إستراتيجيات لتحسين عملية جمع المتطلبات الخاصة بك

عندما تفشل المشاريع _ أو ما هو أسوأ من ذلك، عندما لا تحقق المشاريع المنجزة الحالة النهائية المرجوة _ يمكنك أحيانًا أن تنظر إلى عملية جمع متطلبات العمل الخاصة بك. لقد عملت كمدير مشروع لأكثر من 20 عامًا، ومع ذلك لا أعرف الكثير من الأشخاص الذين يستيقظون كل يوم متحمسين لهذه المرحلة. يمكنك تقريبًا سماع جوقة الآهات الداخلية. ولا عجب في ذلك: يمكن أن تكون مملة، ويمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً، والأسوأ من ذلك كله، يمكن أن تكون غير فعالة.
ولكن عند القيام بها بشكل صحيح، يمكن أن يعني جمع المتطلبات نجاحًا كبيرًا لمشروعك. عندما يتم ذلك بشكل جيد حقًا (ويعرف أيضًا باسم استراتيجي)، عندها يصبح محلل الأعمال هو البطل الذي حقق هدفًا رائعًا مع تحميل القواعد في الجزء السفلي من الجولة التاسعة في أكتوبر.
وهذا أمر مثير!
فما الفرق إذن؟ لقد أجريت مؤخرًا مناقشة مع زملائي حول هذا الموضوع. كنت أقوم بتدريس معسكر تدريبي لتحليل الأعمال، وبينما كنا نراجع المحتوى، بدأنا في رسم ما أصبح “فلسفة تحليل الأعمال” نوعًا ما. كيف يمكنك “تقشير البصل” للتأكد من أن مشروعك يبدأ أفضل بداية؟
كيفية تحسين عملية جمع المتطلبات الخاصة بك
1. ابدأ بجدول أعمال، ثم كن على استعداد لإلقائه من النافذة
يعد وجود جدول أعمال وإطار عمل شامل أمرًا ضروريًا لنجاح جلسات جمع المتطلبات – من غير المرجح أن تصل اجتماعاتك مع أصحاب المصلحة إلى أي مكان ما لم تبدأ بفكرة عن المكان الذي تريد الوصول إليه. ومع ذلك، يظل محللو الأعمال العظماء منفتحين على طرح جدول الأعمال من النافذة لاستكشاف فكرة جديدة. يكمن التحدي في امتلاك فهم عميق بما فيه الكفاية لأهداف مؤسستك والتحديات التي تواجهها لمعرفة أي من هذه الأفكار يستحق الاستكشاف وأيها لا يستحق الاستكشاف.
2. كن دؤوبًا في سعيك وراء المتطلبات
هناك خطأ شائع في عملية جمع المتطلبات يتمثل في قصر المدخلات على الأفراد الأساسيين وأصحاب المصلحة في مشروع معين. فالمدخلات المحدودة تؤدي إلى نجاح محدود. خصص وقتًا إضافيًا لجمع المعلومات من كل قسم وفريق وفرد سيمس مشروعك أو سيتأثر بالنتيجة. استعن بالأشخاص الذين ظلوا صامتين خلال جلسة الاستكشاف أثناء استراحات القهوة – ستندهش من عدد المرات التي ستعود فيها إلى الطاولة بمعلومات كنت ستفوتها. ركز على أي واجهات يتم ذكرها، بما في ذلك “المدخلات” الضمنية أو المعلنة صراحةً.
3. كن قاسياً مع قلمك الأحمر
إن جمع كمية شاملة من المعلومات في بداية المشروع يقلل من خطر سماع عبارة “ألن يكون رائعًا إذا أضفنا…” عندما تكون في المرحلة الرئيسية. كما أنه يزيد أيضًا من فرص تشتيت انتباهك بمتطلبات غير ضرورية – بناء سكين الجيش السويسري في حين أن كل ما تحتاجه هو مفتاح براغي. بمجرد أن تستنفد طرقك لجمع المعلومات، كن قاسيًا بقلمك الأحمر، وافصل بين “ما تحتاج إليه” و”ما هو جميل أن يكون”.
4. اسلك الطريق الأقل سفراً
“المسار السعيد” عبارة تُستخدم لوصف كيفية سير المشروع في ظل الظروف المثالية، والكثير منا مذنبون بالتخطيط لمشاريعنا وفقًا للمسار السعيد.
أحد الأسباب الأكثر شيوعًا لفشل المشاريع هو عدم القدرة على التكيف مع التغيير، نتيجة عدم كفاية جمع المتطلبات. لهذا السبب من المهم ترك المسار السعيد إلى الطريق الأقل سفراً – ادفع لاكتشاف كيف ستتغير متطلبات المشروع عندما لا تحدث الأشياء بالطريقة التي من المفترض أن تحدث بها.
استمع إلى الكلمات التي تشير إلى الافتراضات: عادة، عادة، يجب، إلخ. تحدَّ تلك الافتراضات من خلال طرح الأسئلة وتقديم سيناريوهات بديلة لكل خطوة من خطوات المشروع. في كل عقدة من العملية، اسأل “هل هناك استثناءات؟ ما هو س؟ “.
5. وضع نموذج أولي أثناء تقدمك
تصوّر وهاجم – عندما تعقد اجتماعات استكشافية مع أصحاب المصلحة، حاول رسم إطار عمل المشروع أثناء تقدمك، حتى لو كنت تعلم أنه لن يعمل كما هو. فتسجيل ما يقولونه يمكن أن يساعد الأفراد في الغرفة على رؤية ما ينقصهم، ويمكن أن يساعدهم على التفكير بشكل بنّاء في متطلبات المشروع. بحلول نهاية عملية جمع المتطلبات، قد يكون لديك حل شبه عملي.