إدارة نطاق المشروع وفوائدها

:
إدارة نطاق المشروع وفوائدها
ما هو نطاق المشروع؟
في إدارة المشاريع، يحدد النطاق في إدارة المشروع الحدود التي يمكن أن يمتد فيها المشروع. يفصّل النطاق المنجزات التي سيتم إنجازها نتيجة لمبادرة المشروع.
يحدد نطاق المشروع العمل والأنشطة. يجب أن يفهم مدير المشروع النطاق بوضوح وبشكل صحيح لتحديد ما يقع ضمن الحدود. وتصبح تلك الأنشطة التي تقع داخل الحدود “ضمن النطاق” وتلك التي تقع خارجها “خارج النطاق”. يتم التخطيط فقط للأنشطة “داخل النطاق” للتطوير.
نطاق المشروع هو المرحلة الأولى من تخطيط المشروع. ويشكل نطاق المشروع أهداف المشروع والمخرجات التي تشمل الميزات والوظائف والقيود والافتراضات وتبعيات المشروع. عند الموافقة على المشروع، تشكل إدارة النطاق الخطوة الأولى في التخطيط.
لماذا نطاق المشروع مهم للغاية
السؤال الذي غالبًا ما يُطرح هو “لماذا يعتبر نطاق المشروع مهمًا؟
يجب تسليم كل مشروع في الوقت المحدد وضمن النطاق وضمن الميزانية، ومع ذلك فإن الكثير من المشاريع تفشل في هذه الجوانب – والسبب: لم يتم تحديد نطاق المشروع بشكل صحيح
سيفهم مدير المشروع الناجح ما يجب تحقيقه بالضبط كهدف للمشروع يسمى أيضًا النطاق. لكي يبقى مدير المشروع على المسار الصحيح طوال الوقت، بغض النظر عن حجم المشروع أو تعقيده، من المهم قراءة النطاق بشكل صحيح. وهذا يعني تحديد النطاق الذي يجعل من السهل البقاء في الموعد المحدد.
إدارة التوقعات هي المهمة الأصعب والأكثر تعقيدًا بالنسبة لمدير المشروع لأنها تنطوي على إدارة آمال ومعتقدات العملاء وأصحاب المصلحة. إن وجود نطاق محدد ومتميز يجعل الجميع على نفس الصفحة ويساعد على تجنب المشاكل التي غالبًا ما يتم الاستشهاد بها مثل تغيير المتطلبات، أو التغييرات في منتصف المشروع أو تجاوز الميزانية في الإنفاق الزائد في الجدول الزمني والنتيجة النهائية التي يعترض عليها العميل
من دون نطاق المشروع، سيبقى مدير المشروع جاهلًا بالوقت والتكلفة والجدول الزمني والموارد. يؤثر النطاق ويشكل الأساس لكل قرار يتخذه مدير المشروع.
إدارة نطاق المشروع
حتى قبل بدء المشروع، يتم البدء في إدارة نطاق المشروع. إدارة النطاق هي مجموعة من العمليات التي تلتقط الأعمال التي سيتم تنفيذها في المشروع وتسجل أيضًا الأعمال غير المطلوبة. كيف تتم إدارة النطاق؟ من خلال حالة الاستخدام التي تحدد بوضوح كتابةً نطاق المشروع. تتم مراقبة حالة العمل عن كثب طوال دورة حياة المشروع.
ينص نطاق المشروع على العمل الكامل الذي يتعين القيام به لتقديم المنتج أو الخدمات بالميزات والوظائف المتفق عليها. يغطي النطاق كل ما يدخل في المشروع.
خطة إدارة نطاق المشروع
تحدد خطة إدارة النطاق تعريف النطاق وتطويره والتحقق منه. كما أنها تحدد المسؤوليات في إدارة نطاق المشروع وترشد في التحكم في النطاق. تعد خطة إدارة نطاق المشروع أحد أهم الجوانب الحاسمة والحاسمة لنجاح المشروع. فهي تحدد العمل الصحيح الذي يجب القيام به. وفقًا لـ PMBOK، دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع، هناك خمس عمليات لإدارة النطاق الفعالة: جمع المتطلبات، وتحديد النطاق. إنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS)، والتحقق من النطاق والتحكم في النطاق. جمع المتطلبات – في هذه العملية يتم تحديد وتوثيق المتطلبات التي تلبي أهداف المشروع. ستتضمن الوثائق تحديثات الحالة والمخرجات النهائية. ميثاق المشروع وسجل أصحاب المصلحة هما أساس هذه العملية. ستساعد هذه العملية في فهم وإدارة تقديم توقعات أصحاب المصلحة.
