إدارة نطاق المشروع – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

كل شيء جاهز لانطلاق مشروعك: بيان النطاق، وعملية محددة للموافقات، وعملية تغيير موثقة، وهيكل تفصيلي للعمل (WBS). كل شيء سيسير تمامًا كما هو مخطط له منذ اليوم الأول، أليس كذلك؟ على الأرجح لا. يتعين على مديري المشاريع إدارة طلبات التغيير التي من المؤكد أنها ستأتي منذ البداية. تُعرف مهارة إدارة طلبات التغيير باسم “إدارة النطاق” ويمكن أن تؤدي مهارة إدارة طلبات التغيير إلى حماية مدير المشروع والمنظمة المنفذة. كما أن إدارة نطاق المشروع بفعالية يمكن أن تبقي مشاريعك خارج الـ 71% من المشاريع التي تفشل.
في هذه الصفحة
ما هو “نطاق المشروع”
دعنا ننظر إلى معيار الصناعة، كتاب المعرفة لإدارة المشاريع (PMBOK) لتعريف نطاق المشروع:
مع نمو خبرتك في إدارة المشاريع، ستجد نفسك على الأرجح تستجيب لطلبات التغيير، ولو بصوتك الداخلي وبشكل غير رسمي، على أنها “داخل النطاق” أو “خارج النطاق”. ليس حجم طلب التغيير هو ما يميزه بأنه “داخل النطاق” أو “خارج النطاق”، بل التأثير المحتمل الذي يمكن أن يحدثه على المنجزات. وإذا استجبت لكل طلب تغيير على أنه “لا! خارج النطاق!” ستكون رحلتك المهنية في إدارة المشروع قصيرة.
ببساطة، إدارة نطاق المشروع هي ضمان إنجاز جميع الأعمال المطلوبة وفقط الأعمال المطلوبة اللازمة لإكمال المشروع (PMI، 2004، ص103).
لماذا يحتاج الأمر إلى “الإدارة”؟
إذا كان الأمر سهلاً مثل إخبار كل من قدم تغييرًا “لا، لن يحدث” حسنًا، فلن نحتاج إلى مهارات إدارة النطاق، وستنجح أكثر من 29% من المشاريع. في مقال معهد إدارة المشاريع، التحكم في تغيير النطاق: تحكّم في مشاريعك أو ستتحكم مشاريعك فيك!”، يشارك مؤلف إدارة المشاريع من أن الافتقار إلى إدارة نطاق المشروع يؤدي إلى تعثر المشاريع أو تدميرها بسبب
أهواء أصحاب المصلحة وأعضاء فريق المشروع
أصحاب المصلحة الذين لديهم ذكريات سيئة حول ما كان (أو لم يكن) في النطاق
أصحاب المصلحة ذوي الذكريات الجيدة الذين يعرفون بالضبط ما تمت الموافقة عليه في الأصل ولكنهم يختارون عدم التذكر
الأفكار العظيمة التي يمكن أن يكون لها عواقب وخيمة على الجدول الزمني للمشروع وتكلفته وفائدته النهائية
كم من هذه الأشياء التي مررت بها بالفعل؟ بعضنا مرّ بالعديد منها في نفس المشروع! لا شك أن التغيير سيحدث، وبعض التغييرات ضرورية ومفيدة. وتغييرات أخرى ستؤدي إلى كارثة. لا يتمثل دور مدير المشروع في وقف جميع التغييرات؛ بل من خلال التدريب والخبرة، إدارة عملية التغيير لضمان عدم تفويت الفرص الإيجابية وعدم عرقلة الجهود الدخيلة للعمل.
تحدث بعض التغييرات خارج طلبات التغيير الرسمية. خذ بعين الاعتبار التغييرات في العمل الجماعي عن بُعد الناتجة عن احتياطات كوفيد-19؛ لم يستطع مديرو المشاريع أن يقولوا ببساطة “لا، يجب أن يستمر فريقنا في العمل في نفس المكتب بغض النظر عن ذلك”، بل كان عليهم إيجاد طرق جديدة لتعزيز التعاون والحفاظ على الإنتاجية ضمن قيود مختلفة. تمكنك إدارة النطاق بشكل جيد من توجيه عمل المشروع من خلال أنواع مختلفة من التغييرات.
هل تدرس لامتحان PMP؟
كيف تدير نطاق المشروع؟
إن الاتساع الكامل لممارسات ونصائح إدارة نطاق المشروع يتجاوز نطاق هذه المقالة. يقدم معهد إدارة المشاريع (PMI) وحده حوالي 5000 نتيجة حول هذا الموضوع. ومن المثير للاهتمام، أن موقع الوظائف رقم 1 في الولايات المتحدة (اعتبارًا من تصنيفات SimliarWeb 08.10.2020) يوفر دليلًا قويًا لإدارة نطاق المشروع لمديري المشاريع؛ وهو مؤشر على أهمية مجموعة مهارات إدارة النطاق وأهميتها في المجال الذي يتم تضمينه في المواقع الوظيفية. يوفر الدليل الكامل لإدارة نطاق المشروع تفاصيل مثل كيفية تحديد نطاق المشروع كما هو موضح في هذا المقتطف:
متى تدير نطاق المشروع؟
هذا أمر سهل: طوال المشروع بأكمله. كما سيشارك مديرو المشاريع المخضرمون، هناك دائمًا شخص ما يطلب التغيير. إذا لم تتمكن من إدارة النطاق، فإن التغييرات ستنتشر وتتوسع مخاطر فشل المشروع وفقًا لذلك.
ما هي المهارات اللازمة لإدارة نطاق المشروع؟
نظرًا لأن التغييرات تأتي من العملاء والعملاء وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة، يجب على مديري المشاريع تطوير العديد من المهارات المترابطة لإدارة النطاق. ضع في اعتبارك موارد التدريب هذه:
هيكل تقسيم العمل (WBS)
إدارة توقعات العملاء وأصحاب المصلحة لمديري المشاريع (من منظور تكنولوجيا المعلومات)
التخطيط الاستراتيجي والتفكير الاستراتيجي لمدراء المشاريع
معرفة كيف يمكن استخدام هيكل تقسيم العمل (WBS) كخارطة طريق للمساعدة في ضمان نجاح المشروع. بالاقتران مع أدوات مثل WBS، يحتاج مدراء المشاريع إلى مهارات ناعمة حول التفاوض وتحديد التوقعات. وللموازنة بين المهارات التقنية والشخصية على حد سواء، تستفيد إدارة المشروع من التدريب على التخطيط والتفكير الاستراتيجي.
إدارة نطاق المشروع: ما هو جيد لمشروعك جيد لحياتك المهنية
بالإضافة إلى التدريب على المهارات، ضع في اعتبارك نصائح دليل إدارة نطاق المشروع:
خصص بضعة أيام لتطوير نطاق المشروع.
حافظ على التواصل المستمر.
كن واعياً بالتغييرات الضرورية.
من خلال التدريب الجيد على إدارة المشاريع، والأدوات التي أثبتت جدواها، والوثائق القوية، والعمليات المدققة، يمكنك إدارة النطاق بحيث يحافظ أصحاب المصلحة على دعمهم للمشروع ويكون فريقك قادرًا على البقاء على المسار الصحيح.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت