إزالة الغموض عن التميز: فهم جوهر إدارة مشاريع PRINCE2 PRINCE2

إدارة المشروع هي في الأساس مجموعة من المبادئ التي من المفترض أن تساعد مدير المشروع على معرفة وتطبيق الطريقة الأنسب لتنفيذ وإدارة ومراقبة العمل خلال كل مرحلة من مراحل المشروع. نعلم جميعًا أن هناك دائمًا أكثر من طريقة للقيام بكل شيء، وهو نفس الشيء مع إدارة المشروع. يمكنك اختيار واستخدام الطريقة الأنسب لإدارة مشروعك. هدف كل مدير مشروع هو تسليم مشروع ناجح في الوقت المحدد وضمن نطاق المشروع وميزانيته. ولهذا الغرض، يتم اختيار منهجية معينة لإدارة المشروع لإدارة المشروع بكفاءة. لا يمكن استخدام أي معيار محدد أو منهجية مشتركة لإدارة المشاريع في جميع أنواع المشاريع في كل صناعة.
تعمل منهجيات إدارة المشاريع المختلفة للمشاريع والصناعات المختلفة. يمكن استخدام أي من هذه المنهجيات بشكل فردي والالتزام بها بشكل صارم أو يمكن الجمع بين منهجيتين أو أكثر لاستخدامها كإدارة مشروع مختلط بسبب تفرد المشروع أو بيئة المشروع. ولكن النقطة المهمة هنا هي أنه ما لم تكن على دراية بمنهجية إدارة المشروع، فلن تتمكن من تطبيقها أو استخدامها. ولهذا السبب يحتاج الأشخاص المشاركون في إدارة المشاريع إلى تعلم منهجيات إدارة المشاريع المختلفة.
ومن بين منهجيات إدارة المشاريع المختلفة المستخدمة في جميع أنحاء العالم، تعد PRINCE2 واحدة من أكثر المنهجيات شيوعًا. يتم استخدامها في أكثر من 150 دولة وهي واحدة من أكثر منهجيات إدارة المشاريع العالمية المعترف بها. سنتعرف في هذه المقالة على منهجية PRINCE2 لإدارة المشاريع وجوانبها المختلفة، بما في ذلك مبادئها. سوف نفهم أيضًا لماذا تعتبر PRINCE2 منهجية إدارة المشاريع المستخدمة على نطاق واسع وشائع. لكن أولاً، دعنا نعرف ما هي PRINCE2.
تعريف PRINCE2 إدارة المشاريع
قبل أن نفهم منهجية PRINCE2، دعنا نعرف ما تعنيه PRINCE2. PRINCE2 هي اختصار لـ PRINCE2 وهي اختصار لـ Project IN Controlled Environment. وهي طريقة قائمة على العمليات لإدارة المشاريع بشكل أكثر فعالية، ويركز هذا النهج القائم على العمليات على التنظيم والتحكم طوال دورة حياة المشروع. تقسّم منهجية PRINCE2 المشاريع إلى مراحل صغيرة وتصف بوضوح الأدوار والمسؤوليات لإدارة الموارد والمخاطر أثناء استخدام سبع عمليات لإدارة دورة حياة المشروع. PRINCE2 هي منهجية منظمة بشكل جيد لإدارة المشاريع تجعل التحكم في عملية العمل الكاملة أسهل بكثير.
من خلال تقسيم المشروع بأكمله إلى مراحل صغيرة، تحتاج منهجية PRINCE2 إلى إطار عمل لإدارة المشروع مع خطة مفصلة للمشروع قبل البدء في المشروع ويتم تنظيم كل مرحلة من مراحل المشروع. تساعد هذه المنهجية مدير المشروع على تقسيم المشروع إلى مراحل أصغر بحيث تكون كل مرحلة أكثر قابلية للإدارة والتحكم دون أي قيود فيما يتعلق بنوع المشروع أو حجمه. أفضل جزء في هذه المنهجية هو أنها مرنة ويمكنك تخصيصها وفقًا لاحتياجاتك الخاصة.
