إزالة الغموض عن إدارة تكاليف المشروع: الاستراتيجيات الرئيسية

إن أحد أهم جوانب إدارة المشروع هو ضمان أن تكون التكاليف ضمن الحدود المسموح بها. يجب أن تكون التكاليف في البداية ضمن إطار ميزانية المشروع المحددة. ومع ذلك، فحتى الأشخاص الذين يتولون منصب مدير المشروع يعانون بانتظام من الإدارة الفعالة لتكاليف المشروع. فمنذ مرحلة التخطيط للمشروع، تواجه إدارة المشروع صعوبات في تخصيص الموارد وضمان التحكم الصحيح في التكاليف.
تعريف إدارة تكاليف المشروع
هل تتساءل ما هي إدارة التكاليف في إدارة المشاريع؟ إذا كان الأمر كذلك، يجب أن تفهم أن إدارة تكاليف المشروع هي تقدير التكاليف ووضع الميزانية والتحكم في التكاليف طوال دورة حياة المشروع. يجب أن يكون هدف مدير المشروع هو الحفاظ على نفقات المشروع ضمن الميزانية المعتمدة. لكي يسمى المشروع ناجحاً، من الضروري أن: أن تكون جودة تنفيذه على مستوى عالٍ. أن يفي بنطاق المشروع ومتطلباته. أن يتم إنجازه في حدود الميزانية والجدول الزمني.
لذا، فإن تكاليف إدارة المشروع هي إحدى ركائز إدارة المشروع. إنها ذات صلة بغض النظر عن المجال، سواء كان ذلك في مجال البناء أو التكنولوجيا أو البيع بالتجزئة أو الإنتاج، إلخ. فهي تساعد في إنشاء أساس نقدي يمكن لممثلي المشروع أن يقوموا على أساسه بتوحيد الوضع الحالي لتكلفة مشروعهم. علاوة على ذلك، يمكنهم أيضًا إعادة تنظيم الحركة إذا لزم الأمر.
أهداف إدارة تكاليف المشروع:
الآن، أنت تعرف ما هي تكلفة إدارة المشروع. من الأفضل أن تفهم أهدافها حتى تتمكن من الوصول إلى قرار مستنير: لتقييم الأموال المطلوبة لأداء الواجبات والمهام المرتبطة بالمشروع. لإنشاء ميزانية للمشروع وتخصيص الأموال بناءً على نتائج تقدير التكلفة. لتحديد مقدار ما يتم إنفاقه على الأنشطة المرتبطة بالمشروع لتحفيز الالتزام بالميزانية التي تم إنشاؤها. لجمع بيانات إحصائية عن نفقات المشروع الحقيقية للاسترشاد بها في اتخاذ القرارات.
عندما يتم تحقيق هذه الأهداف بشكل صحيح، يمكنك زيادة فرص السيطرة على تكاليف المشروع. وفي المقابل، يمكنك خفض مخاطر الخسارة وزيادة أرباح صاحب العمل.
كيف يمكن لمشروعك الاستفادة من الإدارة الحذرة للتكاليف؟
تعد إدارة التكاليف جزءًا أساسيًا من أي مشروع. يمكن أن تؤثر الميزانية الموضوعة للمشروع بشكل كبير على أهداف المشروع الإجمالية. وسوف تؤثر على القرارات الحاسمة طوال دورة حياة المشروع. كما أنها ستحدد ما إذا كان من الممكن تحقيق الجودة والتأخير ونطاق المشروع. إذا كانت النفقات المرتبطة بالمشروع لا تتفق مع هذه الأهداف، فإن احتمال فشل المنجزات سيكون أعلى. يمكن أن يكون أداء المشروع إما أقل أو أكثر من المتوقع من قبل العميل.
سيؤدي التحكم في التكلفة إلى إنشاء بعض المقاييس الحاسمة. ويشار إلى هذه المقاييس باسم مؤشرات الأداء الرئيسية. وسوف تساعد في تتبع تقدم المشروع وأدائه. وفي المقابل، سيصبح التواصل مع أصحاب المصلحة أسهل. حتى أنها ستساعد في التأكد من أنك وفريقك تتحركون في الاتجاه الصحيح.
باختصار، مع إدارة تكاليف المشروع، يمكنك: التأكد من أن رعاة مشروعك وأصحاب المصلحة يفهمون بوضوح متطلبات المشروع الرئيسية. التأكد من موافقتهم على معايير ومتطلبات الجودة مراقبة تقدم المشروع في الوقت الفعلي من أجل اتخاذ قرارات أفضل التواصل بوضوح مع أصحاب المصلحة حول تقدم المشروع. سيضمن ذلك سير المشروع وفقاً لتوقعاتهم. تتبّع مؤشرات الأداء الرئيسية مثل العائد على الاستثمار لتقييم وتسجيل نجاح قراراتك للمشاريع القادمة.
تعرّف على تخطيط المشروع والقيود الثلاثية:
الهدف الأساسي لأي مدير مشروع هو تحقيق أهداف المشروع المصاغة. كما أنه سيكون خاصاً بتحقيق الأهداف المحددة ضمن الميزانية والنطاق والإطار الزمني للمشروع. يتم شرح هذه المعايير الثلاثة المقيدة في أي مشروع ضمن مفهوم نموذج القيود الثلاثية.
وبناءً على هذا النموذج، تعتمد هذه القيود الثلاثة على بعضها البعض. ويمكن أن يؤدي أي تعديل في أي منها إلى تغيير القيدين الآخرين. على سبيل المثال، لنفترض أن نطاق المشروع يتوسع. عندما يحدث ذلك، سيزداد الجهد والموارد المطلوبة لإنجاز المشروع. حتى أنه سيكون هناك تغيير ناتج عن ذلك في التكلفة الإجمالية والموعد النهائي للمشروع.
تم استخدام هذا النموذج من قبل مديري المشاريع في جميع أنحاء العالم لأكثر من نصف قرن. ونظرًا لسنوات عديدة من استخدامه، فقد أصبح معيارًا للممارسة على المدى الطويل. وبقدر ما هو أساسي، فإن المثلث يشير بشكل تخطيطي إلى حدود المشروع التي تعمل كقاعدة لتخطيط الموارد.
راجع أيضًا:خطوات تخطيط المشروع
في عالم الأعمال التنافسي الحالي، من الأهمية بمكان تذكر الترابط بين نطاق المشروع والتكلفة والإطار الزمني. تتحسن البيئة الحديثة بسرعة وتتحول إلى بيئة تنافسية للغاية. وهذا يجعل المديرين يخاطرون في كل خطوة ويختارون بين الجودة والقدرة على تحمل التكاليف، والربحية ورضا أصحاب المصلحة، والسرعة والفعالية.
مع هذه المعرفة، يجب أن تتذكر شيئًا واحدًا عند إكمال المشروع بسرعة. يجب عليك خفض الحجم الإجمالي للمهام المتعلقة بالمشروع. وإلا سيتعين عليك استثمار المزيد من الأموال في التكنولوجيا أو في توظيف أشخاص مهرة. عندما لا تقوم بأحدهما، فإن احتمال عدم الوفاء بالموعد النهائي للمشروع سيكون أكثر. حتى أنه يمكن أن يؤثر على الجودة الشاملة للعمل.
خطوات إدارة تكاليف المشروع:
بصفتك مدير مشروع، يجب أن تكون على دراية بالخطوات التي تنطوي عليها عملية إدارة تكاليف المشروع. يوصي الخبراء بأن تشمل هذه العملية أربع خطوات. وهي تخطيط الموارد، وتقدير التكلفة، وتقدير التكلفة، ووضع ميزانية التكلفة، والتحكم في التكلفة. دعنا نجمع المزيد من التفاصيل حول هذه الخطوات هنا:
1. تخطيط الموارد:
لعلك تدرك أن إدارة الموارد تتعلق بتخطيط وتخصيص وجدولة الموارد المطلوبة لكل مرحلة من مراحل المشروع. وهي تولي أهمية كبيرة للتكاليف المرتبطة بكل مورد.
نظرًا للتعقيد المرتبط بهذه الخطوة، من الأفضل استخدام هيكل تقسيم العمل أو WBS. سيوفر الوضوح من خلال تبسيط العملية. عندما يكون لديك WBS، يمكنك تحديد الموارد التي سيتم استخدامها لإكمال كل عنصر في القائمة. حتى أنه سيساعدك على تحديد التكاليف المرتبطة بها. يمكنك أيضًا إجراء تحليل التكلفة والفائدة باستخدامه. عند الانخراط في تخطيط الموارد في إدارة المشروع، يمكن أن تكون النصائح الواردة أدناه مفيدة: يمكنك النظر في البيانات التاريخية للرجوع إليها مثل الجهود والجداول الزمنية السابقة. يمكنك أخذ الملاحظات من أعضاء الفريق والشركات الصغيرة والمتوسطة. سيعمل النهج المشترك خاصة في المشاريع التي لا تحتوي على بيانات سابقة. قم بتقييم تأثير الوقت على متطلبات الموارد. على سبيل المثال، قد يكون المورد متاحًا لبضعة أشهر فقط. عندما يذهب بعيدًا، هناك احتمال أن يتم سحب المشروع بعيدًا. وهذا بدوره يمكن أن يؤثر على تقدير التكلفة في إدارة المشروع.
2. تقدير التكلفة:
تتضمن هذه الخطوة في عملية إدارة تكاليف المشروع تحديد التكاليف المرتبطة بجميع الموارد المطلوبة. يمكنك تقدير التكلفة فقط عندما تكون لديك المعلومات الواردة أدناه: البيانات المتعلقة بالسلامة المالية لشركتك وهياكل إعداد التقارير معايير الصناعة إن وجدت بشأن تكاليف المشروع التكاليف السابقة للمشروع المخاطر المحتملة قائمة الافتراضات المدة المطلوبة لكل مورد يمكن أن تكون التكلفة المرتبطة بكل مورد أي شيء بدءاً من تكلفة المواد لكل وحدة إلى تكلفة شراء الخوادم، وتكلفة التعاقد مع البائعين، وتكلفة التوظيف لكل ساعة. متطلبات الموارد كما تم تحديدها في الخطوة السابقة.
