إزالة الغموض عن الاختلافات الرئيسية بين المشروع والبرنامج

لا أحد ينكر أنه يتعين على فرق العمل الرشيقة وقادتها الاستجابة بسرعة للفرص والتحديات بمبادرات جديدة وجريئة مع تنظيم المواهب من حولهم في عالم اليوم الرقمي سريع الحركة. ومع ذلك، غالبًا ما يواجه القادة صعوبات في اتخاذ قرار بشأن تنفيذ برنامج جديد أو مشروع جديد لمعالجة التحديات والفرص ذات الصلة.
يجب أن يكون معلومًا أن المشروع لا يتعامل إلا مع إنجاز صغير الحجم ضمن جدول زمني ضيق. ومن ناحية أخرى، يشير البرنامج إلى الإشراف على العديد من المشاريع ذات الصلة وتنظيمها، وكلها تؤدي إلى إنجاز واسع النطاق. ولكن هناك الكثير مما يجب معرفته حول الاختلافات بين البرنامج والمشروع أكثر من مجرد المفاهيم المذكورة أعلاه، لذلك نضيف دليلاً متعمقاً أدناه.
ماذا تقصد بالمشروع؟
يُعرّف المشروع بأنه عملية لمرة واحدة – إما لإنشاء خدمة جديدة أو منتج جديد له نقطة بداية ونهاية معينة. كما يمكن الإشارة إلى المشروع أيضًا على أنه وحدة تنظيمية مخصصة للسعي لتحقيق هدف ما، وهو ما يعني الإنجاز المرضي لإنشاء منتج في الوقت المحدد، وفي حدود ميزانية محددة، وبالتالي تحقيق مستويات الأداء المطلوبة.
وبوجه عام، يتألف المشروع من مجموعة محددة من الأنشطة والإجراءات الروتينية المترابطة وهدف محدد، والتي يجب إنجازها باستخدام موارد محددة وفي غضون فترات زمنية محددة. يمكن أن تختلف المشاريع من حيث الحجم – صغيرة أو متوسطة أو كبيرة.
تشمل السمات الأساسية للمشروع ما يلي محدد بوقت محدد فريد من نوعه له هدف محدد ديناميكي يتحكم فيه فريق ماذا تقصد بالبرنامج؟
يمكن تعريف البرنامج على أنه إطار عمل يحتوي على خطط عمل، والذي يضم كذلك مجموعة من المشاريع التي تكمل بعضها البعض وتتم مواءمتها في تسلسل مثالي لتحقيق وفورات الحجم المثالية.
يجب أن تعلم أنه في البرنامج، يتم تجميع عدة مشاريع، والفائدة التي يتم الحصول عليها من التعامل مع برنامج واحد تغني ببساطة عن مهمة التعامل مع عدة مشاريع. الهدف من البرنامج هو الوصول إلى أهداف المنظمة من خلال إنجاز مجموعة من المشاريع معًا.
مقارنة بين البرنامج والمشروع
يعرض الرسم البياني التالي الاختلافات الأساسية بين المشروع والبرنامج التي تحتاج إلى معرفتها:
الملامح الرئيسية للمشروع
1. الأهداف واضحة ومباشرة
إذا لم تكن على دراية بذلك، عادةً ما يبدأ المشروع بإدراج جميع الأهداف الاستراتيجية بشكل مفصل. سيتم إطلاع فريق المشروع بأكمله كوحدة واحدة على الهدف المشترك للمشروع وأدوارهم في ضمان تحقيق تلك الأهداف.
2. مزيد من التركيز على المنجزات
يتم تخصيص المهام بناءً على الحاجة إلى التسليمات قبل الموعد النهائي. وهذا يعني أنه من المتوقع أن يتعاون أعضاء الفريق الذين يعملون معًا في مشروع ما على التعاون وإنجاز المهام بطريقة تتماشى مع مؤشرات الأداء الرئيسية (مؤشرات الأداء الرئيسية) التي حددها مدير المشروع.
3. أهمية العملية
ستحتاج المشاريع المختلفة إلى استراتيجيات مختلفة. ومع ذلك، يجب أن يكون الفريق قادرًا على وضع نهج يمكن للفريق بأكمله اتباعه والتأكيد عليه.
4. المدة القصيرة والنطاق المحدود
تميل المشاريع عمومًا إلى أن يكون نطاقها محدودًا ويتم تنفيذها خلال فترة محددة. على الرغم من أن بعض المشاريع قد تستمر لعدة أشهر ممتدة، إلا أن معظم المشاريع تميل إلى أن تكون محددة زمنيًا لإنجازها في غضون بضعة أيام أو أسابيع.
5. يتم التعامل معها من قبل فريق واحد
على الرغم من أن المهام المتعددة في المشروع يمكن تفويضها لأعضاء الفريق بشكل فردي، إلا أن المشروع عادةً ما يديره فريق واحد من الأفراد. على سبيل المثال، يمكن إسناد مشروع ما إلى قسم التسويق، حيث يتم تفويض المهام إلى فريق كتابة النسخ المكون من خمسة أشخاص.