سيكون توثيق هذه العملية بمثابة مدخلات للعملية التالية وهي تحديد النطاق. تحديد النطاق – هذه الخطوة هي الأكثر أهمية لأنها تنشئ بيان النطاق وتساعد في فهم المخرجات المتوقعة. في هذه العملية، يتم تحديد “داخل النطاق” و”خارج النطاق” بوضوح. سيوجه بيان نطاق المشروع أعضاء الفريق طوال فترة المشروع. تعتبر عملية تحديد النطاق حاسمة لنجاح المشروع لأنها تتضمن المخرجات والافتراضات والقيود التي يجب أن يتم تنفيذ المشروع في إطارها وتنفيذها وتسليمها. تعمل عملية تحديد النطاق كدليل مرجعي للمشروع وتشكل البيان الذي يصبح الأساس لجميع أنشطة المشروع. إنشاء WBS – في هذه العملية، يتم تقسيم المخرجات إلى مهام فردية أصغر بناءً على بيان نطاق المشروع ووثائق جمع المتطلبات. يتم تبسيط النواتج ويجعل الهيكل الهرمي من الأسهل جدولة ومراقبة ومراقبة ومراقبة المهام. كما أنه يجعل من السهل توحيد وأتمتة سير العمل. التحقق من النطاق – في هذه العملية، يتم قبول النطاق رسميًا لجميع المخرجات الموثقة من قبل جميع أصحاب المصلحة المعنيين، وخاصةً العميل أو الراعي. التحكم في النطاق – في هذه العملية، تتم مراقبة نطاق المشروع أو المنتج والتحكم فيه وإدارة أي تغييرات في النطاق الأساسي. تصبح التغييرات أمرًا لا مفر منه على الرغم من التقاط كل شيء في النطاق ولكن يجب التحكم في التغييرات لتجنب زحف النطاق.
مكونات خطة إدارة النطاق
تتأكد إدارة النطاق من تحديد نطاق المشروع بدقة. ويساعد ذلك مدير المشروع على تعيين الموارد للمهام مع مراعاة التكاليف المترتبة على إكمال المشروع. لذلك يبدأ كل شيء بالنطاق، وخاصة ما هو داخل النطاق وما هو خارج النطاق. هناك ثلاث عمليات متضمنة في إدارة النطاق. وهي التخطيط والتحكم والإغلاق. التخطيط: تقوم هذه الخطوة بالتقاط وتحديد العمل الذي سيتم القيام به. التحكّم: يتم في هذه الخطوة زحف النطاق وتتبع التغييرات والموافقة أو عدم الموافقة على التغييرات والتوثيق. الإغلاق: يتم تدقيق جميع مخرجات المشروع في هذه الخطوة ويتم تقييم نتائج المشروع مقابل الخطة الأصلية.
بيان نطاق المشروع هو أمر أساسي لخطة إدارة النطاق. ومن المستندات المهمة الأخرى المرتبطة بإدارة النطاق تحديد النطاق في بيان. ولتحديد نطاق المشروع، يتم رسم وثيقة بعد فهم جميع العمليات.
بيان النطاق
ما هو بيان نطاق المشروع؟
سيتضمن المشروع بغض النظر عن حجمه أو مدته أو تكلفته بيان نطاق المشروع. يتم إنشاء بيان نطاق المشروع حتى قبل بدء عمل المشروع. يستخدم مديرو المشروع بيان نطاق المشروع لتخطيط وتأكيد النتائج المتوقعة والقيود والقيود والقيود والافتراضات والاستثناءات والمبررات التي سيتم على أساسها تنفيذ أعمال المشروع. يجب أن يوافق جميع أصحاب المصلحة على بيان نطاق المشروع.
