفيذيون بشكل عام بأداء المشروع مقابل القيد الثلاثي – النطاق والجدول الزمني والتكلفة. وغالبًا ما يلبي إرسال حالة مكتوبة موجزة أو أسبوعية أو نصف شهرية لهم هذه الحاجة.
يجب أن يشارك المديرون التنفيذيون أيضًا في اجتماع شهري يتم فيه مناقشة الحالة والمواضيع الخاصة والتغييرات المهمة. وعادةً ما تستغرق هذه الاجتماعات 30 دقيقة.
العملاء
تخدم المشاريع الناجحة احتياجات العملاء وتسعدهم. فالاجتماع المنتظم مع العملاء وإظهار التقدم المحرز والتماس مساهماتهم يحافظ على تفاعلهم.
يجب أن نعرض منتجنا من خلال مراجعة النماذج الأولية أو العمل الجاري بانتظام قدر الإمكان. بالنسبة لمشاريع البرمجيات، قد يكون ذلك كل أسبوعين أو أكثر. أما بالنسبة للمشاريع الإنشائية، فقد تكون المراجعات يوميًا نظرًا لارتفاع تكلفة التغيير وإعادة العمل.
يجب أن نجتمع مع عملائنا شهريًا على الأقل لمراجعة الأولويات والتغييرات المستقبلية. يعد إنشاء تراكم المنتجات والحفاظ عليه أداة فعالة.
إلى أي مدى؟
أصحاب المصلحة ليسوا متساوين. نقوم بتقييم احتياجات أصحاب المصلحة لدينا لفهم مستوى مشاركتهم المطلوبة. أقوم بتقسيم أصحاب المصلحة إلى مجموعات بناءً على أدوارهم ومستويات المشاركة المطلوبة:
أصحاب المصلحة الأساسيين
أصحاب المصلحة الأساسيون لهم التأثير الأكبر على مشروعنا. وتضع مصفوفة القوة/التأثير هذه المجموعة في الربع الأعلى/الأعلى (أعلى اليمين) وتشمل رعاة المشروع والعملاء الرئيسيين والقيادة.
يجب أن نلتقي مع أصحاب المصلحة هؤلاء بشكل منتظم مع تواتر الاجتماعات حسب دورهم واحتياجاتهم الفردية. بالإضافة إلى اجتماعات المجموعة (مثل اجتماع اللجنة التوجيهية) يجب أن نجتمع مع أصحاب المصلحة هؤلاء بشكل فردي أسبوعيًا أو كل أسبوعين. إن تطوير علاقات الثقة مع هذه المجموعة من خلال الخبرات المشتركة ومواءمة أساليب التواصل يعزز هذه العلاقات.
أصحاب المصلحة الثانويين
غالبًا ما يكون أصحاب المصلحة الثانويون هم أصحاب المصلحة ذوي القوة العالية والاهتمام المنخفض (أعلى اليسار)، أو ذوي القوة المنخفضة والاهتمام العالي (أسفل اليمين). أصحاب المصلحة هؤلاء مهمون، ولكن ليس بنفس أهمية أصحاب المصلحة الأساسيين.
قد تتبع مشاركتنا مع أصحاب المصلحة هؤلاء نمطين مختلفين. قد نتعامل معهم بشكل منتظم ولكن بشكل أقل تواتراً أو أقل كثافة من أصحاب المصلحة الأساسيين. على سبيل المثال، قد يرغب المستخدمون النهائيون في الحصول على تحديثات أو عروض توضيحية أقل تواتراً. أو، قد نحتاج إلى العمل معهم عن كثب لفترة وجيزة بشأن قضية معينة. على سبيل المثال، قد يكون للمشتريات والشؤون القانونية والمالية في وقت مبكر من المشروع متطلبات محددة يجب معالجتها.
أصحاب المصلحة من الدرجة الثالثة
يتطلب أصحاب المصلحة في الربع السفلي/المنخفض (أسفل اليسار) أقل قدر من الاهتمام. ولا ينبغي نسيانهم أو إهمالهم. قد تكون مشاركتهم أقل تواتراً وقد تكون طرق التواصل الواسعة (مثل النشرات الإخبارية وتحديثات الموقع الإلكتروني ورسائل البريد الإلكتروني وغيرها) هي الأكثر فعالية. ضع في اعتبارك تقسيم أصحاب المصلحة هؤلاء بحيث تلبي الاتصالات احتياجاتهم الخاصة.
سجل المشكلات
سجل القضايا هو أداة أساسية لتتبع العناصر التي تهم أصحاب المصلحة لدينا أو تثير قلقهم. يساعدنا الحفاظ على سجل القضايا بنشاط على إشراك أصحاب المصلحة بشكل أفضل. كما أن توثيق مخاوفهم وتتبعها والاستجابة لها يدل على التعاطف معهم.
غالبًا ما يتم إنشاء سجل المشكلات كجدول بيانات أو قاعدة بيانات وقد يتضمن السمات التالية:
المشكلة. وصف للمشكلة التي غالباً ما يتم إنشاؤها على شكل سؤال;
اسم صاحب المصلحة. يحدد صاحب المصلحة الذي أثار المشكلة;
الحالة. مفتوح ومغلق هما مؤشرا الحالة الأكثر شيوعاً;
المالك. الشخص المسؤول عن حل المشكلة أو معالجتها.
تاريخ الفتح/الإغلاق. يمكن استخدام تواريخ الفتح/الإغلاق في تتبع العناصر؛ و
الحل. توثيق كيفية حل المشكلة سيكون مفيدًا عند ظهور أسئلة في المستقبل.
يعد إشراك أصحاب المصلحة بفعالية ممارسة بالغة الأهمية. فهو يتطلب من مديري المشاريع استخدام “المهارات الناعمة” للمهنة لتلبية احتياجات دوائرهم. تُظهر البيانات أن المشاريع التي يشارك فيها العملاء والمديرين التنفيذيين من المرجح أن تكون أكثر نجاحًا.
© 2019، آلان زوكر؛ شركة بروجكت مانجمنت إسنشيالز ذ.م.م.
لمعرفة المزيد عن خدماتنا التدريبية والاستشارية، أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/.
مقالات ذات صلة بـ Project Management Essentials
حالة المشروع المكونة من 5 نقاط + 6 نصائح لإعداد تقارير الحالة الفعالة
تحسين الاتصالات مع DiSC
تعرف على أصحاب المصلحة
إدارة أصحاب المصلحة: مفتاح نجاح المشروع
الوقوف اليومي: أفضل الممارسات
أهمية مالك المنتج وتراكمات المنتج المتراكمة