تم إنشاء منهجية إدارة المشاريع PRINCE2 لأول مرة من قبل الوكالة المركزية للكمبيوتر والاتصالات السلكية واللاسلكية (CCTA) في عام 1989. وقد استند تطويرها إلى منهجية أخرى طبقتها حكومة المملكة المتحدة في ذلك الوقت، وهي منهجية تخطيط إدارة تنظيم موارد المشروع أو PROMPT. وكانت تستخدم بشكل أساسي في مشاريع نظم المعلومات. في البداية، بدأت PRINCE2 كمنهجية PRINCE فقط حيث ركز التكرار الأول لها على إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات، ولكن ببطء، تم إدراك أن تقنيات PRINCE يمكن تطبيقها على أنواع أخرى من المشاريع أيضاً. لذا، في عام 1996، أعيدت كتابتها مع إزالة اللغة الخاصة بتكنولوجيا المعلومات وأعيد تقديمها باسم PRINCE2 في شكل منهجية لإدارة المشاريع. واليوم، يتم استخدامها على نطاق واسع في جميع أنحاء العالم.
والآن بعد أن عرفنا ما هي منهجية برنس 2، ننتقل إلى مبادئ PRINCE2. كما ذكرنا سابقاً، تحتوي PRINCE2 على سبعة مبادئ. سنقوم بفحص كل مبدأ من هذه المبادئ التي بنيت عليها منهجية PRINCE2.
تحقق أيضًا من:مزايا منهجية PRINCE2
ما هي المبادئ السبعة لمنهجية PRINCE2؟
تشكل المبادئ السبعة لمنهجية PRINCE2 أساس هذه المنهجية. إذا تم اعتبار مشروع ما مشروعاً من مشاريع PRINCE2، فيجب تطبيق جميع هذه المبادئ. هذه المبادئ السبعة لـ PRINCE2 موضحة أدناه:
مبررات العمل:
يجب أن يكون هناك مبرر عمل لكل مشروع، ولهذا فإن أهم وثيقة هي دراسة الجدوى. ولضمان استمرار وجود مبرر للأعمال للمشروع، تتم مراجعة هذه الوثيقة ومراجعتها بانتظام طوال دورة حياة المشروع. إذا لوحظ في أي مرحلة من مراحل المشروع أنه غير قابل للتطبيق، فإنه ينتهي. يجب أن يتضمن مبرر العمل هذا الحاجة الواضحة للمشروع، وعميل محدد، وفوائد عملية، وتقييم مفصل للتكلفة المترتبة على المشروع. وهذا يعني أن المشروع يجب أن يقدم قيمة للعميل وأن يحقق عائدًا جيدًا على الاستثمار. يجب النظر في جميع هذه العوامل بعناية لضمان أن يكون المشروع منطقيًا من الناحية التجارية.
التعلّم من التجربة:
التعلم المستمر من التجربة أمر حيوي وجيد لتحقيق النجاح. وينطبق الأمر نفسه على المشاريع أيضاً. يجب أن يتعلم الفريق دروسًا جديدة من كل مرحلة من مراحل المشروع وتوثيقها حتى يمكن إجراء تحسينات مستقبلية في عمل المشروع. لكل مشروع سجل للدروس المستفادة مرفق به. يستخدم هذا السجل كمستودع للدروس التي تعلمها الفريق خلال المشاريع السابقة حتى لا تتكرر أخطاء تلك المشاريع. ويعمل السجل ككتاب مرجعي طوال دورة حياة المشروع ويمكن للفريق الرجوع إليه كلما لزم الأمر. لذلك، في كل خطوة من خطوات العملية، يتم تعلم الدروس وتسجيلها من أجل عمل أفضل في المستقبل.
تحديد الأدوار والمسؤوليات:
من الضروري تحديد أدوار ومسؤوليات جميع المشاركين في المشروع بشكل واضح بحيث يعرف الجميع من يقوم بماذا ومسؤول عن ماذا. وبهذه الطريقة، سيكون لدى الجميع فكرة واضحة عن مكانهم في المشروع وما يفترض بهم القيام به وسيعرفون ما يفعله الآخرون في الفريق حتى لا يكون هناك تضارب في الأدوار والمسؤوليات. وهذا من شأنه أن يضمن التقدم السلس للمشروع. يمكن أن يكون هناك أكثر من دور واحد لبعض أعضاء الفريق أو يمكن تقاسم الأدوار. ومن شأن تحديد الأدوار بوضوح أن يقطع شوطاً طويلاً في تجنب الارتباك. يتكون هيكل الأشخاص في المشروع من أربعة مستويات – الشركة ومجلس إدارة المشروع ومدير المشروع وفريق العمل. يعد الوضوح بشأن الأدوار والمسؤوليات في كل مستوى أمرًا ضروريًا حتى لا يكون هناك أي تجاوز في أي مستوى.