ماذا يتضمن بيان نطاق المشروع؟
ينشئ بيان النطاق مخططًا لأهداف المشروع وأهدافه وعلاقاته ومواعيده النهائية وعناصر محددة أخرى تقلل من المخاطر الناجمة عن التعطيلات أو التغييرات. يحتوي بيان النطاق على ما يلي.
حالة العمل- يعرض هذا المستند متطلبات المشروع والفوائد المحتملة التي يمكن تقديمها.
وصف المشروع- يقدم لمحة عامة عن المخرجات النهائية.
معايير النجاح- المعايير المتفق عليها مسبقاً مع أصحاب المصلحة في تحديد نجاح المشروع. هذه هي الشروط المحددة التي يجب استيفاؤها قبل قبول أي مخرجات من قبل أصحاب المصلحة.
المنجزات: تسمى النتائج المتوقعة التي سينتج عنها المشروع عند اكتماله بالمخرجات.
استثناءات المشروع: الجزء المستثنى من العمل الذي لن يتم إنجازه كجزء من المشروع. ويطلق عليها تحديد النطاق ومن المهم تضمينها لتوضيح وتأكيد الافتراضات والشكوك.
القيود- أي شيء يمكن أن يحد من تقدم المشروع. يمكن أن تكون الموارد أو التكنولوجيا أو القضايا المتعلقة بالبنية التحتية
الافتراضات- أي افتراضات يتم وضعها أثناء سير المشروع والتي قد تؤثر على النتيجة النهائية للمشروع.
تحديد نطاق المشروع
لضمان نجاح المشروع، لا بد من وجود نطاق محدد بشكل جيد لضمان نجاح المشروع. فبدون وجود نطاق موثق ومحدد بشكل جيد، لا يمكن أن ينجح المشروع في تحقيق أهدافه المرجوة مهما كانت كفاءة مواردك في خطة المشروع.
إن الرؤية الواضحة لمتطلبات المشروع – ليس على مستوى أعلى – ولكن وصولاً إلى التفاصيل الدقيقة على مستوى دقيق، والتي تجسد جميع أهداف المشروع المحددة، والمخرجات، والميزات، والوظائف، والمهام، والمواعيد النهائية، وفي النهاية التكاليف، تشكل وثيقة نطاق جيدة وتساعد في تحديد نطاق المشروع.
إذن كيف تحدد نطاق المشروع؟
تساعد الخطوات التالية في تحديد نطاق المشروع:
1. تحديد احتياجات المشروع
من المهم فهم تحديد احتياجات المشروع لفهم النطاق بشكل أفضل. تحديد الاحتياجات يوفر أفضل بداية. فهو يمكّننا من وضع الأسس والأهداف والغايات. سيساعد ذلك في إعداد الأساس للمهام التي سيتم إنشاؤها والمهام التي ستتبعها وتنفيذ المهام.
2. تأكيد أهداف المشروع وغاياته
يجب أن تتبع أهداف وغايات المشروع المبادئ التوجيهية SMART. ويقصد بـ SMART أن تكون أهداف وغايات المشروع محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية ومحققة ضمن إطار زمني محدد.
3. وصف نطاق المشروع
يجب أن يصف النطاق بوضوح الميزات والوظائف كجزء من عمل المشروع. وسيكون للوضوح تأثيره على نجاح المشروع.
4. التوقعات والقبول
يجب أن يكون نطاق المشروع مضبوطاً بشكل دقيق لتفضيل النتيجة التي تلبي توقعات العميل أو أصحاب المصلحة وتؤدي إلى قبول المنجزات من قبل المستخدمين النهائيين.
تعتبر المشاريع التي تفي بموافقة العميل وتحظى بتقديره ورضاه ناجحة.
5. تحديد القيود
سيواجه أي مشروع قيودًا لا مفر منها مثلها مثل التغييرات. هناك احتمالات أو قيود، وعوائق تعيق التقدم وتقف في طريق تحقيق النتائج المرجوة. ولكن عندما يتم تحديد هذه المعوقات، يمكن عندئذٍ معالجتها وإزالة العوائق وإزالة الحواجز التي تعترض طريق المشروع مما يفسح المجال أمام سلاسة المرور. ويساعد ذلك في تقليل المشاكل التي من شأنها أن تعرقل المشروع أو تؤخره.