الملامح الرئيسية للبرنامج
1. مزيد من التركيز على النتيجة الإجمالية
في البرنامج، يتم التركيز بشكل أكبر على النتيجة الإجمالية أو الهدف العام بدلاً من المخرجات. وهذا يعني أنه يتم إيلاء المزيد من الاهتمام لتوجه البرنامج والتعرف على ما إذا كان يسير بدقة كما هو مقصود أو مخطط له مسبقًا. يمكن في بعض الأحيان إعادة تنظيم المشاريع، أو تقليل هدر الموارد، أو حتى توظيف أفراد جدد لضمان تحقيق الهدف النهائي.
2. تنظيمها بشكل صحيح في مراحل مختلفة
مقارنةً بالمشروع، نادرًا ما يتم تحديد تاريخ انتهاء في البرنامج لأن نجاح البرنامج أو فشله يعتمد على التبعيات بين المشاريع. وبالتالي، فإن مخرجات كل مشروع ستقرر في النهاية نتيجة البرنامج، مما يعني أنه قد يكون من الصعب التنبؤ بتاريخ انتهاء البرنامج. ولهذا السبب يتم هيكلة البرامج بشكل عام بحيث يمكن استيعاب التطورات مع استمرار حدوثها بحيث يمكن تنقيح الاستراتيجيات على طول الطريق وتغيير تواريخ الانتهاء، حسب الحاجة.
3. يعمل كمجموعة من المشاريع
غالبًا ما يحتوي البرنامج على مشاريع متعددة يديرها مسؤول إدارة المشاريع، والذي يعمل أيضًا كبوابة تواصل مع الإدارة العليا. من الممكن ألا تكون جميع المشاريع مرتبطة ببعضها البعض، ولكن سيتم أخذها جميعًا في الاعتبار عند قياس مقاييس النتائج الرئيسية في نهاية المطاف فشل البرنامج أو نجاحه.
4. ضخمة من حيث النطاق والحجم
بما أن البرنامج يحتوي على مشاريع متعددة، يمكنك أن تتوقع أن يكون له نطاق وحجم هائل. سيتم توظيف العديد من المتخصصين في إدارة البرامج للإشراف على تقدم عملية البرنامج بأكملها – ومعرفة مدى انتشاره وفعاليته بشكل عام. وبالمقارنة مع المشروع، فإن البرنامج واسع النطاق.
5. أهداف مرنة
نظرًا لأن نجاح البرنامج أو فشله يعتمد على المشاريع الفردية، فهذا يعني أن أهداف البرنامج مرنة للغاية ويمكن تغييرها بناءً على احتياجات ومتطلبات المشاريع الفردية.
كيف يمكن الاختيار بين المشروع والبرنامج؟
وفقًا للخبراء، يجب النظر إلى مجموعة العوامل التالية قبل اتخاذ القرار النهائي بشأن العملية التي يجب القيام بها:
1. النطاق
قبل اتخاذ قرار بشأن العملية أو الطريقة التي يجب اتباعها، يجب معرفة النطاق وما إذا كان هذا النطاق فضفاضاً أو صحيحاً. إذا كنت ترغب في الالتزام بجداول زمنية صارمة للحصول على مخرجات المشروع، فإن اختيار المشروع هو الأفضل. ومع ذلك، إذا كنت ترغب في اختيار عملية أقل صرامة ولكنك تريد التركيز أكثر على الحصول على النتيجة أو الهدف المثالي، فإن اختيار البرنامج أمر منطقي. علاوة على ذلك، يجب أن يكون معلومًا أنه في حالة المشروع، يجب أن يكون نطاقك موجهًا إلى المدى القصير، بينما بالنسبة للبرنامج، يجب أن يكون النطاق موجهًا إلى المدى البعيد.
2. الأقسام
إذا كنت بحاجة إلى إشراك قسم واحد أو قسمين فقط لإكمال المهمة، فإن اختيار العملية القائمة على المشروع هو الأفضل. ومع ذلك، إذا كانت المهمة تتطلب تعاون عدة أطراف وأكثر من متخصص في إدارة المشروع، فمن الآمن المضي قدمًا في عملية البرنامج.
3. فعالية التكلفة
يجب أن نتذكر أن المشروع يتطلب قوى عاملة وموارد أقل بكثير لإكماله من البرنامج. لذلك، إذا كانت مؤسستك تفتقر إلى الموارد اللازمة، فمن الأفضل اختيار المشروع بدلاً من البرنامج.
الخاتمة
لا ينبغي أن يكون من المفاجئ معرفة أن كلاً من البرامج والمشاريع ذات قيمة عالية لأي مؤسسة، وسيكون لكل منهما دور حاسم يلعبه في لحظات معينة. تميل المشاريع إلى تشكيل عنصر حاسم في البرنامج، في حين أن فشل البرنامج أو نجاحه سيؤثر بسهولة على عملية اتخاذ القرار بشأن المشاريع الفردية. لذلك، فإن الأمر متروك لقادة الفريق ليقرروا أيهما يرغبون في اختياره، بناءً على الظروف والتحديات والأهداف
تعتمد مسألة اختيار البرنامج أو المشروع على العديد من المتغيرات. وينبغي أن نتذكر أن ما يصلح لنوع معين من السيناريوهات في يوم ما قد لا يصلح في اليوم التالي. لذلك، يجب إجراء البحث والدراسة المناسبة قبل اتخاذ القرار النهائي لأن العملية ستقوض النجاح أو الفشل. تقدم SPOTO دورة محترف إدارة المشاريع (PMP)، والتي توفر تدريباً شاملاً لتزويد المهنيين بالمهارات والمعرفة اللازمة للتفوق في أدوار إدارة المشاريع.