الإدارة حسب المراحل:
يجب تخطيط العمل في المشروع على مراحل. يتم تقسيم المشروع إلى مراحل فردية. على الرغم من التخطيط المسبق للمشروع، إلا أن مشروع PRINCE2 يعمل بعملية من مرحلة إلى أخرى. ويتم الاستفادة من الوقت بين المراحل لمراجعة الدروس المستفادة حتى ذلك الحين والتأكد من أن المشروع يسير في المسار الصحيح لتحقيق أهدافه. تتم مراجعة المخاطر وخطط المشروع وتحديثها عند الانتقال من مرحلة إلى أخرى. وخلال هذه المراجعات الدورية، يتم التأكد من تحقيق المواعيد النهائية والمعالم الرئيسية.
الإدارة بالاستثناء:
هنا، يكون لمجلس إدارة المشروع دور يلعبه حيث أنه مخول بالإدارة بالاستثناء. وعلى الرغم من أن أعضاء مجلس الإدارة بشكل عام لا يشاركون بشكل مباشر في العمل الروتيني للمشروع، إلا أنهم يضعون المعايير الأساسية مثل الوقت والتكلفة والنطاق والمخاطر. وهناك تفاوتات متاحة للمعايير التي يجب أن يعمل المشروع ضمنها. يقوم أعضاء مجلس الإدارة بتفويض العمل الفعلي إلى مدير المشروع المسؤول عن الإشراف على المشروع بأكمله. وفي حال ظهور مشاكل في أي مرحلة من مراحل المشروع تؤثر على المعايير أو المتطلبات المحددة، يمكن لأعضاء مجلس الإدارة التدخل حيث يتمتعون بسلطة التدخل وإدارة المشروع على النحو الذي يرونه مناسبًا.
التركيز على المنتجات:
يجب أن تكون الجودة الشغل الشاغل في أي مشروع. فالجودة دائمًا ما تكون ذات أهمية قصوى إذا ما أريد للمشروع أن يكون ناجحًا. لذلك، يجب أن يركز فريق المشروع باستمرار على جودة المخرجات طوال دورة حياة المشروع لتحقيق أفضل النتائج الممكنة. يتم الاحتفاظ بسجل للجودة طوال فترة المشروع للتحقق من المخرجات مقابل المتطلبات الفعلية.
التكيف وفقاً لبيئة المشروع:
يتسم برنامج PRINCE2 بالمرونة. فهي ليست منهجية مشروع ذات مقاس واحد يناسب الجميع. لذلك، يجب تعديل هذه المنهجية وفقاً لمتطلبات كل مشروع على حدة. حيث تختلف عوامل مثل الحجم والتعقيد والأهمية والتكلفة والوقت والمخاطر باختلاف كل مشروع وتختلف بيئة المشروع. سيكون تخطيط الفريق وحجمه مختلفًا أيضًا لكل مشروع. يتم تعديل المشروع وفقًا لبيئة المشروع هذه في مرحلة البداية نفسها ويستمر هذا التعديل في كل مرحلة. لذلك، يجب تعديل منهجية PRINCE2 وفقًا للمتطلبات المحددة لكل مشروع.
هذه هي المبادئ السبعة لإدارة مشروع PRINCE2. بالإضافة إلى هذه المبادئ السبعة، يحتوي مشروع PRINCE2 على سبع مراحل. دعنا نلقي نظرة عليها.
راجع أيضاً مجلس مشروع PRINCE2
المراحل الـ 7 لمشروع PRINCE2
بدء المشروع
يتم تقديم طلب مشروع جديد يوضح بالتفصيل مبررات العمل للمشروع. وهو ملخص تقريبي لما يدور حوله المشروع. وهذا ما يسمى تفويض المشروع. يتم تقييم هذا التفويض لمعرفة ما إذا كان المشروع قابلاً للتطبيق بالنسبة للمؤسسة ويمكن تسليمه. وعند الموافقة على التفويض، يتم تقديم موجز أكثر تفصيلاً إلى الشركة.