6. تحديد التغييرات الضرورية
لا يوجد شيء أكثر تكلفة من إعادة العمل. سيرتفع الوقت والمال والمواد المستثمرة أضعافًا مضاعفة في حالة إعادة العمل وبالتالي من الأفضل تجنب إعادة صياغة نطاق مشروعك. ولكن هناك بعض الحالات التي تصبح فيها التغييرات ضرورية وفي هذه الحالة، عليك أن تقبل بالحد الأدنى من التغيير من خلال جعل جميع أصحاب المصلحة المعنيين يفهمون العواقب، وخاصة التأخير والتكلفة الإضافية.
كيفية تحديد مخاطر النطاق
يجب على مدير المشروع الناجح إدارة مخاطر النطاق.
ما هي مخاطر النطاق؟
وفقاً لدليل PMBOK® Guide-6th Edition، تُعرّف المخاطر على أنها “حدث أو حالة غير مؤكدة لها تأثير إيجابي أو سلبي على هدف أو أكثر من أهداف المشروع في حال وقوعها”. مخاطر النطاق إذن هي الأحداث أو الظروف غير المؤكدة المتعلقة بنطاق المشروع.
كيف تنشأ مخاطر النطاق هذه؟ يتم تحديد المخاطر الخارجة عن النطاق بوضوح ووضعها خارج حدود عمل المشروع ومع ذلك فإنها تتسلل بطريقة ما إلى داخله لتضخيم نطاق المشروع. وهذا ما يسمى زحف النطاق وهي متطلبات لم يتم أخذها في الحسبان كجزء من النطاق المتفق عليه. إنها مخاطر النطاق.
ولكن كيف يمكن تحديد مخاطر النطاق؟
هناك بعض الطرق التي يمكن أن تساعد في تحديد مخاطر النطاق.
المقابلات
قم بإعداد مجموعة من الأسئلة المتعلقة تحديدًا بالنطاق، وحدد موعدًا لمقابلة اختيار أصحاب المصلحة لتوضيح وتأكيد المخرجات والافتراضات والاستثناءات والقيود. يُنصح بتوثيق النتائج والحصول على توقيعهم.
العصف الذهني
اختر أهم المخاطر التي يمكن أن تضعف مخرجات المشروع وقم بإعداد قائمة بالأسئلة واستخدمها في جلسة عصف ذهني. يمكن أن تكون النتيجة مهمة في تحديد مخاطر النطاق، وذلك من خلال تطبيق العديد من العقول التي تفكر في الأمر.
قوائم المراجعة
يجب أن يكون للمشروع قائمة مراجعة. تحقق مما إذا كانت هناك أي مخاطر متعلقة بالنطاق. إذا لم يكن كذلك، قم بإنشاء واحدة. يجب إجراء مراجعة لاحقة بعد كل مشروع لتسجيل المخاطر. يجب أن يكون مفهوماً أنه لا يمكن تسجيل جميع المخاطر في قائمة تدقيق.
تحليل الافتراضات
أي افتراضات يتم وضعها في المشروع هي مصادر للمخاطر. يجب دراسة هذه الافتراضات لمعرفة المخاطر المرتبطة بها وتوثيقها.
مخططات الأسباب والنتائج
تعتبر مخططات الأسباب والنتائج فعالة جداً في تحديد سبب المخاطر. وبمجرد تحديد السبب ومعالجته، يتم تقليل المخاطر.
تقنية المجموعة الاسمية (NGT)
تقنية المجموعة الاسمية هي نوع من العصف الذهني حيث يتم جمع المدخلات وترتيبها حسب الأولوية. ومخرجات تقنية المجموعة الاسمية هي قائمة مرتبة حسب الأولوية. يمكن تحديد المخاطر من نتيجة قائمة المخاطر ذات الأولوية.
هيكل تقسيم العمل (WBS)
يعد هيكل تقسيم العمل (WBS) أحد أقوى الأدوات لتحديد مخاطر النطاق. يتم وضع هيكل تقسيم العمل (WBS) مع فريق المشروع حيث يتجولون من خلال أدنى العناصر – أو حزم العمل كما يطلق عليها عادةً. يُطلب من المشاركين تحديد المخاطر.