الشيء الذي يجب تذكره هنا هو أن التقدير هو بلا شك أصعب خطوة في عملية إدارة تكاليف المشروع. والسبب هو أنه يجب عليك القيام بذلك بدقة. علاوة على ذلك، كمدير مشروع، يجب أن تأخذ في الاعتبار عوامل مثل القيمة الزمنية للنقود والتضخم والنفقات العامة والتكاليف المتغيرة والثابتة. عندما يكون هناك فرق أكبر بين تقدير التكلفة والتكلفة الفعلية، فإن فرص فشل المشروع ستكون أكبر.
عند مناقشة تقدير تكلفة المشروع، يمكنك اتباع أحد الأساليب العديدة المتاحة. على سبيل المثال، لنفترض أن لديك الكثير من البيانات التاريخية. في هذه الحالة، يمكنك اختيار الطريقة التي تسمى التقدير التناظري. حتى أن لديك خيارات أخرى مثل النمذجة البارامترية أو تقنيات تقييم ومراجعة البرامج. هذه تقنيات رياضية.
3. موازنة التكاليف:
يمكنك أن ترى ميزانية التكلفة كجزء من تقدير التكلفة. حتى، لديك خيار اعتبارها عملية منفصلة بحد ذاتها. وضع الميزانية هي عملية تخصيص التكاليف لجزء معين من المشروع. ويمكن أن تكون أي شيء مثل الوحدات أو المهام الفردية لفترة زمنية معينة. تشمل الميزانيات احتياطيات الطوارئ المخصصة لإدارة التكاليف غير المتوقعة.
يمكنك فهم هذا المفهوم بشكل أفضل من خلال مثال. لنفترض أن التكلفة الإجمالية المقدرة لمشروع ما هي 2 مليون دولار. وسيستمر هذا المشروع لمدة ثلاث سنوات. في هذه الحالة، ينظر مدير المشروع في وضع الميزانية للربعين الأولين فقط في البداية. وهو يفعل ذلك لأن تخصيص الميزانية هو دالة على الوقت. بالنسبة لهذه الفترة، يقدّر تكلفة المشروع بحوالي 35,000 دولار بمساعدة WBS وبعض طرق التقدير التي تمت مناقشتها أعلاه.
الشيء الجيد في وضع الميزانية هو أنها يمكن أن تعمل كتكلفة أساسية للمشروع. وبناءً عليه، يمكنك قياس أداء تكلفة المشروع والحكم عليها بشكل مستمر.
4. مراقبة التكاليف:
تتضمن هذه الخطوة قياس فروق التكلفة عن خط الأساس. ولا يكتفي مدير المشروع بالقياس بل يتخذ الإجراءات المناسبة مثل تقليل نطاق العمل وزيادة الميزانية وما إلى ذلك. هذه الخطوة هي عملية مستمرة، وكمدير مشروع، يجب عليك القيام بها طوال دورة حياة المشروع. ينصب التركيز هنا بشكل كبير على إعداد تقارير واضحة وفي الوقت المناسب.
الآن بعد أن فهمت إدارة تكاليف المشروع وأهميتها، وكنت على دراية بالعملية التي ينطوي عليها القيام بذلك، يمكنك البدء في التخطيط وفقًا لذلك.
الخاتمة:
في الختام، فإن الإدارة الفعالة لتكاليف المشروع أمر بالغ الأهمية لضمان نجاح أي مشروع. وهي تتضمن تقدير التكاليف ووضع الميزانية والتحكم في التكاليف طوال دورة حياة المشروع. يمكن لمديري المشاريع ضمان بقاء المشاريع ضمن الميزانيات والجداول الزمنية المعتمدة من خلال تقييم النفقات ووضع الميزانيات ومراقبة الإنفاق. وعلاوة على ذلك، تسمح إدارة التكاليف بتحسين عملية اتخاذ القرار والحد من المخاطر وإرضاء أصحاب المصلحة. من خلال التخطيط الدقيق للموارد، وتقدير التكاليف، ووضع الميزانيات، والمراقبة المستمرة للتكاليف، يمكن لمديري المشاريع التخفيف من المخاطر المالية وزيادة احتمالية نجاح المشروع. من خلال الفهم الراسخ لمبادئ وعمليات إدارة تكاليف المشروع، يمكن لمديري المشاريع التعامل مع المشاريع المعقدة بثقة وتحقيق النتائج المرجوة. تقدم “سبوتو” دورات في إدارة المشاريع، لتزويد الأفراد بالمهارات والمعرفة اللازمة للتفوق في إدارة تكاليف المشروع بفعالية وكفاءة.