توجيه المشروع:
يقوم مجلس إدارة المشروع بمراجعة وتقييم موجز المشروع. ثم يقرر بعد ذلك كيفية تنفيذ المشروع ومتطلبات الفريق للمضي قدمًا. وقد يغير مجلس الإدارة بعض المتطلبات لضبط الموارد والوقت.
بدء المشروع:
يختار مجلس إدارة المشروع مدير مشروع لقيادة المشروع ووضع خطة مشروع أكثر تفصيلاً. يقوم مدير المشروع بدوره بإنشاء وثيقة بدء المشروع تتضمن خطة المشروع والمعايير الأساسية لعوامل مثل التكلفة والفوائد والنطاق والجودة والمخاطر. ثم يقرر مجلس إدارة المشروع ما إذا كانت الوثيقة تحظى بموافقة الجميع.
التحكم في المراحل:
في هذه المرحلة من مشروع PRINCE2، يقوم مدير المشروع بتقسيم المشروع إلى مهام أصغر يمكن إدارتها. ثم يتم تعيين هذه الأجزاء الصغيرة من المشروع إلى أعضاء الفريق الفرديين للعمل والإنجاز. يشرف مدير المشروع على كل جزء من المشروع ويتدخل عند الحاجة. وخلال هذه المرحلة، يقدم مدير المشروع تقارير منتظمة عن تقدم المشروع إلى مجلس الإدارة.
إدارة تسليم المنتج:
في هذه المرحلة، تتم إدارة جودة المشروع. يقوم مدير المشروع بمراقبة وضمان سير العمل بسلاسة والحفاظ على جودة المخرجات كما هو محدد في سجل الجودة. ثم يقوم مجلس إدارة المشروع بعد ذلك بمراجعة المخرجات، ويقرر ما إذا كان سيتم الموافقة عليها أو طلب إجراء تغييرات.
إدارة حدود المرحلة:
في نهاية كل مرحلة من مراحل المشروع، يقوم مجلس إدارة المشروع ومدير المشروع بمراجعة التقدم المحرز في المشروع لمعرفة ما إذا كان المشروع يسير وفق ما هو مخطط له وما إذا كان يتم الوفاء بجميع المتطلبات. وبناءً على تلك المراجعة، يقرر مجلس إدارة المشروع ما إذا كان ينبغي أن يستمر المشروع في المضي قدماً أو أن يتوقف الفريق عن العمل عليه وينتهي المشروع.
الإغلاق:
لذا، فإن المرحلة الأخيرة من مشروع PRINCE2 هي الإغلاق. بمجرد اكتمال المشروع، يحين وقت إغلاقه. في هذه المرحلة، يكمل مدير المشروع جميع الوثائق والنتائج والتقارير ويضمن تحقيق جميع الأهداف والغايات ضمن الإطار الزمني والميزانية المحددة قبل إنهاء المشروع بشكل نهائي. تضمن SPOTO أن يكون الأفراد بارعين في تطبيق مبادئ ومنهجيات PRINCE2، مما يمكّنهم من التفوق في حياتهم المهنية في إدارة المشاريع. كما تقدم “سبوتو” أيضاً دورات في إدارة المشاريع مصممة خصيصاً لتلبية الاحتياجات المتنوعة لمديري المشاريع الطموحين، حيث توفر تدريباً شاملاً وإرشادات لمساعدتهم على النجاح في مجال إدارة المشاريع الديناميكي.
إذاً، نحن نعرف الآن ما هي إدارة المشاريع PRINCE2 وتعرفنا على مبادئها ومراحلها. توفر منهجية PRINCE2 العديد من الفوائد وتعمل على مستوى أعلى من المنهجيات المماثلة. فهي تصف بشكل واضح أدوار ومسؤوليات كل فرد وتوضح عملية العمل. كما رأينا من مبدأها، فهي منهج موحد تمامًا لإدارة المشروع يضمن أن يكون العمل منهجيًا. لهذا السبب يوصى بشدة بمنهجية PRINCE2 لمديري المشاريع في جميع أنحاء العالم.