ما هي فوائد إدارة نطاق المشروع؟
تساعد الإدارة الجيدة لنطاق المشروع على فهم ما هو داخل نطاق المشروع تساعد على فهم مخرجات المشروع تساعد على اتخاذ قرارات مستنيرة أثناء المشروع تساعد على تحديد المخاطر وتخطيط الخطوات اللازمة لتخفيفها تساعد في تحديد التوقعات الصحيحة لأصحاب المصلحة تساعد في التخطيط للوقت والمال والقوى العاملة والمواد تخفف من الضغط المتعلق بالنطاق على مدير المشروع تحدد أولويات المهام لإبقاء المشروع على المسار الصحيح وتقلل من العمل غير المخطط له لتوفير الوقت والنفقات تمكين التواصل الفعال بين أصحاب المصلحة من خلال جمع الجميع على نفس الصفحة دعم تسليم المشروع بنجاح
إن الجانب الأكثر أهمية لنجاح المشروع هو نطاق المشروع، ويجب على مدير المشروع أن يبقى على رأس أولويات المشروع حتى لا يفقد المسار الصحيح أو يركز على النطاق.
المنشور الموصى به:
الميزات الرئيسية للتدريب على شهادة PMP®
أهم 10 أسباب للحصول على شهادة PMP® معتمد من PMP®
كيفية تأهيل خبرة مدير المشروع في نموذج طلب الحصول على شهادة PMP
الإجراء خطوة بخطوة لملء استمارة الطلب
تفضل بزيارة تدريب الشركات لمعرفة المزيد عن العروض الأساسية للمؤسسات في تمكين القوى العاملة لديها.
قم بتحميل اختبار تدريبي مجاني لامتحان PMP® مع 200 سؤال PMP®.
اختبار نموذجي كامل الطول لاختبار PMP مع 200 سؤال للتحضير لامتحان PMP.
قد تكون مهتماً أيضاً بالاطلاع على عينة من أسئلة التحضير لامتحان PMP® قبل تنزيل الاختبار التدريبي المجاني لامتحان PMP®.
قم بتنزيل كتيب PMP المجاني لمزيد من المعلومات.
تُجري SPOTO دورات تدريبية في إدارة المشاريع، وإدارة الجودة، وتحليل الأعمال، والرشيقة، وسكروم، وشهادة DevOps في مواقع مختلفة في الولايات المتحدة.
تفضل بزيارتنا على https://cciedump.spoto.net/ar/
التدريب على إدارة المشاريع من سبوتو:
التدريب على إدارة الجودة بواسطة SPOTO: الدورات التدريبية لشهادة الحزام الأصفر سداسية سيجما اللينة (LSSYB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأخضر سداسية سيجما اللينة (LSSGB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأسود سداسية سيجما اللينة (LSSBB)
تدريب سكرم من سبوتو: دورات تدريبية للحصول على شهادة CSM (ScrumMaster) معتمد (CSM)
تدريب أجايل من سبوتو: الدورات التدريبية لشهادة PMI-ACP (محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع)
تدريب DevOps بواسطة SPOTO: دورات تدريبية للحصول على شهادة DevOps
تدريب تحليل الأعمال بواسطة SPOTO: الدورات التدريبية لشهادة ECBA (شهادة الدخول في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة تحليل الأعمال دورات تدريبية لشهادة تحليل الأعمال CCBA (شهادة الكفاءة في تحليل الأعمال) دورات تدريبية لشهادة CBAP (محترف معتمد في تحليل الأعمال) دورات تدريبية لشهادة تحليل الأعمال
تُجري الشركة كلاً من ورش العمل التدريبية في الفصول الدراسية التي يقودها مدرب ودورات تدريبية مباشرة عبر الإنترنت يقودها مدرب للمتعلمين من جميع أنحاء الولايات المتحدة وحول العالم.
يُرجى الاتصال بنا للحصول على مزيد من المعلومات حول دوراتنا التدريبية للحصول على الشهادات الاحترافية لتسريع حياتك المهنية في العام الجديد. نتمنى لكم كل التوفيق في مبادراتكم التعليمية في العام الجديد.